優(yōu)化高校宣傳部門行政事務管理工作的思索

文/虞夢

行政事務管理是一項理論與實踐緊密結(jié)合的社會活動，工作性質(zhì)具有綜合性、多樣性的特點。在高校日常管理工作中，行政管理占據(jù)了重要位置，也是高校最基本工作的內(nèi)容之一。高校的行政管理水平高低也是衡量一個院校整體水平的標志。目前，我國高等教育正處于深化改革發(fā)展階段，高校的行政管理工作起到了保障、平衡、參謀、協(xié)調(diào)日常事務的作用。在工作開展的過程中，人是處理行政事務的關(guān)鍵因素。本文重點闡述人在宣傳部門行政事務管理中所扮演的角色，從人的主觀能動性出發(fā)展示管理藝術(shù)，運用角度分析方法對高校宣傳部門行政事務管理工作進行優(yōu)化，同時制定出可推行的策略。近些年，我國一直探索高校行政管理體制改革，推動高校政校管辦分離。筆者希望通過對高校行政管理體制進行深入研究，為我國高校宣傳部門行政管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供方法路徑。為此，文章分別從高校行政管理體制存在問題的原因和高校行政管理體制優(yōu)化的具體策略進行分析。

一、高校行政管理體制存在問題的原因

高校行政管理體制的問題主要體現(xiàn)在行政化傾向比較嚴重，雖然我們一直避免出現(xiàn)高校行政化現(xiàn)象，但行政化色彩還是在高校行政管理工作根深蒂固，從當前高校行政管理體制改革的效果看，仍然存在泛行政化。造成高校行政管理體制泛行政化的原因主要表現(xiàn)為以下三個方面。

（一）高校缺乏內(nèi)部制衡機制

高校權(quán)力包括行政管理權(quán)力和學術(shù)權(quán)力。在強化素質(zhì)教育的背景下，高校應該強化學術(shù)權(quán)力作用，但事實上卻是行政組織和行政權(quán)力占據(jù)主導地位，最終阻礙了高校學術(shù)成果的發(fā)展。高校行政權(quán)力過大就會導致高校專業(yè)學科建設(shè)、人才招聘以及學生學位管理等工作滯后，學術(shù)氛圍降低，教育資源得不到均衡發(fā)展。

（二）行政管理人員結(jié)構(gòu)參差不齊

隨著高校行政管理崗位競爭日趨激烈，高校新老行政管理人員的專業(yè)背景、學歷水平存在較大的差距。根據(jù)調(diào)查，從事行政管理工作的人員大部分是剛畢業(yè)的研究生，他們擁有較高的學歷水平但缺乏相關(guān)行政管理工作經(jīng)驗，一部分工作人員沒有學習過行政管理方面的專業(yè)知識。另外，行政管理人員普遍“官本位”思想比較突出，個別人員將自身的職業(yè)發(fā)展目標定位于升官發(fā)財，進而影響了高校的學術(shù)風氣。

（三）激勵機制形式化，難以調(diào)動行政管理人員的工作積極性

大部分高校行政管理工作是黨委領(lǐng)導校長負責機制，最高決策機構(gòu)為黨委，這就導致高校內(nèi)部黨政關(guān)系不清，包攬獨權(quán)狀況凸顯，無形之中削弱了基層工作人員的部分權(quán)利。同時在高校行政體制方面，未設(shè)置科學的評估與考核制度。具有代表性的考核也只有工作人員的職稱評定，考核結(jié)果并不全面，對高校行政管理人才綜合素質(zhì)培養(yǎng)造成一定影響。高校行政管理工作包括學術(shù)性與非學術(shù)性，對于教師的管理往往行政管理手段會占據(jù)主導地位。例如，職稱評定、工資分配以及年度優(yōu)秀工作人員評選等，涉及經(jīng)濟利益的事務都是由行政管理部門負責的，如果激勵機制不公平，則參與評選高校工作人員的主體地位得不到保障，高校的民主機制形同虛設(shè)。在高校行政管理工作方面，只注重行政審批，未對審批內(nèi)容進行核查、監(jiān)督、評估。致使高校的行政管理工作人員夸大業(yè)績，這些都是高校行政管理工作中易出現(xiàn)的問題，有待解決與完善。

二、高校行政管理體制優(yōu)化的具體策略

（一）充分發(fā)揮人的主導作用

人作為管理者和執(zhí)行者，在高校行政事務管理中起主導作用。人是群體動物，在這個群體中自然存在內(nèi)部聯(lián)系。從人的層級劃分來看，人這個群體被區(qū)分為管理者和被管理者。層級之間的關(guān)聯(lián)不是單一的。如管理者和被管理者之間在獨立人格上是平等關(guān)系、在社會關(guān)系上是同事關(guān)系、在人際交往上是雙向交流關(guān)系和互幫互助關(guān)系、在日常工作上是輔助關(guān)系和主從關(guān)系。為了維護管理群體的和諧性，往往會根據(jù)擁有權(quán)力的大小來劃分級別，級別高的人管理級別低的人。因此，充分發(fā)揮管理者和被管理者在行政事務管理中的主導作用，需要著力提升素質(zhì)，增強統(tǒng)籌全局、溝通協(xié)調(diào)等能力。

1.著力提升素質(zhì)能力

各高校的行政管理人員的業(yè)務素質(zhì)過硬，可為完成行政管理工作提供基礎(chǔ)保障。所以，這就要求我國的高校行政管理人員熟悉、掌握當前國家的政策方針，對教育理論銘記在心。高校行政管理人員具有獨立思考能力和思維邏輯，其自身的素質(zhì)、能力和價值取向等決定著高校行政管理工作水平[1]。人作為整個組織的中心，主導行政事務管理。作為領(lǐng)導者必須要具備正確的價值取向，并能改正自身問題，適應高校行政事務改革路徑。如果把高校行政辦公室看作一艘船，被管理者就是槳、管理者則是舵，被管理者保證船的行進、管理者決定船行進的方向，只有被管理者和管理者都具備良好職業(yè)素質(zhì)，船才能向著正確的方向穩(wěn)定行進。而前進的路上不會一直順利，這就需要管理者和被管理者積極適應高校行政管理政策改革，保證船一直向著正確的方向快速前進。

2.增強統(tǒng)籌全局能力

當管理客體是物時，如果管理者缺乏統(tǒng)籌全局觀念，會導致工作效率下降。要發(fā)揮統(tǒng)籌全局的作用，將事物分類處理。舉個簡單的例子，設(shè)備只有在零件齊全完好的條件下才能正常運行，如果有哪個零件損壞或是缺失了，整個設(shè)備就無法正常工作。當管理客體為人時，其在辦公室事務處理中通常扮演著小齒輪的角色，管理者要能根據(jù)每個人的特性，統(tǒng)籌安排，最大限度地發(fā)揮每個人的作用。如果群體中的每一個人都各自為政，不僅會導致自己的工作效率低下，還會影響整體的工作效率。比如，A公司辦公室承辦了今年的年會。小李認為自己應該負責物品的采購，小王認為自己也能勝任物品采購的工作。兩人為了誰負責采購問題爭執(zhí)不定。最后，張主任根據(jù)往年兩人負責采購時提交的工作報告決定將采購工作交給小王，而將會場布置的工作交給了小李。因為小王采購總是能用較少的預算買到質(zhì)量更好的產(chǎn)品。而小李在往年舉辦活動時提交的布置規(guī)劃都非常好，為了節(jié)約時間，張主任選擇了給他們安排各自更加擅長的工作。最后，年會不僅成功舉辦還得到領(lǐng)導的盛贊[2]。在這個案例中，管理者適時發(fā)揮了自己統(tǒng)籌全局的作用，知人善用，引導被管理者高效完成了工作任務，體現(xiàn)了通過管理統(tǒng)籌全局的重要性。

3.加強溝通協(xié)調(diào)能力

良好的溝通協(xié)調(diào)能力需要通過語言、表情、眼神和各種肢體動作來表達，它是一種很重要的素質(zhì)能力，對高校宣傳部門工作質(zhì)量的提升至關(guān)重要。一位優(yōu)秀的行政事務管理工作人員必須要具備這種溝通協(xié)調(diào)能力。與此同時，還應該掌握廣博的知識，知識面廣才能使溝通協(xié)調(diào)更加得心應手。

高校宣傳部門因職能劃分明確，在科室設(shè)置時往往根據(jù)職能分設(shè)三個及三個以上科室。在處理辦公室事務時難免會發(fā)生沖突，人在這種情況下必須發(fā)揮出溝通協(xié)調(diào)的能力。溝通是雙向的，單方面的傾訴或是傾聽解決不了根本問題，因此溝通協(xié)調(diào)的基本方法就是人與人之間進行雙向交流。主要遵循兩個原則，一是尊重的原則，通俗地說是兩個方面的尊重：面子和場合。比如，在參加集體會議時，你與一個固執(zhí)己見的同事觀點相左，如果你直接表達了否定的態(tài)度，既傷害了對方的面子，又讓會議氣氛變得尷尬，這對問題的解決十分不利。但如果你選擇委婉地表達如“你的想法也有道理，我再考慮考慮吧”，既避免了正面沖突，也留下更多回旋的余地。二是和諧的原則，中國有句老話：“以和為貴”。人無完人，不可能面面俱到，溝通協(xié)調(diào)就是解除誤會的橋梁。

（二）注重行政事務管理藝術(shù)

1.講究統(tǒng)籌規(guī)劃藝術(shù)

辦公室事務處理就像是一場已知終點的賽跑，最快抵達終點是最終目的。高校行政管理辦公室一天要處理的事務多而雜，在這種情況下，要在有限的時間內(nèi)高效率地完成這些輕重不一的工作，需要工作人員掌握統(tǒng)籌規(guī)劃的藝術(shù)。統(tǒng)籌規(guī)劃是有效應對辦公室既定事務的一種方法。首先應明確自己應該完成哪些工作，分清工作的輕重緩急，事從急、從重，自然能輕松應對。舉例來說，B公司辦公室的小張每天一到辦公室就開始工作，但到了下班時間他還沒有完成自己的工作，常常需要加班或是將工作帶回家里去完成。小張一開始認為是自己業(yè)務不夠熟練才導致這樣的結(jié)果，但當他完全熟悉自己的業(yè)務之后，小張還是沒辦法在上班時間內(nèi)完成工作。煩惱之下，小張向自己的前輩王姐請教如何處理每天的工作。王姐只問了他一句話：“你有給自己規(guī)劃嗎？”這一句話點醒了小張。之后小張制定了一個規(guī)劃表，每天按規(guī)劃開展工作，成功在工作時間內(nèi)完成了工作[2]。統(tǒng)籌規(guī)劃首先要遵循一個適度原則，如果一個人制定的規(guī)劃工作量超過了他的能力范圍，規(guī)劃完成的幾率就會很低，長期處在無法完成自己制定規(guī)劃的壓力下，他的挫敗感會越來越強，逐漸自暴自棄。如果一個人制定的規(guī)劃太容易完成，又會讓他失去斗志，隨遇而安。這就要求我們制定規(guī)劃時，循序漸進地增加規(guī)劃內(nèi)的工作量，不斷更新規(guī)劃；其次，制定規(guī)劃也應講究順序原則，明確規(guī)劃內(nèi)容中的工作有輕有重、有緩有急，可以按照工作的輕重緩急程度將工作進行排序，再制定規(guī)劃。除此之外，為了適應高校行政管理工作節(jié)奏，制定規(guī)劃自然也要講究高效原則。將高收益的工作集中優(yōu)先處理，再根據(jù)工作的性質(zhì)對瑣碎的工作進行整合集中處理。

2.講究靈活變通藝術(shù)

在辦公室事務處理時難免會遇到突發(fā)事件。這些突發(fā)事件的典型特征是突然性，而處理突發(fā)事件便是要適應變化，以變制變達到通達的目的，這正是變通的內(nèi)涵。所以，處理高校行政管理事務還需懂得變通。變通藝術(shù)講究四點：隨機應變、審時度勢、適可而止、變即不變。進一步來說，隨機應變是靈活性，審時度勢是預見性，適可而止是適度性，變即不變是規(guī)律性[3]。

首先是隨機應變。要做到隨機應變，一定要訓練思維的敏捷性；其次是審時度勢。突發(fā)事件中的一些小事可以通過隨機應變解決，但大事卻不能。這就要求行政事務管理人員在處理日常工作過程中不能事到臨頭才知變，要善于審時度勢，有預見性地主動出擊，提前做好萬全的準備以備不時之需。漢代桓寬在其著作《鹽鐵論》卷二之憂邊第十二篇中曾言：“明者因時而變，知者隨事而制”。意思是聰明的人根據(jù)時間的變化改變自己的方法或策略，有大智慧的人隨著事物發(fā)展方向而制定方法或策略；再次是適可而止，即適度性?！墩撜Z·先進》中子曰：“過猶不及”，是說事情做過了頭和做得不夠都不好。清朝俞萬春在《蕩寇志》中也有言“事寬則圓，急難成效”。意思是從容對待就能圓滿解決問題，急于求成反而不能成事。行政事務管理人員在變通時也應以此為原則，在自己職權(quán)范圍內(nèi)變通，注意變通的力度。變通不是一蹴而就，而是慢慢進行的。量變與質(zhì)變是事物發(fā)展的兩種狀態(tài)，量變是質(zhì)變的前提和必要準備，質(zhì)變是量變的必然結(jié)果[4]。因此，逐步改變，當量變累積到一定程度，自然會發(fā)生質(zhì)變，達到變則通的目的；最后是變即不變。世界是不斷變化的，規(guī)律卻是不變的客觀真理。如前文所說，“變”的目的是“通”，“通”的具體表現(xiàn)是形成了新的思考和行為模式。變通作為方法，運用變通藝術(shù)的最終目的是形成新的規(guī)律，以不變應萬變。唯物辯證法的發(fā)展觀也指出世界是不斷發(fā)展的，發(fā)展是前進、上升的，發(fā)展的實質(zhì)是新事物的產(chǎn)生和舊事物的滅亡，即“揚棄”[5]。所以，在變通的過程中，舊的、不符合當前情況的行為模式自然要被新的、符合實際情況的模式所取代，形成處理事務的新規(guī)律。行政事務管理人員在新的規(guī)律的指導下處理辦公室事務。一切是循環(huán)的，又是相對靜止的，因此是“變即不變”。

三、結(jié)語

行政事務管理工作對于高校的正常運行具有十分重要的現(xiàn)實意義和作用。行政事務處理的關(guān)鍵是人的主觀能動性發(fā)揮和管理藝術(shù)的運用。管理藝術(shù)是將高校內(nèi)部各要素有機結(jié)合并達成系統(tǒng)優(yōu)化的關(guān)鍵，兩者在行政事務處理中起到關(guān)鍵性作用。對兩者進行具體分析能夠為高校行政事務管理工作提供科學指導，提醒人們在處理行政事務時要注意理論與實踐結(jié)合，只有這樣，行政事務管理工作才會得到管理對象的認可，發(fā)揮出應有的效果。