淺談大型施工企業(yè)財務共享中心建設的問題及對策

肖宇鵬 中交第四公路工程局有限公司

近年來建設財務共享中心在大型企業(yè)或企業(yè)集團越來越普遍。大型施工企業(yè)通過財務共享中心對分散全國各地的工程項目實施管控，同時實現(xiàn)財務人員、核算及資金收付的集約管理，提升會計科目、審批流程、核算規(guī)范及憑證附件的標準化，提高工作效率、降低管理成本。

一、財務共享中心建設的意義

(一)統(tǒng)一會計核算標準，提供高質量決策信息

財務共享中心通過制定統(tǒng)一的標準化的核算規(guī)則，并利用財務共享信息系統(tǒng)的自動管控功能以及財務共享中心獨立和專業(yè)的稽核功能，達到準確、及時歸集標準財務基礎數(shù)據(jù)的目標。一方面，財務共享中心將分散的數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則進行匯總和統(tǒng)一處理，為財務分析與生產(chǎn)經(jīng)營決策等提供可靠、低成本的數(shù)據(jù)；另一方面，財務共享中心采取統(tǒng)一的、高標準的財務核算流程和規(guī)則，利用信息化管理手段，確保了數(shù)據(jù)加工、傳遞、存儲的高效率和規(guī)范性，提高了各生產(chǎn)經(jīng)營單位開展財務分析和支持高層管理人員進行生產(chǎn)經(jīng)營決策的準確性和及時性。

(二)加強財務過程管控，降低企業(yè)經(jīng)營風險

財務共享模式首先通過收付集中及杜絕現(xiàn)金業(yè)務，阻斷財務人員與資金的“直接聯(lián)系”，有效降低財務人員職務犯罪風險；其次可以對公司生產(chǎn)經(jīng)營過程實現(xiàn)全流程管控，做到“無合同不結算、無結算不預算，無預算不審批、無審批不支付”，有效杜絕資金違規(guī)使用風險。企業(yè)在費用報銷過程中增加獨立的財務稽核環(huán)節(jié)，嚴格執(zhí)行國家財經(jīng)法規(guī)及公司財務管理制度，有效管控費用報銷范圍及標準，促進規(guī)范報賬、規(guī)范審批、規(guī)范支付，實現(xiàn)企業(yè)日常費用支出的合法合規(guī)，有效降低廉政風險及費用超支風險。

財務共享模式通過信息化手段實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)向共享平臺自動傳遞，全業(yè)務流程的網(wǎng)上審批，提高合同簽訂、結算辦理、支付指令以及報賬業(yè)務的標準化、透明化、高效化，解決了傳統(tǒng)管理模式中異地管控及審批難題，有效提升上級公司對下級單位的財務管控的及時性和有效性。

(三)打造學習型財務平臺，提升人員整體素質

財務共享模式通過人員集中和核算集中，能夠實現(xiàn)“大熔爐”效應。財務共享中心在業(yè)務處理過程中能夠及時發(fā)現(xiàn)差異個體，并在財務共享中心內部快速傳遞，促使共享財務人員自我發(fā)現(xiàn)差距并向標準看齊，提升財務人員專業(yè)素養(yǎng)；財務人員整體素質提升將進一步推動財務標準化工作的精細化和動態(tài)發(fā)展，形成一個內部良性循環(huán)。

財務共享中心推行標準業(yè)務規(guī)范，要求報賬單據(jù)合法、合規(guī)，促進現(xiàn)場財務人員深入了解業(yè)務實質，提前管控業(yè)務規(guī)范。現(xiàn)場財務人員整體素質的提升將進一步向財務共享中心高效傳遞更多有價值的信息反饋，促使財務共享中心不斷改進和提升，以提供更高效和優(yōu)質的服務。財務共享中心財務人員與現(xiàn)場財務人員通過相互業(yè)務交流的形式，逐步形成共享推動現(xiàn)場，現(xiàn)場促進共享的良性循環(huán)。

二、財務共享中心建設及運行過程中存在的問題

(一)業(yè)財融合不充分，財務核心價值工作缺失

部分施工企業(yè)在財務共享建設過程中，存在一線生產(chǎn)經(jīng)營單位的業(yè)務人員難以將本職工作跟財務共享平臺結合起來、財務人員與業(yè)務人員工作配合度低，對于部分涉及需要使用財務共享平臺的事項相互推諉的問題。部分大型施工企業(yè)建成財務共享中心后，由于財務共享平臺的推廣及業(yè)務培訓效果不理想，各層級財務人員需要花費更多的時間與業(yè)務部門及上下級部門進行溝通，導致財務共享中心建成后的較長一段時間內，從事日常性財務基礎工作的財務人員數(shù)量增多。同時由于現(xiàn)場財務人員大量的時間和精力耗費在日常財務基礎工作及業(yè)務溝通上，導致現(xiàn)場財務人員不能在財務戰(zhàn)略管控、管理決策支持、財務價值創(chuàng)造等體現(xiàn)財務工作核心價值的方面發(fā)揮更好的作用。

(二)財務共享系統(tǒng)自動化程度不高，工作效率低

財務共享平臺是一個以網(wǎng)絡技術和信息化技術為基礎，提供集中化、規(guī)范化與標準化財務服務的工作平臺，其工作效率及系統(tǒng)優(yōu)勢體現(xiàn)在高程度自動化的業(yè)務處理上。但是大部分施工企業(yè)特別是國有施工企業(yè)開展財務共享中心建設時間較晚，開始建設財務共享中心時企業(yè)已經(jīng)建設并使用數(shù)量較多的各種信息化管理系統(tǒng)。大多數(shù)企業(yè)為了加快財務共享中心的建設，將財務共享平臺與各項信息化管理系統(tǒng)的對接工作放到了財務共享中心建成后，再加上大部分的管理系統(tǒng)屬于不同的開發(fā)商，以及管理系統(tǒng)融入了各子分公司個性化的開發(fā)需求，各信息化管理系統(tǒng)與財務共享平臺的對接存在較大的技術障礙。以上原因最終導致企業(yè)建設的財務共享中心與其他業(yè)務處理系統(tǒng)沒有實現(xiàn)系統(tǒng)對接，導致財務共享中心逐步變成一個信息孤島。

財務共享平臺與各信息化管理系統(tǒng)不能實現(xiàn)對接會帶來大量的重復勞動，增加管理決策信息統(tǒng)計的復雜性和滯后性。比如合同結算管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)等不能與共享平臺實現(xiàn)系統(tǒng)對接，導致各種業(yè)務信息依靠人工多次輸入，增加了業(yè)務部門人員重復勞動，大大降低了共享平臺推廣效率及便利性；其次財務共享平臺自身的報表管理及稅務管理系統(tǒng)功能不完善，不能有效降低財務及稅務報表編制工作量，手工業(yè)務處理的正確性也得不到保障。

財務共享中心歸集和整理的各項生產(chǎn)經(jīng)營方面的信息并不能反向回饋到各信息化管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)管理及經(jīng)營數(shù)據(jù)的自動傳送和管理關節(jié)的有效閉合，增加了各級管理人員信息收集的難度及工作量，未實現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)帶來的管理效率的提升。

(三)制度及業(yè)務標準不統(tǒng)一，降低財務管控力度

財務共享中心利用崗位職責劃分、制度及流程建設，對共享原始資料上報流程、審核流程、稽核流程、支付流程、附件標準等進行統(tǒng)一梳理，同時也對固定資產(chǎn)管理、存貨管理、審計配合等具體工作流程進行統(tǒng)一規(guī)范。但是在財務共享推廣過程中，部分施工企業(yè)會發(fā)現(xiàn)內部各單位的制度及業(yè)務標準不一致、實際業(yè)務情況也不同，財務共享中心設定的標準化業(yè)務流程和規(guī)范要求面臨挑戰(zhàn)，隨著特殊情況的增多，標準化的制度和業(yè)務規(guī)范容許了更多的個性需求時，共享標準的權威性會進一步削弱；同時人為判斷的因素增多之后，會增加財務共享中心業(yè)務處理的復雜性，財務管控能力被削弱。

三、優(yōu)化財務共享服務的建議

(一)加強頂層框架設計，打造標準的基礎數(shù)據(jù)庫

大型施工企業(yè)在建設財務共享中心時，應該從集團層面考慮各業(yè)務管理系統(tǒng)和財務共享系統(tǒng)之間共同的基礎數(shù)據(jù)建設問題。通過梳理并統(tǒng)一各系統(tǒng)共同基礎數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則及應用和管理規(guī)范，解決基礎數(shù)據(jù)重復建設帶來效率低下問題，以及業(yè)務財務系統(tǒng)間應用對接時基礎數(shù)據(jù)不對應的問題。比如統(tǒng)一合同結算管理系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)、報表管理系統(tǒng)、財務共享系統(tǒng)中的供應商名單、材料類別、合同類別、銀行名稱，避免各類基礎數(shù)據(jù)的重復維護，同時也降低財務共享系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)對接的難度。

(二)以財務共享平臺為基礎，統(tǒng)籌推進信息管理系統(tǒng)建設

財務共享平臺的高效率依靠各類業(yè)務系統(tǒng)與財務共享平臺的數(shù)據(jù)自動傳遞，減少手工、重復的數(shù)據(jù)信息輸入?，F(xiàn)實情況是各業(yè)務管理及財務系統(tǒng)基于不同的服務器、各類基礎數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，各子分公司使用的業(yè)務管理系統(tǒng)架構差異大，導致財務共享系統(tǒng)與各系統(tǒng)無法對接，各項數(shù)據(jù)無法自動傳遞，各系統(tǒng)成為信息孤島。因此財務共享平臺建設應規(guī)避上述問題，在集團層面將不同系統(tǒng)遷移到共同的服務器，統(tǒng)一基礎數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一各級成員單位業(yè)務管理系統(tǒng)的開發(fā)和維護。在共同基礎上開展信息系統(tǒng)開發(fā)、對接和完善，確保系統(tǒng)之間基礎數(shù)據(jù)統(tǒng)一、信息傳遞規(guī)范，實現(xiàn)不同業(yè)務管理信息系統(tǒng)相互融合。

(三)統(tǒng)一公司管理制度及業(yè)務流程，加強財務管控力度

部分大型施工企業(yè)在建設財務共享中心的過程中，存在重視信息管理系統(tǒng)開發(fā)而忽視企業(yè)自身管理制度及業(yè)務流程的梳理和統(tǒng)一的問題，加上基于傳統(tǒng)財務管理模式下，由于各子分公司地域上分布在全國不同省市，母公司對于下級公司的管控局限于集中檢查及各子分公司自行上報數(shù)據(jù)信息，過程管控較弱，上級公司對下級單位的管理制度的制訂和執(zhí)行進行管控的能力逐漸弱化。

部分施工企業(yè)建成財務共享中心后，財務共享中心作為母公司統(tǒng)一核算、資金管控的重要手段，加強對項目資金支付流程、費用報銷標準、債權債務管理的審核。統(tǒng)一的信息化管控手段及嚴格的審核標準讓習慣了自主管理的一線生產(chǎn)經(jīng)營單位及其員工對財務共享中心的不適應，甚至產(chǎn)生較強的抵觸情緒，導致財務共享中心在推廣過程中阻力較大。同時大量的時間和精力耗費在財務共享中心與各成員單位、財務人員與其他部門同事之間的溝通上，也增加了財務共享中心實現(xiàn)業(yè)財融合的難度。

因此企業(yè)在開展財務共享中心的信息系統(tǒng)建設時，應該同時組織各成員單位討論和梳理各項管理制度和業(yè)務處理流程，并最終實現(xiàn)集團范圍內同類型單位或者流程的統(tǒng)一。同時財務共享中心應積極爭取企業(yè)最高層領導的支持，提高財務管控措施和水平，持續(xù)推進財務標準化和業(yè)務流程標準化。

綜上所述，財務共享中心主要依靠信息化手段，實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營信息及財務數(shù)據(jù)的標準化和高效化、數(shù)據(jù)加工手段的自動化，解決數(shù)據(jù)的準確性、及時性難以保證的問題。企業(yè)在開展共享建設過程中，應充分重視信息系統(tǒng)建設的規(guī)范性和系統(tǒng)性，同時統(tǒng)一規(guī)范企業(yè)管理制度和業(yè)務處理流程，降低財務共享模式的推廣難度，促進財務管理水平和企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。