改制企業(yè)檔案信息化管理新思路
——以襄陽市中小企業(yè)發(fā)展服務(wù)中心為例

文/襄陽市中小企業(yè)發(fā)展服務(wù)中心 王仁霞

襄陽市中小企業(yè)發(fā)展服務(wù)中心（以下簡稱中心）于2014年9月成立，隸屬于襄陽市經(jīng)濟和信息化委員會。中心建設(shè)有線上線下公共服務(wù)平臺。線上服務(wù)平臺包括網(wǎng)站（www.xy96500.cn）、“96500”電話熱線、12345涉企問題流轉(zhuǎn)熱線、平臺微信公眾號和襄陽工業(yè)云（在建）等。為企業(yè)提供政策宣傳、工業(yè)信息查詢、企業(yè)信息化檔案查詢支持等服務(wù)；中心主要職能之一是“推進(jìn)中小企業(yè)服務(wù)體系建設(shè)，促進(jìn)政府、中介機構(gòu)和企業(yè)間的信息交流，引導(dǎo)全市各類中介機構(gòu)面向中小企業(yè)開展創(chuàng)業(yè)扶持、政策咨詢、信息化建設(shè)和人才培訓(xùn)等多方面、多層次的社會化服務(wù)”。針對這一服務(wù)宗旨，如何有效地開發(fā)和利用全市改制以及非公企業(yè)的檔案信息資源就更加重要了。因此，中心對改制企業(yè)檔案信息化管理提出更高標(biāo)準(zhǔn)、更細(xì)的要求，力爭完美詮釋中心為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進(jìn)社會經(jīng)濟發(fā)展的核心理念。

一、改制企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）配套設(shè)備陳舊和專業(yè)人員缺失。配套設(shè)備是檔案信息化管理的主要硬件支持，陳舊設(shè)備讓檔案信息化建設(shè)和管理無法落實，而且設(shè)備完善程度直接影響檔案管理信息化建設(shè)的效果。目前，中心對信息化管理的投入有限，導(dǎo)致各項硬件設(shè)施尚未配置到位，阻礙了檔案管理信息技術(shù)的正常應(yīng)用。同時，在設(shè)備使用過程中，管理人員往往會忽略設(shè)備的檢修工作，造成設(shè)備長期處于不良的工作狀態(tài)導(dǎo)致縮短設(shè)備的使用壽命。這些問題如果不能得到及時的解決，會給檔案管理信息化增添難度，制約檔案信息化管理的發(fā)展。檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，各類檔案的整理、編目、裝訂、修復(fù)都需要專業(yè)的檔案知識作支撐。同時，信息化管理過程中形成的電子檔案有其特殊性和先進(jìn)性，除了要遵循傳統(tǒng)載體檔案收集、整理、利用的要求外，還要符合電子文件元數(shù)據(jù)、系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換、自動檢測及數(shù)據(jù)安全管理等方面的要求。這就要求檔案管理工作者既要掌握檔案管理的知識和技能，又要具備利用信息技術(shù)實現(xiàn)海量檔案數(shù)據(jù)規(guī)范收集、管理的技術(shù)和能力。但是就目前來看，大部分工作者在信息技術(shù)上缺少自我提升意識，使得各項高新信息技術(shù)難以在檔案管理工作中推行。部分領(lǐng)導(dǎo)適應(yīng)了傳統(tǒng)的工作狀態(tài)，沒有意識到檔案信息化建設(shè)為工作帶來的益處，對培訓(xùn)工作并不重視，使工作人員獲取信息化檔案管理知識的渠道匱乏，降低了檔案管理團(tuán)隊的專業(yè)水平，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）現(xiàn)有檔案數(shù)量多，占用空間大，改制企業(yè)檔案管理面臨挑戰(zhàn)。根據(jù)《檔案法》第十六條規(guī)定，機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織發(fā)生機構(gòu)變動或者撤銷、合并等情形時，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。作為服務(wù)全市的中小企業(yè)發(fā)展服務(wù)中心，收留并保存了海量的改制企業(yè)的檔案。檔案數(shù)量非常龐大，占用空間較大，而且檔案質(zhì)量差、所有權(quán)不明，對檔案的整理、移交和鑒定帶來了很大的困難，也給改制企業(yè)檔案的信息化管理帶來巨大的挑戰(zhàn)。同時，改制企業(yè)檔案的開發(fā)利用受人手、精力和專業(yè)性的限制，一些有價值的改制企業(yè)檔案信息資源得不到有效及時開發(fā)利用，無法發(fā)揮更大的效用。檔案所有權(quán)不明晰使得企業(yè)主管部門及企業(yè)本身對改制檔案工作重視程度較低，不愿意投入經(jīng)費，不聽取檔案管理部門的指導(dǎo)意見，使改制企業(yè)的檔案信息化管理進(jìn)度滯后。

二、改制企業(yè)檔案信息化管理新思路

（一）優(yōu)化設(shè)備配置。在設(shè)備配置上，中心檔案部門要做好信息技術(shù)引進(jìn)計劃，并根據(jù)信息技術(shù)的規(guī)律，來為各個改制企業(yè)單位合理配置硬件設(shè)備。設(shè)備層是數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)支撐平臺，包括機房、網(wǎng)絡(luò)、儲存和備份設(shè)備、系統(tǒng)軟件等信息系統(tǒng)運行的物理場所和信息資源建設(shè)的工作環(huán)境。同時，要選擇信譽好、規(guī)模大、資質(zhì)齊全的設(shè)備供應(yīng)商，從源頭保障設(shè)備的質(zhì)量。檔案工作人員還要結(jié)合硬件設(shè)備的運行規(guī)律以及檔案管理工作安排，科學(xué)規(guī)劃檢修維護(hù)方案，針對設(shè)備運行中容易發(fā)生的故障，提前做出應(yīng)對策略，縮短故障維修的時間，保障信息化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性。對于老舊設(shè)備，要及時進(jìn)行淘汰和更新，并及時提取老舊設(shè)備的剩余價值，做好保密工作，避免出現(xiàn)信息泄露和資源浪費，進(jìn)而優(yōu)化信息化管理工作的效果。

（二）從業(yè)人員的調(diào)配。在業(yè)外人士看來，檔案管理是人人都能參與的工作，而事實上，檔案管理工作是有許多專業(yè)化要求的。改制企業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成是復(fù)雜的，這是由企業(yè)類型的多樣性和企業(yè)活動內(nèi)容的復(fù)雜性所決定的。改制企業(yè)檔案的構(gòu)成主要由改制前、改制后以及改制中形成的各種材料，內(nèi)容龐大繁雜。隨著檔案管理信息化的不斷完善，對其從業(yè)人員要求也越來越高。聘用相關(guān)人員時，需選擇具有高度責(zé)任感、超強耐心細(xì)致的優(yōu)秀的綜合型人才，必須既具備檔案相關(guān)專業(yè)知識又需熟練運用計算機對檔案進(jìn)行收集、分類、儲存、歸檔等。除此之外，從業(yè)者還需具備網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)和相關(guān)保護(hù)等方面的知識。因此，必須聘用優(yōu)秀的綜合性人才。對于在崗人員，要定期進(jìn)行培訓(xùn)，提高其學(xué)習(xí)能力，做到與時俱進(jìn)，才不會被這個時代所拋棄。

（三）拓寬檔案資源信息化的合理開發(fā)和利用。當(dāng)前國家非常注重政府信息公開，更好地保障公民的知情權(quán)。因此，發(fā)展服務(wù)中心應(yīng)了解民眾和社會組織對于檔案信息的需求，進(jìn)而通過檔案資源流動和開放，為民眾和企業(yè)提供多元化的檔案信息服務(wù)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展，人們的交往方式和信息傳播方式發(fā)生了根本性變化。檔案管理部門也應(yīng)該主動適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代帶來的變化，對檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，在保留傳統(tǒng)檔案借閱、咨詢和展覽的基礎(chǔ)之上，將新型媒體和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與檔案服務(wù)有機結(jié)合，進(jìn)一步豐富檔案服務(wù)的路徑和方式。檔案管理部門可以通過開設(shè)微博、微信公眾號等方式，向民眾推送服務(wù)項目和服務(wù)內(nèi)容，進(jìn)一步拉近檔案管理部門與民眾之間的距離。

（四）開發(fā)檔案云服務(wù)和建立改制企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫。云服務(wù)是以云技術(shù)、云儲存作為基礎(chǔ)的新興服務(wù)方式，通過云服務(wù)打造能夠?qū)⒋罅扛闹破髽I(yè)的檔案信息通過云平臺進(jìn)行組織和整合，形成服務(wù)云。云服務(wù)平臺憑借已有的網(wǎng)絡(luò)、計算、存儲與安全保障等基礎(chǔ)設(shè)施，基于數(shù)字檔案室系統(tǒng)來實現(xiàn)檔案管理和服務(wù)的統(tǒng)一部署與應(yīng)用、分發(fā)與監(jiān)控，其低成本、安全性高和超強的計算能力已經(jīng)成為檔案管理模式的一種創(chuàng)新手段。檔案云服務(wù)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的高效整合和有序利用，還極大地為中小企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展打開了機會之門。改制企業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成是多樣復(fù)雜的，建立改制企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源開發(fā)和利用的重要前提。根據(jù)數(shù)字檔案室系統(tǒng)的各功能模塊，按照檔案管理工作流程，設(shè)計開發(fā)包括門類管理、接收采集、分類編目、檢索利用、鑒定統(tǒng)計、系統(tǒng)管理等功能模塊，實現(xiàn)各類電子文件從接收、整理、登記、統(tǒng)計、保管、利用到鑒定處置整個流程的管理。其中，收集環(huán)節(jié)主要實現(xiàn)各類檔案資源的接收、整理和歸檔登記，包括電子文件的收集歸檔、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工、音像檔案的格式轉(zhuǎn)換、業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案的收集歸檔、歷史檔案的遷移等；管理環(huán)節(jié)主要實現(xiàn)對已接收登記的各類檔案資源進(jìn)行規(guī)范化、流程化管理，如鑒定、處置、移交等；保存環(huán)節(jié)主要通過電子文件管理、虛擬庫房管理等功能，對電子檔案和實體檔案進(jìn)行長期有效管理；利用環(huán)節(jié)主要實現(xiàn)對檔案資源的信息發(fā)布和檢索利用，通過目錄共享、在線申請和瀏覽權(quán)限設(shè)置等多種方式，為用戶提供檔案資源的在線利用服務(wù)。

三、結(jié)語

信息化時代對檔案管理工作的高要求使得中心檔案管理部門主動適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，已將整個襄陽市的改制企業(yè)的所有檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，明確了檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要意義和現(xiàn)實價值。通過檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，不僅能夠有效節(jié)約檔案庫房容量，提升檔案資源利用效率，還可以對改制企業(yè)的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，尋找檔案信息化管理的有效路徑。