信息技術(shù)在機(jī)構(gòu)編制管理工作中的應(yīng)用

劉小龍

（如皋市機(jī)構(gòu)編制研究與評(píng)估中心，江蘇 如皋 226500）

0 引言

編制工作是現(xiàn)代化機(jī)構(gòu)管理的重要任務(wù)之一，它可以使機(jī)構(gòu)內(nèi)的工作人員高效地履行職責(zé)。信息技術(shù)的運(yùn)用使不同部門能夠更有效地利用信息資源，因此開發(fā)信息資源就顯得尤為重要，畢竟電子政務(wù)也需要信息資源的支持。由機(jī)構(gòu)編制管理信息化的案例可知，信息技術(shù)的應(yīng)用可以讓機(jī)構(gòu)編制工作的運(yùn)行方式得以優(yōu)化。

1 機(jī)構(gòu)編制管理的關(guān)鍵要素

機(jī)構(gòu)編制管理主要涉及職能職位配置、單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、員工數(shù)量裁定、人事管理等。機(jī)構(gòu)編制管理屬于行政管理，但與傳統(tǒng)的行政管理之間又存在很大差異。首先，其內(nèi)容和目標(biāo)更具全面性，所涉及的單位類型也更加多樣化；其次，機(jī)構(gòu)編制管理工作比傳統(tǒng)的行政管理工作要求高，在特定的機(jī)構(gòu)編制管理過程中必須非常全面地了解和研究每個(gè)機(jī)構(gòu)的工作特點(diǎn)以及成員的財(cái)務(wù)需求。

2 在機(jī)構(gòu)編制管理中使用信息技術(shù)的重要性和價(jià)值

2.1 重要性

2.1.1 時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)

隨著時(shí)代迅速發(fā)展和科技不斷進(jìn)步，信息技術(shù)已成為企業(yè)和個(gè)人發(fā)展的重點(diǎn)。在此背景下，機(jī)構(gòu)編制管理的發(fā)展更需要?jiǎng)?chuàng)新，必須跟上時(shí)代的步伐，引進(jìn)和吸收先進(jìn)的知識(shí)技能，以此作為相關(guān)工作的基礎(chǔ)。這樣做不但能準(zhǔn)確預(yù)測(cè)未來的人才需求，還能調(diào)整人員配置，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，同時(shí)提高工作效率。

2.1.2 管理科學(xué)化的體現(xiàn)

機(jī)構(gòu)編制管理是管理科學(xué)化的體現(xiàn)，不僅需要調(diào)整職能配置、劃分責(zé)任和科學(xué)組織，還需要核定工作人員數(shù)量，通過建立有效和有序的黨政管理體系來促進(jìn)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)健全發(fā)展。因此，確保機(jī)構(gòu)編制管理的運(yùn)作是至關(guān)重要的，這樣做可以反映出管理部門的科學(xué)化［1］。

2.2 價(jià)值

2.2.1 復(fù)用性價(jià)值

復(fù)用性是信息技術(shù)很突出的一種技術(shù)特性，它主要體現(xiàn)在操作的可復(fù)用性以及作業(yè)的可復(fù)用性上。操作的可復(fù)用性是指對(duì)同一個(gè)操作動(dòng)作的應(yīng)用使用信息技術(shù)，將其簡(jiǎn)化為單數(shù)或少數(shù)幾次，從而降低行動(dòng)的頻繁性和復(fù)雜性，同時(shí)為有關(guān)工作人員留出更多時(shí)間，以開展更具創(chuàng)造性的工作。作業(yè)的可復(fù)用性是指針對(duì)某個(gè)具體實(shí)例的操作對(duì)象和邏輯采用同級(jí)化管理。例如，相關(guān)的專業(yè)人員在操作過程中可以使用同樣的系統(tǒng)或功能單位來完成與工作模式相似的服務(wù)，從而達(dá)到節(jié)省政務(wù)資源的目的。

2.2.2 業(yè)務(wù)聚合價(jià)值

幾乎所有的行政管理工作都具備復(fù)合性，通常來說，行政管理工作的組成部分比較繁雜，各項(xiàng)工作之間的關(guān)聯(lián)度相對(duì)較低，大部分工作人員實(shí)際上很難理解工作的時(shí)間順序和工作內(nèi)容的邏輯關(guān)系。而引進(jìn)基于信息技術(shù)的管理技術(shù)可實(shí)現(xiàn)作業(yè)子系統(tǒng)的宏觀整合，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的聚合價(jià)值。

2.2.3 業(yè)務(wù)簡(jiǎn)化價(jià)值

信息技術(shù)對(duì)于精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)編制管理程序的主要貢獻(xiàn)是信息資源開放化、信息規(guī)范化和計(jì)算能力支持。雖然目前信息技術(shù)主要用于處理企業(yè)生產(chǎn)過程中較為復(fù)雜的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和相應(yīng)的分析工作，但信息管理的作用還是非常明顯的，它有助于提高信息資源的整合和分析的總體效率，降低分析工作中的錯(cuò)誤率，開放信息資源，提高信息收集的效率，并有助于消除企業(yè)生產(chǎn)過程中的溝通障礙［2］。

2.2.4 業(yè)務(wù)支撐價(jià)值

信息技術(shù)的業(yè)務(wù)支撐價(jià)值體現(xiàn)在信息挖掘和分析功能上。廣義上的信息挖掘是指根據(jù)大量無規(guī)則的信息，利用機(jī)器學(xué)習(xí)和統(tǒng)計(jì)分析等方法獲得數(shù)據(jù)的相關(guān)特點(diǎn)，這種技術(shù)沒有廣泛用于機(jī)構(gòu)編制工作，但可以為信息分析和評(píng)估提供科學(xué)支持。

3 信息技術(shù)在機(jī)構(gòu)編制管理中應(yīng)用的常見問題

3.1 重復(fù)性建設(shè)問題

在我國(guó)絕大多數(shù)行政單位的信息建設(shè)過程中，重復(fù)性建設(shè)是一個(gè)很常見的問題，造成了信息建設(shè)資源的大量浪費(fèi)，也造成了一定程度的工作沖突、合作障礙等。以機(jī)構(gòu)編制管理為例，信息技術(shù)應(yīng)用中出現(xiàn)的重復(fù)性建設(shè)問題帶來了信息化工作流程的缺陷，還導(dǎo)致各種職位職能越來越多地交叉起來，使得各個(gè)部門崗位的有效運(yùn)作難以統(tǒng)一，工作標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。

3.2 協(xié)同低效問題

從機(jī)構(gòu)編制部門信息化改革的現(xiàn)狀來看，信息技術(shù)的引進(jìn)通常集中在機(jī)構(gòu)編制部門內(nèi)部，沒有涉及管理對(duì)象，這在一定程度上限制了信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用［3］。這一問題主要受到兩類因素的影響。第一，在機(jī)構(gòu)編制工作發(fā)展過程中，在與關(guān)鍵部門共享信息方面存在一些不利因素。第二，機(jī)構(gòu)編碼不能為較低層次的管理機(jī)構(gòu)提供相對(duì)有效的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，因此難以有效地實(shí)現(xiàn)信息化協(xié)同。

3.3 功能健壯性不足問題

在信息系統(tǒng)開發(fā)的過程中，系統(tǒng)功能的健壯性主要通過功能模塊的增加來實(shí)現(xiàn)，然而，在機(jī)構(gòu)編制管理部門建設(shè)信息系統(tǒng)的過程中存在不斷精簡(jiǎn)和再膨脹的問題，信息系統(tǒng)的功能模塊雖然有所增加，但各職能單位之間的功能重疊，公共職能的某些缺陷仍然存在，最終導(dǎo)致系統(tǒng)的使用和兼容性不足，使得該系統(tǒng)功能發(fā)展效率相對(duì)低下，浪費(fèi)了大量資源。

4 在機(jī)構(gòu)編制管理中應(yīng)用信息技術(shù)的注意事項(xiàng)

4.1 提高重視程度

首先，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)必須重視所使用的信息技術(shù)要緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，并努力將這些新技術(shù)活用到機(jī)構(gòu)編制管理中。例如，充分利用各單位所能提供的先進(jìn)技術(shù)、工作人員和管理人員，以便建立起環(huán)環(huán)相扣且能不斷利用的信息系統(tǒng)，在機(jī)構(gòu)編制管理的過程中提高各項(xiàng)工作質(zhì)量和效率，并通過電子文檔、U 盤、網(wǎng)絡(luò)傳輸或其他方式傳送公文材料。通過使用信息技術(shù)，相關(guān)人員可以適當(dāng)?shù)卣{(diào)整公文傳閱的流程，也可以用自己的行動(dòng)鼓勵(lì)小組成員或者其他工作成員，讓他們改變懶怠的態(tài)度，轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極認(rèn)真的態(tài)度。其次，要建立一個(gè)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，確定領(lǐng)導(dǎo)分管信息化建設(shè)以及機(jī)構(gòu)編制文件信息上網(wǎng)交換工作等，并制訂年度計(jì)劃，建立資源數(shù)據(jù)庫(kù)，以此促進(jìn)信息化進(jìn)程。同時(shí)，要建立并完善相關(guān)的規(guī)章制度，使機(jī)構(gòu)編制干部所制訂的電子材料的標(biāo)準(zhǔn)更加明確，也需要編制文件目錄，這樣就更容易獲取準(zhǔn)確的信息。在工作中還需要有專職管理人員來對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)管理，確保計(jì)算機(jī)正常運(yùn)作和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)作狀態(tài)良好。此外，為了確保信息化公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，應(yīng)該創(chuàng)建適合的激勵(lì)機(jī)制，讓工作人員更積極地開展工作，更大膽地創(chuàng)新，并建立信息審核系統(tǒng)，對(duì)信息進(jìn)行徹底的檢查。

4.2 密切聯(lián)系群眾

近年來，大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)越來越成熟。政府在此背景下建立了一個(gè)大數(shù)據(jù)輿情分析系統(tǒng)，該系統(tǒng)根據(jù)已有的機(jī)構(gòu)編制實(shí)名系統(tǒng)與現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）管理系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站等結(jié)合，制定“云上編制”系統(tǒng)。就地方政府而言，信息技術(shù)特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)可以為政府提供一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)站模板，可以對(duì)人民群眾對(duì)政府提出的意見或建議進(jìn)行公開監(jiān)測(cè)，隨時(shí)向公眾通報(bào)其關(guān)注的熱點(diǎn)問題以及需要解決的生活問題，向公眾提供政府編制、責(zé)任清單、任務(wù)清單、職權(quán)清單、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、人員數(shù)量和名稱等信息，還有與官方聯(lián)系的方式等。通過進(jìn)行公眾滿意度調(diào)查，完成對(duì)政府行政部門工作質(zhì)量的評(píng)估，這可以大大提高政府的效率。充分利用“大數(shù)據(jù)+云計(jì)算+機(jī)構(gòu)編制”，為政府提供新的指導(dǎo)原則，為決策提供科學(xué)依據(jù)，讓政府與公眾保持密切聯(lián)系。

4.3 落實(shí)實(shí)名制管理工作

實(shí)名制管理是加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制管理的一項(xiàng)新舉措，其目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是采用實(shí)名制管理系統(tǒng)，使編制和人員的信息準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)，從而使相關(guān)部門以嚴(yán)格的機(jī)構(gòu)編制為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)人事管理規(guī)范化。此外，對(duì)于人事部已完成的工作，編制部門應(yīng)考慮如何使其標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化，而不是機(jī)械化地重復(fù)。應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)便于使用、高效和規(guī)范有序的實(shí)名制管理平臺(tái)，通過電子信息平臺(tái)辦理出入編備案手續(xù)，讓包括機(jī)構(gòu)編制、組織、財(cái)政和人事等相關(guān)部門在內(nèi)的數(shù)據(jù)信息交流和諧化。

機(jī)構(gòu)編制管理與人事、財(cái)務(wù)管理密切相關(guān)。在人事管理方面，關(guān)于人數(shù)的確定，應(yīng)考慮到現(xiàn)有工作人員的來源和質(zhì)量，而人員招聘和調(diào)配應(yīng)以人員編制人數(shù)為基礎(chǔ)，在制訂招聘和調(diào)配計(jì)劃時(shí)應(yīng)考慮到工作人員數(shù)量；在財(cái)務(wù)管理方面，確定機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)和人員編制時(shí)應(yīng)考慮到資金來源和財(cái)政支付能力。

4.4 有效使用數(shù)字檔案系統(tǒng)

為方便日常學(xué)習(xí)和管理，應(yīng)按照“及時(shí)、有效、準(zhǔn)確和完整”的原則管理好與機(jī)構(gòu)編制有關(guān)的文件，將所有業(yè)務(wù)檔案、政府檔案、電子郵件按部門或辦公室分類，建立檔案原件影印系統(tǒng)和網(wǎng)上互查系統(tǒng)，使之易于查閱，并簡(jiǎn)化繁瑣的信息搜索程序，實(shí)現(xiàn)“翻閱”到“點(diǎn)擊”的轉(zhuǎn)變，以提高搜索文件的效率，克服紙質(zhì)文件存檔的弊端，并為政府部門和社會(huì)服務(wù)提供便利［4］。

4.5 領(lǐng)導(dǎo)重視機(jī)構(gòu)編制

領(lǐng)導(dǎo)層必須有遠(yuǎn)見，在發(fā)現(xiàn)新事物方面發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，并培養(yǎng)整個(gè)機(jī)構(gòu)積極學(xué)習(xí)新事物和新技術(shù)的習(xí)慣。在日常工作中，要求機(jī)構(gòu)編制人員使用U 盤或以電子郵件方式發(fā)送公文，從而無形地激勵(lì)機(jī)構(gòu)編制人員使用網(wǎng)絡(luò)工具［5］。與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層也要率先使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行公文批改和發(fā)布通知。此外，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)在了解工作人員信息技術(shù)應(yīng)用程度的基礎(chǔ)上，在組織內(nèi)部設(shè)立一個(gè)信息領(lǐng)導(dǎo)小組，讓工作人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)應(yīng)用于機(jī)構(gòu)編制工作的經(jīng)驗(yàn)，以便在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)讓工作人員能夠充分利用信息技術(shù)，并促進(jìn)信息建設(shè)的有效化。

5 結(jié)語

信息技術(shù)可以推進(jìn)機(jī)構(gòu)內(nèi)部編制工作的進(jìn)程，許多機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始實(shí)施編制工作信息化，通過注入更多的信息資源提高工作效率，通過信息化手段解決編制工作中出現(xiàn)的某些問題，使整個(gè)編制工作機(jī)制更加靈活，同時(shí)提高使用信息化資源的效率，以便有效地將機(jī)構(gòu)編制工作與信息技術(shù)結(jié)合。