信息化背景下文書檔案無紙化管理和應(yīng)用研究

文/山東省泰安市中心醫(yī)院分院 趙穎

在信息化時代背景下，各個行業(yè)的檔案管理工作逐漸實(shí)施了信息化建設(shè)，這樣不僅可以極大方便檔案管理，還可以實(shí)現(xiàn)檔案價值的挖掘，提升檔案管理工作的價值和意義。在信息化熱潮下，文書檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)了無紙化建設(shè)。對于文書檔案管理工作而言，實(shí)現(xiàn)無紙化建設(shè)不僅是文書檔案管理工作的需求，更是文書檔案管理工作發(fā)展的趨勢，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)在信息化發(fā)展的熱潮下，基于實(shí)際工作進(jìn)行思考，找到實(shí)際工作中存在的不足，有針對性地進(jìn)行解決，提升文書檔案無紙化管理和應(yīng)用的質(zhì)量和水平。

一、信息化背景下文書檔案無紙化管理和應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)

（一）提高文書檔案管理工作效率。在信息化背景下，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的無紙化建設(shè)，是將文書檔案數(shù)字化，讓文書檔案的體積縮小，這樣不僅極大節(jié)省了文書檔案管理工作的空間，還能在這種建設(shè)趨勢下，讓文書檔案管理工作變得簡潔化，相關(guān)工作人員能夠在工作的過程中對各種文書檔案一目了然，方便相關(guān)工作人員對各種文書檔案的收集、分類、整理以及運(yùn)用，從工作方式上實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。文書管理工作作為各行各業(yè)基礎(chǔ)工作之一，其工作效率的提升在一定程度上促進(jìn)各部門、各單位工作效率的提升。

（二）實(shí)現(xiàn)文書檔案價值的再挖掘。文書檔案管理工作在單位的發(fā)展中具有不可忽視的作用和價值，在傳統(tǒng)紙質(zhì)化的文書檔案管理工作中，因文書檔案的查閱和管理工作比較繁瑣、復(fù)雜，導(dǎo)致文書檔案管理工作的價值和意義無法發(fā)揮出來。在信息化背景下，實(shí)現(xiàn)文書檔案工作的無紙化建設(shè)可以極大提升文書檔案調(diào)取、分享以及利用的便利性，讓相關(guān)工作人員有深度挖掘文書檔案價值的工作基礎(chǔ)，逐漸實(shí)現(xiàn)文書檔案價值的再挖掘，讓文書檔案管理工作在社會各項事業(yè)建設(shè)中的價值真正體現(xiàn)出來。

（三）提升文書檔案的保護(hù)效果。文書檔案的物質(zhì)化建設(shè)，是借助信息化的手段，實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，讓文書檔案以現(xiàn)代化的手段進(jìn)行保存。在這種保護(hù)方式下，文書檔案避免了受潮、老化以及各種物理損傷的可能，從而實(shí)現(xiàn)對文書檔案的有效管理。在無紙化建設(shè)背景下，檔案管理能夠在最大程度上保持文書檔案的原貌，真正實(shí)現(xiàn)對文書檔案管理效果的提升。

二、信息化背景下文書檔案無紙化管理和應(yīng)用要點(diǎn)

（一）重視文書檔案的收集。對于無紙化文書檔案管理工作而言，文書檔案管理的收集工作是相關(guān)工作人員不可忽視的環(huán)節(jié)，在無紙化建設(shè)下的文書檔案管理工作對文書檔案的收集要求更高，只是讓相關(guān)工作人員對既定文書檔案進(jìn)行數(shù)字化保存已不能滿足文書檔案管理工作的要求，相關(guān)工作人員必須從文書檔案的正確性、安全性等角度出發(fā)，盡量多收集文書檔案管理工作相關(guān)的內(nèi)容，提升文書檔案無紙化管理和應(yīng)用的質(zhì)量。

（二）重視文書檔案的立卷歸檔。立卷歸檔是文書管理工作中必不可少的環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)文書檔案整理、歸類、調(diào)取等工作的基礎(chǔ)。在當(dāng)前社會背景下，文書檔案管理工作中所涉及的文書檔案名目、種類逐漸體現(xiàn)出了多樣化和豐富化的特點(diǎn)，對文書檔案管理工作立卷歸檔工作的要求逐漸提升。在無紙化建設(shè)的背景下，文書檔案管理工作對立卷歸檔的要求進(jìn)一步提升，相關(guān)工作人員需要借助文書檔案的立卷歸檔工作實(shí)現(xiàn)文書檔案無紙化建設(shè)的科學(xué)化、有效化和規(guī)范化建設(shè)。

（三）重視相關(guān)人才的培養(yǎng)。人才是各項工作的基礎(chǔ)，對于文書檔案無紙化管理和應(yīng)用工作而言更是如此。但反觀當(dāng)前我國文書檔案無紙化管理工作，部分單位并未對文書檔案無紙化管理工作給予充足的重視，而這種不重視在相關(guān)人才的建設(shè)方面體現(xiàn)得更為明顯，部分單位從事文書檔案管理工作的人員為兼職人員，缺乏專業(yè)的管理素養(yǎng)，導(dǎo)致文書檔案管理工作無紙化建設(shè)的質(zhì)量和水平始終無法得到有效提升。

三、信息化背景下文書檔案無紙化管理和應(yīng)用問題

（一）文書檔案管理信息化建設(shè)的保密性。信息化既帶給了文書檔案管理工作新的發(fā)展，也為其帶來了較大的安全隱患。得益于文書檔案無紙化管理工作的便利性，讓各行各業(yè)將文書檔案無紙化管理作為文書檔案管理工作重要的發(fā)展途徑，但就當(dāng)前的教育教學(xué)現(xiàn)狀而言，這種便利性為文書檔案管理工作帶來了巨大的隱患。首先，在網(wǎng)絡(luò)層面，信息技術(shù)的發(fā)展為各種網(wǎng)絡(luò)黑客提供了便利，網(wǎng)絡(luò)黑客肆意對各種文書檔案進(jìn)行竊取和使用，讓文書檔案無紙化管理工作的保密性下降。此外，信息化發(fā)展導(dǎo)致文書檔案的體積極度縮小，使文書檔案的泄露變得更加無孔不入，難以確保文書檔案的安全性。

（二）文書檔案管理信息化建設(shè)的完整性。文書檔案無紙化建設(shè)讓文書檔案面臨著更多新的威脅，而這些威脅則可能會導(dǎo)致文書檔案的完整性受到損壞。比如電腦病毒的侵入，電腦病毒的侵入給文書檔案帶來的威脅不僅僅是文書檔案的損壞，甚至可能會導(dǎo)致文書檔案的遺失，為單位帶來較大的影響。此外，文書檔案的失真問題也是文書檔案無紙化管理中不可忽視的問題，在無紙化管理模式下，相關(guān)工作人員在工作的過程中，很可能受到各種軟件、網(wǎng)站等格式不兼容的影響，導(dǎo)致文書檔案失真。

（三）文書檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范性。規(guī)范性是文書檔案無紙化管理中常見的問題，部分單位在工作的過程中，將信息化建設(shè)作為文書檔案管理的主要工作內(nèi)容，卻并未將人才的建設(shè)和工作管理制度的建設(shè)重視起來，導(dǎo)致人才素養(yǎng)、工作管理制度以及文書檔案工作信息化建設(shè)之間不適配，這種不適配直接影響了文書檔案無紙化管理工作建設(shè)的規(guī)范性，從而導(dǎo)致文書檔案管理工作的價值和意義不明顯。

（四）文書檔案管理信息化建設(shè)的依賴性。文書檔案無紙化管理對于信息化的設(shè)備和技術(shù)具備一定的依賴性，尤其是對信息化設(shè)備的依賴性，這種依賴性甚至貫穿文書檔案無紙化管理的全過程，從文書檔案的收集到數(shù)字化轉(zhuǎn)化，從文書檔案的整理分類到分享運(yùn)用，每一個環(huán)節(jié)都對信息化的設(shè)備和技術(shù)有較高的依賴性，而這種依賴性嚴(yán)重制約著文書檔案無紙化的建設(shè)和發(fā)展，需要相關(guān)工作人員基于此進(jìn)行思考，創(chuàng)新及拓寬文書檔案無紙化管理的途徑。

四、信息化背景下文書檔案無紙化管理和應(yīng)用策略

（一）文書檔案無紙化工作人員素養(yǎng)的提升。人才是文書檔案無紙化管理工作的主體，為實(shí)現(xiàn)文書檔案無紙化管理，相關(guān)工作人員需要將文書檔案管理工作人員的素養(yǎng)重視起來，借助文書檔案管理工作人員素養(yǎng)的提升，實(shí)現(xiàn)文書檔案無紙化管理建設(shè)質(zhì)量和水平的提升。為此，相關(guān)工作人員應(yīng)從以下兩個角度進(jìn)行思考：第一，重視工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。借助工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提升實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。第二，重視工作人員信息技術(shù)素養(yǎng)的提升，借助工作人員信息技術(shù)素養(yǎng)的提升，實(shí)現(xiàn)文書檔案無紙化管理工作的科學(xué)化、有效化建設(shè)。

（二）文書檔案無紙化管理制度的完善。文書檔案無紙化管理工作對相應(yīng)工作管理制度具有依賴性，相關(guān)工作人員需要重視文書檔案無紙化管理制度的創(chuàng)新，以此來提升文書檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化建設(shè)。可以從工作需求的角度出發(fā)，細(xì)化文書檔案無紙化工作的細(xì)則，借助這些工作細(xì)則對相關(guān)工作人員的工作行為進(jìn)行約束和引導(dǎo)。譬如在文書檔案立卷歸檔的過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)立卷歸檔工作細(xì)則，以此實(shí)現(xiàn)對文書檔案立卷歸檔的規(guī)范化建設(shè)。

（三）文書檔案無紙化大數(shù)據(jù)平臺的完善。文書檔案無紙化管理工作中，文書檔案的保密性、安全性和完整性是相關(guān)工作者不得不去思考的問題，所以在文書檔案無紙化管理的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從信息化的角度進(jìn)行分析，完善文書檔案無紙化大數(shù)據(jù)平臺，借助不同的信息化手段對文書檔案進(jìn)行保護(hù)，必要時，可以對不同用戶設(shè)置不同的權(quán)限，在最大程度上確保文書檔案的保密性、安全性和完整性。

（四）文書檔案無紙化管理工作途徑創(chuàng)新化。文書檔案無紙化建設(shè)對信息化設(shè)備和技術(shù)具有一定的依賴性，而這種依賴性對文書歸檔工作形成了較大的局限，為突破這種局限性，相關(guān)工作人員可以從創(chuàng)新文書檔案無紙化管理工作途徑進(jìn)行思考，拓寬文書檔案無紙化管理的工作途徑，降低文書檔案無紙化管理對單一信息化途徑的依賴性，提升文書檔案無紙化管理工作的水平。

五、結(jié)語

信息化背景下，文書檔案管理工作的無紙化發(fā)展是一種歷史發(fā)展的必然趨勢，為提升無紙化管理和應(yīng)用的質(zhì)量和水平，相關(guān)工作人員需要深入對文書檔案無紙化管理工作進(jìn)行思考，明確其中存在的隱患和工作的要點(diǎn)，確保文書檔案無紙化管理工作建設(shè)的科學(xué)性、合理性、有效性和規(guī)范性，讓文書檔案能夠在信息化建設(shè)的背景下發(fā)揮出更大的價值。