醫(yī)院檔案利用登記現(xiàn)狀與改進(jìn)
——以青島大學(xué)附屬醫(yī)院為例

文/青島大學(xué)附屬醫(yī)院 徐淳

檔案利用登記是十分重要的檔案管理環(huán)節(jié)，是對(duì)檔案的利用情況，通過簿、冊(cè)、表、單等形式進(jìn)行記錄，從而掌握檔案的去向、明確責(zé)任、保障檔案完整安全。是統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)和前提，通過研究能夠掌握檔案利用的具體情況和規(guī)律，找到檔案工作的短板，有利于主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，更好地滿足利用者的需求。本文通過對(duì)青島大學(xué)附屬醫(yī)院（以下簡稱“青大附院”）檔案科檔案利用登記情況進(jìn)行調(diào)查，找出利用規(guī)律，發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)措施。

一、現(xiàn)狀

青大附院檔案科成立于1992年，目前留存的檔案利用登記記錄從1997年開始。1997年～2009年，檔案利用登記簿內(nèi)容包括序號(hào)、日期、單位、案卷或文件題名、利用目的、期限、卷號(hào)、借閱人簽字、歸還日期、備注共十項(xiàng)。從登記的情況來看，單位、期限、卷號(hào)都沒有填寫數(shù)據(jù)，這為日后的統(tǒng)計(jì)工作增加了難度及工作量。案卷或文件題名一欄大部分填寫簡單，根據(jù)所填內(nèi)容難以準(zhǔn)確查找所利用的檔案。利用目的一欄基本填寫的是“借閱”“查閱”等沒有實(shí)際意義的詞匯，也有部分空白沒有填寫，不能真正體現(xiàn)被利用的檔案的真實(shí)用途。

2010年以后，檔案科更新了檔案利用登記簿模板，一直沿用至今。其內(nèi)容包括序號(hào)、日期、檔號(hào)、文 （圖）號(hào)、題名、利用目的、利用形式（借閱、查閱）、借（查）閱人簽字、歸還（日期、簽名）、催交記錄、備注共11項(xiàng)。從登記情況來看，檔號(hào)、文（圖）號(hào)、題名3項(xiàng)雖然填寫簡單，還有部分空白沒有數(shù)據(jù)，但結(jié)合起來看，基本可以清楚指向所利用的檔案。利用目的一欄填寫簡單，其中也有不少“借閱”“復(fù)印”“查閱”等模糊的字眼。從利用目的填寫統(tǒng)計(jì)來看，主要內(nèi)容有上級(jí)部門檢查、辦理證件、年審、備案、審計(jì)、查賬、勘測、加固、改造、院內(nèi)各職能部門工作參考等。利用形式（借閱、查閱）、借（查）閱人簽字、歸還（日期、簽名）項(xiàng)目數(shù)據(jù)齊全，對(duì)利用檔案的去向及流動(dòng)記錄完整，責(zé)任明確。

根據(jù)上述情況分析，雖然2010年以后，檔案利用登記表的質(zhì)量有所提升，但仍然存在檔案利用登記工作疏于表面，沿用過去使用多年的老套路，內(nèi)容不規(guī)范，不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案發(fā)展的需要等短板。記錄的內(nèi)容僅限于何人何時(shí)利用了何種檔案等基本信息，不能夠反映檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。信息技術(shù)的發(fā)展，各類辦公平臺(tái)的應(yīng)用，也會(huì)導(dǎo)致部分檔案被利用了但漏登的情況。造成這些短板主要有以下幾點(diǎn)原因：一是沒有系統(tǒng)完善的檔案利用登記臺(tái)賬，檔案利用登記簿形式單一，內(nèi)容簡單，造成收集的信息不完善，為后期的利用分析增加難度；二是檔案工作者對(duì)此項(xiàng)工作的重視和宣傳力度不夠，缺乏過程性的引導(dǎo)和監(jiān)督；三是檔案利用工作的統(tǒng)計(jì)、分析與整合意識(shí)淡薄，出現(xiàn)信息登記不完整的情況，沒有主動(dòng)查找原因，不做統(tǒng)計(jì)工作或主觀估算數(shù)據(jù)；四是檔案利用者對(duì)此項(xiàng)工作缺少必要的認(rèn)知，嫌麻煩、應(yīng)付的情況屢有發(fā)生；五是不能適應(yīng)檔案信息數(shù)字化發(fā)展的要求，登記的方法和流程有待于進(jìn)一步改進(jìn)。

二、檔案利用登記簿的改進(jìn)建議

系統(tǒng)完善的檔案利用登記臺(tái)賬應(yīng)當(dāng)是在檔案利用過程中，完整、全面、科學(xué)地記錄各項(xiàng)有價(jià)值的信息，既包括檔案利用者的個(gè)人信息，也包括所利用檔案的信息。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)考慮到為將來統(tǒng)計(jì)、分析、整合檔案利用的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值所需要的各項(xiàng)指標(biāo)，比如，利用目的、提供利用需要的時(shí)間、利用者的滿意度等項(xiàng)目。從而多角度分析檔案利用效能，是做好檔案信息資源的開發(fā)，提升檔案服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。按照青大附院檔案科檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合其利用情況，將利用的檔案分為文書檔案、基建檔案、財(cái)會(huì)檔案、設(shè)備及招標(biāo)檔案、證書及聲像照片檔案5類，整理了其近3年的檔案利用情況。文書檔案利用率最高，接著是證書及聲像照片檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備及招標(biāo)檔案。通過比較可以看出文書檔案近3年利用率都在50%以上，財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備及招標(biāo)檔案雖然門類多，但利用率不高，證書及聲像照片檔案因其載體的特殊性，因此將檔案劃分為包含文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備及招標(biāo)檔案的普通檔案和證書檔案及聲像照片檔案，分別制定利用檔案登記模板。

普通檔案的利用者一般多為醫(yī)院職能部門為完成某一特定事項(xiàng)而進(jìn)行的活動(dòng)，利用者相對(duì)單一，又以面向全院各部門、各科室沒有保密限制的檔案材料居多。針對(duì)這部分檔案材料的利用，增加了查檔數(shù)量、服務(wù)滿意度及利用效果評(píng)價(jià)選項(xiàng)，鑒于大部分文書檔案已數(shù)字化，增加利用形式欄目，上述項(xiàng)目均設(shè)計(jì)相關(guān)可選項(xiàng)，為利用者填寫提供便利，并使信息更加規(guī)范，為后期的統(tǒng)計(jì)分析創(chuàng)造了條件。查檔內(nèi)容、利用目的用途繁多，則留出更多的空間由利用者填寫，更貼合實(shí)際。同時(shí)規(guī)定檔號(hào)一欄由經(jīng)手的檔案工作人員填寫，使其指向更加明確。

證書檔案及音像檔案利用登記表的利用者最為廣泛，不僅僅局限于相關(guān)職能部門，醫(yī)院工作人員都可能利用。因此，在普通檔案利用登記表的基礎(chǔ)上增加了審批形式，又因?yàn)槁曄裾掌瑱n案的特殊性，增加了利用檔案類型和利用檔案形式，提供相應(yīng)可選項(xiàng)。在青大附院2018年～2020年聲像照片檔案利用情況調(diào)查中不難發(fā)現(xiàn)，聲像照片檔案在醫(yī)院有重大活動(dòng)或院慶的特定時(shí)期，使用最為頻繁，比如2018年正值青大附院120年院慶，該年度聲像照片檔案的使用明顯偏高?；诖耍瑱n案工作人員可以在利用內(nèi)容等方面加以統(tǒng)計(jì)、分析和整合，提前準(zhǔn)備，為利用者提供主動(dòng)推送服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)創(chuàng)造條件。

另外，與傳統(tǒng)的手工登記簿不同，登記臺(tái)賬是電子表格形式，檔案利用通過醫(yī)院的辦公平臺(tái)進(jìn)行傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案利用線上操作。在條件成熟時(shí)，可嵌入檔案綜合管理平臺(tái)，建立數(shù)據(jù)庫，增加自動(dòng)統(tǒng)計(jì)功能，適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的要求。

三、應(yīng)對(duì)利用登記過程中出現(xiàn)問題的措施

相對(duì)其他部門，醫(yī)院檔案工作瑣碎、具體，且有大量龐雜的基礎(chǔ)性工作，不容易出成績，帶給醫(yī)院的也是間接的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益，因此，重視程度普遍明顯不足。在推行新的檔案利用登記流程的過程中，可能出現(xiàn)從檔案工作者到利用者重視程度不夠，沒有清醒認(rèn)識(shí)到登記工作的意義，執(zhí)行不到位，利用者不能完全配合等問題。又或者是片面做好登記工作，卻沒有后續(xù)的統(tǒng)計(jì)分析工作，沒有辦法總結(jié)利用規(guī)律和特點(diǎn)。鑒于此，提出以下措施：

（一）充分認(rèn)識(shí)檔案利用登記的意義。登記簿不僅僅是履行檔案利用的手續(xù)，更是重要的業(yè)務(wù)檔案，反映的是調(diào)檔的真實(shí)數(shù)據(jù)，通過這些數(shù)據(jù)可以分析檔案利用狀況與檔案工作的短板，從中可以發(fā)現(xiàn)檔案收集、保管過程中的問題，通過分析利用的內(nèi)容，可以發(fā)現(xiàn)庫存檔案中哪些是重點(diǎn)檔案，并加以重點(diǎn)保護(hù)，進(jìn)而還可以通過以不同主題、不同側(cè)重點(diǎn)、服務(wù)不同利用群體等各種形式編研常用檔案，提供推送服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)。

（二）加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變觀念，樹立開發(fā)利用意識(shí)，檔案工作的重心由“存”真正轉(zhuǎn)變?yōu)椤坝谩?。通過分析青大附院檔案科2018年～2020 年檔案利用情況，可以清楚地發(fā)現(xiàn)，當(dāng)醫(yī)院遇有上級(jí)重要檢查或活動(dòng)時(shí)，如三甲復(fù)審、教學(xué)評(píng)估、上級(jí)巡查等重大事項(xiàng)時(shí)，檔案利用尤為頻繁。因此，檔案工作者可以憑借有利時(shí)機(jī)，通過對(duì)利用效果的分析，讓大家認(rèn)識(shí)到檔案工作可以作為職能管理的一項(xiàng)重要抓手，只有基礎(chǔ)工作做扎實(shí)了，各項(xiàng)管理活動(dòng)才能從容不迫。展示檔案工作的價(jià)值，借助各種渠道，廣泛宣傳，從而吸引全體工作人員，提高檔案意識(shí)，加大對(duì)檔案工作的重視程度。只有這樣，利用登記工作才能夠順利推進(jìn)，登記工作做好了，才能夠科學(xué)分析、整合各項(xiàng)信息，提供更有價(jià)值的信息，進(jìn)而獲得更多的信任與支持。如此往復(fù)，讓檔案工作真正踏入高速發(fā)展的軌道。

（三）用制度規(guī)范利用流程，提高利用效率。結(jié)合檔案利用登記模板的改變，重新修訂檔案利用制度及流程，規(guī)定檔案利用登記完備后，方可提供利用。檔案工作人員在信息登記的過程中，要耐心解釋，熱情接待，并在有必要的時(shí)候，給予全程指導(dǎo)。這樣，推行開來，當(dāng)制度變?yōu)橐环N習(xí)慣，各項(xiàng)要求才能貫徹始終。

（四）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案專業(yè)素質(zhì)。要想提高檔案利用效率，有效開發(fā)利用醫(yī)院檔案信息資源，需要有一支強(qiáng)有力的專業(yè)人才隊(duì)伍。一是要全面加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，從檔案法規(guī)、檔案實(shí)務(wù)、信息技術(shù)、統(tǒng)計(jì)方法等多方面進(jìn)行培訓(xùn)，不斷完善其知識(shí)結(jié)構(gòu)；二是要加大領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作及人員的重視，全面提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量和水平，構(gòu)建檔案工作人員的職業(yè)榮譽(yù)感和自豪感；三是要逐步樹立檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的時(shí)代要求。

四、結(jié)語

完善檔案利用登記模板，將其嵌入檔案利用的流程，保證各項(xiàng)信息登記完整、準(zhǔn)確，看似平常，卻是下一步拓展檔案利用服務(wù)、創(chuàng)新檔案利用途徑及形式的基石。在實(shí)際工作中，樹立以利用者為中心的服務(wù)理念，夯實(shí)基礎(chǔ)，勤于探索，不斷提升檔案利用服務(wù)水平。