水利檔案信息化建設(shè)探究

劉星

摘 要：水利檔案信息化建設(shè)十分必要，是新時(shí)代推進(jìn)水利檔案管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。本文立足于水利行業(yè)檔案管理特點(diǎn)和未來(lái)發(fā)展需要，從完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)等方面提出了一些策略和建議，并指出了水利檔案信息化應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：檔案管理;水利;信息化

水利檔案管理工作是水利基礎(chǔ)工作的重要組成部分，水利檔案管理信息化是水利信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的發(fā)展，城市大腦、智慧水利等水利信息化系統(tǒng)平臺(tái)逐步建立并日趨成熟，將原有水利檔案資料加以整合利用，形成大數(shù)據(jù)信息，同時(shí)建立一個(gè)從檔案形成到檔案管理再到檔案利用全流程的檔案管理信息系統(tǒng)，持續(xù)穩(wěn)定地為城市大腦、智慧水利平臺(tái)提供水利信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)層面和管理單位決策及運(yùn)行管理提供參考，為公眾提供高效的水利信息服務(wù)，這是新時(shí)代水利檔案管理的使命，也是水利檔案信息化的重大意義所在。

1 水利檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 水利檔案信息化建設(shè)是檔案管理提檔升級(jí)的需要

傳統(tǒng)的水利檔案管理在收集歸檔、保管利用及數(shù)字化方面存在一些弊端。在檔案收集歸檔方面還不夠完整規(guī)范，因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案大多數(shù)是紙質(zhì)成果，尤其是水利建設(shè)工程文件資料，收集歸檔周期相對(duì)較長(zhǎng)，有的歸檔材料形成單位為了方便利用，自行保存，時(shí)間一久，忘記歸檔，導(dǎo)致檔案收集歸檔不齊全。在保管方面，傳統(tǒng)檔案容易損壞，存儲(chǔ)占地面積較大，對(duì)防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防霉等要求較高。在查詢檢索方面，傳統(tǒng)檔案查全率和查準(zhǔn)率較低，查詢速度慢、效率低，數(shù)據(jù)整合分析則更是難上加難。在借閱使用方面，頻繁的借閱導(dǎo)致檔案原件損毀，有的單位管理制度不嚴(yán)，檔案借出后未及時(shí)歸還，造成檔案資料的遺失。這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了檔案管理工作，必須開(kāi)展檔案數(shù)字化信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行提檔升級(jí)[1 ]。

1.2 水利檔案信息化建設(shè)是新時(shí)代水利信息化的需要

新時(shí)代水利工作已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，已經(jīng)逐步從工程水利向生態(tài)水利轉(zhuǎn)變，從粗放管理向嚴(yán)格管理轉(zhuǎn)變，從局部治理向系統(tǒng)治理轉(zhuǎn)變，新的大的水利工作格局已經(jīng)形成，系統(tǒng)思維和統(tǒng)籌規(guī)劃加速了水利信息化進(jìn)程。以衛(wèi)星遙感、視頻采集、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)手段為依托的水利水務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和管理平臺(tái)應(yīng)運(yùn)而生，如長(zhǎng)春市的河長(zhǎng)APP已在河湖長(zhǎng)制工作中使用，城市大腦、智慧水利平臺(tái)也提上了日程。這些水利信息化的產(chǎn)物以先進(jìn)技術(shù)為依托，以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)為支撐，信息需求量龐大，而這些基本數(shù)據(jù)信息多來(lái)源于現(xiàn)有的水利檔案，水利檔案信息化建設(shè)及檔案資源整合開(kāi)發(fā)迫在眉睫。

1.3 檔案信息化建設(shè)是新時(shí)代轉(zhuǎn)換檔案管理模式的需要

隨著時(shí)代的進(jìn)步和科技的發(fā)展，信息化建設(shè)進(jìn)程日益加快，各行各業(yè)開(kāi)始借用互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代優(yōu)勢(shì)開(kāi)展大數(shù)據(jù)分析，傳統(tǒng)的人工形式檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。在信息時(shí)代，信息是戰(zhàn)略資源，無(wú)論是在政治、經(jīng)濟(jì)還是科技、文化領(lǐng)域，無(wú)論是處于工業(yè)、農(nóng)業(yè)還是商業(yè)等行業(yè)，無(wú)論是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位還是企業(yè)，信息化建設(shè)都是管理和發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)基礎(chǔ)信息、行業(yè)信息以及日常管理信息進(jìn)行收集處理、整合分析，從而形成本單位的檔案信息資源庫(kù)，是一項(xiàng)十分重要的戰(zhàn)略舉措，必須實(shí)行的新的檔案管理模式。

2 水利檔案信息化建設(shè)對(duì)策

2.1 完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

按照檔案信息化要求，完善檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施，具備條件或規(guī)模較大的單位可新建檔案室，購(gòu)置檔案專用設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)所有設(shè)備進(jìn)行一體化智能化管理，對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)所有實(shí)體檔案進(jìn)行日常智能化、安全化管理，實(shí)現(xiàn)“人防、技防、物防”相結(jié)合。水利管理單位多數(shù)處于基層，受規(guī)模和資金影響較大，可對(duì)原有的檔案室進(jìn)行必要改造，按照信息化要求重新調(diào)配分區(qū)，增加中心機(jī)房，擴(kuò)大管理區(qū)域，使檔案管理工作適應(yīng)信息化管理需要。配齊檔案信息化所需的專用設(shè)備，包括高性能服務(wù)器、專用計(jì)算機(jī)、高速掃描儀、多功能復(fù)制機(jī)等，架構(gòu)局域網(wǎng)，安裝網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全的軟硬件設(shè)施。

2.2 應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)

按照檔案信息化的要求使用檔案管理系統(tǒng)，具備條件的可根據(jù)自身需要定制開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理系統(tǒng)之下，集文書(shū)檔案管理系統(tǒng)、人事檔案管理系統(tǒng)、會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)、合同檔案管理系統(tǒng)、工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)、智慧檔案室、信息資源庫(kù)于一體，并使之與單位OA辦公系統(tǒng)安全連接，使檔案收集、整理、檢索、利用更加自動(dòng)化、智能化，在省時(shí)省力的同時(shí)，形成標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)統(tǒng)一的電子文檔，紙質(zhì)檔案與電子檔案同步形成，實(shí)現(xiàn)雙載體歸檔，促進(jìn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和完整性。如果受資金影響，至少應(yīng)引進(jìn)簡(jiǎn)單的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理檢索利用的自動(dòng)化，定期對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)行紙質(zhì)和電子雙載體歸檔。條件具備的，可探索電子檔案單套制歸檔管理。

2.3 建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)

水利管理單位的檔案記載了水利工程建設(shè)、水利調(diào)度運(yùn)行、組織機(jī)構(gòu)沿革和日常管理全過(guò)程?？梢詾樗こ毯罄m(xù)的調(diào)度運(yùn)行和日常管理提供科學(xué)依據(jù)，是珍貴的數(shù)據(jù)資源。以石頭口門(mén)水庫(kù)為例，檔案資源包括工程技術(shù)檔案、文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等部分，是龐大的數(shù)據(jù)資源庫(kù)。石頭口門(mén)水庫(kù)后期的除險(xiǎn)加固、興利增容、水源地治理等都是以建庫(kù)檔案資料為依據(jù)進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)的;而每年的防汛工作，則是以水文檔案資料和調(diào)度資料為基礎(chǔ)和依據(jù)，科學(xué)進(jìn)行汛情分析、來(lái)水預(yù)測(cè)和庫(kù)容管理調(diào)度的。因此，做好這些檔案資源的保護(hù)和利用十分重要。對(duì)這些資源進(jìn)行信息化處理，有利于其長(zhǎng)久保存和高效利用。水利管理單位可以通過(guò)高速掃描儀、多功能復(fù)制機(jī)等專用設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，科學(xué)進(jìn)行分類(lèi)整理，形成有序的水利信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，方便管理、查找和分析利用。

2.4 完善檔案信息化工作體系

應(yīng)健全完善檔案管理組織體系，規(guī)模較大的水利管理單位應(yīng)建立與信息化發(fā)展需求相匹配的檔案管理組織體系，設(shè)立檔案管理處（室），配備3名左右的專職檔案管理人員，細(xì)化分工、落實(shí)責(zé)任，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化技術(shù)培訓(xùn);有條件和工作需要的，還應(yīng)配備信息系統(tǒng)專業(yè)的技術(shù)人員，負(fù)責(zé)單位信息系統(tǒng)維護(hù)和技術(shù)設(shè)備維修。應(yīng)健全完善檔案信息化管理制度，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》，以及檔案管理部門(mén)的要求，完善檔案管理各環(huán)節(jié)工作制度，進(jìn)一步明確檔案收集整理的范圍時(shí)限、立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn)要求、存儲(chǔ)保管的注意事項(xiàng)、借閱審批的程序流程、信息安全管理制度;應(yīng)建立信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)字檔案信息的采集與存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)等，這是檔案信息化建設(shè)的制度規(guī)范保障[2 ]。應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范水利行業(yè)檔案管理，按照《水利基本建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案資料管理規(guī)定》《吉林省水利水電建設(shè)工程檔案資料管理規(guī)定》等，建立水利工程檔案資料收集、整理、歸檔的標(biāo)準(zhǔn)及流程，全面地對(duì)水利工程各個(gè)階段的文件資料進(jìn)行收集歸檔，規(guī)范整理，形成涵蓋水利建設(shè)全過(guò)程的完整準(zhǔn)確的檔案資料。

3 水利檔案信息化應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

3.1 水利檔案信息化與智慧水利

目前，長(zhǎng)春市已經(jīng)啟動(dòng)智慧水利平臺(tái)建設(shè)，前期數(shù)據(jù)收集準(zhǔn)備正在進(jìn)行當(dāng)中，最準(zhǔn)確最完整的數(shù)據(jù)一定是來(lái)源于水利檔案，館（室）藏檔案的數(shù)字化、實(shí)時(shí)檔案的數(shù)字化，將是一個(gè)重要的課題，需要得到各級(jí)水利主管部門(mén)和基層水利單位的廣泛關(guān)注。

3.2 水利檔案信息化與信息公開(kāi)

水利檔案信息化是水利信息共享和利用的基礎(chǔ)。既要實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，又要保證信息資源的安全?？梢允褂脙?nèi)網(wǎng)技術(shù)、資源權(quán)限設(shè)定等辦法，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息共享和部門(mén)信息分享，以利于更好地協(xié)同配合;可通過(guò)智慧水利等平臺(tái)對(duì)部分信息資源進(jìn)行公開(kāi)，為公眾服務(wù)。

3.3 水利檔案信息化與信息安全

綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統(tǒng)漏洞，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析軟件和登記軟件，提高存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)的信息保密度[3 ]。同時(shí)，加強(qiáng)檔案人員的保密工作培訓(xùn)，制定實(shí)施嚴(yán)格的保密制度，增設(shè)信息安全設(shè)備，確保水利檔案信息安全。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿足水利信息化和時(shí)代發(fā)展的需要。水利管理單位應(yīng)根據(jù)自身情況和形勢(shì)發(fā)展需要，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，完善檔案信息化工作體系，協(xié)調(diào)好水利檔案信息化與智慧水利、信息公開(kāi)、信息安全的關(guān)系，充分發(fā)揮水利檔案的重要作用，更好地為水利建設(shè)管理和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李春竹.淺議企業(yè)紙質(zhì)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2013（S1）.

[2]齊曉磊.論加強(qiáng)水利檔案管理信息化建設(shè)的措施[J].卷宗，2016（11）.

[3]張亞麗.淺析新時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)[J].工程管理前沿，2019（11）.

（作者單位：吉林省長(zhǎng)春市石頭口門(mén)水庫(kù)管理中心）