以數(shù)字化提升高校檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平

文/陜西寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院 周虹

將電子信息技術(shù)應(yīng)用到高校的檔案管理中，不僅僅節(jié)約高校在人力、物力、財(cái)力方面的投入，更是提高了檔案工作管理效率，并且質(zhì)量上也有所保障，能夠確保檔案的安全性及精確性。由此看來，數(shù)字化的檔案管理，是滿足高校對檔案管理需求的最優(yōu)選擇。在對相關(guān)信息管理人員進(jìn)行專業(yè)技能及素質(zhì)培訓(xùn)時，要對他們進(jìn)行法律法規(guī)意識及責(zé)任意識的培養(yǎng)及教育。當(dāng)所有信息管理人員的專業(yè)素養(yǎng)過硬時，信息的安全穩(wěn)定才有所保障，才能保證高校數(shù)字化檔案信息高效有序進(jìn)行下去。

一、高校檔案數(shù)字化的重要意義

高校檔案是記錄一所學(xué)校建立、發(fā)展、演變的原始載體，同時記載了高等學(xué)府幾十年甚至上百年的發(fā)展變遷軌跡，因此高校的檔案具有極高的學(xué)術(shù)研究價值和歷史文化價值。高校的檔案多數(shù)使用紙質(zhì)載體進(jìn)行保存，然而由于受到存放時間長、檔案保存標(biāo)準(zhǔn)不高等因素的影響，使得許多高校檔案館保存的歷史檔案出現(xiàn)了字跡模糊、紙張損傷以及部分被污濁浸染的現(xiàn)象，所以高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作顯得十分重要和緊迫。

高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化主要是將傳統(tǒng)檔案通過數(shù)字掃描的方法轉(zhuǎn)化為虛擬的電子文件形式。高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化是解決當(dāng)前高校檔案儲存危機(jī)的關(guān)鍵途徑，同時實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)平臺的數(shù)字化，檔案數(shù)字化對檔案館三個主體具有極其重要的作用，即檔案本體、檔案利用者以及檔案工作者。從檔案本體來看，高校檔案數(shù)字化，有利于重新整理和修復(fù)一些破損的檔案，從而有效延長紙質(zhì)檔案的保存年限，同時檔案數(shù)字化可以有效減少檔案被借閱以及出庫的次數(shù)，減少紙質(zhì)檔案保存過程中的人為損傷，幫助檔案資源實(shí)現(xiàn)可持續(xù)存儲和利用。從檔案利用者角度來說，檔案數(shù)字化有利于檔案利用者借閱，檔案利用者可以使用多種在線方式獲取檔案資源。同時，同一份檔案可以在同一時間被不同空間的人查閱，從而突破了時間、空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化，更加方便利用者。從檔案工作者角度來看，檔案數(shù)字化使得傳統(tǒng)落后的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑?、信息化、?shù)字化的現(xiàn)代檔案管理方式。此外，檔案數(shù)字化意味著檔案工作者由原來傳統(tǒng)的實(shí)體庫房管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代虛擬數(shù)字管理，而現(xiàn)代虛擬數(shù)據(jù)管理要注意數(shù)據(jù)的安全性以及異地備份的便捷性，同時檔案數(shù)字化在一定程度上節(jié)約了人力成本，還減弱了自然災(zāi)害對實(shí)體檔案造成損害的風(fēng)險(xiǎn)。

二、現(xiàn)階段高校數(shù)字檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀

根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，目前大部分高校的數(shù)字檔案館信息化水平仍然處于較低水平，地域差異、辦學(xué)規(guī)模、經(jīng)費(fèi)、場地等原因?qū)е聰?shù)字檔案館建設(shè)仍然處于初級階段。同時也有部分高校能夠整合資源，搭建數(shù)字化平臺，促使檔案信息管理更加規(guī)范化、高效化，摸索出適合本校數(shù)字檔案管理的發(fā)展之路，比如說：南京大學(xué)、上海交通大學(xué)、浙江大學(xué)等。大部分高校數(shù)字化檔案館存在以下的幾個問題：一是對檔案信息的開發(fā)利用、挖掘工作不夠深入；二是服務(wù)途徑較為單一，提供給用戶的服務(wù)僅僅在表面；三是校內(nèi)以及校際之間檔案部門不能順暢進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)訪問等。因此對于高校檔案管理工作者來說，探索新的檔案管理方式具有重要的作用。

（一）數(shù)字檔案館存儲對象不明確。高校的數(shù)字檔案館存在一個問題，即沒有明確的存儲對象，工作人員對自己的工作內(nèi)容和工作責(zé)任不夠明確。有的高校將學(xué)生檔案放在各個院系，將教師的檔案放于人事處，沒有將所有檔案存放檔案室，從而導(dǎo)致學(xué)校的檔案館存儲內(nèi)容不夠統(tǒng)一。檔案館的數(shù)字化僅僅是將紙質(zhì)的檔案數(shù)字化，不能對檔案進(jìn)行補(bǔ)充與完善。

（二）數(shù)字檔案館服務(wù)用戶的范圍小。目前，許多高校的數(shù)字檔案館僅對校內(nèi)的教師和學(xué)生使用，隨著改革開放的程度不斷加深，資源共享已經(jīng)成為數(shù)字檔案館發(fā)展的必然趨勢，所以說高校數(shù)字檔案館對外開放可以促進(jìn)檔案館的發(fā)展與進(jìn)步。許多高校的數(shù)字檔案館接口標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，阻礙了資源共享的進(jìn)度。

（三）數(shù)字檔案館館藏資源查詢不便。數(shù)字檔案館館藏資源查詢不便有以下三種原因：一是很多高校數(shù)字檔案館查詢的關(guān)鍵詞較為專業(yè)，沒有按照檔案的種類、年限等設(shè)置；二是沒有及時更新數(shù)字檔案館的館藏資源，使得用戶的信息不具備時效性；三是許多高校數(shù)字檔案的查詢需要現(xiàn)場預(yù)約登記。

三、提升檔案數(shù)字化整體水平的對策

數(shù)字化檔案管理對高校來說是相當(dāng)重要的任務(wù)，是推動智慧校園建設(shè)的中堅(jiān)力量?，F(xiàn)在的數(shù)字化水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于預(yù)期的環(huán)境，應(yīng)該從幾個方面進(jìn)行改善：第一，完善制度。針對現(xiàn)在各個高校的檔案管理真實(shí)情況，結(jié)合高校檔案管理中存在的問題，推出相關(guān)的制度與策略，把數(shù)字化檔案管理加入高校教學(xué)規(guī)劃當(dāng)中，通過這樣的方式凸顯數(shù)字化檔案管理的重要性。第二，提升意識。檔案機(jī)構(gòu)在培訓(xùn)員工時，應(yīng)該著重培養(yǎng)其服務(wù)意識，打破傳統(tǒng)被動服務(wù)，給老師和學(xué)生帶來最好的服務(wù)，讓檔案管理變得更加高效便捷，進(jìn)一步提升檔案意識。第三，增大投入。數(shù)字化檔案管理是系統(tǒng)工程，無論是設(shè)施購進(jìn)，還是系統(tǒng)更新或是維護(hù)，每一個環(huán)節(jié)都需要資金的投入，增加投入的力度，是數(shù)字化檔案管理最堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。具體來看，應(yīng)該從以下幾個方面重點(diǎn)優(yōu)化。

（一）高校檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)。完成數(shù)字化建設(shè)的重要前提是有比較健全的數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，然而如今的標(biāo)準(zhǔn)并沒有明確的規(guī)范，因此制定高校數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是很有必要的。然而制定標(biāo)準(zhǔn)不是簡單的事，以下幾點(diǎn)需要注意：第一，必須遵循法律法規(guī)。例如《中華人民共和國檔案法》《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等等。第二，多方聯(lián)動。檔案行政管理機(jī)構(gòu)、教育主管部門、高校、高職等各個單位，需要形成一個高效的聯(lián)動機(jī)制，平衡好各部門的關(guān)系是制定標(biāo)準(zhǔn)的首要前提。第三，兼顧共性和特性。不同的省份，或是不同的高校、高職、本科院校的辦學(xué)都存在一定的差異性，所以每所學(xué)校的檔案管理都具有自己的特點(diǎn)，因此在制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時，要包容每所學(xué)校的個性，在共性與個性之間找到一個平衡點(diǎn)。

（二）配備檔案教學(xué)數(shù)字化設(shè)施設(shè)備。數(shù)字化檔案管理離不開數(shù)字化的設(shè)施設(shè)備，也就是辦公常見設(shè)備，比如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等等；還有庫房常用的設(shè)備，例如恒溫恒濕控制系統(tǒng)、防磁柜、清潔設(shè)備等；還有檔案管理軟件，需要購進(jìn)或是自主研發(fā)適合高校數(shù)字化檔案管理的實(shí)用軟件，以保證檔案自用、OA系統(tǒng)與教務(wù)處、科研部門、財(cái)務(wù)處等業(yè)務(wù)的無縫銜接，能夠規(guī)范、高效地管理文件與檔案。對于比較重要的文件及數(shù)據(jù)，要有備份或者是分開保護(hù)，做到萬無一失；最后就是提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)，通過“在線利用—在線審核—在線利用”三個環(huán)節(jié)，給每位客戶提供方便高效的服務(wù)，從而不受時間地點(diǎn)的約束。除此之外，檔案網(wǎng)站還需提供常見問題解答等服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息公開化，給每位客戶提供最好的服務(wù)。

（三）注重檔案數(shù)字化隊(duì)伍建設(shè)。在人才招聘環(huán)節(jié)，要著重看人才的專業(yè)水平，招進(jìn)的人才有兩大類：第一類是擁有系統(tǒng)檔案學(xué)專業(yè)知識的經(jīng)營人才，還有一類是擁有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識或者是有過硬信息素養(yǎng)及能力的人才。在給人才分配工作的過程中，要根據(jù)不同人才的特有優(yōu)點(diǎn)和技能，做到合理分配。比如，較年長的人才，他們有閱歷，同時很細(xì)心，檔案的基礎(chǔ)服務(wù)很適合他們；年輕的人才具有創(chuàng)造性和熱情，信息開發(fā)等工作比較適合他們。在培養(yǎng)人才的環(huán)節(jié)中，應(yīng)當(dāng)對檔案工作者進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，加強(qiáng)工作者、兄弟院校之間的交流。還需鼓勵工作者進(jìn)一步研發(fā)數(shù)字化檔案管理，能夠及時把握最前端的訊息，滿足數(shù)字化檔案管理的相關(guān)需要。