高校辦公室管理工作的新特點(diǎn)與新方法探析

文/南京師范大學(xué)泰州學(xué)院 沈禹

高校辦公室管理工作對(duì)于整個(gè)高校的穩(wěn)定運(yùn)行具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。從一定程度上而言，高校辦公室既是展現(xiàn)學(xué)校形象的重要窗口，同時(shí)也是溝通學(xué)校與學(xué)生、學(xué)校與外界以及同級(jí)學(xué)校之間的重要橋梁。由于時(shí)代的發(fā)展變化，高校辦公室的工作迎來(lái)了新的變化，因此學(xué)校管理人員應(yīng)該正視客觀存在的問(wèn)題，積極創(chuàng)新，從而更好地發(fā)揮高校辦公室的功能。

一、高校辦公室管理工作的新特點(diǎn)分析

當(dāng)前，由于時(shí)代的發(fā)展變化以及教育事業(yè)改革進(jìn)程的加快，高校辦公室管理工作發(fā)生了一定的變化，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，先導(dǎo)性與政策性；第二，繁雜性與綜合性；第三，服務(wù)性與科學(xué)性。

（一）先導(dǎo)性與政策性。對(duì)于高校的辦公室而言，執(zhí)行上級(jí)部門(mén)的會(huì)議精神和規(guī)章制度是一項(xiàng)基本工作，除此之外，還應(yīng)該嚴(yán)格遵循學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的指示，做好相關(guān)信息的傳達(dá)工作。因工作的需要，對(duì)于高校辦公室管理人員提出了更高的要求，既要具備一定的專(zhuān)業(yè)能力，同時(shí)也應(yīng)該具備一定的應(yīng)急處理能力以及問(wèn)題協(xié)調(diào)能力。對(duì)于高校的辦公室管理人員而言，應(yīng)該將學(xué)習(xí)國(guó)家政策作為提升自身綜合素養(yǎng)的重要方式，不斷更新自身的知識(shí)體系。當(dāng)前，高校辦公室工作人員通常是由后勤管理工作和教師隊(duì)伍中選拔而來(lái)，因此這些群體本身的受教育水平以及業(yè)務(wù)水平方面存在較大差異，不利于辦公室管理工作的有效推進(jìn)。

（二）繁雜性與綜合性。在實(shí)際工作中，高校辦公室由于是高校的窗口部門(mén)，因此工作內(nèi)容非常繁雜，通過(guò)進(jìn)一步研究可以發(fā)現(xiàn)，高校辦公室管理工作可以分成兩個(gè)方面：第一，行政管理工作；第二，教學(xué)管理工作。對(duì)于教學(xué)管理工作而言，需要協(xié)調(diào)相關(guān)院系的管理人員通過(guò)合理安排教學(xué)提升教學(xué)質(zhì)量，并且與相關(guān)的主管部門(mén)合作，保證教學(xué)工作的平穩(wěn)進(jìn)行。行政工作涉及的內(nèi)容較多，這是導(dǎo)致辦公室管理工作繁雜的重要原因。盡管如此，行政工作的每一項(xiàng)都非常重要，并且具有較強(qiáng)的服務(wù)性，這種工作本身會(huì)影響工作人員的情緒，導(dǎo)致出現(xiàn)不同程度的倦怠感。

（三）服務(wù)性與科學(xué)性。就當(dāng)前社會(huì)而言，在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的影響下，各大高校的教學(xué)和辦公模式都發(fā)生了巨大的變化。這種變化一方面提升了工作的效率，另一方面對(duì)于新時(shí)期的工作人員也提出了更高的要求。因此對(duì)于高校的行政管理人員而言，需要及時(shí)更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，充分發(fā)揮技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)繁雜的工作進(jìn)行分解，改善工作效率。這種技術(shù)的不普及是導(dǎo)致當(dāng)前工作效率低下的重要原因。

二、高校辦公室管理工作面臨的問(wèn)題

（一）角色定位不清，缺少職業(yè)的認(rèn)同感。目前各大高校辦公室管理工作存在不同程度的角色定位不清，職業(yè)認(rèn)同感不足的情況。辦公室管理工作本身要承擔(dān)思想政治教育、學(xué)業(yè)指導(dǎo)、心理輔導(dǎo)等工作，還需要做好日常學(xué)生教育管理工作。這類(lèi)工作繁瑣，需要辦公室管理工作消耗大量精力，無(wú)法花費(fèi)精力提升工作內(nèi)涵與挖掘?qū)I(yè)性；同時(shí)辦公室管理工作行業(yè)標(biāo)簽不明確，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)低。工作人員容易出現(xiàn)職業(yè)倦怠，需要培養(yǎng)職業(yè)認(rèn)同感，否則影響到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）缺少競(jìng)爭(zhēng)平臺(tái)，激勵(lì)措施效用有限。辦公室管理工作向著專(zhuān)業(yè)化方向發(fā)展，但缺少相應(yīng)的良性競(jìng)爭(zhēng)平臺(tái)。工作績(jī)效評(píng)定較為主觀，即便加入學(xué)生評(píng)價(jià)內(nèi)容，也無(wú)法對(duì)辦公室管理工作進(jìn)行全面衡量。當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)或應(yīng)急事件時(shí)，辦公室管理工作會(huì)承受巨大壓力與責(zé)任，難免挫傷工作的積極性。雖然高校不斷加大對(duì)辦公室管理工作的激勵(lì)措施，但評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)，無(wú)法全面發(fā)揮激勵(lì)措施的作用。

（三）行業(yè)體制問(wèn)題，準(zhǔn)入門(mén)檻標(biāo)準(zhǔn)模糊。辦公室管理工作隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化發(fā)展出現(xiàn)瓶頸，與行業(yè)體制之間存在較大關(guān)系。高校辦公室招聘時(shí)存在專(zhuān)業(yè)不對(duì)口的情況。非相關(guān)專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生，無(wú)法保證專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)與崗位忠誠(chéng)度，容易出現(xiàn)應(yīng)聘動(dòng)機(jī)不純的情況。很多新進(jìn)辦公室的工作人員是在校畢業(yè)生，自身社會(huì)閱歷不足、缺少工作經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)業(yè)規(guī)劃技能不足，辦公室管理工作準(zhǔn)入制度需要完善與強(qiáng)化，對(duì)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)如何落實(shí)也是一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

三、新時(shí)期做好高校辦公室管理工作的新方法

針對(duì)當(dāng)前高校辦公室管理工作存在的問(wèn)題，可以從以下幾個(gè)方面做好相關(guān)工作。

（一）堅(jiān)持“以人為本”理念，提升工作人員業(yè)務(wù)能力。為進(jìn)一步提升高校辦公室管理工作的效率，充分發(fā)揮辦公室的職能作用，需要積極培育現(xiàn)代化管理人才，并且充分調(diào)動(dòng)工作人員工作的積極性、主動(dòng)性與創(chuàng)造性。落實(shí)以人為本的理念，從思想層面、政治層面以及業(yè)務(wù)素質(zhì)層面入手，全面提升從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。第一，需要及時(shí)面向辦公室工作人員開(kāi)展思政教育工作，從而提升工作人員的責(zé)任感和使命感。第二，組織員工進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升從業(yè)人員的文化素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，并更新自身的知識(shí)體系和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，及時(shí)掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)、先進(jìn)的管理理念。第三，高校應(yīng)該逐漸建立科學(xué)的用人機(jī)制，對(duì)于人才的選拔，重視考核，選擇高素質(zhì)、責(zé)任心強(qiáng)、可塑性強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)辦公室工作，從而打造良好的環(huán)境，提高人才隊(duì)伍水平。

（二）建立規(guī)章制度，在實(shí)踐中不斷完善。在高校辦公室的管理工作中，應(yīng)該及時(shí)制定科學(xué)的規(guī)章制度和考核制度，從而對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)管理，改善從業(yè)人員的工作能力。為明確工作職責(zé)，落實(shí)責(zé)任機(jī)制，需要對(duì)工作人員開(kāi)展規(guī)范性、科學(xué)性的管理，借助規(guī)章制度的方式約束工作人員的行為，確保工作內(nèi)容具體，員工各司其職。對(duì)于具體的工作內(nèi)容應(yīng)該及時(shí)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，從而更好地督促工作人員高質(zhì)量完成自身的工作。高校需要結(jié)合實(shí)際情況，重視對(duì)制度的完善，只有通過(guò)對(duì)相關(guān)流程的完善和管理，才能保證數(shù)據(jù)的有效性。另一方面，高校在運(yùn)營(yíng)管理的過(guò)程中，還需要重視對(duì)云端第三方信息的使用，及時(shí)將有關(guān)的協(xié)議落到實(shí)處，全面考察數(shù)據(jù)使用過(guò)程中的安全問(wèn)題，保證信息運(yùn)用過(guò)程的安全性。高校管理需要以大數(shù)據(jù)管理為基礎(chǔ)，通過(guò)組織相關(guān)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容積極進(jìn)行系統(tǒng)化建設(shè)，從而充分利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，提升信息交流的安全性和速度。

（三）加大硬件設(shè)施投入，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。由于現(xiàn)代化技術(shù)的影響，高校辦公室管理工作的理念和方法應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新。對(duì)于新型的工作方式而言，需要現(xiàn)代化辦公設(shè)備作為支撐，因此高校辦公室應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，及時(shí)更新自身的設(shè)備，從而不斷提升工作效率。近年來(lái)，由于科技的不斷發(fā)展，高校的辦公室配備了電腦、打印機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，但在信息化不斷發(fā)展的過(guò)程中，這種現(xiàn)代化程度還應(yīng)該不斷改進(jìn)，從而在硬件方面不斷提升工作效率。就當(dāng)前高校的具體管理工作而言，需要從以下幾個(gè)方面做好設(shè)備的配備工作：第一，借助局域網(wǎng)，作為網(wǎng)絡(luò)連接工作，從而提升信息傳遞的速度、改善資料處理的效率。第二，在資料的檢索、資料的處理以及事務(wù)的處理方面應(yīng)該積極配備打印機(jī)、掃描儀以及投影設(shè)備等，從而提升辦公效率。第三，遠(yuǎn)程通信設(shè)備，借助設(shè)備完成遠(yuǎn)程電話會(huì)議、視頻會(huì)議等，從而打破空間的局限性，提升事物決斷的效率，降低時(shí)間成本。

（四）提倡應(yīng)用各種新興媒體。就當(dāng)前而言，新媒體發(fā)展快速，對(duì)于人們的生活和工作產(chǎn)生了巨大的影響。在高校中，數(shù)字圖書(shū)館、即時(shí)通信工具以及網(wǎng)絡(luò)課程建設(shè)等內(nèi)容的出現(xiàn)，對(duì)辦公室管理工作造成一定的影響。因此相關(guān)的管理人員應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)的技術(shù)，積極了解新媒體的功能，及時(shí)掌握師生狀態(tài)，拓寬信息收集的渠道。在高校辦公室管理工作中，需要積極營(yíng)造學(xué)習(xí)型辦公室，借助相應(yīng)的激勵(lì)政策和文化氛圍，激發(fā)工作人員的學(xué)習(xí)熱情，從而鼓勵(lì)員工加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，主動(dòng)將自身的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)創(chuàng)新，促進(jìn)工作人員快速成長(zhǎng)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，人們正不斷增加對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的依賴(lài)性。在利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為人們的工作和生活進(jìn)行服務(wù)的同時(shí)，還需要重視網(wǎng)絡(luò)信息管理的安全問(wèn)題。積極學(xué)習(xí)安全防護(hù)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用的了解，不斷提升自身的安全防護(hù)意識(shí)。對(duì)用戶本身而言，在進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)瀏覽的過(guò)程中，需要自覺(jué)避免瀏覽不健康的網(wǎng)絡(luò)，降低病毒入侵的風(fēng)險(xiǎn)。就當(dāng)前的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)而言，網(wǎng)站入侵的病毒數(shù)量較多，在使用過(guò)程中，如果不能及時(shí)處理，將會(huì)造成影響。另外，安全維護(hù)工作人員應(yīng)該積極宣傳，不斷提升安全防范水平，確保個(gè)人信息的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)教育改革工作的持續(xù)推進(jìn)，高校的辦公室管理工作發(fā)生了一定的變化。為應(yīng)對(duì)這種局面，高校應(yīng)該就當(dāng)前存在的實(shí)際問(wèn)題，制定科學(xué)的工作方案，充分考慮技術(shù)對(duì)工作模式的影響，從而完善規(guī)章制度，落實(shí)責(zé)任機(jī)制，提升對(duì)現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用水平，不斷提高辦公室管理工作的服務(wù)水平。