新形勢(shì)下如何做好企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作

文/山西省大同市同煤集團(tuán)檔案館 劉紅紅

文書(shū)檔案資料能夠充分反映出企業(yè)單位各部門(mén)的實(shí)際發(fā)展情況，翔實(shí)記錄企業(yè)的發(fā)展歷史，有助于企業(yè)單位管理層對(duì)歷史經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)、反思，明確企業(yè)后續(xù)的發(fā)展方向。基于此，對(duì)于新形勢(shì)下做好企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作有著重要意義。

一、企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的重要意義

企業(yè)單位的管理層要高度重視文書(shū)管理活動(dòng)，在實(shí)際的管理工作中，充分落實(shí)各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)。具體應(yīng)從以下兩點(diǎn)著手：第一，作為重要的信息憑證，文書(shū)檔案的完整性直接關(guān)乎檔案管理工作質(zhì)量，為盡可能地提升檔案管理活動(dòng)水準(zhǔn)，企業(yè)單位的相關(guān)部門(mén)要盡可能地保障文書(shū)檔案的價(jià)值，為后續(xù)的查閱打下良好基礎(chǔ)，以便企業(yè)單位管理層圍繞文書(shū)檔案對(duì)歷史的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和反思，規(guī)劃企業(yè)單位的發(fā)展路線。第二，提升管理水準(zhǔn)，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)化改革的不斷深入使得企業(yè)單位涌現(xiàn)了大量的不穩(wěn)定因素；因此，企業(yè)單位管理層更應(yīng)充分重視檔案管理工作，保證檔案資料保存、分類、整理、收集等各項(xiàng)工作的質(zhì)量，進(jìn)而提升檔案管理工作質(zhì)量；借助文書(shū)檔案資料，充分反映企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r、企業(yè)面臨的困境、企業(yè)內(nèi)外環(huán)境等，使得各部門(mén)的檔案管理人員能夠圍繞企業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，不斷加強(qiáng)各項(xiàng)工作的針對(duì)性，進(jìn)而全方位提升企業(yè)單位的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)企業(yè)單位的穩(wěn)定、長(zhǎng)久發(fā)展。

二、新形勢(shì)下企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升?，F(xiàn)階段，企業(yè)單位在開(kāi)展文書(shū)管理活動(dòng)時(shí)，并未充分落實(shí)各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)；盡管部分企業(yè)單位設(shè)置了專業(yè)的檔案管理崗位，擁有穩(wěn)定的管理隊(duì)伍；但管理人員在實(shí)際的檔案管理活動(dòng)中并未嚴(yán)格根據(jù)作業(yè)規(guī)范及管理流程，科學(xué)合理地開(kāi)展檔案管理工作，未能有效保障各項(xiàng)資料及文書(shū)檔案的質(zhì)量。通過(guò)深入分析檔案管理現(xiàn)狀，我們發(fā)現(xiàn)多數(shù)企業(yè)單位的檔案管理人員不具備較高的文化水平且專業(yè)素養(yǎng)有待提升，這使得管理人員在開(kāi)展工作時(shí)，未能深入探究檔案信息的使用價(jià)值，沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案資料進(jìn)行科學(xué)合理有效的管控、開(kāi)發(fā)，未能充分發(fā)揮文書(shū)檔案資料對(duì)于企業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展的積極意義。

（二）未意識(shí)到檔案管理的重要意義。在新形勢(shì)下，大部分企業(yè)單位在實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，仍將重點(diǎn)放在生產(chǎn)方面，過(guò)于注重圍繞生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各項(xiàng)管理工作，在一定程度上忽視了落實(shí)文書(shū)檔案管理活動(dòng)，這就導(dǎo)致企業(yè)單位在實(shí)際的文書(shū)檔案管理活動(dòng)中，主要存儲(chǔ)文書(shū)檔案資料，并未結(jié)合企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)情況，開(kāi)展具有針對(duì)性的管理活動(dòng)，未能有效運(yùn)用各項(xiàng)資料以及文書(shū)檔案，也沒(méi)有充分發(fā)揮檔案資料的效用，這在一定程度上浪費(fèi)了過(guò)去一段時(shí)間企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)以及寶貴財(cái)富。從某種意義上講，當(dāng)前部分企業(yè)單位的管理層沒(méi)有深刻領(lǐng)會(huì)文書(shū)檔案管理活動(dòng)對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要性。

（三）管理水準(zhǔn)較低。新形勢(shì)下，企業(yè)單位的管理層應(yīng)結(jié)合行業(yè)前景、各部門(mén)業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，深入分析文書(shū)檔案管理活動(dòng)。但是，現(xiàn)階段，企業(yè)單位的檔案管理人員將主要的時(shí)間、精力放在了文書(shū)檔案資料的保存方面，這種管理模式極為封閉，導(dǎo)致不同時(shí)期企業(yè)單位的檔案管理人員依循相同的規(guī)范要求處理各類文書(shū)檔案資料，并未依照新形勢(shì)的時(shí)代特征、企業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，開(kāi)展具有針對(duì)性的檔案管理工作，沒(méi)有結(jié)合企業(yè)的實(shí)際需求制定系統(tǒng)的檔案管理工作規(guī)劃，也未能有效落實(shí)各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)，這在一定程度上降低了企業(yè)單位的檔案管理水準(zhǔn)，未能有效發(fā)揮文書(shū)檔案資料的功效，沒(méi)有充分利用文書(shū)檔案資料的優(yōu)勢(shì)，無(wú)法為企業(yè)單位提供有力的支持。

三、新形勢(shì)下企業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的策略

（一）健全檔案管理機(jī)制。隨著國(guó)內(nèi)各行業(yè)市場(chǎng)化改革的不斷深入，企業(yè)單位管理層更應(yīng)充分重視檔案管理工作，以應(yīng)對(duì)諸多外部不穩(wěn)定因素，確保檔案資料保存、分類、整理、收集等各項(xiàng)工作質(zhì)量，進(jìn)而提升檔案管理質(zhì)量；通過(guò)文書(shū)檔案的管理機(jī)制，保障文書(shū)檔案資料的完整性，充分反映出企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r、企業(yè)面臨的困境、企業(yè)外部環(huán)境以及內(nèi)部環(huán)境等，使得各部門(mén)的檔案管理人員不斷增強(qiáng)部署、規(guī)劃工作的針對(duì)性，全方位提升企業(yè)單位的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。為應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下，國(guó)內(nèi)各地區(qū)企業(yè)單位在開(kāi)展文書(shū)檔案管理活動(dòng)時(shí)遇到的諸多問(wèn)題。企業(yè)單位的管理層應(yīng)以新形勢(shì)為背景，對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行深入探究，找到具體的強(qiáng)化方法，制定可行性較強(qiáng)的改進(jìn)措施，持續(xù)提高文書(shū)檔案管理水準(zhǔn)，充分發(fā)揮文書(shū)檔案資料的實(shí)際價(jià)值。通過(guò)對(duì)檔案管理體系進(jìn)行不斷完善，有助于企業(yè)單位實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理活動(dòng)的規(guī)范化、科學(xué)化、合理化，并將其作為提高管理水準(zhǔn)的重要保障。因此，單位為促進(jìn)文書(shū)檔案管理活動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展，要結(jié)合時(shí)代背景、行業(yè)前景、企業(yè)的發(fā)展情況，對(duì)檔案管理體系進(jìn)行逐步完善，深入分析文書(shū)檔案管理活動(dòng)在實(shí)際工作中的落實(shí)情況，確定各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)中存在的突出問(wèn)題，并予以解決。與此同時(shí)，企業(yè)單位的檔案管理人員還應(yīng)全方位地找尋檔案管理機(jī)制的漏洞與不足；根據(jù)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r以及行業(yè)的規(guī)范要求，對(duì)檔案管理機(jī)制不斷進(jìn)行完善、修訂，進(jìn)而增強(qiáng)整個(gè)體系的針對(duì)性。比如，企業(yè)單位可以通過(guò)構(gòu)建長(zhǎng)效機(jī)制，健全檔案管理體系，對(duì)管理活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范約束，圍繞企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，對(duì)文書(shū)檔案資料進(jìn)行更新、補(bǔ)充、修訂，不斷優(yōu)化檔案管理機(jī)制，提高文書(shū)檔案管理水準(zhǔn)。

（二）推動(dòng)信息化建設(shè)。在新形勢(shì)下，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)的飛速發(fā)展以及移動(dòng)智能終端的廣泛普及，各行各業(yè)對(duì)于管理活動(dòng)的信息化要求也逐漸增多，這就迫使企業(yè)單位在開(kāi)展文書(shū)檔案管理活動(dòng)時(shí)，應(yīng)積極引入信息化技術(shù)手段。在新形勢(shì)下，大部分單位在實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，未意識(shí)到新形勢(shì)時(shí)代變革、技術(shù)變革的積極性，仍將主要資源集中在生產(chǎn)方面，采取傳統(tǒng)人工方式對(duì)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展管理工作，忽視了信息化技術(shù)對(duì)于文書(shū)檔案管理活動(dòng)的重要意義，這就導(dǎo)致企業(yè)單位在實(shí)際的文書(shū)檔案管理活動(dòng)中，依然沿用傳統(tǒng)的人工方式存儲(chǔ)文書(shū)檔案資料，并未結(jié)合企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)情況，引入先進(jìn)的信息化管理手段，未能有效運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理理念，也沒(méi)有充分發(fā)揮檔案資料的效用，這在一定程度上浪費(fèi)了企業(yè)長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)寶貴經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)。從某種意義上講，當(dāng)前部分企業(yè)單位的管理層沒(méi)有深刻地領(lǐng)會(huì)信息化技術(shù)對(duì)于文書(shū)檔案管理活動(dòng)的重要性。企業(yè)單位應(yīng)根據(jù)時(shí)代背景，行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r以及企業(yè)各業(yè)務(wù)流程的實(shí)際情況，逐步引入先進(jìn)的技術(shù)手段，建立并完善檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步增強(qiáng)文書(shū)檔案管理活動(dòng)的有效性、合理性、科學(xué)性。借助檔案管理系統(tǒng)，輔助管理人員開(kāi)展文書(shū)檔案管理活動(dòng)，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃表；在規(guī)定時(shí)間內(nèi)逐步使用電子文書(shū)檔案替代原有的紙質(zhì)文書(shū)檔案，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一儲(chǔ)存。同時(shí)，對(duì)于重要的檔案資料，企業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)同時(shí)進(jìn)行電子文書(shū)檔案與紙質(zhì)文書(shū)檔案管理，進(jìn)而確保文書(shū)檔案資料的完整性，提高檔案管理質(zhì)量。為進(jìn)一步適應(yīng)新形勢(shì)的特點(diǎn)，提高文書(shū)檔案管理水準(zhǔn)，為企業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供有力支持，企業(yè)單位管理層要高度重視信息化建設(shè)，積極引入信息化技術(shù)手段，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，提高檔案管理水準(zhǔn)，促進(jìn)企業(yè)單位的穩(wěn)定、長(zhǎng)久、可持續(xù)性發(fā)展。

（三）提高員工的綜合素養(yǎng)。部分企業(yè)單位的檔案管理人員仍然將主要的時(shí)間、精力放在了文書(shū)檔案資料的保存方面，導(dǎo)致企業(yè)單位的檔案管理人員都依循相同的規(guī)范，整理文書(shū)檔案資料，并未結(jié)合新形勢(shì)下行業(yè)的實(shí)際特點(diǎn)，開(kāi)展具有針對(duì)性的檔案管理工作。企業(yè)單位的檔案管理人員始終是檔案管理活動(dòng)的主體，因此，其綜合素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水準(zhǔn)直接關(guān)系企業(yè)單位檔案工作質(zhì)量。為進(jìn)一步適應(yīng)新形勢(shì)下文書(shū)檔案管理活動(dòng)的各項(xiàng)要求，企業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)持續(xù)提高自身的綜合素養(yǎng)，深入分析文書(shū)檔案管理活動(dòng)的落實(shí)情況；根據(jù)各項(xiàng)管理活動(dòng)細(xì)節(jié)，制定針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，不斷提高自身的工作能力，優(yōu)化自身的工作狀態(tài)，確定自身存在的諸多不足，積極參與培訓(xùn)活動(dòng)。企業(yè)單位在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)著重提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、專業(yè)技能以及理論知識(shí)水準(zhǔn)，全方位提高員工的檔案管理意識(shí)。此外，企業(yè)單位還應(yīng)不斷革新管理層的檔案管理理念，引入現(xiàn)代化的文書(shū)檔案管理觀念，圍繞計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)，制定更加合理、科學(xué)、專業(yè)的管理計(jì)劃，進(jìn)而提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案資料是企業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的重要信息憑證。在新形勢(shì)下，企業(yè)單位的檔案管理人員尚未具備較高的專業(yè)素質(zhì)，企業(yè)單位的管理層尚未意識(shí)到檔案管理活動(dòng)的重要性；通過(guò)對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行完善，推動(dòng)信息化建設(shè)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，有助于實(shí)現(xiàn)合理、有效、科學(xué)的檔案管理工作目標(biāo)。