航天企業(yè)民品文件歸檔工作的思考

高俊榮 /北京航天控制儀器研究所

航天企業(yè)積極融入市場化經(jīng)濟(jì)，利用自身優(yōu)勢開拓航天技術(shù)應(yīng)用市場項(xiàng)目，將航天技術(shù)應(yīng)用于交通、醫(yī)學(xué)、通訊、金融等眾多領(lǐng)域，以關(guān)鍵技術(shù)和設(shè)備的研發(fā)、集成、產(chǎn)業(yè)化、服務(wù)示范等為主要內(nèi)容，以規(guī)?；瘧?yīng)用為目標(biāo)的創(chuàng)新成果的轉(zhuǎn)化項(xiàng)目為主，取得了許多科技成果，創(chuàng)造了顯著的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。民品檔案是民品研發(fā)成果的重要組成部分，對(duì)企業(yè)市場開拓、成果轉(zhuǎn)化、產(chǎn)品溯源等具有極其重要的意義，應(yīng)予以高度重視，相關(guān)文件歸檔的完整性及質(zhì)量將影響其保存與利用的價(jià)值。當(dāng)前，航天企業(yè)民品項(xiàng)目仍然存在“重研究，輕歸檔”的現(xiàn)象，弱化民品項(xiàng)目文件資料歸檔工作導(dǎo)致大量民品檔案歸檔不及時(shí)或者缺失。因此，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下做好民品項(xiàng)目文件材料的歸檔工作，防止資料流失或轉(zhuǎn)移，是航天檔案工作者的重要責(zé)任。

一、特點(diǎn)及現(xiàn)狀

1.民品項(xiàng)目的特點(diǎn)

航天企業(yè)利用技術(shù)、設(shè)備和人才優(yōu)勢，開拓民品市場，任務(wù)來源渠道多，種類多樣，主要產(chǎn)品有儀器設(shè)備研制、軟件開發(fā)、工程實(shí)施、技術(shù)服務(wù)等。由于市場競爭激烈，隨時(shí)要跟進(jìn)市場和用戶，時(shí)間緊、任務(wù)急。民品項(xiàng)目研制多采用成熟技術(shù)，以降低成本；項(xiàng)目相對(duì)較小，涉及人員少；產(chǎn)品研制周期短，更新?lián)Q代較快，有的項(xiàng)目存在產(chǎn)品開發(fā)出來就結(jié)束的情況，因此給民品項(xiàng)目檔案歸檔工作帶來一定的困難。

2.民品檔案歸檔情況

與航天產(chǎn)品檔案歸檔情況相比較，單位各部門對(duì)民品項(xiàng)目文件資料的收集、歸檔意識(shí)薄弱，民品項(xiàng)目歸檔較少，庫藏民品檔案增量緩慢，與日益增長的民品項(xiàng)目不匹配。自2000 年以來，北京航天控制儀器研究所僅有9 個(gè)民品項(xiàng)目歸檔15 卷270 冊(cè)，與實(shí)際開發(fā)研制的民品項(xiàng)目數(shù)量相差甚遠(yuǎn)。例如，2017―2019年研究所在研在制的民品項(xiàng)目有116 項(xiàng)，其中90 項(xiàng)通過項(xiàng)目驗(yàn)收，計(jì)劃歸檔77 個(gè)項(xiàng)目，但實(shí)際只有5 個(gè)項(xiàng)目歸到檔案部門管理。

為了方便利用，許多民品文件資料分散在部門或個(gè)人手中，由于缺乏規(guī)范管理，存在資料丟失、文件整理無序等情況，有些項(xiàng)目由于人員流動(dòng)較大，資料沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致后續(xù)需要查閱這些文件時(shí)找不到，甚至出現(xiàn)售后服務(wù)時(shí)查找不到幾年前老型號(hào)產(chǎn)品技術(shù)文件的情況，增大了產(chǎn)品維修難度和成本。

二、存在的問題

民品檔案主要包含企業(yè)在民用產(chǎn)品開發(fā)、研制、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)中直接形成的立項(xiàng)依據(jù)性文件、研制生產(chǎn)文件、經(jīng)營銷售文件等具有保存價(jià)值的文字、圖樣、影像等不同形式的文件材料，真實(shí)記錄和反映民品項(xiàng)目歷史發(fā)展和科研活動(dòng)的整個(gè)過程，民品資料歸檔對(duì)產(chǎn)品研制、維修、管理、售后服務(wù)具有重要作用。但在實(shí)際工作中遇到許多問題，阻礙了民品資料的歸檔工作。

1.檔案部門不掌握民品項(xiàng)目立項(xiàng)及研制情況

檔案部門在開展民品項(xiàng)目歸檔工作中處于被動(dòng)狀態(tài)，單位每年有多少民品項(xiàng)目，在研的有多少、新批的有多少、項(xiàng)目準(zhǔn)備驗(yàn)收的有多少，檔案部門不是非常清楚。因此，民品檔案還處于被動(dòng)收集狀態(tài)，業(yè)務(wù)部門交多少就保管多少。

2.項(xiàng)目研究開發(fā)人員歸檔意識(shí)低

從項(xiàng)目管理人員到技術(shù)研發(fā)人員對(duì)民品資料的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，沒有把文件資料歸檔納入民品研制工作流程，沒有明確將文件資料收集、整理工作落實(shí)到具體的責(zé)任人，對(duì)民品資料歸檔工作不重視，出現(xiàn)無人催辦不歸檔，甚至根本不愿意歸檔的現(xiàn)象。

3.文件材料收集歸檔不及時(shí)

歸檔材料隨著項(xiàng)目研制進(jìn)度產(chǎn)生，需要及時(shí)收集。實(shí)際情況是項(xiàng)目已驗(yàn)收，多數(shù)歸檔材料還在收集階段，未進(jìn)行整理，致使項(xiàng)目驗(yàn)收后資料歸檔嚴(yán)重滯后。當(dāng)歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目資料不配套、不完整等情況，卻因某些臨時(shí)成立的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)解散，或部門調(diào)整、工作變更、人員調(diào)離等因素，導(dǎo)致一些原始資料找不到，無法進(jìn)行彌補(bǔ)。

4.預(yù)立卷管理不規(guī)范

資料存放在部門和個(gè)人手中，預(yù)立卷管理隨意且無序。有些案卷邏輯順序不合理，打亂了材料的自然形成規(guī)律。案卷標(biāo)題要素不齊全，不能準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)資料的主要內(nèi)容。文件資料缺乏系統(tǒng)性和完整性，不利于后續(xù)的歸檔案卷整理和保管利用。

5.文件材料不符合歸檔要求

一是項(xiàng)目資料完整性不足。

民品項(xiàng)目從立項(xiàng)到研制、產(chǎn)品交付、售后是一個(gè)完整的過程。在資料的收集整理中，有些項(xiàng)目缺少反映項(xiàng)目過程中的質(zhì)量問題、項(xiàng)目改進(jìn)、產(chǎn)品測試等相關(guān)材料，有些研制、檢驗(yàn)記錄數(shù)據(jù)填寫不完整，缺少簽字、日期，還有鉛筆字跡，照片、聲像資料收集少。

二是設(shè)計(jì)圖樣不符合標(biāo)準(zhǔn)。

有些民品設(shè)計(jì)圖紙配套關(guān)系不清晰，沒有形成產(chǎn)品結(jié)構(gòu)層次，即系統(tǒng)、分系統(tǒng)、裝置（單機(jī)）、整（組）件；配套零組件圖紙不全，部分圖紙沒有簽署；設(shè)計(jì)圖樣編號(hào)不符合標(biāo)準(zhǔn)，有的沒有編號(hào)。

三是使用文件編制簡單。使用文件不完整、有缺項(xiàng)，有些使用文件中記述的環(huán)境要求、參數(shù)設(shè)置、使用順序及方法、注意事項(xiàng)等描述簡單，產(chǎn)品調(diào)試方法、步驟描述不清，不利于正確使用。

四是文件有效性得不到保障。在整理的紙質(zhì)文件中，有的是復(fù)印件，有的缺少簽字、蓋章，有的簽署不完整。有些民品項(xiàng)目文件材料只有電子文件，沒有簽署。有些文件技術(shù)狀態(tài)變更沒有記錄，造成歸檔文件與現(xiàn)場使用文件不一致，這些文件都失去了其有效性。

三、原因分析

1.對(duì)民品項(xiàng)目歸檔工作重要性認(rèn)識(shí)不足

在民品項(xiàng)目開發(fā)研制過程中，單位領(lǐng)導(dǎo)和民品項(xiàng)目負(fù)責(zé)人更多重視的是產(chǎn)品研制質(zhì)量、周期，關(guān)注市場開拓和完成經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，沒有認(rèn)識(shí)到民品檔案是項(xiàng)目研制和管理的重要組成部分。單位各級(jí)人員對(duì)民品歸檔工作不夠重視，主動(dòng)歸檔意識(shí)薄弱，存在重開發(fā)研制、輕檔案管理的現(xiàn)象。

2.缺乏一套完善的管理制度和行之有效的辦法

民品項(xiàng)目檔案管理制度沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理，指導(dǎo)性和可操作性不強(qiáng)，且沒有納入企業(yè)的科研計(jì)劃和項(xiàng)目研制計(jì)劃，沒有列入相關(guān)部門和人員的崗位責(zé)任制，缺乏有效的考核與保障措施。資料收集缺少監(jiān)督和管理，使得民品檔案從生成階段就處于不完整的狀態(tài)，達(dá)不到歸檔要求。

3.客觀條件的限制和主觀意識(shí)不到位

由于民品受市場影響大、時(shí)間緊、變化快、產(chǎn)品研制周期短，因此民品研制過程需要簡化流程，降低成本，提高效率。為了節(jié)省時(shí)間，使用電子文件指導(dǎo)生產(chǎn)，省略了產(chǎn)品研制的過程文件，文件資料的完整性和規(guī)范性沒有人把關(guān)。多數(shù)民品資料長時(shí)間由研制部門或個(gè)人管理，認(rèn)為檔案部門歸檔要求多，移交手續(xù)繁瑣，整理費(fèi)時(shí)、費(fèi)事、費(fèi)力，借閱使用不方便，因此不愿移交。部分科研人員擔(dān)心自己辛辛苦苦研究出來的成果歸檔不安全，怕丟失、被抄襲，存在不愿將研究成果歸檔的情況。

4.機(jī)構(gòu)的不穩(wěn)定性和民品項(xiàng)目的多變性

民品部門根據(jù)市場開發(fā)項(xiàng)目的變化經(jīng)常調(diào)整，機(jī)構(gòu)不穩(wěn)定。民品項(xiàng)目一旦開發(fā)失敗，或者一定時(shí)間內(nèi)沒有市場，就容易造成項(xiàng)目下馬，或者根據(jù)市場需求經(jīng)常調(diào)整，轉(zhuǎn)型開發(fā)其他的項(xiàng)目。機(jī)構(gòu)的不穩(wěn)定性和民品項(xiàng)目的多變性造成人心浮動(dòng)和人員流失，導(dǎo)致檔案的基礎(chǔ)性工作開展不起來，文件材料流失和歸檔困難。

5.預(yù)立卷管理沒有發(fā)揮作用

民品項(xiàng)目預(yù)立卷由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人或部門兼職檔案員負(fù)責(zé)，文件收集、歸檔工作開展不夠及時(shí)，審核資料不到位，致使文件收集不完整，文件資料不符合歸檔要求，錯(cuò)過了最佳更正和彌補(bǔ)的時(shí)機(jī)。如果人員調(diào)離或辭職，文件隨著人員一塊調(diào)離，還會(huì)造成資料的丟失，具有很大的技術(shù)文件轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，造成歸檔時(shí)不可挽回的局面。有些項(xiàng)目的預(yù)立卷管理人員頻繁更換，工作交接不到位，對(duì)項(xiàng)目不了解也影響了預(yù)立卷工作的質(zhì)量。

6.民品項(xiàng)目歸檔缺乏培訓(xùn)和指導(dǎo)

由于民品項(xiàng)目的多樣性，研究人員對(duì)歸檔原則、要求及歸檔內(nèi)容不完全了解，不能很好地把握工作尺度，導(dǎo)致應(yīng)該形成的文件沒有形成，或者文件形成后沒有按要求及時(shí)歸檔，造成文件收集缺項(xiàng)較多。

四、對(duì)策建議

民品歸檔工作需要科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理各部門與檔案部門的相互配合，從頂層策劃、完善制度、組織管理等方面采取有效的措施解決存在的問題，以提高民品歸檔工作質(zhì)量和效率。

1.加強(qiáng)頂層策劃，重視民品歸檔工作

單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視民品歸檔工作，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)職能部門的作用，加強(qiáng)對(duì)民品歸檔工作的組織協(xié)調(diào)，召開民品項(xiàng)目歸檔工作動(dòng)員會(huì)，宣貫民品項(xiàng)目歸檔工作的重要性，了解各部門民品工作現(xiàn)狀、資料管理情況及歸檔遇到的問題。從全局角度出發(fā)，對(duì)民品文件材料歸檔進(jìn)行整體規(guī)劃和布局，結(jié)合本單位的實(shí)際情況以及項(xiàng)目的實(shí)際開發(fā)情況有計(jì)劃、有步驟地開展民品檔案工作。

2.強(qiáng)化監(jiān)督和考核，推動(dòng)民品項(xiàng)目歸檔

加強(qiáng)對(duì)民品項(xiàng)目歸檔的監(jiān)督管理力度，機(jī)關(guān)職能部門將民品檔案歸檔工作納入各研制部門主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員崗位責(zé)任制，并進(jìn)行檢查與考核。市場開發(fā)、民品研制、經(jīng)營銷售等部門在民品開發(fā)、研制、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)中，應(yīng)在策劃時(shí)就明確文件歸檔范圍及要求，將各類文件的形成、積累和移交歸檔工作納入工作程序和工作計(jì)劃。要求項(xiàng)目在申報(bào)成果、獎(jiǎng)項(xiàng)、專利前，必須完成文件材料歸檔工作，否則不批準(zhǔn)申報(bào)。項(xiàng)目人員變更或調(diào)離，需要完成資料的交接和歸檔工作，否則不予辦理手續(xù)。

3.檔案人員提前介入，提高民品歸檔效率

檔案人員要與機(jī)關(guān)職能部門和民品研制部門保持密切聯(lián)系，掌握單位每年民品項(xiàng)目立項(xiàng)、研制、驗(yàn)收等情況，清楚各項(xiàng)目類型和開發(fā)過程，有計(jì)劃地開展民品歸檔工作，督導(dǎo)解決存在的問題。及時(shí)做好材料預(yù)收集和登記造冊(cè)工作，詳細(xì)記錄工作流程中形成的文件材料，防止資料遺失。檔案人員及時(shí)跟進(jìn)，確認(rèn)文件資料完整準(zhǔn)確后，及時(shí)辦理交接手續(xù)。

4.建立健全規(guī)章制度，規(guī)范民品項(xiàng)目歸檔工作

制定符合民品項(xiàng)目特點(diǎn)的檔案管理規(guī)章制度，形成提前介入、跟蹤監(jiān)督、同步驗(yàn)收等一套行之有效的管理辦法。從組織領(lǐng)導(dǎo)、各方職責(zé)、監(jiān)督管理等方面做出明確的規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及文件編制等重要問題提出具體要求，使其有章可循，用規(guī)范的檔案管理行為推動(dòng)各部門民品項(xiàng)目歸檔工作規(guī)范化。

一是確定歸檔范圍。民品項(xiàng)目歸檔范圍主要包括：立項(xiàng)依據(jù)性文件、研制生產(chǎn)文件、經(jīng)營銷售文件和其他文件。為適應(yīng)民品項(xiàng)目特點(diǎn)，要求以民品項(xiàng)目開發(fā)研制過程中的核心技術(shù)資料為歸檔重點(diǎn)，如合同（或任務(wù)書）、研制方案、設(shè)計(jì)文件、工藝文件、軟件代碼、使用文件、評(píng)審驗(yàn)收等關(guān)鍵資料必須歸檔管理，能夠保障項(xiàng)目再研制、再生產(chǎn)以及售后服務(wù)的需要，其他相關(guān)文件可做適應(yīng)性調(diào)整。

二是明確歸檔要求。歸檔的技術(shù)文件應(yīng)與產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)和生產(chǎn)實(shí)際一致，避免使用復(fù)印件、傳真件及字跡不清、簽署不全的文件作為歸檔資料，如原件丟失，作為補(bǔ)救可使用復(fù)印件，但需原件編制部門蓋章以示證明有效性。歸檔技術(shù)文件的繪制、編號(hào)、簽署、格式及填寫要求要完整、準(zhǔn)確，符合相關(guān)技術(shù)文件編制標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)定。

三是規(guī)范文件管理。民品檔案按照項(xiàng)目配套管理，保持項(xiàng)目檔案的成套性，不論其形成時(shí)間、形成部門，都集中在同一個(gè)項(xiàng)目中保管，每個(gè)項(xiàng)目內(nèi)的各類文件再按其自身形成過程及方便利用的原則來進(jìn)行分類整理。對(duì)于合同歸到經(jīng)營檔案、光盤歸到特殊載體檔案等情況，在項(xiàng)目歸檔說明中予以說明。后續(xù)產(chǎn)品進(jìn)行的適應(yīng)性改進(jìn)和市場應(yīng)用反饋等文件補(bǔ)充歸到項(xiàng)目內(nèi)相應(yīng)類目下，保持其系統(tǒng)及有機(jī)聯(lián)系。

5.開展技術(shù)保護(hù)，打消歸檔顧慮

考慮到市場競爭和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的問題，對(duì)取得的核心技術(shù)和關(guān)鍵技術(shù)成果列入技術(shù)保護(hù)項(xiàng)目，開展檔案技術(shù)保護(hù)工作。由歸檔部門在歸檔說明中提出技術(shù)保護(hù)要求，填寫技術(shù)保護(hù)申請(qǐng)單，檔案部門在后續(xù)檔案利用過程中采取措施保障項(xiàng)目人員的權(quán)益。

6.加強(qiáng)預(yù)立卷管理，奠定歸檔工作質(zhì)量

從2 個(gè)方面加強(qiáng)預(yù)立卷管理：一是檔案人員定期對(duì)各部門民品文件的形成、積累、整理、歸檔等工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，梳理項(xiàng)目文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)改正，保證民品檔案管理“走對(duì)路”，或者少走“彎路”；二是充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，兼職檔案員應(yīng)清楚項(xiàng)目的來龍去脈，精通專業(yè)工作，架起檔案形成部門與檔案管理部門的“橋梁”。通過他們加強(qiáng)溝通、激發(fā)其工作積極性，能夠有效克服民品檔案收集歸檔過程中的難點(diǎn)問題和薄弱環(huán)節(jié)。

7.開展宣傳與培訓(xùn)，提高民品歸檔意識(shí)

加強(qiáng)對(duì)民品項(xiàng)目歸檔工作的宣傳，與管理部門、立卷部門積極溝通，營造出一種良好的歸檔氛圍。開展各種形式的教育培訓(xùn)，提高民品歸檔意識(shí)。對(duì)形成或暫管文件的涉檔人員，應(yīng)注重檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使其盡快掌握民品檔案管理有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，明確自己的職責(zé)，清楚哪些文件應(yīng)由自己形成并歸檔，提高文件歸檔的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。

民品文件歸檔工作離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)注，以及單位各部門的互相支持和配合。檔案部門也要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，及時(shí)跟進(jìn)企業(yè)民品市場開發(fā)和產(chǎn)業(yè)化工作，不斷優(yōu)化民品檔案管理理念，并輔之相應(yīng)的管理制度來規(guī)范民品歸檔工作，做到有章可循，有法必依，使強(qiáng)制性的工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樽杂X的行為，確保民品檔案歸檔管理。