規(guī)范審計檔案提升工作效率的措施

文/山西省忻州市五寨縣審計局 郎俊馬

審計檔案與其他門類檔案有所不同，如果能夠?qū)徲嫏n案成果進行有效運用，那么勢必會對審計工作起到推進性作用。具體來說其作用可從以下幾個方面分析：第一，對制定審計方案更加有利；第二，可以幫助審計工作找到捷徑的“突破口”；第三，可以幫助提升工作效率；第四，在審計工作中，可以做好數(shù)據(jù)備查的準備；第五，可以為審計人員提供學習的范本。當認識到審計檔案工作如此重要之后，在實際工作中就必須嚴格管理、嚴格要求，做好審計檔案工作，更好地為審計事業(yè)服務。然而，當前審計檔案工作中，由于受到諸多因素影響，審計檔案價值的發(fā)揮受到了一定影響。為此相關人員有必要找到審計檔案工作中存在的主要問題，并探索解決路徑與方法，以更好地規(guī)范審計檔案，促進其工作效率提升。

一、審計檔案的基本特點

（一）程序性。審計工作包含的內(nèi)容非常豐富，如確定對象、成立小組、制定方案等一系列審計程序，在各審計環(huán)節(jié)之中，不管哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會造成審計結(jié)果、報告數(shù)據(jù)不準確，對后續(xù)工作的開展造成不良影響。所以，審計人員在開展審計工作時，應該以固有審計工作程序為依據(jù)開展，不斷加強審計工作的程序性。

（二）專業(yè)性。審計檔案管理是一項比較特殊的職能管理活動，其成果必須真實準確地記錄整個審計監(jiān)督的過程，這樣才能體現(xiàn)出審計工作的專業(yè)化、職能化。審計人員應該在審計工作之中貫穿、落實這一專業(yè)性，同時強調(diào)審計檔案具有的主體地位。

（三）法規(guī)性。審計檔案管理應該以國家有關法律法規(guī)為依據(jù)，嚴格遵照相關審計財政制度進行。這里值得關注的一點是，審計工作給出的報告、結(jié)論都是具有法律效力的，同時在審計過程中伴隨的一系列圖表、音像、文字等材料都是具有法律法規(guī)的效力。

（四）公正性。審計工作的作用在于監(jiān)督與審查，因此審計工作必須具有公正性與客觀性特征，在審核、檢查、評價等工作中應該堅持實事求是的原則，在以事實為依據(jù)的前提下減少其他因素對審計工作客觀性與公正性的影響，這樣審計報告和材料才能從最大程度上反映出審計單位的實際財務情況。

（五）連貫性。審計人員在審計項目中進行連貫的審查與核實，才能通過審計報告真實反映出被審計單位的實際財務情況。從確定審計對象到復審活動，再到完成審計報告，這一過程之中每個環(huán)節(jié)都是相互支撐的統(tǒng)一整體，如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了隔斷，那么整個報告都會出現(xiàn)偏差。實際審計工作中存在需要跨年度進行的審計活動，還有很多項目有著不同年度的分類，這樣就提升了審計工作的難度，審計人員應該在所有審計活動都完成之后立卷歸檔，以確保審計活動的連貫性。

二、審計檔案工作中存在的主要問題

（一）難以保障審計質(zhì)量，影響檔案有效管理。在檔案管理工作中，檔案資料審計是其中的重要環(huán)節(jié)之一，如果這方面工作出現(xiàn)問題，那么整個檔案管理環(huán)節(jié)都會受到影響，其中包括審計資料不合理、資料匯總與歸納不完整出現(xiàn)缺失信息問題、缺少制度進行科學有效的審計等等，上述問題的發(fā)生都會使檔案管理工作效率打折扣，同時還容易出現(xiàn)檔案價值降低等問題。

（二）審計操作與審計檔案規(guī)范存在差異性、延后性。審計的工作過程比較復雜，充滿著不確定性，審計工作的影響因素非常多，因此審計工作之中的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會造成審計操作與檔案規(guī)范出現(xiàn)差異性、延后性，且這種延后性與差異性是不可協(xié)調(diào)的。審計部門在審計項目中需對項目涉及到的任何一方、單位負責，比方說要為涉及到的單位發(fā)送審計相關通知，還要通過一些規(guī)章、規(guī)定審計核實這些單位，以取得檔案信息，通過檔案匯總對其進行整理。如此一來，具體操作過程中就會出現(xiàn)一些問題，需要檔案管理人員針對這些檔案信息做大量工作，不僅增加了人員的負擔，同時也加大了工作成本。

（三）從業(yè)人員未經(jīng)培訓以及缺乏硬件設施。在目前的檔案管理工作之中，由于單位不重視檔案部門，導致其整體業(yè)務水平高低不一、參差不齊，很多人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)性、專業(yè)性的管理培訓，根本不重視檔案管理工作，缺少相關知識，認識不到檔案管理工作的重要性和價值，認為檔案管理的主要工作就是看管檔案。當然，也有少部分人員是經(jīng)過專業(yè)性培訓的，他們可以按照相關工作標準進行檔案管理，工作能力是值得肯定的。另外，相關單位不僅對人員培訓不重視，同時對硬件設施、物質(zhì)資料也不夠重視，因此目前所使用的設施都比較落后，對檔案管理工作的順利開展造成了不利影響，根本不能與現(xiàn)代化檔案管理工作要求相適應，不利于審計檔案的管理和保管。

（四）審計信息化建設發(fā)展對傳統(tǒng)審計檔案提出挑戰(zhàn)。隨著信息技術的快速發(fā)展，辦公自動化已經(jīng)初步形成，“金審”工程建設步伐亦明顯加快，目前審計機關行政公文的草擬、編排審計計劃、審計業(yè)務文書擬稿、擬定審計方案以及收發(fā)文件等內(nèi)容都可運用OA處理。同時，審計檔案資料存儲的介質(zhì)亦出現(xiàn)了明顯改變，閱檔方式也隨之出現(xiàn)了變化，這些都對審計檔案工作效率提出了更高、更嚴格的要求。

（五）審計檔案管理工作規(guī)范度急需加強。由于當前人們對審計檔案工作認識不強，一些審計單位之中依然存在著一人身兼多職的情況，加上近年來審計人員變動、流轉(zhuǎn)的幅度比較大，很多單位審計檔案管理人員經(jīng)驗不足，上述不利因素的存在使得審計檔案管理人員在工作中投入的精力不足，工作狀態(tài)亦呈現(xiàn)出不良的發(fā)展趨勢，同時相關人員缺乏對檔案管理程序、環(huán)節(jié)的了解，在實際操作過程中表現(xiàn)出不專業(yè)、隨意性特征，這為審計檔案工作造成了很大困難。

三、規(guī)范審計檔案提升工作效率的措施

（一）審計人員需加強對檔案管理的認識。要想達到改進和完善工作的目的，就必須確保相關人員在意識上是重視的，這樣才能快速有效地解決問題。首先，應該明確檔案規(guī)范整齊、名目清晰，這樣可為審計工作提供最為有效的數(shù)據(jù)資料；其次，這些材料亦可為考核評定提供證據(jù)和資料證明；再次，這些審計檔案非常珍貴，可為審計人員之后的專業(yè)發(fā)展、技能提升提供參考素材，審計人員必須認識到檔案管理工作的重要性，才能在工作中將審計檔案管理工作落實好。

（二）加強審計檔案管理，強化有關措施。為了將檔案管理工作做好，各單位應該將著眼點放在加強管理上，充分運用現(xiàn)有檔案資料，并將其作用發(fā)揮出來。首先，在歸檔制度指導下，各單位的證書、音像及文件等資料要及時搜集歸檔，根據(jù)國家標準進行統(tǒng)一的管理；其次，嚴格進行庫房管理，并進行定期檢查，以確保檔案安全；第三，定期統(tǒng)計檔案情況，并及時將各類檔案報表填好。同時，還要按照有關規(guī)定保存和銷毀檔案，將有關檔案、現(xiàn)行文件等資料移交給檔案館；按照規(guī)定編織出案卷目錄，運用文號索引、歸檔文件目錄等檢索工具，以方便使用人員的查找。另外，根據(jù)單位大事記編制檔案文件專題匯編。

（三）加強事中控制與管理，提升審計檔案管理水平。隨著一定時期審計方式、審計內(nèi)容的改變，審計檔案管理水平亦逐步完善與提高，為了更好地與審計工作發(fā)展要求相適應，審計檔案工作的重心也應該發(fā)生改變，從事后控制與管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂婆c管理，在現(xiàn)場審計時審計人員要及時發(fā)現(xiàn)檔案質(zhì)量問題并加以解決，每個審計人員從下達審計項目之日開始，就要建立起相應的檔案意識，只有從事前加強對審計檔案質(zhì)量的控制與管理，提升現(xiàn)場審計水平，積極研究和解決涌現(xiàn)的新問題，這樣才能與當前審計工作的發(fā)展需求相適應。

（四）提升審計檔案人員的政治與業(yè)務素質(zhì)。首先，要加大對審計人員的培訓力度，按照工作實際采用“請進來、走出去”結(jié)合的方式實施培訓工作，通過培訓更新審計人員的知識系統(tǒng)，達到開闊視野的目的，同時掌握當前新的檔案技術；其次，經(jīng)常組織相關人員開展審計檔案管理的相關經(jīng)驗交流學習，并邀請有關專家給予其業(yè)務上的指導，在檔案理論研討會上利用先進管理經(jīng)驗推進現(xiàn)有檔案工作；第三，進一步加強對審計檔案規(guī)范化的檢查，建立并完善質(zhì)量責任追究制。要積極開展審計檔案質(zhì)量檢查工作，通過定期或不定期的檢查去發(fā)現(xiàn)、糾正和解決問題，從而不斷提高審計檔案質(zhì)量；第四，加強現(xiàn)代化檔案管理的力度，從軟件、硬件上提升檔案管理水平，這樣才能更好地適應檔案工作的需求。

（五）關注實際效果，為審計事業(yè)發(fā)展服務。審計檔案是審計成果的重要體現(xiàn)，為今后各項工作的開展提供了重要依據(jù)，為此相關人員應該充分重視對審計檔案的利用。一方面，要將其參考作用發(fā)揮出來，積極借鑒相關經(jīng)驗指導審計業(yè)務工作，為審計科研等工作提供素材；另一方面，應將審計檔案的服務作用發(fā)揮出來，用審計檔案為審計監(jiān)督服務，為經(jīng)濟發(fā)展大局服務。審計檔案最終體現(xiàn)了審計工作的質(zhì)量，做好這部分工作與審計事業(yè)的發(fā)展大局直接相關，所以，相關人員應該正視當前工作中存在的不足，正視與同類型單位工作上的差距，努力開拓創(chuàng)新，提升現(xiàn)代化與信息化水平，更好地為審計事業(yè)服務。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理是各單位開展工作的重要保障，在以后的工作中，相關人員應該充分重視檔案管理工作，力爭做到強化制度落實，真正常抓不懈，以確保審計檔案管理獲得成效。