公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)的管理與內(nèi)部控制探析

梁健萍 黃騰紅 黃愛(ài)萍 佛山市第二人民醫(yī)院

近年來(lái)，隨著國(guó)家不斷深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的建立及推進(jìn)、三級(jí)公立醫(yī)院績(jī)效的開(kāi)展等，都對(duì)公立醫(yī)院管理的規(guī)范化、精細(xì)化提出了更高的要求。公立醫(yī)院需通過(guò)制定及不斷完善制度、規(guī)范實(shí)施措施、優(yōu)化執(zhí)行流程，進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部控制，有效防范風(fēng)險(xiǎn)，保證醫(yī)院資金安全，提高資源配置和使用效益。在新時(shí)代下我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制改革不斷推進(jìn)，公立醫(yī)院對(duì)外的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)不斷增加，對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同數(shù)量也日益增多。經(jīng)濟(jì)合同管理是公立醫(yī)院日常管理的重要內(nèi)容之一，規(guī)范和加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理對(duì)完善公立醫(yī)院內(nèi)部控制、防范因合同產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)公立醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)健康及可持續(xù)發(fā)展有積極作用。

目前公立醫(yī)院往往只重視合同簽訂環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制，缺乏對(duì)合同履行環(huán)節(jié)的跟蹤管理，不能及時(shí)識(shí)別經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)存在的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，本文以某三甲醫(yī)院為例，提出加強(qiáng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)管理和控制的建議：建立合同履行與付款的聯(lián)系，完善合同執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制；加強(qiáng)合同付款與合同關(guān)聯(lián)的稽核；建立資產(chǎn)與經(jīng)濟(jì)合同的關(guān)聯(lián)；定期報(bào)告經(jīng)濟(jì)合同履行情況，將合同執(zhí)行情況納入績(jī)效考核評(píng)價(jià)，進(jìn)而維護(hù)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)利益。

一、傳統(tǒng)合同管理模式下醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)合同管理模式下，醫(yī)院采購(gòu)部門簽訂合同后，紙質(zhì)合同分別送業(yè)務(wù)部門及檔案管理部門存檔。業(yè)務(wù)部門及檔案管理部門分別將合同名稱、對(duì)方單位、簽訂部門等基本信息進(jìn)行登記。業(yè)務(wù)部門執(zhí)行合同后憑付款申請(qǐng)單、發(fā)票、驗(yàn)收單、合同等資料到財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。對(duì)此，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)面臨如下風(fēng)險(xiǎn)。

(一)合同執(zhí)行記錄不完整

按目前醫(yī)院各行政部門的設(shè)置，醫(yī)院不會(huì)設(shè)立專門的合同管理部門，但是合同涉及的部門會(huì)安排相關(guān)人員統(tǒng)一保管合同。盡管這種操作方式能相對(duì)緩解合同管理給醫(yī)院帶來(lái)的不利影響，但是實(shí)際上仍未能解決合同實(shí)時(shí)共享、精確查詢等管理問(wèn)題，更無(wú)法提高不同部門之間協(xié)同的工作效率。

在合同執(zhí)行環(huán)節(jié)中，大多分部門會(huì)記錄合同執(zhí)行的過(guò)程，但由于各部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容不盡相同，各部門登記的內(nèi)容和側(cè)重點(diǎn)存在很大差異，導(dǎo)致一份完整的合同數(shù)據(jù)出現(xiàn)零散的問(wèn)題，無(wú)法全面體現(xiàn)合同信息的價(jià)值。另外，這種管理記錄方式不能充分反映合同執(zhí)行周期內(nèi)各階段的進(jìn)展情況。

(二)執(zhí)行和驗(yàn)收缺乏有效監(jiān)督

合同執(zhí)行中對(duì)相關(guān)的文件、進(jìn)度報(bào)告等缺乏統(tǒng)一管理，存在未完全履行合同、未經(jīng)批準(zhǔn)擅自變更合同履約內(nèi)容、合同變更程序不規(guī)范等風(fēng)險(xiǎn)。由于信息不對(duì)稱，往往只有與該合同有關(guān)的醫(yī)院業(yè)務(wù)部門掌握合同履約情況，沒(méi)有建立合同履行的監(jiān)督機(jī)制，使合同履行與付款脫節(jié)，增大了財(cái)務(wù)部門的付款風(fēng)險(xiǎn)。

如某份電腦機(jī)房設(shè)備采購(gòu)合同約定交付“A牌磁盤柜”，在實(shí)際執(zhí)行合同時(shí)，供應(yīng)商不能按約定的期限交貨，業(yè)務(wù)部門未經(jīng)審批程序擅自變更合同履約內(nèi)容，驗(yàn)收部門未比對(duì)合同內(nèi)容，按供應(yīng)商交收的“B牌磁盤柜”驗(yàn)收，“B牌磁盤柜”單價(jià)高于“A牌磁盤柜”，總金額未超出合同金額。

(三)合同執(zhí)行與付款缺乏關(guān)聯(lián)

此現(xiàn)象主要發(fā)生在需要預(yù)留質(zhì)保金的合同余款支付，與合同規(guī)定的付款時(shí)間存在滯后情況。主要是因?yàn)獒t(yī)院缺乏統(tǒng)一的合同管理系統(tǒng)，由業(yè)務(wù)部門對(duì)合同余款支付進(jìn)度自行負(fù)責(zé)，但業(yè)務(wù)部門相關(guān)管理人員崗位變動(dòng)或離職的情況下，業(yè)務(wù)部門往往會(huì)忽視預(yù)留質(zhì)保金付款業(yè)務(wù)的交接。而且內(nèi)審部門也無(wú)法對(duì)業(yè)務(wù)部門的相關(guān)付款進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督。

(四)經(jīng)濟(jì)合同與形成的資產(chǎn)相互分離，難以追溯

主要體現(xiàn)在設(shè)備維修方面，醫(yī)院科室申請(qǐng)維修設(shè)備時(shí)，質(zhì)保期內(nèi)的設(shè)備應(yīng)由供應(yīng)商負(fù)責(zé)維修，由于沒(méi)有部門檢查設(shè)備是否在質(zhì)保期內(nèi)，相關(guān)系統(tǒng)也不支持設(shè)備質(zhì)保期的快速查詢，進(jìn)而另組織維修，增加了醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本。

(五)經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行有誤差

醫(yī)院往往重視對(duì)支出經(jīng)濟(jì)合同的管理，對(duì)合同付款審核嚴(yán)格，而忽略對(duì)收款合同的管理。業(yè)務(wù)部門不及時(shí)催收款項(xiàng)，甚至合同簽訂后無(wú)人關(guān)注是否收取款項(xiàng)，導(dǎo)致款項(xiàng)到期未收或應(yīng)收未收，給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失。

在醫(yī)院的日常運(yùn)營(yíng)管理中，缺乏對(duì)經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行情況，包括經(jīng)濟(jì)合同能否按約定的時(shí)間、約定的條款、約定的質(zhì)量等完成情況進(jìn)行考核，出現(xiàn)合同執(zhí)行緩慢或停滯，甚至出現(xiàn)“僵尸”合同，成為無(wú)人管理狀態(tài)，造成醫(yī)院資源浪費(fèi)。

二、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)的管理與控制

(一)搭建經(jīng)濟(jì)合同管理系統(tǒng)

目前，醫(yī)院的HRP(Hospital Resource Planning)系統(tǒng)應(yīng)用廣泛，多部門不同業(yè)務(wù)均可在HRP上有相應(yīng)的模塊。為加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)管理與控制，將合同控制是理念、方法、流程等不同的管理要素，用信息化的手段整合到醫(yī)院信息系統(tǒng)中。醫(yī)院可在HRP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上搭建經(jīng)濟(jì)合同管理模塊。合同簽訂后分別由采購(gòu)部門錄入合同基本信息，業(yè)務(wù)部門錄入合同執(zhí)行記錄，財(cái)務(wù)部門錄入合同付款記錄，檔案管理部門錄入檔案管理相關(guān)信息，內(nèi)審部門跟進(jìn)合同執(zhí)行進(jìn)度。建立醫(yī)院各部門與不同經(jīng)濟(jì)合同之間的管理閉環(huán)，減少人為操作因素的影響，從而保護(hù)合同信息的安全性，實(shí)現(xiàn)交易處理的有效性、精準(zhǔn)性、完整性，有效控制合同有效期內(nèi)的合種風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

(二)建立合同履行與付款的聯(lián)系，完善合同執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制

以履行貨物類合同為例，業(yè)務(wù)部門申請(qǐng)支付經(jīng)濟(jì)合同款項(xiàng)時(shí)，需驗(yàn)收部門在“醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理模塊”的合同履行要求，清點(diǎn)實(shí)物辦理驗(yàn)收入庫(kù)，并上傳驗(yàn)收證明材料，經(jīng)驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)人審批。財(cái)務(wù)部門合同審核員核對(duì)驗(yàn)收人上傳的驗(yàn)收證明材料，確定與合同約定相符后付款，以此保證合同、實(shí)物、入庫(kù)的一致。審計(jì)部門對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期或不定期抽查合同履約情況。這些措施建立了合同履行與付款的聯(lián)系，明晰了各部門在合同執(zhí)行中的職責(zé)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行控制在合同約定范圍內(nèi)，完善了合同執(zhí)行的相互監(jiān)督機(jī)制，有效降低了付款風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益。

(三)加強(qiáng)合同付款(收款)與合同關(guān)聯(lián)的稽核

合同管理模塊的合同稽核功能。審核員在收到付款發(fā)票后，在系統(tǒng)中錄入付款信息，并在發(fā)票上標(biāo)注合同編號(hào)；會(huì)計(jì)核算人員在出賬后，將相關(guān)憑證號(hào)關(guān)聯(lián)到“合同付款”菜單中。若屬于收款合同，流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)到會(huì)計(jì)核算人員，財(cái)務(wù)出納在收到合同款后，將相關(guān)憑證號(hào)關(guān)聯(lián)到“合同收款”菜單中。

月末，信息系統(tǒng)在每一合同編號(hào)下對(duì)合同審核員錄入的付款信息與會(huì)計(jì)核算人員記賬憑證中關(guān)聯(lián)的付款信息進(jìn)行稽核，如有不一致情況，按合同編號(hào)生成差異表，由合同審核員追查差異原因，差異表由記賬人員和審核人員共同簽字。這樣，既能保證不遺漏付款憑證關(guān)聯(lián)相應(yīng)的合同，確保會(huì)計(jì)核算憑證與合同關(guān)聯(lián)的準(zhǔn)確性，又能有效防范重復(fù)付款或超合同金額付款的風(fēng)險(xiǎn)。

(四)建立資產(chǎn)與經(jīng)濟(jì)合同的關(guān)聯(lián)

業(yè)務(wù)部門在合同管理模塊錄入合同執(zhí)行記錄時(shí)，已經(jīng)錄入資產(chǎn)編號(hào)。科室申請(qǐng)?jiān)O(shè)備維修時(shí)，需在“設(shè)備維修申請(qǐng)表”上填報(bào)資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)名稱、故障事項(xiàng)等。設(shè)備管理部門收到申請(qǐng)后派員現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)資產(chǎn)情況，并通過(guò)資產(chǎn)編號(hào)查詢相應(yīng)資產(chǎn)的合同編號(hào)、驗(yàn)收時(shí)間、質(zhì)保時(shí)間、是否在質(zhì)保期內(nèi)、是否符合質(zhì)保條件，最后確定是供應(yīng)商負(fù)責(zé)維修還是醫(yī)院組織維修。財(cái)務(wù)部門在支付設(shè)備維修費(fèi)時(shí)，由審核員核實(shí)“設(shè)備維修申請(qǐng)表”的內(nèi)容，審核相符方可付款。以有效履行合同質(zhì)保條款，依法合理要求供應(yīng)商承擔(dān)質(zhì)保期內(nèi)應(yīng)盡的維修義務(wù)，切實(shí)維護(hù)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)利益。

(五)定期報(bào)告經(jīng)濟(jì)合同履行情況，將合同執(zhí)行情況納入績(jī)效考核

為促進(jìn)醫(yī)院各部門認(rèn)真履行合同管理職責(zé)，內(nèi)審部門每月從合同管理模塊中導(dǎo)出各業(yè)務(wù)部門承辦的合同明細(xì)，包括合同編號(hào)、合同名稱、合同金額、已支付(收取)金額、付款(收款)日期及付款條件等信息，反饋給各業(yè)務(wù)部門核對(duì)并說(shuō)明情況，形成經(jīng)濟(jì)合同履行月報(bào)向醫(yī)院決策層匯報(bào)。同時(shí)，將經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行情況納入各業(yè)務(wù)部門的績(jī)效考核，并定期報(bào)告，增加溝通，既能方便各部門充分了解經(jīng)濟(jì)合同履約情況，也能督促各業(yè)務(wù)部門及時(shí)執(zhí)行合同、催收應(yīng)收款項(xiàng)，降低到期款項(xiàng)未收風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)利益。

醫(yī)院通過(guò)搭建合同管理模塊強(qiáng)化對(duì)經(jīng)濟(jì)合同履行的監(jiān)控，一是建立了合同履行相互監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)部門對(duì)合同執(zhí)行的監(jiān)控，切實(shí)做到按合同履行情況結(jié)算款項(xiàng)；二是加強(qiáng)了合同付款與合同關(guān)聯(lián)的稽核，有效防范付款風(fēng)險(xiǎn)；三是將資產(chǎn)與合同關(guān)聯(lián)，有效履行合同質(zhì)保條款，降低了設(shè)備維修成本；四是督促業(yè)務(wù)部門及時(shí)執(zhí)行合同，及時(shí)催收應(yīng)收款項(xiàng)，防范經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)利益。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)HRP系統(tǒng)搭建經(jīng)濟(jì)管理模塊，不僅可以提高公立醫(yī)院合同管理的運(yùn)行效率，也是新形勢(shì)下公立醫(yī)院管理必然的改革趨勢(shì)。因此，公立醫(yī)院應(yīng)該順勢(shì)而為，以規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)為前提，明確現(xiàn)行經(jīng)濟(jì)合同管理中存在的弊端，積極吸納先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)對(duì)相應(yīng)的管理流程進(jìn)行優(yōu)化、完善，提高經(jīng)濟(jì)合同管理的執(zhí)行力度，確保合同的各個(gè)環(huán)節(jié)都按相應(yīng)規(guī)定依法進(jìn)行從而有效維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，減少因合同管理給醫(yī)院造成利益損失。