數(shù)字化背景下事業(yè)單位干部人事檔案管理工作優(yōu)化研究

段亞寧

摘 要：數(shù)字化背景下，對事業(yè)單位干部人事檔案管理工作提出了更高要求，事業(yè)單位應(yīng)主動適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，突出干部人事檔案管理工作改革重點，加強干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，提升事業(yè)單位干部人事檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理;事業(yè)單位;數(shù)字化;優(yōu)化路徑

數(shù)字化背景下，對于事業(yè)單位干部人事檔案管理工作提出了新要求，但當(dāng)前還存在對這項工作重視不足，制度不夠規(guī)范等問題，影響了事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)進程。因此，有必要對當(dāng)前數(shù)字化背景下事業(yè)單位干部人事檔案管理工作相關(guān)問題進行探討，找出具體、可行的解決思路[1 ]。

1 數(shù)字化背景下事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的重要性

大數(shù)據(jù)時代的到來，使數(shù)字信息與我們的工作和生活結(jié)合得更為緊密，這就要求事業(yè)單位在干部人事檔案管理過程中與時俱進，更好地適應(yīng)事業(yè)單位管理和經(jīng)濟社會發(fā)展的現(xiàn)實需要。

1.1 能為事業(yè)單位干部人事檔案管理能力提升提供技術(shù)支撐

事業(yè)單位干部人事檔案管理工作不僅影響事業(yè)單位人才選拔和人力資源的有效利用，也是事業(yè)單位不斷向前發(fā)展的重要影響因素。這就要求事業(yè)單位干部人事檔案管理與時俱進。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作以紙質(zhì)為主，檔案管理人員主要依托辦公區(qū)域為事業(yè)單位相關(guān)人員提供查詢、復(fù)印等服務(wù)。而隨著數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式和服務(wù)內(nèi)容已經(jīng)很難適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展的實際需要。要提升事業(yè)單位干部人事檔案管理能力，既應(yīng)加強對人員的教育培訓(xùn)，提高其工作能力，又要引入數(shù)字信息技術(shù)，提高管理效率，擴大管理利用觸角。

1.2 數(shù)字化發(fā)展有利于事業(yè)單位干部人事檔案信息化建設(shè)

當(dāng)前國家非常注重檔案信息化建設(shè)，事業(yè)單位也應(yīng)積極推進干部人事檔案信息化建設(shè)。目前，事業(yè)單位干部人事檔案信息化建設(shè)取得了初步進展，不僅配備了相對完善的硬件設(shè)施和辦公場所，而且檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)和梯隊建設(shè)也得到了一定優(yōu)化，為事業(yè)單位干部人事檔案信息化奠定了一定基礎(chǔ)。推進干部人事檔案數(shù)字化，有利于推進干部人事檔案信息化建設(shè)。

2 數(shù)字化背景下事業(yè)單位干部人事檔案管理工作存在的主要問題

數(shù)字信息技術(shù)為事業(yè)單位干部人事檔案管理工作提供了多種解決思路和辦法，促進了這項工作的發(fā)展。同時，工作中也存在一些不容忽視的問題。

2.1 信息化程度與資源共享程度不夠

當(dāng)前部分單位對于干部人事檔案管理工作重視程度不足，特別是一些單位及其領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案信息化建設(shè)支持力度不夠，依然沿用傳統(tǒng)的管理模式，很難滿足事業(yè)單位人力資源優(yōu)化配置的現(xiàn)實要求。一些資金緊張的事業(yè)單位在干部人事檔案管理中難以拿出足夠的資金為干部人事檔案管理部門配備先進的硬件設(shè)施和軟件管理系統(tǒng)，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進程，也難以實現(xiàn)干部人事檔案信息資源的有效共享。部分事業(yè)單位所使用的管理系統(tǒng)已經(jīng)運行多年，與其他單位的檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)了不兼容問題。此外，當(dāng)前部分事業(yè)單位在干部人事檔案信息資源共享方面，由于受到制度、機制和技術(shù)手段的影響，難以對干部人事檔案信息資源進行有效開發(fā)，無法與其他單位進行信息資源共享[2 ]。

2.2 干部人事檔案安全管理與規(guī)范管理不足

干部人事檔案內(nèi)容不僅事關(guān)事業(yè)單位工作人員的個人隱私，同時對事業(yè)單位發(fā)展極其重要。因此，在干部人事檔案管理過程中應(yīng)將安全管理與規(guī)范管理放在突出位置，切實保障人事檔案信息資源安全。但當(dāng)前部分事業(yè)單位對干部人事檔案管理安全意識不足，特別是在數(shù)字化背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案信息已經(jīng)轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案信息，甚至部分干部人事檔案信息已經(jīng)存儲到網(wǎng)絡(luò)空間，加大了安全隱患。如果沒有完善的干部人事檔案安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和嚴密的干部人事檔案信息安全防護措施，很容易遭到外部黑客的攻擊，進而影響干部人事檔案信息安全。加之?dāng)?shù)字化背景下，部分事業(yè)單位在干部人事檔案管理過程中并沒有結(jié)合時代的發(fā)展和工作的變化，對干部人事檔案規(guī)范管理相關(guān)制度進行完善和創(chuàng)新，在干部人事檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)過程中很多新問題、新情況都難以依照現(xiàn)有的制度進行有效的規(guī)范和約束，在一定程度上影響了事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的有序開展。

2.3 干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型缺乏資金和人才支持

當(dāng)前，部分事業(yè)單位在干部人事檔案管理工作中沒有看到數(shù)字信息技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生的影響，還存在干部人事檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型缺乏資金和人力支持的現(xiàn)實問題。一方面，在事業(yè)單位干部人事檔案管理過程中如果沒有足夠的資金支持，軟硬件設(shè)施就難以更新?lián)Q代。當(dāng)前數(shù)字信息技術(shù)日新月異，如果事業(yè)單位干部人事檔案管理工作要想與時俱進，就需要必要的資金投入。但顯然很多事業(yè)單位在干部人事檔案管理工作中缺乏持續(xù)的資金投入，導(dǎo)致檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)進展緩慢。另一方面，事業(yè)單位干部人事檔案管理缺乏優(yōu)質(zhì)人才。數(shù)字化背景下，要求檔案管理人員既具備必要的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，又熟悉人事檔案管理的具體流程和工作內(nèi)容。但由于事業(yè)單位干部人事檔案管理崗位待遇不高，而且崗位工作內(nèi)容較為單調(diào)，很難吸引到優(yōu)秀人才，難以為事業(yè)單位干部人事檔案管理信息化建設(shè)提供人才保障。

3 數(shù)字化背景下事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑

數(shù)字化背景下，事業(yè)單位應(yīng)給予干部人事檔案管理工作足夠的重視，主動引進數(shù)字信息技術(shù)，推動事業(yè)單位干部人事管理信息化建設(shè)，加強干部人事檔案管理制度創(chuàng)新，統(tǒng)一數(shù)字干部人事檔案信息管理標準，加大人才培養(yǎng)和資金投入力度，為事業(yè)單位干部人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

3.1 加強干部人事檔案信息化建設(shè)

數(shù)字時代背景下，干部人事檔案必須重視數(shù)字化信息管理。特別是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)將干部人事檔案信息化建設(shè)放在突出位置，經(jīng)常過問干部人事檔案信息化建設(shè)的進度，及時研究解決工作推進過程中遇到的問題。同時，應(yīng)加強干部人事檔案管理信息化建設(shè)組織推進工作。應(yīng)將干部人事檔案信息化建設(shè)納入事業(yè)單位發(fā)展規(guī)劃，分步實施。應(yīng)為事業(yè)單位干部人事檔案信息化建設(shè)提供足夠的資金保障，既要解決好當(dāng)前干部人事檔案信息化建設(shè)的資金短缺問題，也要建立長效機制，將干部人事檔案信息化建設(shè)所需的資金納入單位經(jīng)費預(yù)算，為事業(yè)單位干部人事檔案信息化建設(shè)提供可持續(xù)的資金保障[3 ]。

3.2 完善干部人事檔案管理相關(guān)制度機制

事業(yè)單位干部人事檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，既需要檔案管理部門及其工作人員提升服務(wù)意識，也需要事業(yè)單位其他部門的密切配合，同時還需要對干部人事檔案管理制度機制進行完善和創(chuàng)新，才能做好這項工作。數(shù)字化背景下，原有的部分干部人事檔案管理制度機制已經(jīng)很難適應(yīng)時代發(fā)展要求，難以為事業(yè)單位干部人事檔案管理工作提供相應(yīng)的制度保障。為此，有必要結(jié)合數(shù)字化檔案管理的相關(guān)要求，對事業(yè)單位干部人事檔案管理相關(guān)制度機制進行調(diào)整和完善，既能夠為當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供制度依據(jù)和機制保障，也能夠為干部人事檔案管理工作提供依據(jù)。同時應(yīng)堅持動態(tài)原則，結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理的具體情況，對相關(guān)制度機制及時進行調(diào)整完善，確保制度機制能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.3 加強人才隊伍建設(shè)

當(dāng)前部分事業(yè)單位在檔案管理工作中對于人才隊伍建設(shè)重視程度不足，在一定程度上影響了干部人事檔案管理工作的開展。數(shù)字化背景下，更應(yīng)該將人才隊伍建設(shè)放在突出位置。應(yīng)通過內(nèi)部培養(yǎng)和外部引進的方式，進一步提升事業(yè)單位檔案人才隊伍建設(shè)水平，為事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的開展提供扎實的人才保障。一方面，應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的實際需要，對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員進行系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，使其掌握必要的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，進而更好地適應(yīng)檔案管理工作新形勢、新需要。另一方面，應(yīng)加大人才引進力度。面向社會和高校引進一批既了解事業(yè)單位干部人事檔案管理情況，又熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的復(fù)合型人才，充實到事業(yè)單位檔案管理隊伍之中，促進事業(yè)單位干部人事檔案管理工作水平的提升。

總之，數(shù)字化背景下，事業(yè)單位在干部人事檔案管理過程中既要投入足夠的資金，完善基礎(chǔ)設(shè)施，引進必要的軟硬件設(shè)備和系統(tǒng)，同時也要結(jié)合干部人事檔案管理的實際需要，對相關(guān)制度機制進行完善和創(chuàng)新，加大人才培養(yǎng)力度，推動事業(yè)單位干部人事檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]馬巖.行政事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路與實踐路徑[J].人才資源開發(fā)，2020（17）：23—24.

[2]蘇怡心.數(shù)字化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作的優(yōu)化探討[J].財會學(xué)習(xí)，2020（08）：164—165.

[3]高龍霞.試論新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J].經(jīng)濟學(xué)，2021（6）：23—24.

（作者單位：陜西省寶雞市河務(wù)工作站）