數(shù)字化轉(zhuǎn)型期企業(yè)檔案管理問(wèn)題與對(duì)策分析

文/云南大學(xué) 肖詩(shī)羽 彭婷

一、企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的概念和背景

（一）企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的概念。企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是通過(guò)將企業(yè)檔案工作的管理方式、手段從傳統(tǒng)的方式進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，從而進(jìn)一步提升檔案管理效率的一種檔案管理方法。企業(yè)檔案數(shù)字化主要集中于其管理方法和手段，與以往傳統(tǒng)管理方法相比，更偏向于數(shù)字化。企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，需要按照科學(xué)的方法，逐步推進(jìn)。

（二）企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)施背景。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是“十三五”時(shí)期企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵。根據(jù)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，我國(guó)需建成一批具有國(guó)際先進(jìn)水平的企業(yè)數(shù)字檔案館。所以企業(yè)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)迫在眉睫。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，信息技術(shù)憑借著更穩(wěn)定、更安全、更可靠、更全面等優(yōu)點(diǎn)開(kāi)始廣泛運(yùn)用于人們的日常生活和工作之中。正是在這樣的大環(huán)境驅(qū)動(dòng)下，傳統(tǒng)的文件管理易損壞、不易保存、查尋不便等缺點(diǎn)顯露無(wú)遺，所以文件電子化、數(shù)據(jù)化管理趨勢(shì)愈加明顯。通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，可以使企業(yè)檔案管理更加安全可靠。

二、企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的完善和規(guī)范。企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作開(kāi)展的首要內(nèi)容，就是先進(jìn)行基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的完善和規(guī)范化。如條理清晰、規(guī)章明確的檔案管理制度，還有檔案的集中、統(tǒng)一管理、規(guī)范檔案管理工作的各項(xiàng)流程等，是企業(yè)檔案管理工作穩(wěn)定進(jìn)行的保證，也是確保企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)展順利的基礎(chǔ)。

1.配套軟硬件設(shè)施建設(shè)。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，除了保障制度的規(guī)范和完善外，還應(yīng)該保證有相應(yīng)配套的硬件和軟件設(shè)施。軟硬件設(shè)施的設(shè)置、必要的技術(shù)支持和充足的資金儲(chǔ)備，是企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作能夠順利進(jìn)行的基石。企業(yè)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型依賴(lài)網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)和企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，所以在開(kāi)展一系列轉(zhuǎn)型工作前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的硬件搭設(shè)，構(gòu)建自身的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案調(diào)度和檔案共享工作得以良好進(jìn)行。

2.檔案信息數(shù)字化建設(shè)。（1）現(xiàn)有檔案數(shù)字化?，F(xiàn)有檔案數(shù)字化是指通過(guò)掃描儀等方式將企業(yè)保存的傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)錄入電腦云端、光盤(pán)、磁盤(pán)等介質(zhì)進(jìn)行保存，并按照文件的邏輯性和關(guān)聯(lián)性建立相應(yīng)的目錄表和數(shù)據(jù)庫(kù)。在這個(gè)過(guò)程中，通過(guò)將傳統(tǒng)不易保存的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，增加了檔案保存的存取性和安全性。（2）新增檔案數(shù)字化。新增檔案數(shù)字化是將企業(yè)新產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)根據(jù)其特有的聯(lián)系歸檔錄入企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)應(yīng)的目錄分類(lèi)下，形成新的電子文件。在進(jìn)行新增檔案數(shù)字化歸檔的過(guò)程中，應(yīng)保證現(xiàn)有檔案數(shù)字化整理清楚，再把新產(chǎn)生的檔案按照輕重緩急以及企業(yè)自身的需求，排序逐步錄入企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，形成新的電子文件。這樣對(duì)檔案對(duì)象數(shù)字化更有利于推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

3.提升檔案工作服務(wù)能力。（1）檔案工作由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多是被動(dòng)的，需要企業(yè)自身有需求時(shí)進(jìn)行查詢(xún)和使用。所以檔案的信息開(kāi)發(fā)工作也偏向被動(dòng)。但是在企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，通過(guò)知識(shí)管理、大數(shù)據(jù)等方式，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，檔案的管理工作逐步由被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)化。（2）檔案信息內(nèi)容由初級(jí)信息轉(zhuǎn)為深加工。通過(guò)電子檔案系統(tǒng)，對(duì)檔案電子文件信息進(jìn)行提取，找出其中更有價(jià)值的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的深加工，可以更好地滿足企業(yè)的使用需求。（3）提高檔案工作效率，擴(kuò)大服務(wù)范圍。通過(guò)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的利用和改進(jìn)，可以使搜索界面更加簡(jiǎn)捷，從而減少搜索時(shí)間提高檢索速度，提升檔案工作效率。同時(shí)可以借助電子管理系統(tǒng)的改造、移動(dòng)端應(yīng)用等，增加檔案信息服務(wù)的范圍。進(jìn)一步擴(kuò)大檔案利用者的范圍，擴(kuò)大企業(yè)的利用范圍。

三、企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的問(wèn)題

（一）數(shù)字化管理人員的綜合素質(zhì)水平需提高。在整個(gè)企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，檔案管理始終貫穿前后，是關(guān)乎數(shù)字化轉(zhuǎn)型是否成功的關(guān)鍵因素。但在企業(yè)檔案管理部門(mén)，管理人員老齡化明顯，且多為行政人員替代，并沒(méi)有接受過(guò)完整且專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)檔案管理網(wǎng)站，以及更為復(fù)雜的數(shù)字化檔案管理操作和管理方式半知半解。甚至對(duì)于如何進(jìn)行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型知之甚少。

（二）企業(yè)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)薄弱。企業(yè)檔案數(shù)字化管理需進(jìn)入企業(yè)信息集成系統(tǒng)，對(duì)復(fù)雜的檔案信息進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)動(dòng)態(tài)產(chǎn)生的電子檔案信息進(jìn)行整理分類(lèi)。但實(shí)際上，許多企業(yè)仍然停留在數(shù)字化管理的初級(jí)階段，對(duì)于檔案的概念僅停留在實(shí)物和紙質(zhì)文件為載體的媒介上。而數(shù)字化過(guò)程中面對(duì)不同的檔案管理方式、模式，檔案工作人員具體應(yīng)該如何操作，如何循序漸進(jìn)地進(jìn)行，企業(yè)并沒(méi)有明確的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范。

（三）企業(yè)檔案數(shù)字化效率及安全性問(wèn)題。在企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，原始檔案數(shù)量過(guò)于龐大，檔案管理人員對(duì)于檔案整理分類(lèi)情況了解少，檔案數(shù)字化難度大，導(dǎo)致工作效率低下。數(shù)目龐大的檔案文件需要安全性能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)，管理人員需要將企業(yè)合同、招投標(biāo)書(shū)、企業(yè)各類(lèi)基礎(chǔ)信息放入其資料庫(kù)中。但實(shí)際上許多企業(yè)沒(méi)有自己的檔案管理系統(tǒng)，沒(méi)有強(qiáng)大的安全保障。

（四）企業(yè)檔案管理資金欠缺。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要企業(yè)資金支持。其中數(shù)字化建設(shè)十分依賴(lài)計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件系統(tǒng)、人才資源、電子檔案保管設(shè)備等軟硬件設(shè)施。能夠意識(shí)到檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型對(duì)于企業(yè)自身發(fā)展重要性的企業(yè)一般都配備了相應(yīng)的檔案管理軟硬件設(shè)施，但是這對(duì)于中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)存在很大的困難，更不必說(shuō)此后還需要大量的資金對(duì)企業(yè)電子檔案設(shè)備的維護(hù)升級(jí)等。

（五）企業(yè)檔案數(shù)字化保存條件不嚴(yán)格。許多企業(yè)存在基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、軟硬件設(shè)施不平衡、人才儲(chǔ)備稀缺等問(wèn)題。雖然許多企業(yè)配備了電腦、打印機(jī)等必需品，也連接了互聯(lián)網(wǎng)，甚至有自己的檔案管理系統(tǒng)，但是對(duì)于高性能的電腦，數(shù)字化檔案保存柜以及其他數(shù)字化設(shè)備依舊缺失。

四、企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的對(duì)策分析

（一）加快專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)培養(yǎng)和人才引進(jìn)。為了保證企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的順利進(jìn)行，檔案管理人員必須具備良好的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)。首先，從檔案管理人員的角度出發(fā)，作為一名檔案管理人員，要做到為檔案管理事業(yè)終身學(xué)習(xí)，不斷提升自己，滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求的心理準(zhǔn)備。其次，是企業(yè)自身，應(yīng)主動(dòng)實(shí)施檔案管理人員的素質(zhì)技術(shù)培訓(xùn)以及專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)。在專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)培訓(xùn)方面，企業(yè)需重視對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，結(jié)合多元化的培養(yǎng)模式提升他們的綜合素質(zhì)，以便能夠適應(yīng)企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。

（二）建立并完善數(shù)字化檔案制度基礎(chǔ)。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案自動(dòng)化的前提，檔案制度化是檔案信息化的保障。數(shù)字轉(zhuǎn)型過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)從規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度入手，夯實(shí)檔案制度基礎(chǔ)。對(duì)于新媒體資料、電子文件的接收保管利用等工作，制定科學(xué)完善的規(guī)章制度，保證企業(yè)日常使用。而現(xiàn)有電子檔案和新增電子檔案應(yīng)由專(zhuān)人分開(kāi)管理，這樣對(duì)于企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的新增檔案能夠及時(shí)歸檔，也能為企業(yè)提供實(shí)時(shí)信息，從而降低企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型成本，推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的安全性。安全性作為企業(yè)電子檔案保存利用的重要原則，影響著整個(gè)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。特別是涉及企業(yè)機(jī)密的電子文件、媒體資料，更是對(duì)企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)起著十分重要的作用。所以，企業(yè)應(yīng)該加大力度提升檔案的安全性，利用各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行加密，防止任何渠道的竊取，保證企業(yè)的良好發(fā)展。這首先需要引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)機(jī)密檔案與企業(yè)自身發(fā)展之間重要性的認(rèn)識(shí)，重視數(shù)字化文件的安全。

（四）加大軟硬件設(shè)施等資金投入?；A(chǔ)設(shè)施的配置是企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的前提條件。如果沒(méi)有基礎(chǔ)設(shè)施的輔助，企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型速度將會(huì)大大減緩，所以企業(yè)應(yīng)該加大軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施資金投入。其中就包括人員雇用資金、檔案管理場(chǎng)所、檔案管理設(shè)備、電子檔案管理器材等等，逐步適應(yīng)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為企業(yè)今后的經(jīng)營(yíng)發(fā)展助力。增加檔案數(shù)字化人員日常薪金，可以從源頭增強(qiáng)企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推動(dòng)力。

（五）逐步推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。想有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，除了以上幾點(diǎn)建議之外，還應(yīng)該注重循序漸進(jìn)，科學(xué)且具有邏輯地推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。首先企業(yè)應(yīng)該制定符合自身發(fā)展情況的轉(zhuǎn)型計(jì)劃，以科學(xué)務(wù)實(shí)的方法對(duì)短中長(zhǎng)期不同階段制定不同的方法制度。協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)以檔案部門(mén)為主，其他部門(mén)為輔的企業(yè)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型模式，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型滲入企業(yè)信息化建設(shè)的每個(gè)方面，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型打下基礎(chǔ)。