人力資源管理視角下的高校人事檔案信息化建設(shè)

文/青島大學(xué) 辛克盛 王永紅

現(xiàn)代社會逐步進入信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，促使高校人事檔案管理開始進入全新的發(fā)展模式?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)與信息技術(shù)，能將多項資源有效整合優(yōu)化，能全面提升人事檔案信息管理效率。高校人事檔案記錄的主要是教職工人事活動，留存下來供參考的應(yīng)用資料，能有效展示不同階段思想狀態(tài)、工作表現(xiàn)等。在人才選拔中能作為有效參考，在信息技術(shù)快速發(fā)展中，高校諸多領(lǐng)域均能進行信息化建設(shè)，在人事檔案管理中發(fā)展進程較為緩慢。在人力資源管理中，能全面推動高校人事檔案信息化發(fā)展建設(shè)，能全面提高績效考核成效，保障諸多崗位與人員有效契合，實現(xiàn)精確定位。人事管理部門要注重擬訂完善的培訓(xùn)方案，有效激發(fā)人才發(fā)展?jié)摿?。?dāng)前要注重擬定完善的激勵政策，實現(xiàn)人力資源有效規(guī)劃，優(yōu)化現(xiàn)階段人才結(jié)構(gòu)，引入更多優(yōu)秀人才。

一、目前高校人事檔案信息化建設(shè)的問題

（一）對人事檔案信息化建設(shè)重視度不足，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。人事檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建中，不單是執(zhí)行信息查詢功能，其主要效用體現(xiàn)在高效化數(shù)字服務(wù)基礎(chǔ)上。但是目前有諸多高校管理人員對此項工作重視度不足，將其定位在輔助性質(zhì)工作中。由于缺乏較高的重視度，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)發(fā)展進展較為遲緩，諸多資金投入不足，對此項工作的開展具有較大限制性。檔案信息化建設(shè)并非績效顯著的工作，在短暫時間內(nèi)難以顯現(xiàn)較大發(fā)展成果。人事檔案具有突出的保密性，應(yīng)用范圍受限，使用頻率有限，各項影響要素均導(dǎo)致此項工作受重視程度不高。我國從2008年便出臺了檔案信息化管理實施辦法，但是此領(lǐng)域?qū)儆谛屡d發(fā)展領(lǐng)域，多項管理經(jīng)驗不足。各項規(guī)定擬定中尚未設(shè)定具體實施細(xì)則，僅僅擬定了相應(yīng)的發(fā)展方向以及基本框架，起到基礎(chǔ)導(dǎo)向作用。因此，目前相關(guān)組織單位要注重做好規(guī)范化指導(dǎo)，結(jié)合實際擬定本單位管理規(guī)范，建立統(tǒng)一化發(fā)展模式。若缺乏規(guī)范化指導(dǎo)難以突出通用性，則會在后續(xù)資源共享、數(shù)據(jù)交換等方面會產(chǎn)生諸多阻力，對信息化建設(shè)會產(chǎn)生較大阻礙。

（二）人事檔案管理隊伍較為落后，科學(xué)管理程度較差。檔案工作長期默默無聞，受重視程度不夠，對從業(yè)人員發(fā)展具有較大考驗，導(dǎo)致此項工作實際流動性較大。一些素質(zhì)較高、能力突出的人才均想調(diào)離原有崗位，去積極尋求更大的發(fā)展平臺，人才流失較為嚴(yán)重，整體素質(zhì)難以提升。目前在行業(yè)內(nèi)部有諸多管理人才，其專業(yè)素質(zhì)較高，工作較為謹(jǐn)慎、規(guī)范，但是在工作管理中對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來的新管理模式不具有較高的接受度，其在信息化管理方面的能力有待考證。近年來，隨著高校信息化發(fā)展進程逐步加快，在檔案管理中融入了更多全新的發(fā)展理念。一些優(yōu)秀管理人員具備良好的計算機操作能力以及網(wǎng)絡(luò)信息綜合管理能力，但是針對檔案管理多項要求缺乏實踐經(jīng)驗，檔案管理專業(yè)素養(yǎng)不足。比如在立卷、材料分類整理中，要注重從實踐過程中積累更多經(jīng)驗。傳統(tǒng)單一化人才結(jié)構(gòu)難以有效適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展需求，當(dāng)前要注重積極培育更多復(fù)合型人才。在新舊人才交替過程中，要消耗相應(yīng)時間有效過渡與融合，對行業(yè)發(fā)展進程具有較大影響。

（三）信息化服務(wù)對象較為單一，檔案安全難以有效控制。高校人事檔案信息化建設(shè)不單是構(gòu)建對應(yīng)的信息查詢功能，當(dāng)前要想實現(xiàn)數(shù)字化服務(wù)，具體服務(wù)對象是人事管理部門以及多個管理機構(gòu)。對相應(yīng)教職工沒有開放權(quán)限，個人要想調(diào)取相應(yīng)檔案信息，要在人事部門有效登記之后通過專人進行管理查詢。在實際操作中各項流程較為繁瑣，整體查詢過程要消耗較多時間，數(shù)字化服務(wù)作用未能得到有效體現(xiàn)。另外，在全面強化人事檔案信息化建設(shè)過程中，多數(shù)檔案信息要在集中申請之后通過網(wǎng)絡(luò)集中查詢，此類發(fā)展模式將會提高工作質(zhì)量，為群眾提供更多便捷服務(wù)，但是其中隱含的信息安全要提高重視，這樣才能對檔案信息集中保護，強化個人信息的安全性。目前在全面保障數(shù)據(jù)信息安全性方面，主要是做好系統(tǒng)持續(xù)性更新，并且設(shè)定防護火墻進行保護。但是目前檔案管理人員并非專業(yè)化技術(shù)人員，尚未具備較好的信息保護意識。加上目前網(wǎng)絡(luò)病毒侵害嚴(yán)重，如果管理人員信息處理不規(guī)范，將會對管理系統(tǒng)建設(shè)產(chǎn)生較大負(fù)面影響，使系統(tǒng)整體運行發(fā)生癱瘓。當(dāng)系統(tǒng)中有諸多信息泄露之后，會產(chǎn)生較大負(fù)面影響，安全風(fēng)險問題逐步擴大。

二、高校人事檔案信息化建設(shè)的措施

（一）提高人事檔案信息化建設(shè)的重視度，實現(xiàn)多項管理活動標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。新時期高校發(fā)展建設(shè)中要注重將整體發(fā)展戰(zhàn)略作為信息化建設(shè)的重要組成部分，建立與人事檔案信息化建設(shè)相對應(yīng)的監(jiān)管措施。檔案信息化建設(shè)發(fā)展屬于長期發(fā)展過程，難以在較短時間內(nèi)獲取良好的發(fā)展成效。加上各類檔案信息內(nèi)容處于實時更新發(fā)展?fàn)顟B(tài)，各項技術(shù)應(yīng)用升級、軟件開發(fā)均要消耗諸多資金。在觀念層面上要提高重視度，還要劃分專用資金用于硬件與軟件建設(shè)。其中人事檔案管理工具應(yīng)用保密性突出，外部環(huán)境對其了解偏少。諸多人員對此項工作的了解僅僅局限于多項信息查詢以及人事資料籌備，未能認(rèn)識到人事資源管理中檔案信息化發(fā)展價值。所以相關(guān)部門要注重做好宣傳，強化高校各部門的重視度。在今后高校教學(xué)工作以及工作開展過程中，能對人事檔案信息化資源進行有效應(yīng)用，并且對人事檔案信息化建設(shè)提供較大支持度。在各項工作開展過程中，要注重相互配合，保障信息系統(tǒng)應(yīng)用成效能全面提升。此外，在人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展中，要注重制訂完善的管理制度，在人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展中要注重做好職責(zé)劃分，將多項責(zé)任落實到個人。依照相關(guān)規(guī)定要求，對電子資料以及數(shù)字化信息集中分類歸檔，執(zhí)行相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)要求。保障各項檢查活動能處于常態(tài)化發(fā)展，保障各類電子文件完整性、精確性能全面提升。在人事檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用中，重要服務(wù)主體是人事管理部門，其能有效提供檔案查詢以及管理服務(wù)。其次，還具備諸多功能特征，能對目前已有的資源集中優(yōu)化，實現(xiàn)多項資源有效共享。能保障多個部門有效共建，實現(xiàn)全面發(fā)展，為人事部門發(fā)展提供多項政策與規(guī)定，為廣大教職工發(fā)展建立透明、公平發(fā)展平臺。此外，還要注重將兩個部門管理系統(tǒng)應(yīng)用有效融合，實現(xiàn)多項信息有效對接，突出人員分析、報表打印等功能，保障多項管理優(yōu)勢有效互補。

（二）實現(xiàn)檔案管理人員隊伍專業(yè)化、知識化發(fā)展?，F(xiàn)階段，為了全面強化管理人員職業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)技術(shù)，要注重做好各項培訓(xùn)。定期組織信息技術(shù)領(lǐng)域?qū)I(yè)化技術(shù)人員對其技術(shù)方面進行針對性指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)工作中存在的各項問題，提高其技術(shù)解決能力。還要組織人員做好人事檔案信息化建設(shè)，提高個人工作成效。學(xué)校要注重多項管理創(chuàng)新，積極整合更多建設(shè)經(jīng)驗，做好工作經(jīng)驗整合與學(xué)習(xí)，提高個人專業(yè)化業(yè)務(wù)能力。還要注重優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，人事檔案管理活動對保密性要求較高，相關(guān)管理人員要提高自身素質(zhì)。要具備較強的專業(yè)發(fā)展能力，還要提高個人綜合素養(yǎng)。隨著信息化建設(shè)的全面推進，對管理人員也有更多要求，當(dāng)前要注重招聘更多復(fù)合型人才，提高個人專業(yè)知識，積極維護網(wǎng)絡(luò)信息安全。在目前信息化建設(shè)發(fā)展環(huán)境中，要保障高校人事檔案信息化建設(shè)活動穩(wěn)定開展。

（三）全面實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)安全化發(fā)展。當(dāng)前人事檔案自身發(fā)展性質(zhì)較為特殊，其中涉及諸多隱私資料，在管理中，對保密性要求較高。因此，當(dāng)前在檔案管理信息安全管控中要提高重視度，提高系統(tǒng)安全性是人事檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定運行的有效保障。在系統(tǒng)登錄設(shè)定中，要注重結(jié)合系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀，擬定規(guī)范化的識別模式。通過相應(yīng)密碼實施身份驗證，提升用戶登錄的安全性。在權(quán)限設(shè)定中，不同身份對應(yīng)的查詢權(quán)限不同，要注重做好登記設(shè)定，對不同信息集中加密。在資源保護中，要合理應(yīng)用版權(quán)保護技術(shù)，防止多項資料被隨意更改，提高資料應(yīng)用的安全性。在日志管理中，要基于用戶訪問、信息讀寫、資料存取等建立較為完善的日志記錄，做好各項信息實時跟蹤，發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作問題，要注重及時處理，防止資料丟失。要建立更為規(guī)范化的信息安全管理機制，做好各個管理流程以及管理環(huán)節(jié)有效跟蹤，提高管理人員安全意識，強化人事檔案信息的安全性。

三、結(jié)語

人事檔案是高校人力資源管理中的重要應(yīng)用資料，為了能全面適應(yīng)新時期發(fā)展趨勢，提高檔案管理質(zhì)量，當(dāng)前要注重實現(xiàn)高校人事檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新原有的管理模式，為高校管理部門在人事決策、教學(xué)科研等方面提供更多信息。信息化管理能保障檔案信息查詢更為便捷，有效減輕工作人員的工作壓力，提高工作效率。在信息技術(shù)應(yīng)用中，能實現(xiàn)多項信息資源有效共享，實現(xiàn)資源優(yōu)化整合，突出檔案信息資源應(yīng)用價值，為高校人力資源發(fā)展提供保障。