高校財務軟件的應用研究

熊德浩 胡靜麗 和文岑 山東開放大學

引言

根據財政部相關要求，自2019年1月1日起，政府會計制度全面施行，新《政府會計制度》的改革對高校財務工作提出新的要求。政府會計的順利實施和落地需要信息化建設的支持，財務軟件信息化建設的好壞是政府會計能否平穩(wěn)落地的關鍵點。高校應以《政府會計制度》為改革契機，運用信息化時代的大數(shù)據及互聯(lián)網+技術，在滿足新的改革發(fā)展需求的基礎上，全面提升高校財務信息化管理水平。本文結合山東開放大學的財務軟件系統(tǒng)，一方面，介紹了該校在政府會計制度改革中財務信息化建設的方案，將核算系統(tǒng)、網上報銷系統(tǒng)及預算管理系統(tǒng)進行對接，獲取業(yè)務數(shù)據，通過財務軟件系統(tǒng)配置規(guī)則，同步生成財務會計和預算會計憑證。另一方面，山東開放大學以政府會計制度改革為契機，實施報銷系統(tǒng)改革，為最終實現(xiàn)高校財務信息化建設打下堅實基礎。本文的價值在于通過分享山東開放大學財務軟件的使用心得和成功經驗，為其他高校財務軟件升級改造提供借鑒，在后續(xù)的財務工作中，如何通過將會計處理規(guī)則內置到財務軟件來提高會計工作效率和會計信息質量，優(yōu)化高校財務人員業(yè)務流程，提高其工作效率，為高端財務人才的培養(yǎng)創(chuàng)造良好環(huán)境。

一、文獻綜述

2019年正式執(zhí)行的《政府會計制度——行政事業(yè)單位會計科目和報表》①等文件于同年正式實施，改變了高校傳統(tǒng)的財務管理模式，“雙功能、雙基礎、雙報告”的會計核算方式給高校財務管理帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。高校財務信息化建設需求應運而生。

路軍偉（2012）研究發(fā)現(xiàn)，政府會計制度改革是一個制度變遷過程，這一過程存在著不同預期成本收益的利益主體，不同作用力的合力形成政府會計改革的動力。羅菁（2020）深刻闡述了2019年政府會計制度改革在我國政府會計發(fā)展史中的重要意義。陳程（2020）對政府會計制度背景下高校財務管理的轉型進行研究，分析其轉型策略。劉美（2019）分享了使用天才財務軟件的心得和成功經驗，發(fā)現(xiàn)高校財務管理的問題和難點，并提出合理建議和解決方案。宋建琦（2020）根據政府會計制度要求并結合當前我國高校輔助賬的設置情況，從“輔助核算項”“經濟分類科目”“過渡類項目”的設置和核算方法三個方面進行設置以提高做賬準確性和滿足報表需求。

盧艷紅等（2019）從財務報銷模式出發(fā)，分析現(xiàn)有財務報銷模式的特點及存在的問題，針對存在的問題探索性提出完善財務報銷模式的建議。鄭瑄（2019）將傳統(tǒng)報銷模式與網上報銷模式對比分析，指出網上報銷模式有著非常明顯的優(yōu)勢，但在實施過程中存在著一定的問題。史淑霞，謝智勇（2017）在分析南開大學、西南交通大學、蘇州大學的網上報銷流程的基礎上，發(fā)現(xiàn)網上報銷系統(tǒng)基本解決了報銷排隊難問題和財務人員手工錄入記賬憑證工作量大的問題，但也存在著網報模塊獨立、簽批煩瑣的問題，并就相關問題提出解決辦法。譚佳（2017）通過將網上報銷模式與傳統(tǒng)報賬模式對比，指出網上報銷模式能夠突破地域和時間限制，有利于加強預算管理力度，規(guī)避現(xiàn)金風險等。

二、政府會計體系下財務信息化建設面臨的重難點

政府會計制度構建了行政事業(yè)單位預算會計和財務會計適度分離并相互銜接的政府會計核算體系，有利于行政事業(yè)單位與會計制度的統(tǒng)一，不同核算主體多樣性的需求也得以滿足，預算收支情況更加全方位的展現(xiàn)。

第一，財務軟件有待進一步變革升級。高校原有的財務系統(tǒng)達不到雙系統(tǒng)雙分錄的要求，這就需要將高校原有財務系統(tǒng)推翻重建。一方面，一些財務軟件公司開發(fā)的軟件主要針對企業(yè)會計，其財務軟件達不到平行分錄的要求。另一方面，即使生產的財務軟件符合財務會計與預算會計平行記賬的要求，但是需要財務分錄與預算分錄分別錄入，效率低下，將導致財務工作人員的工作量增加一倍有余，而且差錯率也大大增加。

第二，高校內部各系統(tǒng)難以有效整合，各自為戰(zhàn)。一般情況下，高校財務系統(tǒng)如收費系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、網上報銷系統(tǒng)均通過招標完成，每一模塊選擇最優(yōu)合作商，各系統(tǒng)由不同廠商提供的可能性大大增加。在后期實際運行過程中，雖然對各模塊的部分數(shù)據進行對接整合，但各系統(tǒng)間各自為戰(zhàn)，軟硬件獨立優(yōu)化升級，未能真正實現(xiàn)資源的信息共享，整合維護也更加費時費力費財。

第三，對財務信息化的重視程度有待進一步提升，掌握財務和計算機知識的復合型人才嚴重缺乏。高校管理層面對財務信息化的建設方面積極性不高，認為能夠滿足基本的記賬功能即可，財務信息化建設對高校順利發(fā)展的關鍵作用認識不到位，建設財務信息化的思想較為保守。高校財務人員也缺少一定的創(chuàng)新意識，每天均在繁忙的業(yè)務報銷中度過，主動思考、主動變革意識淡薄。財務系統(tǒng)的使用者多為財會專業(yè)人員，而財務系統(tǒng)的維護者一般為計算機相關專業(yè)人員，缺乏會計分析及會計預判能力，對科目之間的關系、預算的控制沒有深刻的認識。兩者在財務系統(tǒng)的使用過程中難以有效溝通，財務系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問題，財務人員無法處理，財務系統(tǒng)維護者無法及時找到問題所在，無法舉一反三，提前解決類似問題。在財務信息化建設過程中，工作人員不僅要具備專業(yè)的網絡技術與計算機技能，還應具備一定的行政事業(yè)單位會計知識，對會計知識和財務系統(tǒng)能知其然并知其所以然，對財務信息化提出建設性的意見，使得財務系統(tǒng)更加人性化、專業(yè)化及智能化。

第四，高校財務系統(tǒng)運行環(huán)境的安全性難以得到保障?；ヂ?lián)網的發(fā)展和大數(shù)據的運用為高校財務工作提供了便捷，實現(xiàn)了各部門信息資源的共享。財務部門掌握了全校師生的基本及隱私信息，如果保護不當，不法分子便可輕易竊取高校財務的相關數(shù)據，給學校帶來無法估量的損失。除此之外，如果高校財務系統(tǒng)發(fā)生問題或故障，很多財務工作無法正常開展，影響學校財務的工作效率。

三、基于浪潮GS財務軟件應用的心得和成功經驗

（一）會計核算

在會計核算方面，設置新舊科目對照表，會計科目初始化處理，在財務會計科目與預算會計科目間設置恰當合理的觸發(fā)規(guī)則。在律師事務所和會計師事務所的幫助下，將2019年年初的期初余額、往來款項、固定資產及基建賬做好梳理，保證年初財務信息的準確及合理性。

多維科目初始化后，為相關科目做好“標識”和“歸集”，設置切實可行的“雙分錄觸發(fā)規(guī)則”，山東開放大學使用的GS財務軟件，通過錄入財務會計科目自動觸發(fā)預算會計科目，如財務會計錄入“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”，可觸發(fā)預算會計“資金結存-貨幣資金”科目；錄入“零余額賬戶用款額度”，可觸發(fā)預算會計“資金結存-零余額賬戶用款額度”科目。通過GS財務軟件中“單位科目對照”設置財務會計與預算會計的觸發(fā)規(guī)則。觸發(fā)規(guī)則能夠滿足大部分科目對應的準確性，對于個別特殊業(yè)務，可在觸發(fā)完成后修改部分預算會計科目。觸發(fā)規(guī)則的應用一方面大大減少了工作量，另一方面也有利于降低因人工錄入失誤引發(fā)的錯誤率。

輔助核算體系是對會計科目的補充，通過設置輔助核算可以減少科目的重復設置，同時也可以實現(xiàn)輔助核算項與會計科目之間的交叉查詢，滿足高校對財務管理和業(yè)務管理核算精細化的要求。一方面，設置部門與本部門經費項目一對多關系，可以提升制作單據的效率，如財務處使用包干經費購買辦公用品，在輔助中錄入財務處部門后，選擇“包干經費”時不用擔心調出其他部門的包干經費，降低錯誤率。另一方面，年終決算可通過下載“輔助三欄賬”詳細了解各部門、各經費對應的科目余額，大大提升填報決算報告的效率。

（二）網報系統(tǒng)

隨著國家對高校經費投入的不斷增加以及高校招生規(guī)模的擴張，高校財務的工作量明顯加大，而財務人員數(shù)量未成比例的增長，“報賬難”成為目前很多高校財務工作面臨的重大問題，傳統(tǒng)的線下報銷、線下簽批模式顯然已嚴重不適應當前的高校財務環(huán)境。

相比于傳統(tǒng)報銷模式，網上報銷模式有以下優(yōu)勢：① 有利于節(jié)省報賬員報銷時間，緩解報銷排長隊現(xiàn)象。一方面，在寒暑假前后以及年底決算前，報賬員在報賬大廳排起長隊提交并修改單據，長時間的排隊及單據不合規(guī)等情況導致報賬員負面情緒進一步放大，激化與財務審核人員的矛盾；另一方面，減少報賬員線下簽批時間，特別是含多個校區(qū)的高校，報賬員需要跨校區(qū)尋找簽批人進行簽字。② 優(yōu)化工作環(huán)境，提高財務人員工作效率。使用網上報銷后，報賬大廳無人排隊，審核人員與報賬員無須正面接觸，安靜的辦公環(huán)境有利于提升財務人員的工作環(huán)境和工作效率，減少與人的爭執(zhí)解釋工作。③ 實現(xiàn)財務信息共享，提高經費使用效率。實行網上報銷模式，部門負責人能夠實時查詢本部門所有的業(yè)務狀態(tài)、部門經費使用情況。④ 促使報賬員主動學習財務制度，擴大財務執(zhí)行力度。報賬員是保障學校、部門工作正常開展的“管家”，要當好參謀和助手，這就需要報賬員進一步提高管理水平、業(yè)務能力和職業(yè)素養(yǎng)，成為干事創(chuàng)業(yè)的行家里手。

山東開放大學將網上報銷系統(tǒng)內嵌至學校信息化平臺，可通過學?！耙徽臼椒掌脚_”選擇進入“網報系統(tǒng)”，避免一人需要使用多個賬號和密碼的煩瑣，也有利于學校信息化建設的整合。為解決信息傳輸及資金安全問題，山東開放大學在建設網報系統(tǒng)過程中，一方面設置了登錄網報系統(tǒng)的網絡要求：必須使用學校內網登錄，如需在校外登錄，需連接VPN才能正常登錄；另一方面，在保障資金安全的前提下，擬將網報系統(tǒng)和銀行系統(tǒng)對接，在財務人員網報系統(tǒng)中點擊付款之后實現(xiàn)一鍵付款。

依據“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”的相關規(guī)定②，電子簽名可替代線下紙質簽名，山東開放大學通過招標的方式引入“電子印章制作系統(tǒng)”，將審批人簽名模板嵌入到Ukey，審批人通過線上審批單據并簽名，不再線下手工簽字。

為進一步實現(xiàn)網報系統(tǒng)的便捷，緩解報賬人員排隊等候的情況，減輕報賬大廳的擁擠嘈雜等問題，山東開放大學推出“投遞式”報銷模式，在各校區(qū)的適當位置安裝票據投遞箱，報賬員無須再去報賬大廳等候，只需將事先整理好并簽批完畢的報銷單據投遞至就近投遞箱，票據箱通過掃碼識別不同業(yè)務類型并將其流轉至對應箱體，財務工作人員定期從票據箱取出相關原始單據，在財務稽核階段將原始單據與網報系統(tǒng)中的電子單據對比審核，對于符合報銷條件的單據進行賬務處理并通過線下付款給相關人員或單位。

網報系統(tǒng)與核算系統(tǒng)進行銜接，在報銷單據走完所有的網上報銷流程并付款后，GS財務軟件通過提取業(yè)務類型、經費項目、支付記錄及部門等必要信息可自動生成會計憑證，財務工作人員的工作量大大減少，從煩瑣的報銷及記賬中解放出來。

（三）預算管理系統(tǒng)

高校預算管理是開展各項財務工作的前提和基礎，為學校年度計劃和決策指明了方向，提供了堅強后盾。健康的財務預算管理可使學校的資金、業(yè)務和信息整合得更加高效合理，資源達到最優(yōu)化配置，資金流向和資金使用更加高效合理。政府會計制度要求“雙體系”“雙基礎”“雙報告”，信息化、精細化的預算管理是順應制度要求、促進高校戰(zhàn)略發(fā)展的必然趨勢。

預算管理為會計核算提供依據，會計核算為預算管理提供信息。預算是高校收支的合法依據，預算的準確編制、合理調整、高效執(zhí)行直接影響著財務核算結果的準確性，準確反映收入支出、資產負債及成本費用。會計核算在深入研究政府會計制度、會計基礎規(guī)范的基礎上，要進一步夯實會計核算基礎、保障會計信息質量。只有切實提高預算管理與會計核算的有效協(xié)調能力，才能提升財務管理水平。

GS財務軟件可實現(xiàn)預算編報審批功能，通過設置報賬員申報編制權限、定義報表形式，報賬員填寫收入預算表、支出預算表及項目收入支出預算表，由審批人網上審批各部門預算，財務核算部門自動匯總預算單位各部門校內預算編制的基礎數(shù)據，完善修改部門和校內預算，上報學校及上級主管部門審批。

各部門經費下發(fā)后，各部門經費審批人可通過“項目負責人查詢”查詢部門經費預算數(shù)及經費執(zhí)行情況。因網上報銷和預算管理在同一系統(tǒng)中，故經費審批人可聯(lián)查經費支出明細，對本部門支出情況有一個非常全面的了解。

四、財務軟件的實施效果及評估

山東開放大學GS財務軟件在2019年正式使用，雖然高校會計核算需要使用雙系統(tǒng)、雙分錄，但是在財務軟件升級之后，效率雖有一定的下降，但是整體來看，特別是在設置“雙分錄觸發(fā)規(guī)則”后，效率有了很大的提升。輔助核算體系的建設，一方面有利于效率的提升，另一方面在年底決算時，通過查詢輔助三欄賬的相關信息，大大提升學校決算報告的編制。

一方面，網上報銷系統(tǒng)的上線進一步提升了財務工作人員的工作效率，改善了財務人員的工作環(huán)境。網上報銷模式將部分財務報銷的制單錄入工作分解給各部門報賬員，由他們錄入各部門的基本信息，而且報賬員可以在任意時間和地點完成錄入工作，網上報銷系統(tǒng)根據經費項目、部門、費用分攤及支付等信息自動生成會計憑證，財務人員修改部分不完整及錯誤信息即可保存憑證。另一方面，票據箱的使用優(yōu)化財務人員工作環(huán)境，減少嘈雜和人群排隊現(xiàn)象。

預算管理系統(tǒng)的開發(fā)，將預算編制、預算審批、經費查詢等功能整合在GS財務軟件中，規(guī)范了預算編制流程，經費執(zhí)行更加透明，部門所有業(yè)務一目了然。

但是山東開放大學的財務軟件使用還存在一些不足，具體表現(xiàn)如下：

第一，網銀支付方面。為了保障學校資金安全，防止資金支付的風險，現(xiàn)階段網上報銷單據在審核無誤后由財務審核人員線下手工支付資金，網上報銷系統(tǒng)中支付信息的錄入雖然簡化了自動生成憑證時分錄的生成，但是還未真正實現(xiàn)銀企直聯(lián)，財務人員需線下進行資金的支付處理。待后期軟硬件都達標且資金安全的情況下，銀行接口與網報系統(tǒng)接口進行對接，完全實現(xiàn)網銀的直接支付。

第二，發(fā)票核驗。現(xiàn)階段，對于普通發(fā)票和定額發(fā)票的審核還是由財務人員線下進行操作，但是隨著電子發(fā)票的普及，電子發(fā)票是否有重復報銷以及發(fā)票真?zhèn)蔚闰炞C方面，還需財務人員拿出大量精力進行核驗，影響報銷的效率。

第三，勞務報酬費用的支付。勞務報酬費用的發(fā)放涉及合并扣稅事宜，同一人有兩筆或多筆勞務報酬的情況。在網上報銷系統(tǒng)自動生成憑證時就會出現(xiàn)支付金額與分錄金額不一致的情況，財務人員需手工修改所有會計分錄，費時費力。

五、展望

第一，加強網上報銷的安全防護，真正實現(xiàn)銀企直聯(lián)一鍵支付。財務安全無小事，保證財務軟件在安全可靠的環(huán)境中運行，避免信息泄露，保證資金安全。

第二，循序漸進，進一步優(yōu)化財務軟件，使其更加人性化、智能化。財務需要與時俱進，大膽應用云計算、大數(shù)據及計算機信息技術，推動財務信息化的快速發(fā)展，逐步實現(xiàn)發(fā)票自動核驗、支付信息自動合并等功能，減少財務人員煩瑣的工作。

第三，定期對財務工作者進行業(yè)務培訓。組建財務工作群，不定期將會計最新規(guī)章制度傳達給每一位財務工作人員，制定符合我校業(yè)務實際的財務手冊。定期舉辦財務軟件研討會，將網上報銷系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)中注意事項需要一一說明，并根據財務工作人員對軟件的使用反饋情況，修改和完善財務軟件頁面，對表現(xiàn)優(yōu)秀的報賬人員給予一定的獎勵，提高其業(yè)務積極性。

第四，不搞一刀切，針對特殊人群、特殊業(yè)務繼續(xù)沿用傳統(tǒng)模式。財務部門選擇報賬手段時應從人性化的角度出發(fā)，適當保留傳統(tǒng)模式，為受各種條件限制只能使用傳統(tǒng)報銷模式的教職工提供相應服務。

第五，做好財務信息化與其他模塊的銜接，真正實現(xiàn)高校信息化建設。

結語

高校的財務信息化建設對高校管理水平的提升、學科建設水平的提高，科研發(fā)展的促進等方面都發(fā)揮著重要作用，高校要及時學習了解國家相關政策，結合學校內部條件及發(fā)展需要，在財務信息化的建設進程中，特別是新《政府會計制度》會計制度的轉換之后，財務系統(tǒng)程序也要不斷更新，高校的財務信息化人員要積極學習掌握相關技能及知識要點，配合財務軟件公司做好財務系統(tǒng)售后維護工作，進而有效發(fā)揮財務信息化的優(yōu)勢和作用，更好地促進高等學校教育事業(yè)的發(fā)展。

注釋

① 財政部.關于印發(fā)《政府會計制度——行政事業(yè)單位會計科目和報表》的通知[EB/OL].[2021-07-16].http://kjs.mof.gov.cn/zhengcefabu/201711/t20171109_2746877.htm.

② 全國人民代表大會常務委員會.中華人民共和國電子簽名法(2019修正)[EB/OL].[2021-07-09].http://fzzfyjy.cupl.edu.cn/info/1077/10614.htm.