大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理工作研究

文/銅川職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張紅梅

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的概念

現(xiàn)代社會的發(fā)展和人才資源的流動性逐步對檔案信息化管理提出了新的要求，因此檔案管理工作隨著時代發(fā)展變遷中對信息化的要求逐步提高，檔案管理、利用的區(qū)域化、部門化、分類化隨著使用率的頻繁愈發(fā)對其提出高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，傳統(tǒng)的檔案管理亟須跟進時代的使用要求，其復(fù)雜化、低效率的利用方式，已經(jīng)逐步被新形勢下的社會發(fā)展所淘汰。隨著信息技術(shù)的發(fā)展、大數(shù)據(jù)的建設(shè)，檔案管理工作需要在傳統(tǒng)管理的模式上進行新的突破，因此開展數(shù)字化檔案管理工作是未來發(fā)展的大趨勢。但在實際的運用過程中，由于部分高校缺少統(tǒng)籌性，對高校檔案管理工作疏忽、分工不明等原因使得檔案管理工作不夠系統(tǒng)性，無法發(fā)揮其最大的效益。因此，如何快速系統(tǒng)完善檔案管理工作、提升檔案管理工作的效率，發(fā)揮檔案信息資源的最大效益，建設(shè)專業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)，成為迫在眉睫需要解決的問題。

各個高校在發(fā)展的同時，都會產(chǎn)生具有參考利用價值的紙質(zhì)文字材料、圖形、音頻、視頻等形式的信息。能夠更好地幫助高校在成長發(fā)展的過程中實現(xiàn)更具科學(xué)性和規(guī)范性的基礎(chǔ)管理，提升專業(yè)技術(shù)，是高校軟實力中的核心競爭力。檔案信息化建設(shè)是利用信息技術(shù)獲取保存并傳輸檔案資源，從而提供更多的檔案信息資源。高校檔案信息化管理則是依靠信息科學(xué)的理論方法，利用信息技術(shù)的手段，對高校發(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案信息資料進行高效率發(fā)掘和資源整合，使信息在傳輸過程中利用信息化的手段，從而高效率帶動運行，科學(xué)化的管理，為高校及社會提供更好的信息資源服務(wù)。

二、高校檔案管理的積極意義

高校檔案信息化管理工作是高校進行檔案信息一體化管理工作的關(guān)鍵技術(shù)手段，有利于促進高校檔案信息開發(fā)，是現(xiàn)代化高校信息化發(fā)展的重要標(biāo)志。傳統(tǒng)的手工、人工檔案管理工作的弊端逐漸明顯，長期以來困擾高校各職能部門的很多難題大多都包含著檔案信息資料收集不完全的問題，然而檔案管理工作中如果運用信息化建設(shè)的手段，利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，數(shù)字化建設(shè)，則能夠通過互聯(lián)網(wǎng)獲取有利于高校發(fā)展的信息資料，滿足高校發(fā)展要求，快速敏捷地捕捉教育改革的相關(guān)信息。實現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)后，有助于高校領(lǐng)導(dǎo)人員做出精準(zhǔn)快速的決策。高校要想提高教育事業(yè)的發(fā)展水平，以及在發(fā)展管理的過程中逐步提高優(yōu)勢，檔案資料成為高校管理過程中重要的信息資源，對檔案信息資料的收集歸檔和利用的水平關(guān)系到信息化建設(shè)的完整性。

高校檔案是高校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是高校最寶貴的信息財富之一。檔案既是高校事業(yè)發(fā)展和教學(xué)等各項工作的真實歷史記錄，又是總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、處理問題、改進管理的依據(jù)?？傊瑱n案管理在高校有重要價值和意義。

三、高校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）高校檔案管理缺乏規(guī)范。隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校數(shù)量在不斷增多，很多高校在其檔案管理工作中，并沒有對高校檔案管理人員進行重視，忽略了他們存在的重要性，并未將其提升至管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，疏忽檔案管理事宜，未對檔案工作給予足夠重視、管理缺乏統(tǒng)一性，存在一崗多責(zé)的情況，增加了勞動量，影響了高校檔案管理工作的系統(tǒng)性、全面性、完整性，致使高校檔案資料的利用效率大打折扣。由于不同高校管理水平參差不齊，普遍存在檔案管理制度不健全、內(nèi)容不完善及沒有充分結(jié)合高校本身制定管理制度，導(dǎo)致歸檔資料收集隨意性大，收集內(nèi)容不全面。有的部門為了便于利用，忽略了檔案的重要性，抱著能不歸檔就不歸檔、想歸多少就歸多少的心態(tài)，往往把重要的資料留在部門內(nèi)部使用。隨著時間的推移和部門人員的變動，最終導(dǎo)致重要資料被堆放在某個角落或鎖在某個柜子無人管理，更有甚者，直接遺失。于公來說，這是一種極不負責(zé)任的行為；于私而言，這是良心和道德的雙重缺失。

（二）高校檔案管理的手段與方法落后。我國的高校檔案管理工作起步較晚，目前有很大的發(fā)展空間，大多數(shù)高校仍然是傳統(tǒng)的人工、手工集成的檔案管理方式。高校的檔案管理工作主要是人工手動歸檔，針對大量的紙質(zhì)資料進行人工編目，這類檔案管理的工作方式對人力物力的使用極其浪費，且對高校檔案管理工作的效率有著較大的影響，同時出錯率也大大增加。人工、手工長期接觸紙質(zhì)化檔案資料，會造成檔案的磨損和毀壞。

（三）高校對檔案工作的重視程度不夠。現(xiàn)如今，部分高校不僅缺乏檔案管理部門，檔案管理制度也存在不少的漏洞。這大大影響了高校檔案管理信息化水平的提升。究其原因有三：一是隨著教育事業(yè)的不斷改革，高校所面臨的困境越來越大。如果把檔案管理工作和學(xué)生管理工作這兩塊工作放在一塊進行取舍時，天平自然而然傾斜到學(xué)生管理這一邊；二是高校檔案管理工作意識淡薄，對檔案工作缺乏認知，目光不夠長遠，忽略了檔案為高校發(fā)展提供依據(jù)和存史的作用，認為檔案工作收集、整理和保管費時又費力，還占用空間，留存意義不大，沒有很好地把日常工作和檔案管理有機結(jié)合。

（四）檔案信息安全存在風(fēng)險?，F(xiàn)代化管理的高校在管理活動中需要大量的基礎(chǔ)性、過程性資料，并在工作中經(jīng)常重復(fù)使用，具有較高的保存價值。但因為這些資料的數(shù)量龐大，保管有一定的難度，且占用大量的庫房資源，在調(diào)閱的過程中也不方便，因此很多檔案管理部門只負責(zé)將一些有價值的、重要的資料進行自我保管，忽略了過程性、痕跡性、基礎(chǔ)性資料的保管。

四、新形勢下高校檔案管理的建議

（一）加強檔案管理信息化建設(shè)。高校檔案管理工作的提升，需要和信息化實踐發(fā)展要求緊密結(jié)合起來，將信息技術(shù)和傳統(tǒng)檔案工作相結(jié)合。首先，單位要配置完善的信息系統(tǒng)和管理軟硬件設(shè)備，比如打印機、掃描儀等，確保在設(shè)施設(shè)備方面讓文書檔案材料整理工作質(zhì)量整體提高；其次，注重材料的管理分類以及保密工作，在電子檔案保存的過程中，可以根據(jù)實際情況打印紙質(zhì)材料作為備份，防止資料丟失等，同時對電子檔案進行分級管理，不同級別的工作人員看到和瀏覽的信息不同，避免檔案資料的泄露。

（二）建立完善的管理制度。建立完善的管理制度，促進檔案規(guī)范化管理，是高校檔案管理的重要工作。完善制度，能為具體的管理工作打牢基礎(chǔ)，要和單位的實際檔案管理情況和需求緊密結(jié)合起來，將《檔案法》等相應(yīng)的高校檔案管理制度作為基礎(chǔ)，和高校的實際情況結(jié)合，制定完善的檔案收集、歸檔、利用和保密等各項制度，使得高校檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依。要做好高校的檔案管理工作，必須增強單位檔案管理意識。從覆蓋面來說，不僅是提高檔案管理從業(yè)人員的工作意識，還要讓領(lǐng)導(dǎo)層和高校各個部門的工作人員都意識到高校檔案的價值和重要性，主動做好高校檔案管理工作，及時做好檔案材料的移交和歸檔，讓每個部門指派專人，負責(zé)收集和整理本部門的檔案材料，保證資料的完整性和準(zhǔn)確性，及時將材料移交高校檔案室保管。

（三）加強檔案管理人員培訓(xùn)。培訓(xùn)是為了掌握最新的政策，以便更加精準(zhǔn)高效地開展工作，考核是為了讓檔案從業(yè)人員進一步提升自己的管理能力。比如檔案從業(yè)人員要根據(jù)政策，判斷選擇有價值的材料進行分類收集和歸檔，確保文書檔案能夠滿足單位發(fā)展的要求。通過有效的培訓(xùn)和考核，激活工作人員的積極性，有能力和毅力解決工作中可能遇到的障礙和困難，為文書檔案管理工作打牢基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

當(dāng)代大數(shù)據(jù)技術(shù)的突飛猛進給工程建設(shè)管理工作帶來了巨大的沖擊，同時也給檔案信息化發(fā)展創(chuàng)造了得天獨厚的有利條件，利用信息化的手段提高高校對檔案資料的收集、整理和歸檔，是目前各高校檔案發(fā)展的大趨勢。高校檔案管理信息化工作是一項長期、系統(tǒng)的工作。需要由檔案管理部門主導(dǎo)、統(tǒng)籌，相關(guān)人員配合聯(lián)動。各高校在推進此項工作時，要結(jié)合高校自身實際，制定切實有效的工作方案，在制度層面、人員結(jié)構(gòu)、服務(wù)機構(gòu)選擇等方面下功夫，只有多部門共同聯(lián)動，才能真正實現(xiàn)檔案信息化，真正發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢。