大學辦公室檔案管理工作效率提升措施

文/太原理工大學檔案館 姜志才

辦公室檔案管理工作主要用于對書面以及電子文件進行管理，是信息資源查找的重要手段。站在檔案管理的角度分析其本質(zhì)，其可以歸屬于信息資源儲存渠道以及查找渠道。為了做好這項工作，需要具有較高管理能力的人員，要保證這項工作的持續(xù)性與連貫性。在確保工作有序展開的基礎(chǔ)上，要不斷提高工作效率，使其成為加強整體工作水平的有力幫手。分析這項工作可以了解到，其在辦公室活動中存在著不可忽視的地位。現(xiàn)如今，對其工作過程中存在的不足之處進行分析，可以有效推動管理效率不斷提高。

一、辦公室檔案管理效率滯后的原因

（一）缺乏足夠的檔案管理意識。一方面，分析辦公室檔案管理人員的隊伍組成情況可以了解到，很多人員在公司是以兼職身份存在的，沒有形成系統(tǒng)性的管理意識以及對辦公室管理檔案的整體認識。另一方面，對相關(guān)行業(yè)標準規(guī)范了解不夠深入，在管理過程中無法分辨有利因素與不利因素，有很多知識盲區(qū)誤導著他們開展工作。面對這一情況，辦公室檔案管理工作的難度加大，所以應當提高管理人員的整體意識，不斷完善技術(shù)管理手段，推動管理效率不斷提高。

（二）管理手段過于單一，管理模式較為落后。檔案管理工作是非常繁瑣復雜的，在整個工作開展的過程中，會有很多內(nèi)容參與，各個步驟都需要管理人員具有一定的耐心，同時還應當熟練運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，以此作為輔助工具，使辦公室檔案管理工作的效率有所提升。但分析現(xiàn)如今管理團隊的整體情況了解到，其管理意識較為淡薄，同時公司在資金投入方面并不充足。許多原因的共同作用，致使企業(yè)及單位在開展辦公室檔案管理工作的過程中，仍然采用老舊的書面管理方法。這一方法與現(xiàn)代化的辦公形式脫軌，面對大量的文書檔案，這一方法已經(jīng)不再適用于日益變化的管理需求。面對這一情況，除了限制管理效率的提升外，傳統(tǒng)人工方法的使用增加了管理工作中問題發(fā)生的概率，很容易出現(xiàn)由于員工個人問題，出現(xiàn)工作遺漏、檔案編輯錯誤的現(xiàn)象。這一錯誤在存檔的過程中并不會產(chǎn)生很大的影響，但對于未來工作的展開是非常不利的。事后再通過人工進行查找恢復，會浪費大量的人力，工作效率因此而降低。

（三）缺乏專業(yè)的人力資源支持。分析多家辦公室檔案管理工作后發(fā)現(xiàn)，缺少獨立的、完整的人力資源體系來支持工作的展開，很多參與這項工作的員工屬于兼職人員。也就是說，這些員工是為了幫助辦公室檔案管理工作有序展開而借調(diào)的。因此，這些員工并沒有對檔案管理工作形成系統(tǒng)的認知，專業(yè)性方面仍須不斷提升。面對這一情況，在檔案管理工作實際開展期間，人力資源團隊專業(yè)性的不足以及相應資源的缺失，導致管理模式老化的現(xiàn)象，難以與時代發(fā)展接軌，無法及時進行更新。另外，分析其工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)公司在支持檔案管理工作這一方面仍需加強，許多新的以及現(xiàn)代化的管理手段應不斷完善，應引入先進的管理設(shè)備，以此來支持工作的展開。這一情況直接決定了檔案管理工作的整體效率，并且決定了檔案管理工作模式是否能夠與市場發(fā)展相一致，這些都是未來工作中需要重點考慮的。

二、有效提高辦公室檔案管理效率的方法

（一）強化責任意識，構(gòu)建完整的管理制度體系。檔案管理工作的開展與制度的完整性息息相關(guān)，一個健全的制度是開展工作的基礎(chǔ)，因此要想從本質(zhì)上加強辦公室檔案管理工作的質(zhì)量，不斷提升其工作效率，應當將工作重點放在提升領(lǐng)導者管理意識以及各崗位員工對于辦公室檔案管理工作的認識上，站在這一角度進行分析，創(chuàng)建出符合本公司實際發(fā)展的管理制度體系。依據(jù)這一體系的內(nèi)容約束檔案管理工作的運行，保證各個環(huán)節(jié)能夠切實有效地展開。面對這一情況主要從以下幾個方面出發(fā)：首先，可在公司內(nèi)部設(shè)置獨立運行的檔案資料管理室，其作用主要歸納所有公司的檔案資料，并在這一區(qū)域內(nèi)進行歸類劃分，按照時間地點的不同做好對應性的標注，以便日后順利查詢到相關(guān)內(nèi)容。其次，在檔案資料歸檔期間涉及資料的存放與歸納工作，應注意存放地點的安全性，保證資料在存放過程中可以完好無損，時刻檢查門窗是否牢固，防護情況是否良好，同時可針對保密性工作制定相關(guān)的文件予以支持，并應當根據(jù)實際情況定期對保密期限進行更新。最后，對于人員管理來說，應限制進出檔案室的人數(shù)，確保存放以及調(diào)取檔案的過程中在場人數(shù)超過兩人，一旦發(fā)生問題可有人證明。在檔案室所在樓層以及檔案管理室內(nèi)部，安裝運行良好的監(jiān)控設(shè)備，實現(xiàn)對檔案資料的有效監(jiān)控，以此保證資料管理的安全性。

（二）使用現(xiàn)代化管理設(shè)備，不斷更新管理模式。

對于管理工作而言，在其中結(jié)合電子信息化的管理模式，儼然已經(jīng)成為眾多工作開展的必然趨勢，現(xiàn)代化的管理模式與傳統(tǒng)的人工管理方式相比較，前者能夠有效提升管理效率，并且有助于管理風險的控制，節(jié)約一定的成本，有著傳統(tǒng)人工管理方式不可取代的優(yōu)勢。因此對于辦公室檔案管理工作而言，要想有效提升這項工作的工作效率，從本質(zhì)上進行分析，還應當結(jié)合現(xiàn)代化的管理理念，打破傳統(tǒng)管理模式的限制，使用先進的管理設(shè)備，符合時代發(fā)展的方向，將其運用到檔案管理工作中，放棄以往以人力為主的管理方法，與時俱進創(chuàng)新管理模式，推動工作效率不斷提高。一方面，站在辦公室檔案管理設(shè)備選用的角度進行分析，可以將計算機等電子設(shè)備融入管理工作中，并將其發(fā)展為管理工作的主流，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工記錄方式，在線上實現(xiàn)檔案存儲的記錄，以及對檔案信息的查找利用，實現(xiàn)檔案搜索、整理分類等各項工作。這樣一來，不僅可以有效減輕工作人員的工作量，還能夠切實提升管理效率。另一方面，微縮技術(shù)以及音響技術(shù)的不斷發(fā)展，在很多辦公管理工作中都發(fā)揮著自己的作用。對于辦公室檔案管理工作而言，應當結(jié)合并應用先進的設(shè)備，以此來推動各項工作的展開，使每一個工作步驟都能夠盡可能地簡化，為工作效率的提升創(chuàng)造良好的條件，以此來實現(xiàn)對整體工作質(zhì)量的提高。

（三）加強對員工專業(yè)化的培訓，創(chuàng)建專業(yè)的人才隊伍。分析檔案管理工作的特點得知，其工作效率的提升以及工作質(zhì)量的提高，都離不開檔案管理人員的專業(yè)化程度，是這項指標是否能夠順利達成的重要因素。因此要想實現(xiàn)管理效率的有效提升，創(chuàng)建專業(yè)化檔案管理人才團隊是重要的一項內(nèi)容，也是實現(xiàn)管理任務(wù)的有效方法。首先，可以引進外來人才不斷提高管理團隊的平均素質(zhì)，在人才引進時應要求他們受過專業(yè)化的培訓，并在其投入工作后扶持其逐漸發(fā)展為團隊的核心力量。其次，按照現(xiàn)如今檔案管理人員的實際情況，聘用專業(yè)的老師定期展開培訓工作，實現(xiàn)對檔案管理人才團隊整體能力的提升。同時，還可安排一些有助于他們提高自身能力的活動，舉辦一些有助于身心發(fā)展的競賽，推動整體素質(zhì)的進步。除此之外，還可以在公司內(nèi)部實行輪崗交流，利用這一工作模式加強檔案管理人員對檔案材料儲存類型的分析能力。公司應當積極引進專業(yè)性強的評估機構(gòu)，根據(jù)檔案管理人員在日常工作中的表現(xiàn)，展開公平公正客觀地評估，并將其考核結(jié)果納入績效考核中。根據(jù)其不足，提出與之相對應的解決方法，幫助管理人員更好地改進自身，完善自我。

三、結(jié)語

對于辦公室檔案管理工作而言，要想有效提升其工作質(zhì)量，一定要重視檔案管理工作的完整性與科學性，秉承原則與工作實際情況相結(jié)合。在工作開展的過程中不斷完善管理制度，更新管理方法，為檔案管理工作效率的提升創(chuàng)造條件，以此實現(xiàn)檔案管理工作的價值。分析辦公室管理工作可知，檔案管理一直起著非常重要的作用，占據(jù)著不可忽視的地位。因此要想加強管理質(zhì)量，首先應當制定專業(yè)的管理制度，形成完整的管理體系，不斷完善檔案管理過程中的各項制度，為管理工作的開展創(chuàng)造條件；應當重視管理資料的安全性，在這一過程中，不斷加強管理人員的專業(yè)水平，以此推動檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。