交通運輸檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)策略研究

楊 倩 濟寧市道路運輸事務(wù)中心

交通運輸檔案主要包括圖表、文字等內(nèi)容。與其他單位的檔案管理相比，交通運輸檔案管理內(nèi)容過于復(fù)雜，其包含的實際內(nèi)容較多，因此實現(xiàn)交通運輸資源科學化、規(guī)范化管理是一項重要的工作。

一、交通運輸檔案管理中常見的問題

(一)交通運輸檔案管理專業(yè)性較差

近幾年，由于相關(guān)部門對交通運輸檔案管理工作缺乏足夠的重視，因此導致檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力參差不齊，同時出現(xiàn)了實踐經(jīng)驗不足、業(yè)務(wù)理論嚴重不足等問題。在具體檔案管理中會直接利用以往的經(jīng)驗，并在管理中會融入自身固有的主觀意念，這會大大增加交通運輸檔案管理的主觀性，缺乏必要的規(guī)范性、完整性和科學性，阻礙資源案卷質(zhì)量的提升，嚴重缺乏存儲價值。除此之外，交通運輸部門并沒有組織開展專業(yè)理論技能培訓，導致檔案管理人員的專業(yè)水平較低，技術(shù)能力差，無法有效應(yīng)對交通檔案管理任務(wù)[1]。

(二)檔案管理體制化嚴重不足

交通運輸檔案管理的體制化要求嚴格按照體制標準開展信息資源歸檔、信息整理、信息采集、檔案存儲等工作。但是在具體交通運輸檔案管理中，相應(yīng)管理體制還不夠完善，檔案管理操作步驟過于隨意，缺乏完善的檔案管理流程。同時交通運輸部門出現(xiàn)嚴重的檔案審查缺失、管理混亂等問題，特別是沒有及時整理和調(diào)整無人關(guān)心、年代已久的交通運輸資源。

(三)檔案管理缺乏科學性

目前，部分交通部門在檔案管理中存在過度重視業(yè)務(wù)，忽視檔案管理等問題。一些檔案管理者錯誤地認為檔案管理可有可無，過分關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動。事實上，這種錯誤的思維會導致檔案管理資金嚴重不足，并且大大降低交通運輸檔案管理質(zhì)量和效果[2]。

二、交通運輸檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)策略

(一)樹立正確的檔案管理理念，優(yōu)化和完善交通運輸檔案管理方式

一方面，要提升認識程度，實現(xiàn)檔案的科學管理。交通運輸檔案管理是一項具有較強基礎(chǔ)性的服務(wù)活動，其涉及多個部門和多個崗位，合理開展檔案管理工作可以提升交通運輸單位結(jié)合的有效性，推動運輸業(yè)的進一步發(fā)展。為此，有關(guān)部門領(lǐng)導要提高檔案管理工作的重要性，全面認識檔案管理，加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，促進交通檔案管理水平的提高。

另一方面，做好檔案采集和管理工作。在交通運輸檔案管理中，要充分發(fā)揮檔案的價值，就必須保證檔案信息的可靠性和完整性，這就對信息采集工作提出了更高的要求。在具體檔案采集工作中，要正確認知檔案的產(chǎn)生規(guī)律，及時采集、調(diào)整和規(guī)劃檔案信息，并做到檔案信息的入檔工作。除此之外，在整理檔案信息過程中，要制定明確的檔案管理時間，設(shè)置檔案管理范圍，分層次甄別和鑒定檔案，從根本上提高檔案檢閱質(zhì)量和效率[3]。

(二)創(chuàng)新和完善檔案服務(wù)形式，提升檔案利用質(zhì)量

在交通檔案管理中，管理檔案是一種基本的工作方式，而合理使用檔案是最終的目標。對于交通運輸單位，檔案信息的關(guān)鍵作用是在單位內(nèi)部發(fā)揮，并以主體內(nèi)部人員為核心。針對檔案資源中非秘密性信息，要積極實施完善的對外開放制度，特別是針對同行業(yè)的工作人員，可以達到資源共享和優(yōu)勢互補的目的，從根本上提升交通運輸檔案信息的使用質(zhì)量和效率。交通運輸檔案管理人員要積極建設(shè)多種渠道和途徑，從多個層次、多個角度探究和分析檔案資料，以交通運輸行業(yè)的服務(wù)主體、基本特征、管理策略為入手點，有效總結(jié)和歸納文化發(fā)展成果，建立完善、優(yōu)良的文化環(huán)境。

(三)創(chuàng)建完善的檔案信息管理體系

在信息環(huán)境下，信息化管理平臺被逐漸應(yīng)用到交通運輸檔案管理中，這不僅增強檔案管理的效果，還有效緩解了文件管理人員的工作壓力，將檔案資源從傳統(tǒng)生活載體中解放出來，實現(xiàn)了檔案管理資源的無限備份。但是許多交通部門在文件管理上仍然采用傳統(tǒng)的實體管理方式，僅僅將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，傳統(tǒng)檔案主體仍舊是服務(wù)對象。為此，在實際交通運輸檔案管理工作中，要以不同階段的不同要求為基礎(chǔ)，創(chuàng)設(shè)完善的檔案信息管理體系，提升各種檔案資料的關(guān)聯(lián)性，完善檔案管理環(huán)節(jié)，充分挖掘和利用檔案管理工作優(yōu)勢[4]。

(四)實現(xiàn)檔案管理工作的科學化

交通運輸檔案管理是一項復(fù)雜、艱辛的工作，為此相關(guān)管理人員要深入分析和研究提升交通運輸管理水平的路徑，逐步提升國內(nèi)交通運輸檔案管理工作的完善性，促進檔案管理工作有序進行。簡單來講，在開展檔案管理工作中，管理人員要嚴格遵循國家資源案卷質(zhì)量標準和技術(shù)保護規(guī)范，積極貫徹和落實檔案管理標準，精細化管理多種類型的交通運輸檔案，實現(xiàn)檔案處理的標準化、程序化。除此之外，要規(guī)劃公文存儲、歸納、整理、評價等工作，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息未及時錄入，要督促工作人員順利開展檔案錄入工作，有效跟蹤和恢復(fù)檔案。并且，要基于國內(nèi)交通管理機制管控檔案，采用科學的電子檔案記錄方式，實現(xiàn)交通檔案管理的科學化、智能化，增強審核管理工作的精準性，為交通行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展提供大量數(shù)據(jù)支持，推動我國交通運輸行業(yè)發(fā)展水平的提升，實現(xiàn)社會的發(fā)展和進步。

(五)提升檔案管理人員的職業(yè)能力

在檔案管理工作中，需要管理人員進行思想上的互動，使他們樹立正確的思想觀念，從而更加謹慎、認真的做好本職工作。為此，要加強對管理人員的思想教育培訓，引導檔案管理人員由原有的被動工作變?yōu)橹鲃庸ぷ?。此外要引導檔案管理人員進行專業(yè)化學習，從整體上提升他們的職業(yè)能力[5]。

三、交通運輸檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

(一)有利于滿足檔案事業(yè)發(fā)展需求

與以往的檔案管理模式不同，現(xiàn)代化的交通運輸檔案管理可以從容應(yīng)對種類和數(shù)量的增加，為檔案安全性和便利性提供重要保障，這些都受益于網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展。隨著我國交通事業(yè)的進一步發(fā)展，交通檔案管理工作任務(wù)不斷加重，管理人員面臨數(shù)量龐大的檔案信息。為此實現(xiàn)交通運輸檔案管理現(xiàn)代化是時代發(fā)展重要趨勢，可以從整體上提升檔案管理可靠性。

(二)有利于順應(yīng)社會主義市場發(fā)展潮流

在交通運輸事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展中，交通運輸檔案是重要基礎(chǔ)條件。而實現(xiàn)交通運輸檔案管理現(xiàn)代化，可以滿足人們對交通運輸檔案的查閱需求，是新形勢下交通運輸檔案管理的必然發(fā)展趨勢。

四、結(jié)語

在交通運輸行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的背景下，提高檔案管理能力，有利于充分發(fā)揮檔案管理工作的重要價值。為此，檔案管理人員要全面掌握市場發(fā)展形勢，認識到開展檔案管理工作的重要性，有效應(yīng)對檔案管理問題，端正管理行為，促進交通運輸行業(yè)進一步發(fā)展。