做好中小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的價(jià)值和路徑

孫現(xiàn)芳

(山東省北鎮(zhèn)中學(xué) 山東 濱州 256600)

引言

中小學(xué)學(xué)籍檔案的管理是根據(jù)國(guó)家教育行政主管部門頒發(fā)的相關(guān)法規(guī)，并且結(jié)合中小學(xué)學(xué)校的實(shí)際情況制定的規(guī)章制度，是從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)過程的質(zhì)量進(jìn)行記錄和管理。學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致且繁忙的工作，想要從事這項(xiàng)管理工作，必須具備豐富的文化知識(shí)、一定的責(zé)任心和敬業(yè)精神，只有透徹的掌握學(xué)籍檔案管理工作的特點(diǎn)和內(nèi)容，對(duì)學(xué)籍檔案管理工作高度重視，在實(shí)踐工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，再反復(fù)地應(yīng)用到工作中，才能提高工作管理水平[1]。

1.中小學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容

1.1 文書檔案。文書檔案是中小學(xué)學(xué)校在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，它包括了通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、教學(xué)檔案、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。因?yàn)檫@類檔案在產(chǎn)生的過程、涵蓋的內(nèi)容和具體形式上有一定共性，使用文書檔案對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要作用，這一概念主要在我國(guó)使用，有的國(guó)家則用和它相近的普通檔案或一般檔案的概念。經(jīng)過整理的文書檔案，上級(jí)主管核對(duì)之后，五年后要上交給檔案管理局，最后根據(jù)一定順序規(guī)則進(jìn)行保存。

1.2 教學(xué)檔案。學(xué)校的主要工作就是教學(xué)，在教學(xué)過程中所產(chǎn)生的材料就是教學(xué)檔案，它主要包含教師教學(xué)計(jì)劃和總結(jié)、教師教學(xué)工作會(huì)議記錄和教師教學(xué)調(diào)研活動(dòng)的材料。除此之外，所有的學(xué)期期末考試試卷也要存入教學(xué)檔案中，這些材料對(duì)接下來(lái)的教學(xué)參考有著重要作用；與此同時(shí)，學(xué)校的校務(wù)日志也要放入教學(xué)檔案管理中，檔案員在編寫校史時(shí)離不開這類材料，它具有一定的價(jià)值意義[2]。

1.3 學(xué)生檔案。學(xué)生檔案主要包含學(xué)生的姓名、性別、年齡、新生名單和學(xué)生的畢業(yè)情況、畢業(yè)照以及是否是優(yōu)秀畢業(yè)生等等，一般來(lái)說(shuō)，中小學(xué)生每個(gè)學(xué)期的成績(jī)單不適合存入學(xué)生檔案，因?yàn)槲覈?guó)始終遵循九年義務(wù)教育，按照成績(jī)的高低排列名次會(huì)增加學(xué)生的心理負(fù)擔(dān)，削弱學(xué)生的自信心，不利于學(xué)生的心理健康和今后發(fā)展，此外，家長(zhǎng)與學(xué)校之間所有簽署的協(xié)議，也將放入學(xué)生檔案中保管。

1.4 科技檔案?？萍紮n案，即科學(xué)技術(shù)檔案，它包括圖紙、圖表、文件材料、以及大型說(shuō)明書等，科技檔案是檔案中的一大門類，它記載了科學(xué)技術(shù)活動(dòng)和人類改造自然的成果，科技檔案不同于科技資料，它反映了科技活動(dòng)并具有歷史查考憑證作用，被采用并轉(zhuǎn)化為本單位的科技檔案[3]。

1.5 校史。校史是指對(duì)中小學(xué)學(xué)校發(fā)展歷程的明確記錄，是記錄學(xué)校建立發(fā)展過程的文獻(xiàn)資料，具有“留史、資政、育人”的重要作用。由于校史一般和一所學(xué)校的辦學(xué)傳統(tǒng)和辦學(xué)水平有著不可分割的關(guān)系，編寫校史時(shí)，要實(shí)事求是，不能夸大其詞，校史的保存有利于對(duì)學(xué)生進(jìn)行學(xué)校傳統(tǒng)教育和優(yōu)良校風(fēng)教育，也有利于增強(qiáng)學(xué)生對(duì)母校的認(rèn)同感和凝聚力。

2.做好中小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作的路徑

2.1 提高對(duì)中小學(xué)學(xué)籍檔案管理的重視程度。中小學(xué)學(xué)籍檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，必須對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的聯(lián)合管理，不能使其變?yōu)閭€(gè)人化，提高對(duì)學(xué)籍檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，有利于加強(qiáng)中小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作人員的職業(yè)道德教育[4]。學(xué)籍檔案是學(xué)生從進(jìn)入學(xué)校開始，整個(gè)幾年學(xué)習(xí)過程中具有保存意義的文字材料，是學(xué)生受教育期間所有情況的重要依據(jù)。檔案現(xiàn)代化建設(shè)是衡量學(xué)?，F(xiàn)代化水平的標(biāo)尺，做好檔案管理現(xiàn)代化才能推動(dòng)學(xué)校全面發(fā)展，學(xué)校必須依據(jù)《檔案法》中的相關(guān)條例制定相關(guān)的規(guī)章制度，使學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員高度重視，共同解決在建立學(xué)籍檔案管理組織時(shí)遇到的各種問題，這樣能夠改善檔案管理的環(huán)境，使學(xué)籍檔案管理工作和其他工作共同進(jìn)步。

2.2 建立中小學(xué)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行規(guī)范化管理。中小學(xué)學(xué)籍檔案的建立主要包括學(xué)生基本信息的錄入、檔案信息的建立以及學(xué)生成績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立等等。一方面，做好學(xué)生原始信息的錄入工作，學(xué)生的基本信息錄入工作直接關(guān)系到電子注冊(cè)信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性；另一方面，做好學(xué)生學(xué)籍檔案信息建立的工作，學(xué)籍檔案記錄著所有學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本狀況，客觀地反映了學(xué)生在舉校期間德、智、體、美、勞等各方面的發(fā)展情況，也是將來(lái)學(xué)生受到教育程度的經(jīng)歷。對(duì)中小學(xué)學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，根據(jù)實(shí)際情況建立規(guī)范化制度，其包含三個(gè)步驟：第一步要對(duì)整個(gè)學(xué)籍檔案進(jìn)行分類制度化管理；第二步，當(dāng)移交工作時(shí)要按照規(guī)章制度進(jìn)行；第三步編制出系統(tǒng)的檢測(cè)工具來(lái)對(duì)其進(jìn)行檢查，從而逐步完善[5]。

2.3 利用信息技術(shù)，加強(qiáng)中小學(xué)學(xué)籍檔案管理。想要實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息資源共享，就要利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)格化的學(xué)籍管理，依據(jù)學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)，做到合理的使用學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)。如今的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展速度極快，所以我們可以利用信息化技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)中小學(xué)學(xué)籍檔案的管理工作，有的學(xué)校建立了校園局域網(wǎng)，依據(jù)信息技術(shù)將學(xué)校和教師的基本情況發(fā)布在網(wǎng)上，使用者通過上網(wǎng)便可以查閱；還有的學(xué)校依據(jù)信息技術(shù)將學(xué)校的影像資料、教師調(diào)研活動(dòng)的視頻以及榮譽(yù)證書發(fā)布到網(wǎng)上，使學(xué)校的知名度提升并讓更多的人它。

2.4 提高中小學(xué)學(xué)籍檔案的利用率。檔案的主要價(jià)值就是供人利用，中小學(xué)開展檔案管理工作也是為了服務(wù)于學(xué)校教育和學(xué)校建設(shè)，因此，中小學(xué)校應(yīng)該把開發(fā)檔案資源作為檔案管理的重點(diǎn)工作，采取多種形式和方法強(qiáng)化檔案利用，最大限度地開發(fā)檔案信息，對(duì)資料進(jìn)行多次加工，編寫出具有利用價(jià)值的編研成果，讓檔案資源變成流動(dòng)的信息，為學(xué)校各部門的利用奠定基礎(chǔ)。如果是為了配合教學(xué)工作，可以編寫《學(xué)校組織沿革》《學(xué)校數(shù)字匯編》和《學(xué)校教研課題》等材料;為了提高學(xué)校知名度，可以利用照片資料制作展板，向社會(huì)各界展示學(xué)校的風(fēng)采[6]。總而言之，強(qiáng)化檔案利用可以為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供參考，從而推動(dòng)學(xué)校管理工作的順利開展。

2.5 加強(qiáng)對(duì)中小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作人員的培訓(xùn)。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，是為全面建設(shè)學(xué)校而服務(wù)，它要求檔案管理人員有吃苦耐勞的精神，還需要有正確的行為規(guī)范。中小學(xué)學(xué)校的高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的培訓(xùn)，使他們能夠豐富自己學(xué)籍檔案管理工作知識(shí)的缺口，提升管理技能，跟上時(shí)代的步伐，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)上還能夠提升其責(zé)任感和敬業(yè)精神。

結(jié)束語(yǔ)

中小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作必須具備真實(shí)性和準(zhǔn)確性，這樣才能推動(dòng)學(xué)校工作的日常運(yùn)行，各類資源的利用率也由此提升，實(shí)現(xiàn)資源共享。但是，在實(shí)際學(xué)校中，許多學(xué)校更注重經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和教育活動(dòng)，而忽視了學(xué)籍檔案管理工作，使得學(xué)校很多工作都無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。本文就中小學(xué)管理工作內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)，在此基礎(chǔ)上，對(duì)如何做好中小學(xué)學(xué)籍管理工作提出有效途徑和建議，希望能實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理與信息技術(shù)相結(jié)合，使得文件自動(dòng)化的檢測(cè)，提高管理水平，使得學(xué)校學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。與此同時(shí)，各中小學(xué)學(xué)校務(wù)必要把學(xué)籍檔案管理工作重視起來(lái)，在各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，確保學(xué)校更好地、順利地長(zhǎng)久發(fā)展。