高校辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化的有效路徑

文/南京師范大學(xué)泰州學(xué)院 賈燕春

高校辦公室屬于綜合管理機(jī)構(gòu)，除了負(fù)責(zé)高校日常教學(xué)工作的管理之外，還承擔(dān)了綜合管理事務(wù)。在科技時(shí)代，為了更好地發(fā)揮辦公室整體效能，提升辦公效率，要注重對(duì)其結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，以此促進(jìn)業(yè)務(wù)能力的推進(jìn)。

一、當(dāng)前高校辦公室管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，高校辦公室在處理事務(wù)時(shí)主要體現(xiàn)出幾個(gè)方面的優(yōu)勢：首先是綜合性比較強(qiáng)。高校辦公室所涉及的業(yè)務(wù)比較廣，涉及的人群比較多，這就導(dǎo)致學(xué)校辦公室很多工作無法得到落實(shí)。此外，高校辦公室的服務(wù)性相對(duì)比較強(qiáng)。辦公室作為各個(gè)部門之間的紐帶，要為全校師生服務(wù)，這能更好地體現(xiàn)辦公室的價(jià)值。另外，高校辦公室的實(shí)效性相對(duì)比較強(qiáng)。辦公室的任務(wù)有明確的實(shí)踐要求，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)的任務(wù)。

高校辦公室在為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)，在管理當(dāng)中出現(xiàn)結(jié)構(gòu)上的矛盾，其中主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，高校辦公室在管理業(yè)務(wù)方面有所優(yōu)化，在優(yōu)化的過程當(dāng)中，高校辦公室的變化直接影響到高校中一些人的利益。為此，這個(gè)優(yōu)化的過程會(huì)受到很多人的非議，優(yōu)化的過程困難重重。此外，在優(yōu)化推進(jìn)的過程中，會(huì)出現(xiàn)很多錯(cuò)綜復(fù)雜、不利于解決的問題，進(jìn)一步增加了高校辦公室管理優(yōu)化的難度。第二，社會(huì)對(duì)高校辦公室關(guān)注度越來越高，要求高校辦公室的信息相對(duì)透明，這樣會(huì)存在一定的矛盾。當(dāng)前，師生之間的利益會(huì)與辦公室的業(yè)務(wù)產(chǎn)生很大的關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致師生對(duì)于辦公室的關(guān)注度更高，高校師生要求辦公室的信息化透明度越來越高，這對(duì)于依賴傳統(tǒng)辦公方式的辦公室提出了較高的要求。第三，當(dāng)前高校辦公室辦公智能相對(duì)模糊，處理業(yè)務(wù)復(fù)雜多變，高校辦公室各個(gè)部門之間的界限相對(duì)模糊，僅是審核一項(xiàng)業(yè)務(wù)就需要跑三四處辦公室，降低了辦公的效率。此外，由于辦公室結(jié)構(gòu)管理需要優(yōu)化，很多業(yè)務(wù)需要調(diào)整，這使得業(yè)務(wù)效率有所降低。

二、制約高校辦公室業(yè)務(wù)管理水平提升的因素

（一）缺乏完善的管理體系，影響業(yè)務(wù)落實(shí)。高校辦公室負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)相對(duì)廣泛。不僅涵蓋日常的教育教學(xué)，還涵蓋師生等各方面綜合業(yè)務(wù)，無形當(dāng)中增加了高校辦公室管理的難度。當(dāng)前高校辦公室管理缺乏相對(duì)完善的管理體系制度，仍然是采用傳統(tǒng)陳舊的管理體系，難以滿足當(dāng)前高校辦公室的繁重業(yè)務(wù)。另外，有時(shí)在會(huì)議、計(jì)劃等上傳下達(dá)過程中出現(xiàn)差池，嚴(yán)重降低高校辦公室的管理效率。高校辦公室更多的應(yīng)該屬于服務(wù)機(jī)構(gòu)，在福利待遇方面比其他教師較低。另外，辦公室人員并沒有注重辦公室業(yè)務(wù)的發(fā)展，難以激發(fā)高校辦公室人員在工作中的積極性。高校辦公室本身所涉及的范圍比較廣，工作人員每天處理的事情比較多，失去了學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)，很難提升自身的業(yè)務(wù)水平。高校辦公室很多業(yè)務(wù)分工不明確，沒有將工作精細(xì)化到每個(gè)人，出現(xiàn)差池時(shí)也找不到具體的負(fù)責(zé)人，從而影響到高校辦公室的管理效率。

（二）工作人員業(yè)務(wù)能力有待進(jìn)一步提升。當(dāng)前高校辦公室工作人員由于受到社會(huì)不良風(fēng)氣的影響，越來越受到利己主義的影響。同時(shí)，在工作當(dāng)中態(tài)度極其不認(rèn)真，缺乏對(duì)師生的服務(wù)意識(shí)，從而使得整個(gè)辦公室官僚氣息較重。此外，高校辦公室的人員年齡偏大，專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不豐富，業(yè)務(wù)處理能力跟不上時(shí)代的發(fā)展，這都表明工作人員的素質(zhì)有待提升。另外，綜合能力不強(qiáng)，不利于管理效率的提升。

（三）高校辦公室硬件設(shè)備有待完善。高校辦公室是否具備相對(duì)完善的硬件設(shè)備，在一定程度上影響到管理水平，但是當(dāng)前高校辦公室的相關(guān)軟硬件設(shè)備嚴(yán)重不足。例如，一般高校辦公室都配備了電腦、打印機(jī)、掃描儀等，但是由于受各種因素的影響，這些設(shè)備的數(shù)量相對(duì)有限，不能真正滿足辦公室發(fā)展的需求。在軟件方面，能夠引進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的高校僅為少數(shù)，大多數(shù)高校以基礎(chǔ)的辦公軟件為主，不能準(zhǔn)確快速及時(shí)地進(jìn)行信息業(yè)務(wù)的交流，嚴(yán)重影響到高校辦公室管理效率的提升。

三、高校辦公室業(yè)務(wù)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化路徑

（一）完善管理體系，推進(jìn)結(jié)構(gòu)優(yōu)化。為了更好地保障高校辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作順利落實(shí)，提升辦公室服務(wù)的效率，需要高校在結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際情況的基礎(chǔ)上構(gòu)建相對(duì)完善的辦公室管理體系。在相關(guān)規(guī)章制度的指導(dǎo)下，將各項(xiàng)工作落實(shí)到位，精細(xì)化到每個(gè)人，從而實(shí)現(xiàn)獨(dú)立而又協(xié)調(diào)的工作管理模式。此外，還要具備信息傳達(dá)的意識(shí)，各個(gè)崗位工作人員在工作當(dāng)中要真正服從工作安排，這樣才能夠更好地發(fā)揮資源優(yōu)勢，在統(tǒng)一的協(xié)調(diào)之下，盡可能減少工作人員之間所存在的矛盾，在明確職責(zé)的前提下，要加強(qiáng)監(jiān)督管理，更好地提升辦公室的工作效率。還要針對(duì)高校自身發(fā)展實(shí)際情況，構(gòu)建相對(duì)完善的競爭獎(jiǎng)懲以及業(yè)績考核機(jī)制，以此更好地提升工作人員的積極性，對(duì)于所存在的空缺崗位要通過科學(xué)化的考核流程，吸納更多優(yōu)秀的人才。例如通過筆試面試等多個(gè)環(huán)節(jié)，真正吸納崗位需求的人才，還要注重建立輪崗制度，讓每個(gè)員工都體會(huì)到每個(gè)崗位的實(shí)際工作，真正激發(fā)每個(gè)員工的工作潛能，通過淘汰以及獎(jiǎng)勵(lì)的方式調(diào)動(dòng)每個(gè)工作人員的積極性，活躍辦公室的工作氛圍，以此達(dá)到提升辦公室工作效率的目的。

（二）提升工作人員素質(zhì)，推動(dòng)管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化。高校辦公室本身所涉及的業(yè)務(wù)比較多，范圍比較廣，這就要求辦公室工作人員具有較高的綜合素質(zhì)能力，其中包括組織、溝通、公關(guān)以及靈活應(yīng)變的能力，這種能力不僅是單純的理論知識(shí)學(xué)習(xí)就可獲得，而是需要在具體的實(shí)踐工作當(dāng)中不斷體驗(yàn)、總結(jié)、鞏固，形成適應(yīng)辦公室工作需要的綜合能力，并發(fā)揮模范帶頭作用。首先，在人才的選拔方面，要建立一定的標(biāo)準(zhǔn)，通過科學(xué)合理的機(jī)制對(duì)人才進(jìn)行選拔，將真正有才能的人納入高校辦公室隊(duì)伍。需要從思想政治、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行全方位的考察，真正為構(gòu)建高素質(zhì)的辦公室工作隊(duì)伍奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。其次，要為在職辦公室工作人員提供繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和平臺(tái)，高校在對(duì)人才的聘用方面提升了一定的水平，但是卻相對(duì)忽略對(duì)在職人員提供繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和平臺(tái)，這樣不利于人員素質(zhì)的進(jìn)一步提升。高校辦公室可以為其提供進(jìn)一步深造的機(jī)會(huì)，不僅提升其理論水平，還要強(qiáng)化其實(shí)踐能力。例如，可以定期開展辦公室自動(dòng)化相關(guān)講座，或者組織優(yōu)秀的辦公室人員外出深造或考察實(shí)習(xí)，真正達(dá)到提升辦公室員工水平的目的。辦公室工作人員要根據(jù)自身實(shí)際情況不斷強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提升自身素質(zhì)素養(yǎng)和服務(wù)意識(shí)。

（三）配備完善的軟硬件，推進(jìn)結(jié)構(gòu)優(yōu)化。高校辦公室要注重配備高端的軟硬件設(shè)備。加大資金及人力投入力度，對(duì)辦公室所需要的硬件軟件及時(shí)更新，以此滿足辦公自動(dòng)化需求，無論是計(jì)算機(jī)還是大數(shù)據(jù)技術(shù)，都要及時(shí)引入。在這個(gè)基礎(chǔ)上，還要不斷強(qiáng)化工作人員本身所具有的信息素養(yǎng)，這樣才能夠真正發(fā)揮硬件和軟件的作用和價(jià)值，提升辦公室工作效率。要根據(jù)高校自身發(fā)展需求，配備相應(yīng)的設(shè)備，充分發(fā)揮各種設(shè)備的作用，提升其價(jià)值，保障各項(xiàng)工作順利落實(shí)。

四、結(jié)語

高校辦公室在工作中要不斷進(jìn)行改革，以此促進(jìn)管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，促進(jìn)辦公室工作能力的提升。高校在工作中需要結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際情況構(gòu)建相對(duì)完善的辦公室管理體系。在相關(guān)規(guī)章制度的指導(dǎo)下，將各項(xiàng)工作落實(shí)到位，精細(xì)化到每個(gè)人，從而實(shí)現(xiàn)獨(dú)立而又協(xié)調(diào)的工作管理模式。辦公室工作人員應(yīng)具有較高的綜合能力，其中要包括組織、溝通、公關(guān)以及靈活應(yīng)變的能力，而這些能力不僅是單純的理論知識(shí)學(xué)習(xí)就可以獲得，而是需要在具體的實(shí)踐工作當(dāng)中不斷體驗(yàn)、總結(jié)、鞏固，才能夠形成適應(yīng)辦公室工作需要的綜合能力，并發(fā)揮模范帶頭作用。還要注重配備相對(duì)完善的軟硬件設(shè)備，以此更好地滿足高校辦公室的工作，提升自身工作效率。