關(guān)于進一步加強國有企業(yè)辦公室工作的思考

文/中國石化鎮(zhèn)海煉化分公司 邵亞芬

企業(yè)辦公室系統(tǒng)始終處于企業(yè)管理的中樞位置，對確保決策部署的執(zhí)行有力和工作運行的質(zhì)量及效率，辦公室系統(tǒng)擔負著重要的責任。可以說，在實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標的過程中，辦公室系統(tǒng)起著重要的作用。這也是對國有企業(yè)辦公室工作提出的新挑戰(zhàn)，不斷提高科學化、制度化、規(guī)范化和信息化水平，努力創(chuàng)建政令暢通、執(zhí)行有力、規(guī)范高效、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、作風過硬的辦公室工作目標，是現(xiàn)今辦公室人員需要思考的重要問題。

一、明確辦公室職能定位，開創(chuàng)性地做好工作

辦公室系統(tǒng)作為企業(yè)“樞紐”“橋梁”和“窗口”在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，要發(fā)揮模范帶頭作用、積極參與，深入研究辦公室工作規(guī)律，認真落實具體工作措施，通過建標、對標、追標、創(chuàng)標，不斷改進工作的方式方法，發(fā)揮好服務(wù)、協(xié)調(diào)、管理職能，不斷提高辦文、辦會、辦事的效率和水平，應(yīng)該說是責任重大，任務(wù)艱巨，使命光榮。國有大型企業(yè)辦公室的工作涉及內(nèi)容較多，包括企業(yè)的戰(zhàn)略部署、重要決策、督導督查、后勤服務(wù)等，工作內(nèi)容具有廣泛、復雜、綜合的特征。要堅持“把握大局、統(tǒng)籌兼顧、規(guī)范高效、細致周到”的原則，堅持服務(wù)、協(xié)調(diào)和管理并重，不折不扣地貫徹落實上級要求和企業(yè)決策部署，較好地完成各項工作。

（一）服務(wù)是辦公室的根本任務(wù)。辦公室工作的根本任務(wù)就是服務(wù)，包括服務(wù)領(lǐng)導、服務(wù)機關(guān)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾。要按照“創(chuàng)新服務(wù)、細化服務(wù)”的要求，認真研究新情況、新問題，不斷探索新思路、新辦法，以創(chuàng)新的精神、嚴細的作風，進一步提高服務(wù)水平。

在創(chuàng)新服務(wù)方面，應(yīng)做好如下幾點：一要突出主動性。要超前謀劃，注意研究和把握每個階段的工作重點和需要，進一步增強工作的主動性和創(chuàng)造性，努力為領(lǐng)導出主意、當高參。要抓住那些帶有全局性、根本性的問題，把領(lǐng)導關(guān)注的問題、基層關(guān)心的問題找準，做到事情剛露端倪，就能見微知著，并對其發(fā)展走勢有一個清醒的判斷，早提對策，早做預案。對領(lǐng)導關(guān)心的重大事情，要抓住不放，拿出自己的真知灼見；對領(lǐng)導暫時沒有關(guān)注到的苗頭性、傾向性問題，要主動介入，掌握動態(tài)，及時反映。二要突出全面性。要將服務(wù)貫穿于事前、事中和事后的各個環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，全程覆蓋，切實做到事事有落實、件件有回音。三要突出創(chuàng)造性。要通過提高信息化水平等途徑，不斷改進服務(wù)手段和方式，不斷提高工作效率。特別要積極轉(zhuǎn)變思維方式，打破陳規(guī)，變習慣性思維為前瞻性思維，把問題考慮得更早一點、更深一點。

在細化服務(wù)上，一要把細化服務(wù)貫穿于督查催辦全過程。辦公室擔負著推進貫徹落實領(lǐng)導決策的重要任務(wù)。對領(lǐng)導作出的決策部署和交辦事項，要抓住不放，采取定期督查、專項督查、跟蹤督查等方式，確保執(zhí)行落實到位。信息調(diào)研工作要力求“早、快、準、銳、精、深”，不斷提高參謀水平；公文處理要做到精簡、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效，不斷提高辦文質(zhì)量；保密工作要加強對要害部門、崗位和人員的管理，嚴格保密紀律，杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）綜合協(xié)調(diào)是企業(yè)高效運轉(zhuǎn)的可靠保證。辦公室處在溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的中樞位置，工作千頭萬緒，涉及方方面面。搞好綜合協(xié)調(diào)是辦公室的一項基本職能，也是保證企業(yè)各項工作正常運轉(zhuǎn)的客觀要求。辦公室作為企業(yè)的運轉(zhuǎn)中樞，直接影響著整體工作的質(zhì)量和效率，尤其在急難險重的任務(wù)面前，辦公室承受著考驗。當各類輿情危機發(fā)生時，企業(yè)辦公室需要展現(xiàn)很強的責任心和較高的工作水平，在最短的時間內(nèi)，積極協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外，統(tǒng)籌各方關(guān)系，收集上報各類有價值的信息，為企業(yè)盡快擺脫困境、減少損失、恪盡社會責任、樹立良好形象作出貢獻，彰顯辦公室的作用和地位。履行好綜合協(xié)調(diào)的職能，一要著眼全局，要從全局工作出發(fā)，協(xié)調(diào)好上下、左右、內(nèi)外的關(guān)系，切實把任務(wù)要求傳達好，把各項工作安排好，把各個環(huán)節(jié)銜接好，要善于調(diào)動一切積極因素，為各項工作的順利開展創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。就公文處理來說，準確擬辦文件處理意見，既能確保文件要求的落實，又不至于因為主辦單位選擇錯誤而引起部門間推諉扯皮情況的發(fā)生。二要靈活高效，各個工作環(huán)節(jié)之間，既要職責分工明確，又要銜接緊密、配合默契。要在保證質(zhì)量的前提下，注重實效，簡化程序，做到及時、迅速、不誤事，實現(xiàn)高效運轉(zhuǎn)。三要勇挑重擔。面對困難、復雜、緊急的情況，特別是沒有明確主管部門的突發(fā)事件，辦公室要敢于承擔任務(wù)，主動站到第一線去化解矛盾、控制事態(tài)。

（三）加強管理是辦公室工作的有效手段。辦公室要把管理寓于服務(wù)之中，用管理來促進服務(wù)。要健全完善制度。沒有規(guī)矩不成方圓。要按照企業(yè)管理模式的要求，抓好各項工作的制度建設(shè)，建立工作標準，優(yōu)化工作流程，細化崗位職責，推動各項工作走上制度化、規(guī)范化的軌道。健全督辦工作制度和運行機制，改進工作方法，完善工作流程，實現(xiàn)重大決策和事項批必查、督必嚴、辦必果；構(gòu)建出上下聯(lián)動、層次分明、責任明確的督辦網(wǎng)絡(luò)體系，圍繞企業(yè)中心工作和改革發(fā)展中的熱點難點問題，加大督辦工作力度，確保重大決策和重要部署有布置、有檢查、有督辦、有回音、有成效，推動工作有序開展，執(zhí)行落實到位。無論是公文管理、政務(wù)信息、督查催辦，還是信訪穩(wěn)定、保密檔案、會議接待等，都要分專業(yè)明確要求，統(tǒng)一工作標準，完善考評辦法，細化和量化考評指標，促進辦公室整體工作水平的提高。

二、現(xiàn)階段國有企業(yè)辦公室工作的現(xiàn)狀

（一）業(yè)務(wù)信息化水平不夠。在以效益為根本的企業(yè)來說，辦公室人員相對較少，往往一人承擔多項工作，工作量大且較為繁雜，在人員緊缺、時間緊迫的情況下，容易出現(xiàn)缺項、漏項和雜亂無章的現(xiàn)象，往往是窮于應(yīng)付，胡子眉毛一把抓，而且經(jīng)常丟三落四，造成工作的被動或者產(chǎn)生較為嚴重的后果，這是現(xiàn)階段不少國有企業(yè)的較為普遍存在的問題。在接待工作中較為常見的細節(jié)不到位、禮儀不規(guī)范等；在辦文工作中，文件格式不規(guī)范、文稿質(zhì)量不佳、公文運轉(zhuǎn)不及時等，對企業(yè)管理發(fā)展和形象都產(chǎn)生不利的影響，一套行之有效的制度、高效運作的信息化辦公系統(tǒng)，既能夠把辦公室人員從繁瑣的手工紙面工作中解放出來，還能夠確保工作程序的規(guī)范化，確保企業(yè)制度真正落地。

（二）參謀作用發(fā)揮不足。辦公室在企業(yè)中占據(jù)的位置和作用，決定了企業(yè)對于辦公室的要求較高。在國有企業(yè)辦公室工作中，辦公室通常需要對各方面的信息進行收集和處理，進而幫助企業(yè)領(lǐng)導層作出科學、合理的決策，以便企業(yè)相關(guān)的業(yè)務(wù)順利開展，并保障企業(yè)獲得經(jīng)濟效益。現(xiàn)階段，很多國有企業(yè)存在辦公室人員參差不齊的現(xiàn)象，人員隊伍的整體素質(zhì)還有所欠缺，在工作中多是扮演“傳話”的角色，只是一味忙于領(lǐng)導交代的任務(wù)中，并沒有充分發(fā)揮出參謀的作用，沒有時間靜下來思考和調(diào)查，滿足于完成日常事務(wù)的人多，為領(lǐng)導出謀劃策的人少。抓不準“特點”、抓不到“亮點”、不肯抓“難點”，無法及時反映突出矛盾、員工的思想動態(tài)，以及生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展各方面工作中出現(xiàn)的新情況、新問題和新經(jīng)驗，無法給領(lǐng)導提供有情況、有分析、有建議的研究報告，參謀作用發(fā)揮不夠。

（三）辦公室員工業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。辦公室的所有工作都要緊緊圍繞企業(yè)的中心工作展開。隨著形勢的變化，企業(yè)在不同時期的工作重點不一樣。辦公室人員要緊跟企業(yè)發(fā)展的步伐，及時了解情況，知道企業(yè)當前最關(guān)心的問題是什么，正在干的事情是什么，下一步要做的是什么，這樣才能找準工作切入點，提高工作的針對性和有效性。辦公室要協(xié)調(diào)各方關(guān)系，處理復雜問題，責任大、任務(wù)重，不僅要出力受累，有時還要擔當風險。辦公室人員要樹立“管理要求有多高，執(zhí)行水平才有多高”的理念，形成“做必做好，事爭一流，做到完美，做到極致”的特色文化。推行“首問負責制”，強化“有為才有位”意識，辦公室工作人員通過比技能、比作風、比業(yè)績、比服務(wù)，倡導微笑服務(wù)，努力摒棄“門難進、臉難看”的“機關(guān)老爺”作風，用真心服務(wù)獲得企業(yè)領(lǐng)導和員工的雙認可。

三、加強國企辦公室工作效能的建議

（一）發(fā)揮好辦公室的協(xié)調(diào)職能。對于辦公室而言，協(xié)調(diào)是開展工作的重要手段，必須積極主動協(xié)調(diào)企業(yè)各個方面的關(guān)系，充分發(fā)揮出國有企業(yè)辦公室的綜合協(xié)調(diào)作用。要加強綜合協(xié)調(diào)，發(fā)揮“樞紐”作用。當好領(lǐng)導參謀助手，積極參與政務(wù)、辦好事務(wù)、搞好服務(wù)。一是認真做好領(lǐng)導日常公務(wù)、事務(wù)的服務(wù)落實及重要公務(wù)活動的組織協(xié)調(diào)工作；二是積極履行綜合協(xié)調(diào)管理職能，著力協(xié)調(diào)解決好本單位改革發(fā)展穩(wěn)定工作中遇到的各種矛盾和問題，主動介入，全面參與，推動本單位全局性和階段性重點工作，發(fā)揮好“樞紐”作用；三是增強系統(tǒng)意識，強化內(nèi)部溝通，做好“上情下達”與“下情上報”工作，做到大事精辦，小事細辦，急事快辦，要事穩(wěn)辦，確保政令暢通、運轉(zhuǎn)高效、管理有序；四是整合公共關(guān)系資源，加強公關(guān)工作，完善應(yīng)急管理，提高應(yīng)急處置能力，正確處理好與各級黨委政府、新聞媒體、客戶、股東及社會公眾等各方面關(guān)系，為企業(yè)改革發(fā)展穩(wěn)定創(chuàng)造良好的外部環(huán)境；五是加強會議管理，嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模、標準，提倡開短會、開視頻會、開務(wù)實會，切實轉(zhuǎn)變會風，不斷提高會議效率和質(zhì)量。

（二）發(fā)揮好辦公室的管理職能。對于國有企業(yè)而言，落實辦公室管理職能的落腳點是加強落實督查督辦的責任。首先，督查的速度要快。加強規(guī)范化的督查制度，包含督查的速度、落實進度，做到每一件事情都有著落，每一件事情都有回音。如對于企業(yè)領(lǐng)導部署和安排的工作，要快速進行分解并落實人頭，實時督查和催辦，避免執(zhí)行過程中的延誤，還能保證工作的執(zhí)行速度。其次，督查的內(nèi)容要落到實處。根據(jù)企業(yè)的實際情況，全方面的開展督辦工作，制定督辦任務(wù)清單，對于臺賬的管理和時限等涉及面較廣的工作開展聯(lián)合督辦，保證督辦工作無死角，全面覆蓋督辦。再次，對于督查結(jié)果處理要嚴格。在督查過程中，要規(guī)范督查并嚴肅認真，對于督查結(jié)果要嚴肅處理，切忌姑息遷就，達到查必清和辦必果的效果。

（三）通過信息化為辦公室工作插上翅膀。要徹底改變辦公室人員疲于應(yīng)付的局面，就必須推進業(yè)務(wù)流程的信息化建設(shè)，讓事務(wù)處理、領(lǐng)導審批等通過移動終端實現(xiàn)異地辦公，解放辦公室人員被事務(wù)工作困在辦公桌前的束縛，讓業(yè)務(wù)處理快速運轉(zhuǎn)起來。例如，幾年前，我們開發(fā)了以“出差”這一事項的業(yè)務(wù)流程處理系統(tǒng)，出差人員從收到會議通知開始，便導入線上出差申請事項，同步實現(xiàn)與了這一事項關(guān)聯(lián)的公務(wù)用車、機票、住宿等等事項申請，而且按照不同的管理層級和待遇標準，個性化的準確定位到出差人員應(yīng)當享受的差旅標準，審批者通過辦公電腦或者手機端即時收到審批待辦事項并進行處理，不僅大大提高了辦公效率，而且確保了制度要求的不可逾越、不可替代和不可或缺。我們在公文流程處理中明確工作職責、文件類型、行文要求、公文格式、辦理程序，更加規(guī)范管理制度。建立電子化的業(yè)務(wù)流程審批平臺，來確保公文管理由“人控”轉(zhuǎn)為“機控”，改善傳統(tǒng)人工流轉(zhuǎn)的公文積壓、公文逾期等問題，有效提高辦公室辦文的質(zhì)量和效率。

（四）加強辦公室員工隊伍建設(shè)。辦公室是聯(lián)系基層和群眾的窗口，代表著企業(yè)的形象，一定要從嚴抓好隊伍建設(shè)。辦公室工作要緊跟領(lǐng)導的思路，積極主動地與領(lǐng)導進行溝通，在思想上與領(lǐng)導同一頻率，成為領(lǐng)導的得力助手。要加強思想建設(shè)，引導辦公室員工樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，淡泊名利，無私奉獻，扎扎實實做事，堂堂正正做人，在平凡的工作崗位上實現(xiàn)自己的人生價值。要加強組織建設(shè)，建立科學的選人用人機制，暢通人才成長通道，使“想干事、能干事、干成事”的干部職工發(fā)展有動力、成就有平臺，始終保持隊伍的蓬勃生機與活力。要加強作風建設(shè)，發(fā)揚“三老四嚴、四個一樣”的優(yōu)良傳統(tǒng)，做到“令行禁止、雷厲風行、腳踏實地、精益求精”，做到“文明、禮貌、謙恭”。要加強廉政建設(shè)，做到警鐘長鳴、防微杜漸，特別是對領(lǐng)導身邊的人員和掌管財、物的崗位，更要嚴格管理。辦公室人員要與時俱進，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，拓寬知識領(lǐng)域，提高知識水平。要強化基本功訓練，掌握辦公室工作的基本技能、基本要求、基本規(guī)律，做到提筆能寫、開口能講、動手能干、不忙能思。要注重創(chuàng)新，敢于突破一些與形勢發(fā)展、時代進步不相適應(yīng)的工作理念和工作模式，用新的理念、新的模式來解決工作中遇到的新問題、新矛盾，努力創(chuàng)造一流的工作業(yè)績。

四、結(jié)語

綜上，辦公室工作任務(wù)多而繁瑣，要提升辦公室工作的質(zhì)量和效率，就必須充分認識到企業(yè)辦公室工作的問題和不足之處，及時改進和創(chuàng)新，發(fā)揮好辦公室的服務(wù)協(xié)調(diào)與管理職能，促進企業(yè)快速健康發(fā)展。