財務(wù)共享服務(wù)中心在企業(yè)集團(tuán)的應(yīng)用研究

王 磊 中國石油工程建設(shè)有限公司

引言

共享服務(wù)起源于20世紀(jì)七、八十年代，經(jīng)過幾十年的發(fā)展，現(xiàn)已在全球大型跨國公司中得到廣泛的應(yīng)用，近20年來，我國大型企業(yè)集團(tuán)也接受了這個管理理念，部分企業(yè)已建立并有效應(yīng)用了財務(wù)共享服務(wù)中心，在企業(yè)管理模式轉(zhuǎn)型上發(fā)揮了巨大作用。但財務(wù)共享中心的成功應(yīng)用也需要諸多條件，在建設(shè)和應(yīng)用過程中也存在一定的誤區(qū)。

一、財務(wù)共享服務(wù)中心概念

共享服務(wù)，指將分布于企業(yè)各組織機(jī)構(gòu)、從事相同活動的資源整合起來，以較低成本為企業(yè)內(nèi)部或外部客戶提供高質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)，進(jìn)而提升公司價值的企業(yè)管理模式。而財務(wù)共享服務(wù)中心，就是在大型企業(yè)集團(tuán)中建立“會計工廠”，以各個子公司或分公司(以下簡稱子分公司)的財務(wù)工作為“原材料”，批量“生產(chǎn)”標(biāo)準(zhǔn)化、高質(zhì)量的“會計產(chǎn)品”，從而達(dá)到降本增效、集中管控的目的。

二、財務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展

從全球來看，共享服務(wù)起源于20世紀(jì)七、八十年代，由美國通用、福特等大型制造企業(yè)集團(tuán)提出。當(dāng)前，已廣泛應(yīng)用于世界各地企業(yè)集團(tuán)，是一種有效的運(yùn)營模式，在世界500強(qiáng)中超過80%的企業(yè)已不同程度實(shí)施。隨著我國改革開放發(fā)展，跨國企業(yè)陸續(xù)在亞太中國區(qū)建立共享中心，該管理模式逐漸傳入我國，經(jīng)過國內(nèi)企業(yè)的理解和吸收，越來越多的本土企業(yè)也開始將財務(wù)共享模式付諸實(shí)踐。根據(jù)2019年《中央企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)建設(shè)情況報告》，國資委出資的97家央企中，49%已建立或正在建立財務(wù)共享服務(wù)中心。

當(dāng)前，共享服務(wù)已經(jīng)發(fā)展為一種管理模式，是企業(yè)管理規(guī)模化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動化的象征。我國財政部2014年《關(guān)于全面推進(jìn)管理會計體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》也從政策層面肯定了財務(wù)共享服務(wù)中心的作用，并鼓勵其建設(shè)發(fā)展。

三、財務(wù)共享服務(wù)中心的優(yōu)勢

(一)降本增效

降本增效是財務(wù)共享中心建立的初衷和基礎(chǔ)職能。在傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式中，集團(tuán)的子分公司不論規(guī)模大小，只要涉及資金業(yè)務(wù)的，都需設(shè)置會計核算、稽核、資金管理、檔案管理等會計基礎(chǔ)工作崗位，企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大伴隨財務(wù)團(tuán)隊(duì)的擴(kuò)大，這種模式的發(fā)展帶來較高的運(yùn)營成本；而子分公司財務(wù)管理者大部分精力被消耗在基礎(chǔ)工作上，成本管控、分析決策、資金運(yùn)營、綜合管理等能力無法充分發(fā)揮。財務(wù)共享中心的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)發(fā)展模式，企業(yè)分子公司的會計基礎(chǔ)工作被整合至財務(wù)共享中心后，企業(yè)的運(yùn)營成本大幅下降，財務(wù)管理者也有更多經(jīng)理提供高附加值的工作，極大的起到降本增效作用。以中石油為例，2017年中石油集團(tuán)啟動全球財務(wù)共享中心建設(shè)工作，預(yù)計全面建成后，財務(wù)共享中心2千人可承擔(dān)傳統(tǒng)模式下2萬人的工作量，財務(wù)共享中心將極大的支撐集團(tuán)業(yè)務(wù)擴(kuò)張。

(二)提高財務(wù)信息質(zhì)量

集約化、專業(yè)化意味著質(zhì)量的提高，財務(wù)共享中心對大批量業(yè)務(wù)進(jìn)行重整細(xì)分后，將極大地提高財務(wù)信息質(zhì)量。仍以中石油財務(wù)共享中心為例，在傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式下，集團(tuán)各子分公司的財務(wù)人員能力參差不齊，對業(yè)務(wù)理解也有較大差異，核算差錯頻現(xiàn)，同一業(yè)務(wù)核算口徑也難以保持一致，而財務(wù)共享中心改變了這種情況，它將集團(tuán)的財務(wù)共享業(yè)務(wù)劃分為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)、運(yùn)營行管控業(yè)務(wù)、增值服務(wù)業(yè)務(wù)四大類，有針對性的配置專業(yè)人員、統(tǒng)一培訓(xùn)、統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，最終產(chǎn)出的是有如流水線作業(yè)的產(chǎn)品，財務(wù)信息質(zhì)量大幅提高。

(三)提升管理標(biāo)準(zhǔn)化、自動化

企業(yè)的業(yè)務(wù)和財務(wù)是高度相關(guān)的，每項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)生和結(jié)果都會歸集到財務(wù)賬上，現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心同時也是業(yè)務(wù)的集中化管理。業(yè)務(wù)在財務(wù)共享服務(wù)中心中可實(shí)現(xiàn)流程化、標(biāo)準(zhǔn)化。因此，人力資源管理、購銷管理、往來信用管理、存貨管理、資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)都在系統(tǒng)中得到強(qiáng)制性合規(guī)管理，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化，減少了子分公司因管理的低效、疏漏等現(xiàn)象給企業(yè)帶來損失的風(fēng)險。

(四)提升財務(wù)管理職能

企業(yè)財務(wù)管理的意義在于通過對企業(yè)成本、預(yù)算、稅務(wù)、投融資、風(fēng)險等方面的管理給企業(yè)創(chuàng)造價值，財務(wù)共享服務(wù)中心的建立意味著企業(yè)對子分公司財務(wù)管理職能要求的提升。企業(yè)的高需求迫使子分公司財務(wù)管理者提高職業(yè)素養(yǎng)，承擔(dān)合同評審、預(yù)算成本管控、國際納稅籌劃、稅務(wù)管理、投融資決策、風(fēng)險管控等職能，這也將更好地發(fā)揮優(yōu)秀財務(wù)管理者能力，提高財務(wù)團(tuán)隊(duì)素質(zhì)，給企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。

(五)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用

企業(yè)財務(wù)共享中心是企業(yè)數(shù)據(jù)的中樞，大數(shù)據(jù)的匯集將提供之前難以企及的結(jié)果。例如，采購信息的匯集將優(yōu)化集中采購，為集團(tuán)建立集中采購配送中心提供可能；客戶信息的匯集將優(yōu)化客戶信用評價和賬款回收；資金的匯集將優(yōu)化集團(tuán)資金池應(yīng)用，提高集團(tuán)資金使用效率，降低融資成本，減少資金沉淀；資產(chǎn)設(shè)備信息的匯集，提高集團(tuán)資產(chǎn)使用效率；國際經(jīng)營數(shù)據(jù)的匯集，提高集團(tuán)在國際投資和招投標(biāo)的決策準(zhǔn)確性，以及集團(tuán)全球調(diào)配資源的能力……當(dāng)前，大數(shù)據(jù)正改變這我們的生活和經(jīng)濟(jì)模式，而企業(yè)共享中心作為大數(shù)據(jù)的縮影，也將迸發(fā)出之前難以想象的變革。

四、財務(wù)共享中心成功的條件

然而，財務(wù)共享服務(wù)中心并不是企業(yè)降本增效、提升管理的萬能藥。其成功也需要很多苛刻的條件，不滿足條件的企業(yè)如果盲目跟風(fēng)，其結(jié)果可能造成巨大的損失。筆者認(rèn)為能夠成功建立財務(wù)共享中心的企業(yè)必須具備以下條件：

(一)一定的企業(yè)規(guī)模

財務(wù)共享中心建設(shè)需要投入動輒上億的建設(shè)資金以及長期的運(yùn)營維護(hù)資金，大的集團(tuán)企業(yè)往往需要建立專業(yè)子公司進(jìn)行共享中心的運(yùn)營。因此，財務(wù)共享中心對企業(yè)的第一要求是大，具體包括經(jīng)營規(guī)模大、盈利大、經(jīng)營區(qū)域大、財務(wù)機(jī)構(gòu)大，大到有足夠資源建設(shè)和運(yùn)營財務(wù)共享服務(wù)中心，并能夠通過其實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，也能夠承受投資失敗的損失。

(二)一定的管理能力

財務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)行是需要集團(tuán)企業(yè)全員聯(lián)動的體系，對企業(yè)的管理能力有較高的要求。首先企業(yè)應(yīng)建立完善的制度體系，包括管理機(jī)構(gòu)、崗位職責(zé)、管理程序、作業(yè)標(biāo)注、規(guī)范表單、企業(yè)管理手冊等；同時，企業(yè)員工應(yīng)當(dāng)熟知并能夠履行相關(guān)制度；如果企業(yè)制度體系不夠完善，企業(yè)管理水平不足，財務(wù)共享中心的運(yùn)行將步步維艱，難免失敗的結(jié)局。

(三)完善的監(jiān)督和審計機(jī)制

財務(wù)共享中心的應(yīng)用意味者業(yè)務(wù)和財務(wù)在空間上的分離，原件資料和電子文件的分離，實(shí)物和賬務(wù)的分離。其結(jié)果，過程審批不嚴(yán)、舞弊等違法違規(guī)行為可能大幅提升。因此，成功應(yīng)用財務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)要有完善的監(jiān)督和審計機(jī)制，對審批失職、舞弊等現(xiàn)象施以重懲以杜絕。

(四)IT支持和信息安全

財務(wù)共享服務(wù)中心在建設(shè)和運(yùn)營中需要不斷的修補(bǔ)和升級，因此企業(yè)集團(tuán)應(yīng)具有較強(qiáng)信息技術(shù)服務(wù)能力。同時，財務(wù)共享中心是商業(yè)數(shù)據(jù)的存儲地，企業(yè)集團(tuán)還應(yīng)具有足夠的信息儲存安全和數(shù)據(jù)防護(hù)能力。

五、財務(wù)共享中心應(yīng)用的誤區(qū)

(一)共享中心應(yīng)全面管理

如前所述，財務(wù)共享中心是業(yè)務(wù)的集中管理，但管理的集中也意味著應(yīng)變效率的下降，如果業(yè)務(wù)審批權(quán)限劃分不合理，管理的過度集中就會掣肘主業(yè)發(fā)展，降低企業(yè)運(yùn)行效率。

(二)共享中心效果立竿見影

財務(wù)共享中心的高效運(yùn)行需要參與者從業(yè)務(wù)源頭開始錄入輸入，但很多數(shù)據(jù)錄入者和審批者不具備財務(wù)專業(yè)知識，如對成本中心、會計科目、成本要素、輔助核算等概念較為陌生，錯入的數(shù)據(jù)錄入就造成反復(fù)咨詢、溝通、修正，使財務(wù)共享系統(tǒng)運(yùn)行效率底下。因此財務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)用并不是短時間能夠發(fā)揮作用的，要經(jīng)過長期的推廣、培訓(xùn)、磨合才能發(fā)揮其高效率。

(三)管理水平不足可以上線部分功能

財務(wù)共享中心是個全面管理系統(tǒng)，因管理水平問題，部分企業(yè)的財務(wù)共享中心上線業(yè)務(wù)不全面，就造成了系統(tǒng)無法發(fā)揮全部效能，甚至加重工作負(fù)擔(dān)的現(xiàn)象出現(xiàn)。例如，預(yù)算、招標(biāo)、采購合同、催交、運(yùn)輸、驗(yàn)收入庫、支付、合同關(guān)閉、材料出庫是一個業(yè)務(wù)鏈，如果其中一環(huán)無法上線，則后續(xù)業(yè)務(wù)就需手動錄入系統(tǒng)，多環(huán)無法上線，則業(yè)務(wù)鏈將斷裂，為維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)完整要做的工作會成倍增加，共享體系反而成為企業(yè)負(fù)擔(dān)。

六、財務(wù)共享中心建設(shè)建議

(一)以同行業(yè)成功案例為指導(dǎo)

每個企業(yè)的業(yè)務(wù)和模式不同，財務(wù)共享中心的建設(shè)不能盲目跟風(fēng)，應(yīng)當(dāng)以同行業(yè)成功案例為指導(dǎo)和借鑒。在方案構(gòu)建上采取自上而下的模式，而不能為迎合下層管理機(jī)構(gòu)需求而破壞系統(tǒng)業(yè)務(wù)鏈。

(二)合理的授權(quán)

以合理的授權(quán)打造扁平化管理模式，在企業(yè)集團(tuán)中針對不同的業(yè)務(wù)板塊建立不同的管理模式和授權(quán)體系，在集中控制和成本效率之間尋求科學(xué)平衡。

(三)集中建設(shè)、分步推廣

財務(wù)共享服務(wù)中心的初始構(gòu)建應(yīng)當(dāng)盡可能全面完善，在推廣應(yīng)用時應(yīng)將其作為長期戰(zhàn)略執(zhí)行，以先規(guī)范性業(yè)務(wù)后復(fù)雜性業(yè)務(wù)、先單項(xiàng)業(yè)務(wù)后鏈?zhǔn)綐I(yè)務(wù)、先點(diǎn)后面、先國內(nèi)后國外的步驟合理安排推廣計劃，并穩(wěn)步推進(jìn)。

七、結(jié)語

綜上所述，財務(wù)共享服務(wù)中心是目前大型企業(yè)的熱門話題，對大型企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展有著較大的積極作用，對企業(yè)管理模式變革起著深遠(yuǎn)影響。但財務(wù)共享服務(wù)中心也是一把雙刃劍，成功應(yīng)用的企業(yè)將得到質(zhì)的提升，但失敗的引用也可能給企業(yè)帶來滅頂之災(zāi)。我國大型企業(yè)集團(tuán)應(yīng)本著實(shí)事求是的態(tài)度認(rèn)真審視自身?xiàng)l件和能力，將其作為企業(yè)中長期戰(zhàn)略加以決策實(shí)施，科學(xué)論證后再投入建設(shè)，一旦啟動也應(yīng)當(dāng)排除萬難一往無前，最終實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。