大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平提升途徑

文/中共三明市委臺港澳工作辦公室 黃曉燕

結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理實(shí)際情況來看，一直存在“重管理、輕利用”的現(xiàn)象，并且很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展水平不高，為單位管理和發(fā)展帶來一定程度的阻礙。所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須不斷優(yōu)化檔案管理服務(wù)水平，創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)多元化。有序推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、高效化發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)背景下提升檔案管理服務(wù)水平的意義

大數(shù)據(jù)時(shí)代改變了人們的生活方式和工作方式。大數(shù)據(jù)具備巨大存儲容量，并且可以獲取多樣化的數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)類型也相對較多。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，必須具備快速的數(shù)據(jù)信息處理速度，并且對海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，才能夠切實(shí)保障數(shù)據(jù)信息質(zhì)量、提取具備價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。其一，積極借助大數(shù)據(jù)信息技術(shù)開展檔案管理工作，對單位不同種類的檔案信息進(jìn)行高速處理，在確保檔案信息高質(zhì)量管理的基礎(chǔ)上，挖掘具備價(jià)值的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)支撐。其二，在時(shí)代不斷變換的當(dāng)下，市場競爭日漸激烈，為了服務(wù)社會、服務(wù)群眾，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須展現(xiàn)出自身的先進(jìn)性，檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，充分發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值。在檔案管理工作當(dāng)中引入信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)信息挖掘技術(shù)，可以有效促進(jìn)單位信息化發(fā)展，展現(xiàn)出機(jī)關(guān)事業(yè)單位的先進(jìn)性，彰顯機(jī)關(guān)事業(yè)單位的社會價(jià)值，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的綜合競爭力。其三，借助大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)開展檔案管理工作，可以從根本上改變傳統(tǒng)檔案管理工作模式，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，并且增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任感，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中存在的弊端，緩解機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人才不足的問題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，積極發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)手段、信息化技術(shù)手段的優(yōu)勢，已經(jīng)成為單位檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路，更是提升檔案管理服務(wù)的重中之重。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)存在的問題

（一）檔案開發(fā)水平較差。當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在開發(fā)力度不足的問題。雖然很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位紛紛構(gòu)建了檔案數(shù)據(jù)資源庫，但是數(shù)據(jù)資源庫種類較少、信息資源不全面等問題屢見不鮮。在此基礎(chǔ)上，很難對檔案資料數(shù)據(jù)信息深入開發(fā)、深入挖掘，很難挖掘出檔案信息的價(jià)值，直接影響了檔案服務(wù)質(zhì)量。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理與服務(wù)水平，直接影響著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理水平，若檔案資料開發(fā)利用不得當(dāng)，那么很容易導(dǎo)致事業(yè)單位的管理工作開展出現(xiàn)障礙，甚至影響事業(yè)單位各項(xiàng)工作穩(wěn)定、有序開展。

（二）檔案管理信息化水平較低。在信息化時(shí)代，社會各個(gè)領(lǐng)域積極開展了信息化。大數(shù)據(jù)環(huán)境之下，檔案管理工作受到的影響極大，必須快速實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型。但是當(dāng)前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在信息化水平滯后等問題，管理模式也較為單一。雖然一些單位積極引入了大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，對檔案管理信息化發(fā)展起到了一定促進(jìn)作用，但是因?yàn)槲覈鴻n案管理領(lǐng)域信息化發(fā)展時(shí)間短、經(jīng)驗(yàn)少，還有很多環(huán)節(jié)需要不斷完善。很多檔案管理工作者并未認(rèn)識到信息化發(fā)展轉(zhuǎn)型的重要性，并且缺乏一定信息化專業(yè)技術(shù)水平，導(dǎo)致檔案管理方式落后，無法展現(xiàn)出最大價(jià)值。

（三）檔案管理機(jī)制尚未健全。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，想要真正發(fā)揮出其效用、實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)，就應(yīng)該具備一個(gè)完善、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾頇C(jī)制作為基礎(chǔ)保障。但是當(dāng)前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的制度缺乏完善性，很多檔案管理工作權(quán)責(zé)無法落實(shí)，導(dǎo)致很多檔案管理工作人員在開展工作時(shí)，缺乏必要的程序、工作依據(jù)，工作隨意性較大，直接造成檔案管理工作效率、服務(wù)效率降低。即使一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化轉(zhuǎn)型，但也需要專業(yè)工作人員進(jìn)行維護(hù)、更新、數(shù)據(jù)資料錄入。若缺乏完善的權(quán)責(zé)劃分，那么出現(xiàn)了工作問題，則會出現(xiàn)責(zé)任推諉現(xiàn)象，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理策略

（一）全面整合檔案信息中的各類數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作必須注重信息化管理與轉(zhuǎn)型，將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)融入檔案管理工作當(dāng)中。在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)引導(dǎo)下，檔案管理工作必須對本單位各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行明確歸類，將各類檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類，并統(tǒng)一檔案信息數(shù)據(jù)信息的格式，以便于更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的優(yōu)勢，有針對性地對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行提取、挖掘。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理種類、數(shù)量不斷增多，如何從海量的檔案數(shù)據(jù)信息當(dāng)中提出重要信息、有價(jià)值信息，成為檔案管理工作的重點(diǎn)。為了展現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的優(yōu)勢，必須做好檔案數(shù)據(jù)信息整合、分類、格式規(guī)范，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作健康發(fā)展。

（二）構(gòu)建檔案信息管理數(shù)據(jù)平臺。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息非常復(fù)雜，涉及圖片、文字、視頻、音頻等諸多形式。在大數(shù)據(jù)環(huán)境之下，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)對數(shù)據(jù)信息提取的要求非常高，為了高效運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)、促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作信息化發(fā)展，應(yīng)該結(jié)合單位實(shí)際情況，構(gòu)建具備單位特點(diǎn)的信息化數(shù)據(jù)平臺，確保數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)提取的嚴(yán)謹(jǐn)性、高效性。將檔案信息管理數(shù)據(jù)平臺與單位管理信息化系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，直接將單位各個(gè)部門、各個(gè)管理內(nèi)容的數(shù)據(jù)檔案信息，借助互聯(lián)網(wǎng)的形式傳輸?shù)綑n案信息化管理數(shù)據(jù)平臺當(dāng)中，提升檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)單位各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息共享，提升服務(wù)質(zhì)量和效率，滿足各個(gè)部門的管理需求。此外，還可以構(gòu)建對外檔案信息數(shù)據(jù)平臺，將其作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的對外宣傳窗口，這樣外來訪問者可以對單位發(fā)展情況、單位文化、單位事務(wù)進(jìn)行全方位了解，而且可以挖掘群眾潛在的隱形訴求。

四、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平提升途徑

（一）全面創(chuàng)新檔案管理模式。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作必須結(jié)合本單位的實(shí)際情況、實(shí)際需求進(jìn)行創(chuàng)新。在強(qiáng)化檔案信息完整性的同時(shí)，對信息內(nèi)容繁瑣的檔案進(jìn)行科學(xué)管理，并且對文件實(shí)施查找補(bǔ)充，構(gòu)建清新、簡潔、明了的數(shù)據(jù)庫。構(gòu)建出信息化檔案管理數(shù)據(jù)憑條，對不同類型、不同內(nèi)容的數(shù)據(jù)檔案信息進(jìn)行歸類、備注說明，構(gòu)建出一套全面的檔案信息收錄方法。各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該強(qiáng)化溝通，相互借鑒、學(xué)習(xí)檔案管理方法和模式，結(jié)合本單位實(shí)際情況開展有針對性的籌措，構(gòu)建適合本單位發(fā)展、便于本單位服務(wù)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式。

（二）強(qiáng)化檔案管理信息化服務(wù)水平。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為了優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)效率，必須要加快檔案管理信息化建設(shè)，將大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)融入檔案管理工作當(dāng)中，最大程度挖掘檔案信息。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案服務(wù)方式，充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，對龐大的檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)查找、傳遞、復(fù)印，第一時(shí)間為有需求的部門提供檔案數(shù)據(jù)信息支持。此外，積極引入大數(shù)據(jù)整合技術(shù)、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，將單位各個(gè)層面、各個(gè)領(lǐng)域的歷史發(fā)展數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，挖掘出歷史檔案當(dāng)中潛在的價(jià)值，以便于為單位制定發(fā)展戰(zhàn)略打下數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，協(xié)助單位各個(gè)部門實(shí)施管理創(chuàng)新。全面提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化水平，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)優(yōu)化，使檔案管理服務(wù)更加具備針對性、高效性。

（三）提升檔案管理人才服務(wù)意識。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員是決定檔案管理服務(wù)水平的關(guān)鍵，想要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新，就應(yīng)該從服務(wù)范圍、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式三個(gè)層次進(jìn)行創(chuàng)新。機(jī)關(guān)事業(yè)單位所涉及的工作內(nèi)容非常廣泛，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)范圍較大。檔案管理工作人員必須認(rèn)識到檔案管理服務(wù)的重要性，全面提升自身信息化專業(yè)水平，定期進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)、檔案管理服務(wù)水平提升講座，通過不斷學(xué)習(xí)、不斷充實(shí)自身專業(yè)知識，強(qiáng)化檔案管理服務(wù)意識。真正貫徹“活到老、學(xué)到老”的原則，全面提升檔案管理人才的辦事效率和服務(wù)水平。

五、結(jié)語

總而言之，在“足不出戶便知天下事”的時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作必須充分挖掘大數(shù)據(jù)信息技術(shù)優(yōu)勢，積極開展檔案管理工作信息化建設(shè)，將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)融入檔案管理工作中，在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的基礎(chǔ)上，優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供良好的檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)。