淺談工會檔案信息化管理及資源共享若干問題

摘 要：進(jìn)入新時代，工會檔案信息化及資源共享遇到了一些新的情況和問題，影響了工會檔案信息的開發(fā)利用及整個檔案管理工作的發(fā)展。我們應(yīng)深刻認(rèn)識新時代工會檔案信息化及資源共享的重要性，認(rèn)清其存在的問題，采取有效措施，認(rèn)真加以解決。

關(guān)鍵詞：信息化;共享;工會檔案;若干問題

隨著經(jīng)濟(jì)社會、工會工作和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，工會檔案信息化及資源共享勢在必行。經(jīng)過多年發(fā)展，這項工作取得了很大進(jìn)展。進(jìn)入新時代，工會檔案信息化及資源共享遇到了一些新的情況和問題，影響了工會檔案工作的發(fā)展及檔案信息的開發(fā)利用。我們應(yīng)深刻認(rèn)識新時代工會檔案信息化及資源共享的重要性，認(rèn)清其存在的問題，采取有效措施，認(rèn)真加以解決。本文淺談這一問題，供參考。

1 工會檔案信息化及資源共享的重要性

工會檔案信息化及資源共享是以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)平臺作為載體，對工會檔案的收、管、用實現(xiàn)電子及數(shù)字化管理，通過網(wǎng)絡(luò)共同利用多方數(shù)字檔案資源，實現(xiàn)共贏。推進(jìn)工會檔案信息化及資源共享，對實現(xiàn)工會檔案管理現(xiàn)代化，促進(jìn)工會檔案資源的開發(fā)利用和共享，更好地體現(xiàn)工會檔案資源的價值和作用，具有重要意義。

1.1 有助于推動工會工作規(guī)范化進(jìn)程

工會檔案是工會組織管理各項工作的真實記錄，是工會工作的“錄像帶”。推進(jìn)工會檔案信息化及資源共享，應(yīng)以工會檔案管理工作規(guī)范化為基礎(chǔ)。通過對工會檔案資料的研究和整理，規(guī)范地管理和開發(fā)利用其檔案，能夠?qū)诰唧w工作開展過程中存在的問題和不足進(jìn)行更好、更系統(tǒng)的分析，制定更為完善的工作制度，推動工會檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)程。隨著工會檔案管理工作規(guī)范化水平的不斷提升，必然有助于提升工會的工作效果，更好地服務(wù)廣大職工。

1.2 有助于提升組織的戰(zhàn)斗力和凝聚力

工會作為重要的社會組織，其工作成就應(yīng)通過勞動者的認(rèn)可和信任來衡量。新時代，工會應(yīng)該結(jié)合廣大職工的需要，解決廣大職工在生活和工作中遇到的問題，贏得廣大職工的認(rèn)可和信任，更好地發(fā)揮工會在政府與職工之間的橋梁作用。工會檔案保存了大量具有法律憑證作用的原始資料，通過對這些資料的利用和開發(fā)，有助于維護(hù)廣大職工的監(jiān)督權(quán)、參與權(quán)和知情權(quán)，是提升工會在廣大職工中權(quán)威性的重要途徑。通過對工會檔案的信息化及資源共享，有助于提升工會組織的戰(zhàn)斗力和凝聚力，加深工會與廣大職工的密切聯(lián)系[1 ]。

1.3 有助于推動工會檔案文化建設(shè)

工會檔案是研究工會發(fā)展的重要史料，也是工會文化傳承的重要載體。因此，工會在檔案資源開發(fā)過程中應(yīng)將其作為工會文化建設(shè)的重要組成部分。推進(jìn)工會檔案信息化及資源共享，能更好地推動工會檔案文化建設(shè)。從工會檔案資源的角度看，工會在發(fā)展和工作過程中形成了大量文字、聲像、實物等檔案資料。這些檔案資料既是工會發(fā)展的現(xiàn)實寫照，也具有非常強(qiáng)的文化宣傳作用?？梢酝ㄟ^展覽、公益廣告、網(wǎng)上推送、宣傳畫冊等多種形式，對工會的工作成就進(jìn)行廣泛宣傳，進(jìn)一步提升廣大職工的文化自信，充分發(fā)揮工會檔案資源的價值和作用。

2 工會檔案信息化及資源共享存在的主要問題

近年來，工會檔案信息化及資源共享有了一定進(jìn)展，但與實際情況和需要相比，進(jìn)展還不理想，存在一些問題，檔案信息資源的共享層次水平不高，需要我們研究解決。

2.1 對于檔案管理信息化及資源共享重視不足

工會檔案管理信息化建設(shè)需要足夠的基礎(chǔ)設(shè)施和人員作為保障，但由于一些領(lǐng)導(dǎo)對于這項工作重視不足，沒有充分認(rèn)識到工會檔案信息資源的教育價值、經(jīng)濟(jì)價值和科研價值，造成了工會在檔案管理信息化建設(shè)遲緩，缺少相應(yīng)的軟硬件設(shè)施設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，檔案管理人員水平和層次有限等現(xiàn)實問題。很多檔案管理人員對于工會檔案管理相關(guān)工作不熟悉，難以運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)對工會檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)和利用，也難以共享有價值的檔案信息資源，更好地發(fā)揮檔案信息資源的價值和作用。還有部分檔案管理人員缺乏責(zé)任意識，認(rèn)為檔案信息資源共享應(yīng)“以我為主”，只有相關(guān)單位和部門對檔案信息資源提出了相關(guān)要求才會將相關(guān)信息資源共享給需要單位。這種被動式的服務(wù)不僅會影響檔案信息資源價值的利用，也不利于工會檔案管理部門與其他部門的聯(lián)系和互動。

2.2 工會在檔案信息資源共享方面還存在數(shù)據(jù)安全性問題

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，雖然為工會檔案信息化及資源共享提供了更為便捷的載體和途徑，但由于部分工會檔案管理人員信息素養(yǎng)相對較差，在工會檔案信息資源開發(fā)和共享過程中對于數(shù)據(jù)安全問題重視不足，加上工會也沒有結(jié)合檔案信息資源共享實際完善相關(guān)的制度機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員在信息共享方面很容易出現(xiàn)馬虎大意、隨意性等問題，容易造成重要檔案信息資源的泄密和丟失。特別是面對網(wǎng)絡(luò)攻擊等問題時，部分人員因自身技術(shù)能力不強(qiáng)，難以對檔案信息資源進(jìn)行有效保護(hù)。

3 工會檔案信息化及資源共享的實現(xiàn)路徑

新形勢下，工會在檔案信息化管理與資源共享過程中，一方面，應(yīng)重視檔案信息資源利用和開發(fā)，主動地引進(jìn)更為先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，為工會檔案信息化及資源共享提供完善的硬件設(shè)施。同時，還要加大對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的思想意識和服務(wù)能力。另一方面，應(yīng)注重檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新和應(yīng)用，引進(jìn)更為先進(jìn)的信息技術(shù)為檔案信息資源共享提供更為全面的技術(shù)支持，完善相應(yīng)管理制度，提升檔案管理人員的安全意識，確保工會檔案信息資源安全。

3.1 轉(zhuǎn)變檔案信息化管理與資源共享思路

工會應(yīng)給予檔案信息化管理及資源共享工作足夠的重視，樹立政治意識，大局意識，充分認(rèn)識到檔案信息化管理與資源共享對推動工會各項工作的重要意義和現(xiàn)實作用，經(jīng)常過問檔案信息化建設(shè)及資源共享面臨的問題，及時研究解決。同時將檔案工作納入到整個企業(yè)管理之中，完善相應(yīng)的制度機(jī)制，為檔案信息化管理和資源共享提供扎實的制度保障。加強(qiáng)工會檔案管理內(nèi)部建設(shè)，通過內(nèi)外聯(lián)動，進(jìn)一步提升工會檔案管理工作效率，更好地為資源共享營造良好的外部環(huán)境。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對工會檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新和應(yīng)用，結(jié)合當(dāng)前工會檔案信息化管理與資源共享的實際需要引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，切實保障檔案信息化管理及資源共享各項工作順利開展。應(yīng)通過工會檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，為廣大職工提供檔案查詢、檔案復(fù)制、檔案下載等多項服務(wù)，更好地滿足廣大職工對于工會檔案信息資源的利用需要[2 ]。

3.2 對工會檔案信息化服務(wù)手段和方式進(jìn)行創(chuàng)新

隨著工會檔案信息化管理的不斷推進(jìn)，檔案信息資源從封閉走向開放已經(jīng)成為必然。因此，必須對工會檔案信息化服務(wù)手段和方式進(jìn)行創(chuàng)新，更好地滿足工會檔案信息資源共享的實際需要。應(yīng)改變工會傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息服務(wù)方式，運(yùn)用計算機(jī)硬件設(shè)備和其他輔助設(shè)備對紙質(zhì)的檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換，并將其作為工會檔案信息化管理和資源共享的主要對象。在工會檔案信息化管理過程中，應(yīng)改變傳統(tǒng)分散式的管理模式，通過構(gòu)建集中式的管理模式，實現(xiàn)檔案信息資源的高度集中，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)和共享創(chuàng)造有利條件，同時也能夠更好地適應(yīng)信息技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)實要求。在服務(wù)手段上應(yīng)改變傳統(tǒng)封閉、半封閉的服務(wù)狀態(tài)，主動深入到廣大職工身邊，了解他們對于檔案信息的多元化需求，并以此作為檔案服務(wù)手段優(yōu)化和創(chuàng)新的主要方向。還應(yīng)加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案人員的能力和素質(zhì)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，提升工會檔案信息化管理及資源共享效果。

3.3 加強(qiáng)工會檔案信息資源的安全保護(hù)

工會檔案信息資源具有其獨(dú)特的價值，部分檔案信息資源不僅會影響廣大職工的切身利益，甚至與組織發(fā)展息息相關(guān)。因此，應(yīng)將加強(qiáng)工會檔案信息資源的安全保護(hù)，作為檔案信息化管理的重要方面，既要實現(xiàn)工會檔案信息資源的合理共享，也要確保工會檔案信息資源的安全。在具體實施過程中，一方面，應(yīng)加強(qiáng)工會檔案信息資源安全制度建設(shè)，結(jié)合新時代工會檔案信息資源管理的實際需要，重新梳理原有的安全制度，剔除不適合的內(nèi)容;對需要注意的事項要以制度的形式加以明確。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)工會檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，并將信息安全作為重要培訓(xùn)內(nèi)容，進(jìn)一步提升工會檔案管理人員的安全素養(yǎng)，確保在工會檔案信息化管理與資源共享過程中檔案信息資源的安全。

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為工會檔案信息化及資源共享創(chuàng)造了有利條件。我們應(yīng)高度重視工會檔案信息化建設(shè)，完善相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，加強(qiáng)與相關(guān)單位和部門的聯(lián)動，有針對性地進(jìn)行檔案信息資源共享和服務(wù)，進(jìn)一步提升檔案信息資源的利用效率和水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]王卓.信息資源共享視角下高校檔案管理模式思考[J].檔案時空，2019（06）：17—18.

[2]王娜.工會檔案信息化管理的有效途徑分析[J].青年時代，2019（014）：290—291.

作者簡介：張君鋒，福建省三明市明溪縣職工服務(wù)中心館員。