淺析機關事業(yè)單位干部人事檔案管理數字化轉型

文/國家廣播電視總局五八二臺 李戎

機關事業(yè)單位干部人事檔案是反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史材料，是持續(xù)、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，也是國家檔案的重要組成部分。干部人事檔案管理工作是機關事業(yè)單位人事管理工作的重要內容之一，通過規(guī)范有序的管理，提供全面、系統(tǒng)的檔案內容和快捷、合理的檔案服務，不僅有助于機關事業(yè)單位人才晉級等工作的順利開展，也便于干部個人或家庭對其歸檔信息等重要憑證的使用。因此，一份完整、翔實、準確、規(guī)范的人事檔案無論對于單位還是個人都是極其重要的。

黨的十八大以來，按照中央全面從嚴治黨的要求，各級機關及企事業(yè)單位都開始對干部人事檔案進行從嚴管理。2018年11月出臺的《干部人事檔案工作條例》，強調要發(fā)揮干部人事檔案在干部選拔、培育、管理過程中的重要作用，增加了干部人事檔案數字化條款。通過調研，筆者發(fā)現(xiàn)在機關事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的梳理、整改過程中，存在改進的空間。

一、機關事業(yè)單位干部人事檔案管理問題剖析

（一）對干部人事檔案管理工作的重要性認識不足。個別機關事業(yè)單位領導忽視了人事檔案管理工作的重要性，受固有思維的影響，認為人員招聘、調配、職稱評聘、員工培訓、工資管理等才是人事部門最重要的工作，而對于檔案來說，只要不丟失、不損壞、不泄密，需要時可以查找即可，不需要太多的人力和財力投入。認識上的不足導致重視上的不足，客觀制約了機關事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升。

（二）早期干部人事檔案管理不規(guī)范，部分“70前”干部檔案受政策影響問題較多。具體表現(xiàn)在檔案材料內容上缺失嚴重或不準確，形式上紙張大小和分類標準不統(tǒng)一等等，同時，人員調動信息未得到有效補充，影響了檔案的延續(xù)性。這些為檔案材料的認定帶來很多困難，也大幅影響了干部人事檔案的權威性。

（三）干部人事檔案管理技術和方法相對落后。個別機關事業(yè)單位，尤其是規(guī)模較小的單位，存在人事部門編制有限且人員變動頻繁等問題，加之單位不重視人事檔案人員的繼續(xù)培訓，導致檔案人才隊伍專業(yè)化訓練不足，干部人事檔案收集、整理、歸檔力度不夠，歸檔材料鑒定不嚴謹，有的材料不全面、不準確、不及時，甚至出現(xiàn)前后不一致的情況，影響了檔案的質量和后續(xù)利用。隨著大數據時代的到來，很多單位建立了干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，但工作方式還是以手工錄入為主，管理不規(guī)范、信息更新不及時，甚至存在記錄錯誤等問題，制約了人事檔案管理的數字化轉型步伐。

（四）干部人事檔案的利用嚴重滯后于事業(yè)單位的發(fā)展需要。“重保管、輕利用”是干部人事檔案工作普遍存在的問題。傳統(tǒng)觀念認為，人事檔案涉及個人隱私，應當加強保管，嚴控借閱。因此，大多數情況下，干部人事檔案僅作為考察了解、選拔任用的依據和落實政策、調整職工待遇的憑證，而忽略了檔案數據整理、分析和應用等方面的挖掘。

二、干部人事檔案管理數字化轉型的必要性和緊迫性

按照“黨管干部、黨管人才”的原則，中央明確提出“從嚴管理干部檔案”的要求。2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》，為今后一個時期干部人事檔案管理工作提供了基本遵循。干部人事檔案是干部錄用、聘用、考核、考察、任免、調配、晉升、培養(yǎng)、政治審查的重要依據，是組織熟悉了解干部，研究、發(fā)現(xiàn)和解決有關問題的途徑，也是巡視、巡查，組織處理的重要參考。按照中組部文件要求，各級人事部門應當堅持“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”的原則，在干部動議、考察、任前公示、錄用等環(huán)節(jié)，必須開展檔案審核。因此，機關事業(yè)單位干部人事檔案管理的規(guī)范化和數字化轉型迫在眉睫。

習近平總書記在2021年3月16日出版的第6期《求是》雜志上發(fā)表了題為《努力成為世界主要科學中心和創(chuàng)新高地》的文章，文中強調：“世界正在進入以信息產業(yè)為主導的經濟發(fā)展時期。我們要把握數字化、網絡化、智能化融合發(fā)展的契機，以信息化、智能化為杠桿培育新動能?！痹谶@個信息化高速發(fā)展的時代，大數據分析、區(qū)塊鏈技術為各行各業(yè)的發(fā)展提供了新的機遇和挑戰(zhàn)。機關事業(yè)單位應當抓住科技發(fā)展的新機遇，充分利用新的技術手段提高人事檔案管理的能力和水平，推動干部人事檔案管理工作轉型升級。借助干部人事檔案資源的數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化，推動干部人事檔案資源深度利用，發(fā)揮更多價值，使更多的人才得以“人盡其才”。因此，運用新型技術手段提升檔案的數字化、智能化應用水平，是提高事業(yè)單位人才管理能力的重要性、基礎性工作。

三、多舉措推動機關事業(yè)單位人事檔案管理轉型

（一）提高認識是基礎。轉型的基礎是思想認識的轉型，提高全體干部員工對檔案管理工作的認識，是檔案管理工作轉型成功的重要基礎。機關事業(yè)單位領導要具備政治敏銳性，站在時代最前沿，視“人才”為單位發(fā)展的動力和源泉，將“選對人、用對人、管好人、留住人”作為人事工作的目標和價值；單位每一級干部員工，都應將人事檔案作為涉及自身發(fā)展的重要依據，積極主動配合人事部門，及時準確提供個人信息材料，高度重視、嚴謹對待，為創(chuàng)新和改革干部人事檔案管理工作提供基礎性支撐。同時，人事部門要加大對干部人事檔案管理工作的培訓力度，提升檔案管理人員的專業(yè)素質和責任意識，增強工作的主動性和服務意識，積極宣傳檔案工作的重要性，在檔案接收、鑒定、更新、轉出、保管等日常工作中，不僅要保障每卷檔案都達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求，而且要積極引進和學習數字化管理手段，更好地服務于檔案的深度利用。

（二）健全制度是保障。機關事業(yè)單位應該結合自身工作特點和實際，在深入學習《中華人民共和國公務員法》《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)的基礎上，不斷健全完善本單位的干部人事檔案管理制度。一方面，加強單位內部檔案工作的組織紀律性，規(guī)范紙質檔案、流動檔案管理，落實保密要求，對庫房的安全、衛(wèi)生進行嚴格管理，防止因保管不善造成的資料丟失和毀損；另一方面，在大數據時代背景下，需要補充技術平臺支撐下的電子檔案管理辦法和收集、鑒定、歸納、整理等工作流程，以及檔案管理權限和系統(tǒng)等安保標準要求等等?？傊?，健全和完善單位內部人事檔案管理制度，使檔案管理在標準、規(guī)范的約束下運用平臺技術實現(xiàn)高效運轉，是檔案管理數字化轉型的重要保障。

（三）技術平臺是支撐。在利用信息化技術促進產業(yè)變革的工業(yè)4.0時代，各行各業(yè)都在運用新技術邁向數字化、智能化。機關事業(yè)單位人事檔案管理工作的數字化轉型，是提高檔案管理工作效率，提升檔案數據應用的必然要求。紙質人事檔案作為數字檔案的前身和依據，具有重要的原始資料價值，數字檔案作為今后管理和利用的主要載體，是檔案管理轉型的主要方向，兩者密不可分。

檔案管理的數字化基礎是傳統(tǒng)紙質檔案的數字化加工。在檔案數字化之前，要對紙質檔案進行查缺、整理、分類、排序，這一過程是對檔案文件的一次嚴格審查，確保檔案信息的準確全面；在完善紙質檔案之后，會對檔案進行掃描和高清處理，并通過機器加人工把污損的、不清晰的掃描圖片調整到干凈、清晰的狀態(tài)，作為檔案電子文件的原件圖片存儲；通過OCR等自動識別工具，將檔案中的文字、圖片、表格、數字等分別提取出來，根據檢索要求形成規(guī)范的字段，實現(xiàn)檔案的碎片化加工存儲，使電子檔案滿足后續(xù)關鍵詞檢索、全文檢索等查詢功能和對數字檔案內容的利用。紙質檔案的底層數據加工精度需要和管理系統(tǒng)的需求結合，經過標準化加工的數字檔案是檔案管理系統(tǒng)的數據層，也是基礎層。

在數據層基礎上的系統(tǒng)管理層是檔案管理系統(tǒng)的中樞。主要實現(xiàn)系統(tǒng)對于不同數據的用戶管理、日志管理、角色管理、權限管理等，可以結合不同單位人事部門的需求來設計，也可以作為獨立的模塊嵌入各單位的OA系統(tǒng)，方便權限管理和數據維護。

檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務層是單位內部涉及檔案工作的前臺，除了管理人員按權限分配的檢索、借閱等傳統(tǒng)使用模式下的登記功能外，還包含文件導入、自動編目、數據統(tǒng)計等數字化帶來的新功能，隨著數據采集和語義分析等技術的發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)在內容的自動識別、歸類，以及內容預警、智能化應用等功能方面，還有很大的發(fā)展空間。

與此同時，安全是檔案工作的生命線，干部人事檔案的數字化，對檔案安全提出了新的要求。一方面需要有完善的硬件設施作保障；另一方面要采取統(tǒng)一授權，科學設置訪問權限，杜絕越權操作。及時申報信息安全等級保護，加強技術保障，建立信息資源備份制度，避免由于系統(tǒng)問題造成的數據損失，為檔案管理數字化保駕護航。

四、結語

傳統(tǒng)檔案室有嚴格的采光、通風、溫度、濕度、潔凈度等環(huán)境要求，而數字化檔案管理使紙質檔案存儲無須鄰近辦公場所，使各單位傳統(tǒng)檔案可以集中規(guī)范管理。同時，數字化檔案管理減少了由于紙質介質檔案存儲的劣勢造成的檔案缺失。通過技術手段，記錄每份檔案登錄、查詢、填寫、修改的痕跡，也使每次查詢、每次修改或調用都有跡可循，從理論上杜絕了檔案篡改的可能。經過加工的結構化檔案數據分類，為人事部門提供了便捷的統(tǒng)計分析功能，可以第一時間為領導的人事決策提供數據支持。

綜上所述，檔案管理的數字化轉型不僅是響應我國檔案信息化建設要求的重要舉措，也是中國特色社會主義建設新的歷史時期，干部人事管理能力提升的關鍵手段。機關事業(yè)單位要提高對干部人事檔案管理工作的認識，建立健全數字化背景下科學的人事檔案管理制度，加大干部人事檔案管理人才的培養(yǎng)教育和引進力度，充分利用數字化、智能化技術手段，實現(xiàn)檔案管理的全面數字化轉型。從而推動干部人事檔案管理工作從簡單的管理型服務向研究開發(fā)型服務升級，同時，深度挖掘檔案利用價值，為單位選人用人提供依據，配合機關事業(yè)單位人才發(fā)展戰(zhàn)略，促進單位更好地發(fā)揮職能。