檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問題探究

文/平?jīng)龉肪轴轻脊范?王二燕

檔案信息化管理是有效確保工作人員利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等手段來實(shí)時(shí)為相關(guān)部門提供數(shù)字信息的管理模式，該模式對(duì)單位的發(fā)展有積極推動(dòng)作用，能實(shí)現(xiàn)服務(wù)最優(yōu)化，對(duì)社會(huì)的發(fā)展有不可取代的價(jià)值。管理人員通過對(duì)檔案信息化管理的全面認(rèn)知和創(chuàng)新，不斷優(yōu)化管理流程，利用信息化優(yōu)勢(shì)提高檔案管理效果，避免因故障等緣故造成文件丟失或泄露，提高檔案管理的安全性、可靠性。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）搜索速度快，精準(zhǔn)度高。信息化檔案管理以電子檔案為主要管理模式，期間只需要通過搜索引擎即可完成對(duì)檔案的精準(zhǔn)調(diào)用和處理，因而其搜索速度極快，精準(zhǔn)度極高。同時(shí)，在無紙化的辦公模式下，既減少了對(duì)紙張的浪費(fèi)，提高環(huán)保性能，也提升了檔案的利用率，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)與環(huán)保和諧發(fā)展。近些年來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，對(duì)資源能源的需求量也與日俱進(jìn)，在市場(chǎng)導(dǎo)向的刺激之下，各行各業(yè)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)如井噴式爆發(fā)，傳統(tǒng)紙質(zhì)保存法已經(jīng)難以滿足當(dāng)前發(fā)展需求，而虛擬數(shù)據(jù)庫、信息化技術(shù)的應(yīng)用則完美契合了發(fā)展需求，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來環(huán)保保障，促進(jìn)兩者協(xié)同發(fā)展。

（二）工作效率高，質(zhì)量好。紙質(zhì)檔案的安全性極低，紙質(zhì)材質(zhì)不僅要防盜、防損毀，還要防蟲蛀、防水、防潮等，因而保存不易，查詢不易。信息化與檔案管理有機(jī)融合之后，通過電子檔案來完成對(duì)檔案信息的管理，既安全又高效。且因互聯(lián)網(wǎng)具有不受地域、時(shí)間限制等優(yōu)勢(shì)，管理人員可以隨時(shí)隨地通過各種有效方式來調(diào)取檔案，這樣不僅方便快捷，且效率高、管理質(zhì)量好，是新時(shí)代檔案信息化發(fā)展的重要原因之一。

（三）傳輸共享更便利，失誤偏差大大縮小。信息化檔案管理在數(shù)據(jù)傳輸與共享方面擁有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，不僅為各行各業(yè)帶來極大的便利，同時(shí)也可以節(jié)省時(shí)間，提高服務(wù)質(zhì)量。特別是在遠(yuǎn)程調(diào)取方面，檔案信息化管理能夠以網(wǎng)絡(luò)、通信等技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的檢索，并利用其完成有效空間轉(zhuǎn)移。即使是不同部門、不同單位、不同省市甚至是不同國家，只要獲取調(diào)取權(quán)限，就能消除空間、時(shí)間上的約束和限制，完成遠(yuǎn)程工作與服務(wù)。

（四）節(jié)省人力，優(yōu)化資源配置。海量數(shù)據(jù)的持續(xù)增加擴(kuò)大了檔案管理人員的工作量，以往很多單位為了確保檔案管理的時(shí)效性，不得不大量聘用專業(yè)人才，這樣不僅浪費(fèi)人力資源，也對(duì)單位資源配置有一定的不利影響。如今，隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用和滲透，檔案信息化管理之下，單位只需要聘用有信息化能力與素養(yǎng)的職工來完成相關(guān)作業(yè)即可，既提高了檔案存儲(chǔ)和管理質(zhì)量，也節(jié)省了資源，優(yōu)化資源配置，為其良性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、檔案信息化管理過程中存在的安全問題

（一）檔案管理者出現(xiàn)的安全問題。1.安全意識(shí)淡薄，素質(zhì)不達(dá)標(biāo)。信息化管理是當(dāng)前檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來完成對(duì)其管理與保存不僅利于提升工作效率，對(duì)提高工作質(zhì)量也大有好處。然部分檔案管理人員安全意識(shí)淡薄，未從根本上意識(shí)到確保檔案信息化安全的重要性，工作中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性、耐心、細(xì)心，對(duì)不安全因素了解不多，專業(yè)能力難以達(dá)到預(yù)期水準(zhǔn)。因而，在實(shí)際操作中人為失誤、操作流程不規(guī)范等問題層出不窮，而這些嚴(yán)重影響了檔案信息化管理的安全，導(dǎo)致檔案安全系數(shù)偏低。2.歸類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理混亂。正常情況下，檔案信息化管理都有非常明確的歸類，方便管理人員操作和利用，但部分檔案管理人員因?qū)I(yè)能力不高，對(duì)其管理并不重視，因此，歸類混亂，歸檔不規(guī)范，對(duì)信息輸入不嚴(yán)謹(jǐn)，隨機(jī)安置。這些都極容易導(dǎo)致信息查詢難度增加，甚至因?yàn)椴僮麟S意造成核心數(shù)據(jù)丟失，給相關(guān)單位發(fā)展帶來負(fù)面影響。3.權(quán)限管理不明，保密性不強(qiáng)。人事檔案屬于隱私內(nèi)容，其機(jī)密性極高，對(duì)單位對(duì)個(gè)人的發(fā)展都極為重要，個(gè)人或單位僅可在有需要或特定條件下才能查詢、借用，并且需要嚴(yán)格按照相關(guān)流程來操作。但部分單位在檔案管理方面并未進(jìn)行有效的權(quán)責(zé)設(shè)定和分類管理，這種情況雖然少見，但對(duì)檔案信息化安全管理是極為不利的。

（二）管理過程中的安全問題。1.缺乏安全保障體系，系統(tǒng)安全性低。以往的紙質(zhì)檔案，所有操作都需要領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，在一定程度上保障了檔案的安全性。而如今，隨著信息化技術(shù)的滲透融合，電子檔案被隨意拷貝的風(fēng)險(xiǎn)大增，特別是一些網(wǎng)絡(luò)黑客利用遠(yuǎn)程操控對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行破壞，導(dǎo)致信息系統(tǒng)安全性大減，難以百分之百確保檔案的安全與可靠性，無法為相關(guān)單位提供完整有效的檔案服務(wù)。2.傳輸系統(tǒng)不合理，管理系統(tǒng)不完善。部分檔案管理人員對(duì)檔案的傳輸與管理不注重，在整理期間隨意處置、上傳，導(dǎo)致很多內(nèi)容與實(shí)際不符，難以為單位發(fā)展提供有效精準(zhǔn)參考。另外，在檔案移交過程中，管理人員未及時(shí)有效處理相關(guān)內(nèi)容，對(duì)后續(xù)查找翻閱形成極大障礙。

（三）網(wǎng)絡(luò)方面的安全問題。病毒侵?jǐn)_是檔案信息化安全管理中的一大難題，特別是計(jì)算機(jī)病毒的破壞性極強(qiáng)，一旦遭遇將有極大可能對(duì)檔案產(chǎn)生難以彌補(bǔ)的破壞，導(dǎo)致相關(guān)單位損失慘重。不僅如此，在實(shí)際管理過程中，軟件系統(tǒng)維護(hù)、計(jì)算機(jī)軟硬件等都有一定的危險(xiǎn)性，單位必須要有完善的技術(shù)防范手段才可能避免這些不利情況發(fā)生。可以說，檔案信息化管理安全問題一直存在，這主要是因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)本身存在一定的缺陷性，特別是互聯(lián)網(wǎng)用戶規(guī)模的大漲，導(dǎo)致不良用心的人利用網(wǎng)絡(luò)漏洞來攻擊他人獲取私利，嚴(yán)重?cái)_亂檔案信息化安全管理與發(fā)展。

三、解決檔案信息化安全問題的策略

（一）增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)，提高安全意識(shí)。單位想要更好地提升檔案信息化管理，解決安全問題，必須要增強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)，強(qiáng)化其對(duì)信息化管理優(yōu)勢(shì)的認(rèn)知，使其在工作中以正確安全觀念來進(jìn)行作業(yè)。單位可以通過組織檔案管理人員定期培訓(xùn)、教育的方式來提升工作人員對(duì)檔案信息化保密法規(guī)的了解，養(yǎng)成良好的安全意識(shí)，并強(qiáng)化其安全管理理念，避免出現(xiàn)監(jiān)守自盜的現(xiàn)象。另外，單位可以定期開展針對(duì)性培訓(xùn)、審查評(píng)估活動(dòng)，通過競(jìng)賽、游戲等方式來調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性和能動(dòng)性，強(qiáng)化其運(yùn)用信息化管理檔案的能力，使其擁有面向未來信息化檔案管理服務(wù)的意識(shí)，提高檔案信息管理的安全性。

（二）完善保障體系，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。1.積極落實(shí)解決策略，保障信息使用安全。單位要積極加強(qiáng)并落實(shí)檔案安全管理體系，以適當(dāng)?shù)牟呗詠硗瓿蓪?duì)信息化檔案管理程序和流程的優(yōu)化提升，促進(jìn)其科學(xué)性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性，使其不斷升級(jí)完成蛻變，確保信息使用安全。同時(shí)，單位還要設(shè)置統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、專職管理人員，實(shí)現(xiàn)措施到位、責(zé)任到位，確保檔案分類得當(dāng)、信息精準(zhǔn)、系統(tǒng)完整。2.重視防病毒軟件的安裝，做好網(wǎng)絡(luò)備份。作為檔案管理人員，必須要經(jīng)常對(duì)殺毒軟件進(jìn)行升級(jí)，以降低電腦病毒感染的幾率。同時(shí)，還要不斷更新軟件、硬件設(shè)施，確保在檔案信息化建設(shè)過程中能有足夠的支撐與后盾。另外，對(duì)重要數(shù)據(jù)做好網(wǎng)絡(luò)、本地備份也是非常有效的管理手段。該方法能幫助單位在遺失數(shù)據(jù)時(shí)以最快速度恢復(fù)數(shù)據(jù)，減少單位壓力，增強(qiáng)單位管理的安全性。3.權(quán)責(zé)明確，雙重保障。完善的責(zé)任機(jī)制是有效激發(fā)檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)，解決其安全問題的重要手段，單位在實(shí)際工作中做到責(zé)任到人，提高職工的權(quán)責(zé)意識(shí)，避免出現(xiàn)遇事推諉拖拉等現(xiàn)象，這樣就能極大提高檔案信息化管理的安全性與可靠性。

（三）以多樣化技術(shù)手段防范，保證檔案信息的可靠性。1.利用加密技術(shù)完成保護(hù)。加密是提升檔案信息化安全的重要舉措，也是限制職工隨意操作的有效手段。通過加密文件將信息轉(zhuǎn)換為密文，提高信息的安全性，同時(shí)由指定人員來保管密匙，做好保密工作，既能提高檔案信息化管理的安全性，還能為單位提供完整服務(wù)。2.利用正確文件簽署技術(shù)來提升效果。手寫簽名、證書簽名都是體現(xiàn)信息文件真實(shí)性、可靠性的保障，利用這兩種技術(shù)有效驗(yàn)證相關(guān)文件的合法性，對(duì)杜絕他人隨意篡改文件有極大的幫助。另外，使用權(quán)限限制技術(shù)還能限制用戶訪問權(quán)限，防范無權(quán)限人士非法訪問。3.完善監(jiān)控技術(shù)，發(fā)揮防火墻作用。單位還需大力完善監(jiān)控技術(shù)，將本地網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)隔離開來，禁止外網(wǎng)隨意訪問。另外，通過設(shè)置防火墻來保證信息不被入侵、盜取或篡改，增加信息管理的安全可靠性。單位還需加大對(duì)信息技術(shù)資金支持投入，以先進(jìn)設(shè)備、技術(shù)等來完成對(duì)信息化技術(shù)的規(guī)范和安全保障。

四、結(jié)語

檔案信息化是未來發(fā)展主流趨勢(shì)之一，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與安全，推進(jìn)其管理實(shí)效性和可靠性是接下來的工作重點(diǎn)。單位要抓住機(jī)遇，利用挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，重視其安全問題，落實(shí)解決策略，以信息化與創(chuàng)新融合手段，構(gòu)建新時(shí)代檔案管理模式，發(fā)揮多種安全技術(shù)手段優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案信息化管理再上新臺(tái)階。