文書檔案管理及辦公自動化芻議

劉 樂

(山東省北鎮(zhèn)中學(xué) 山東 濱州 256609)

伴隨著高科技信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，人們的生活也越來越舒適、便捷，自動化在生活辦公中不斷普及，文書檔案管理也在改變傳統(tǒng)化工作模式，不斷融入適應(yīng)快節(jié)奏的生活模式。但傳統(tǒng)的文書檔案管理模式適用時間長，人們受這種模式影響較深，隨著辦公工作不斷地增多，一些問題和缺陷顯現(xiàn)出來，辦公質(zhì)量受到影響。辦公自動化彌補了傳統(tǒng)辦公模式的缺點。現(xiàn)在辦公大多依賴電腦和現(xiàn)代化辦公設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)中許多便捷的功能和軟件，辦公人員熟練地掌握電腦，對于加密文件和檔案可以設(shè)置密碼，或者限制外來人員訪問，提高了文件的安全性，還可以運用新型互聯(lián)網(wǎng)文件管理技術(shù)，整體提高了文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

1.文書檔案管理中現(xiàn)存的問題

雖然現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和高科技設(shè)備大大提高了文件檔案管理的質(zhì)量，但這些現(xiàn)代化高科技并不是絕對的安全。在網(wǎng)絡(luò)模擬世界中，也有國界的劃分，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，我國內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間有著絕對的劃分線，但這也不是絕對的，總是會存在一些國內(nèi)外不法分子企圖突破這道防線，將國內(nèi)的一些文書檔案傳到國外，賺取利益；除此之外，文書檔案在網(wǎng)絡(luò)上也不是絕對的安全，這種新型文書管理模式雖然得到普羅大眾的一致好評，但也是存在著一些限制，在網(wǎng)上容易出現(xiàn)一些虛假文書和檔案，因為一旦文書檔案輸入電腦就成為了電子版，在電腦上的對于電子版文書和檔案無法進(jìn)行蓋章和簽字，其實運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也可以簽字蓋章，但是給了一些壞人可乘之機，一些特殊行業(yè)的人員可以在網(wǎng)上偽造辦公印章和簽字，這就導(dǎo)致很難辨別一些電子文書和檔案的真實性；而且隨著文件檔案整理辦公的自動化，對于辦公人員的綜合素質(zhì)要求也要提高，在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，負(fù)責(zé)的人員大多不大重視，工作態(tài)度散漫，認(rèn)為文書檔案管理是一件清閑的工作，并不能具備專業(yè)的知識水平和管理經(jīng)驗，有的甚至只是兼職，隨著辦公自動化的發(fā)展，對于文件檔案管理人員提出了一些新要求，要求辦公人員熟練地掌握電腦，并與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合起來，運用電腦程序整理文書檔案，辦公人員除了要有過硬的技術(shù)以外，還要有較高的職業(yè)素養(yǎng)，對于加密文書和檔案，嚴(yán)格遵守職業(yè)素養(yǎng)，二者相輔相成才能成為一名合格的高素質(zhì)的文件檔案管理人員。

2.文書檔案管理工作中辦公自動化的改進(jìn)策略

2.1 完善文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。要做到文書檔案管理辦公自動化，提高辦公質(zhì)量和效率，首先是要改進(jìn)辦公設(shè)施，改善基礎(chǔ)設(shè)施，更換文書檔案管理辦公中的陳舊設(shè)施，優(yōu)化辦公整體環(huán)境；結(jié)合時代發(fā)展趨勢，利用互聯(lián)網(wǎng)辦公管理新技術(shù)，使辦公流程更加規(guī)范化，加大對文書檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)施和技術(shù)，提高辦公自動化，全面化。環(huán)境改善和新技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的引進(jìn)，不僅提高了辦公質(zhì)量和工作效率，而且讓工作人員看到了單位對文書檔案管理工作的重視，從而會培養(yǎng)員工對工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，激發(fā)工作潛力，共同努力提升，進(jìn)一步提高文書檔案管理工作自動化的發(fā)展[1]。

2.2 提高文書檔案管理工作人員對辦公自動化的掌握能力。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式與時代發(fā)展不適應(yīng)，過去對于進(jìn)行文書檔案管理的人員，招收政策比較寬松，造成文書檔案管理技術(shù)一直比較落后，一些文書檔案管理工作人員甚至存在文盲，使得難以推動辦公自動化技術(shù)的改進(jìn)?，F(xiàn)代而言，文書檔案管理越來越自動化，辦公自動化的發(fā)展離不開技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，也離不開辦公人員對電腦的熟練運用和對技術(shù)的掌握。在招收文書檔案管理辦公人員時，要設(shè)置門檻，提高要求，能熟練地運用辦公自動化的技術(shù)，從事過類似的技術(shù)工作，并且具有較高的文化素質(zhì)水平，對于新技術(shù)有較好的適應(yīng)和運用能力，為了共同的進(jìn)步，單位可以為文書檔案管理的職工提供支持，定期為職工提供專業(yè)化的培訓(xùn)，提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，管理人員作為辦公自動化的重要組成部分，要重視文書檔案管理人員，把好關(guān)，促進(jìn)文書檔案管理辦公自動化的整體發(fā)展[2]。

2.3 加強文書檔案管理辦公自動化的制度建設(shè)。俗話說，“無規(guī)矩不成方圓?！鞭k公自動化作為近些年時代發(fā)展的產(chǎn)物，當(dāng)代新興事物的發(fā)展是十分迅速的，要想真正的為人類創(chuàng)造福利，就要有嚴(yán)格把控的制度支持?，F(xiàn)代辦公自動化方面問題百出，有很大一部分原因是沒有嚴(yán)格的制度管理，要想改變這一現(xiàn)狀，必須制定相應(yīng)措施和有關(guān)制度。有關(guān)部門針對在文書檔案管理辦公自動化領(lǐng)域出現(xiàn)的問題，制定相應(yīng)措施，出臺有關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)法律法規(guī)對危害文書檔案管理的行為進(jìn)行處罰，在材料使用、檔案核對及調(diào)用等流程方面規(guī)范化，體系化，法律化，將一切不法行為壓在法律的準(zhǔn)繩之下。建立相應(yīng)監(jiān)督體系，在企業(yè)內(nèi)部和網(wǎng)絡(luò)之中都要落實到位，將危害文書檔案管理工作的行為扼殺在搖籃之中，使文書檔案管理工作能夠順利進(jìn)行[3]。

結(jié)束語

總而言之，現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展中，生活中的一切越來越便捷，辦公自動化的廣泛推廣，不僅提高了對基礎(chǔ)設(shè)施和新興技術(shù)的要求，而且對辦公人員的要求也越來越高，辦公自動化的人員也要在技術(shù)的發(fā)展中不斷學(xué)習(xí)，熟練地掌握文書檔案管理中的高科技技術(shù)，增強專業(yè)性，提高辦公質(zhì)量和效率，緊跟是時代腳步，促進(jìn)文書檔案信息化發(fā)展，發(fā)揮辦公自動化的潛能。