淺談檔案信息資源的管理和利用

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源管理開始由原來的實(shí)體檔案管理為主向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，信息資源管理利用也變得逐漸復(fù)雜。深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)檔案信息資源管理的重要意義，正確把握檔案信息資源的管理利用原則、掌握檔案信息資源管理的主要內(nèi)容和方法，采取正確的管理利用的措施，比較重要。

關(guān)鍵詞：檔案信息;資源;管理;利用

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，電子信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用到檔案信息管理當(dāng)中，為人們收集、管理、利用檔案提供了極大的便利。雖然檔案管理逐漸便利化，但是由于管理技術(shù)、管理方法的不同，檔案信息資源管理利用仍然是目前需要進(jìn)一步完善發(fā)展的一個(gè)新課題。本文重點(diǎn)對(duì)檔案信息資源管理利用的重要意義、基本原則和措施等問題進(jìn)行探討，供參考。

1 明確加強(qiáng)檔案信息資源管理利用的重要意義

目前，一些單位檔案管理體系不夠成熟，大多都處于待開發(fā)階段，所以加強(qiáng)檔案信息資源的管理就顯得尤為重要。作為一個(gè)檔案管理工作者，做好檔案管理工作尤為重要?，F(xiàn)如今檔案管理正在走向現(xiàn)代化，電子檔案的出現(xiàn)給我們提供了很大便利，所以加強(qiáng)電子檔案信息資源的管理，也是當(dāng)下檔案部門及其工作人員的重要任務(wù)。

1.1 加強(qiáng)電子檔案管理，能夠節(jié)省人力物力

由于我國(guó)人口數(shù)量龐大、地域遼闊、經(jīng)濟(jì)社會(huì)事務(wù)繁雜，傳統(tǒng)的檔案管理工作量十分龐大，加上檔案管理工作本身就具備較強(qiáng)的特殊性，尤其是一些難以儲(chǔ)存的資料，往往需要耗費(fèi)大量的人力物力財(cái)力來保管，并且還避免不了自然因素的影響，仍然存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)，檔案部門及其工作人員的工作壓力比較大。但是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，很好地解決了這一問題。不僅提高了管理工作人員的辦公效率，也提供了信息利用的快速途徑。相對(duì)傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理具有很大的優(yōu)勢(shì)，避免了查找困難，也減輕了工作人員的壓力，節(jié)省了人力，提高了檔案管理工作的效率。

1.2 加強(qiáng)電子檔案管理，可以提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的目的不僅是為了提高工作效率，更是為了提高服務(wù)質(zhì)量。加強(qiáng)檔案信息化管理，有利于提高檔案管理的整體質(zhì)量。電子檔案最大的好處就是利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將大量的檔案信息數(shù)據(jù)通過計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)中，這樣在查找用戶的檔案信息過程中能夠高效地查找篩選。為了更好地提供信息管理，我們必須不斷引進(jìn)新技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)其他地方新的工作思路方式，掌握更多現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，這樣才能更好地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理、利用，滿足社會(huì)需求。

1.3 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多元化利用需要

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和檔案信息化的發(fā)展，對(duì)電子檔案管理需求也越來越多。一些傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化管理要求，所以就需要不斷引進(jìn)新技術(shù)，滿足電子檔案的多元化管理。電子檔案保存信息符合多元化要求，逐漸成了檔案管理的主流方式，對(duì)社會(huì)的發(fā)展也有著重要的貢獻(xiàn)。隨著科技的不斷發(fā)展，新的技術(shù)也越來越多，檔案服務(wù)能力和利用需求也在逐漸增加。加強(qiáng)電子檔案管理，有助于滿足社會(huì)多樣化檔案服務(wù)需求。

2 明確檔案信息管理應(yīng)堅(jiān)持的基本原則

檔案信息管理的內(nèi)容、方法和要求方方面面，所涉及的主體和客體也很多，工作中應(yīng)堅(jiān)持一些基本原則，才能保證其正確的方向。

2.1 服務(wù)原則

檔案信息管理主要是以滿足社會(huì)需求為前提，主要目的在于服務(wù)社會(huì)，管理和提供社會(huì)組織和個(gè)人的信息。所以，檔案信息管理的核心在于服務(wù)社會(huì)。檔案管理人員應(yīng)該以做好服務(wù)為核心任務(wù)，明確工作思路和服務(wù)方向，堅(jiān)守工作崗位。檔案管理者應(yīng)該以服務(wù)為首要標(biāo)準(zhǔn)，圍繞黨和國(guó)家中心工作來開展，并且需要不斷適應(yīng)社會(huì)需求，明確信息利用需求。同時(shí)檔案管理人員需要有良好的職業(yè)道德，保守黨和國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私。還需要研究檔案的館（室）藏特點(diǎn)，努力開發(fā)檔案信息資源，更好地為檔案利用者和社會(huì)公眾服務(wù)。

2.2 法治原則

管理人員必須以法治原則為總要求，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。應(yīng)按檔案法律法規(guī)和規(guī)章制度的要求，制定本部門和單位檔案管理具體規(guī)章制度，依法管理本系統(tǒng)、本部門和本單位的檔案事務(wù)。應(yīng)明確檔案歸檔范圍和保管期限，使檔案收集和立卷歸檔有基本的依據(jù)。應(yīng)明確檔案庫(kù)房管理制度，管好、保護(hù)好各類載體檔案。應(yīng)制定實(shí)施檔案利用管理制度，明確利用檔案的主體、范圍、程序和審批權(quán)限，確保利用有序，保證利用中的檔案安全。應(yīng)制定實(shí)施檔案安全管理制度，確保檔案安全。應(yīng)建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案管理網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行及使用秩序，確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)及檔案信息資源安全。

2.3 效益原則

檔案管理工作應(yīng)該講究高效、實(shí)事求是的態(tài)度，嚴(yán)格遵循效益原則，盡量用較少的人力、物力、財(cái)力投入，爭(zhēng)取為社會(huì)提供更大價(jià)值的檔案信息服務(wù)，滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。應(yīng)加強(qiáng)檔案收集征集工作，改善館藏檔案結(jié)構(gòu)，豐富檔案內(nèi)容，提高檔案資源的整體質(zhì)量。應(yīng)加大對(duì)館藏檔案信息資源的開發(fā)力度，用豐富的檔案文化產(chǎn)品來滿足利用者的不同需要。應(yīng)加強(qiáng)檔案資源整合，加強(qiáng)與不同專網(wǎng)、不同單位、不同地域相關(guān)部門和單位的溝通協(xié)調(diào)，推進(jìn)檔案信息資源共享。

3 推進(jìn)檔案管理利用工作的主要措施

3.1 提高管理人員的保護(hù)意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理

檔案信息本身具備嚴(yán)格的保密性，電子檔案的出現(xiàn)雖然提高了工作效率，但同樣也增加了危險(xiǎn)系數(shù)。電子檔案資源管理過于依賴網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)資源建設(shè)和管理利用過程較為復(fù)雜，稍有不慎，容易導(dǎo)致機(jī)密泄露。所以在檔案管理過程中，必須對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，讓其養(yǎng)成良好的職業(yè)操守，明白檔案管理的重要性，規(guī)范日常管理工作。這樣能夠最大限度地防止電子檔案信息泄露，也能最大化保障檔案信息的安全。不管是使用紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都必須提高管理人員的意識(shí)，堅(jiān)持精益求精的工作態(tài)度。

3.2 建立健全檔案管理利用制度，進(jìn)行檔案資源整合

應(yīng)建立健全檔案管理利用制度，使檔案管理和利用各項(xiàng)工作有所遵循，受到規(guī)范和約束。應(yīng)制定實(shí)施檔案利用管理制度，嚴(yán)格利用審批流程，查檔利用者需要獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)才能查閱檔案。檔案管理制度也需要不斷完善，檔案收集、管理讓網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門來執(zhí)行，對(duì)需要更新的檔案數(shù)據(jù)一定要第一時(shí)間上傳，這樣可以滿足更多利用者的需求，第一時(shí)間查詢到檔案的變化。紙質(zhì)檔案與電子檔案之間需要合理銜接，不能完全依靠電子檔案進(jìn)行資源整合，兩者應(yīng)當(dāng)互補(bǔ)，提高整體效率。

3.3 規(guī)范檔案利用方式，減少損失

電子檔案相對(duì)紙質(zhì)檔案而言，隱私較易被泄露，所以電子檔案的使用應(yīng)該制定嚴(yán)格的管理機(jī)制，規(guī)范檔案的利用方式，對(duì)一些重要的檔案需要進(jìn)行加密處理。通常情況下，對(duì)一些不適合拷貝的文件在瀏覽過程中最好提供監(jiān)控，在監(jiān)控的范圍下運(yùn)行。應(yīng)做到一戶一密，加強(qiáng)對(duì)檔案隱私的保護(hù)，這樣才能更為合理地利用檔案，減少不必要的損失。網(wǎng)絡(luò)信息化是一把雙刃劍，只有我們合理地使用，才能最大限度地發(fā)揮它的價(jià)值，提高使用效率，并且保證檔案信息的安全。

3.4 推進(jìn)檔案信息資源共享

檔案信息管理部門需確立目標(biāo)，根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合。地方檔案主管部門應(yīng)提高其在檔案管理中的主導(dǎo)地位，加強(qiáng)對(duì)區(qū)域內(nèi)檔案管理工作的監(jiān)督，對(duì)一些檔案文件進(jìn)行整合歸類，發(fā)揮區(qū)域檔案資源的總體效能。檔案信息管理應(yīng)該以便民為中心，除了文書整理的檔案以外，還應(yīng)該對(duì)其他專業(yè)檔案等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加工，將需要公開的信息上傳到網(wǎng)絡(luò)。數(shù)據(jù)信息應(yīng)盡量做到共享，這樣居民不僅能夠在手機(jī)等終端上方便地看到自己的信息，同時(shí)管理人員也能夠更方便地進(jìn)行管理。

現(xiàn)代社會(huì)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)給我們提供了很大的便利，檔案信息資源管理也得到了很大的改善。我們應(yīng)采取積極措施，在深入推進(jìn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，繼續(xù)推進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地發(fā)揮檔案的作用。

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作者簡(jiǎn)介：劉水，吉林省社會(huì)保障檔案管理中心（吉林省社會(huì)保險(xiǎn)計(jì)算中心）館員。