艾小燕 江西南方水泥有限公司
A集團公司目前使用的是用友NC5.5系統(tǒng),已上線資產(chǎn)管理模塊,但是上線后,僅錄入資產(chǎn)的初始信息,后續(xù)使用情況存在未錄入或者錄入不及時的現(xiàn)象,具體情況如下:
1.資產(chǎn)上線或者新增資產(chǎn)時,因資料丟失,資產(chǎn)廠家信息、規(guī)格型號等基礎信息錄入不全;資產(chǎn)卡片管理部門、使用部門等信息不全或錯誤;部分資產(chǎn)卡片無原幣原值,導致資產(chǎn)模塊信息不完整或需更新。
2.實物資產(chǎn)管理部門及設備管理員在資產(chǎn)變動時未及時更新,存在未填存放地點或存放地點與實物所在地不一致、資產(chǎn)模塊與資產(chǎn)模塊存在使用狀態(tài)不一致的情況,比如資產(chǎn)模塊顯示的是閑置狀態(tài),資產(chǎn)模塊是在用狀態(tài)。未進行系統(tǒng)維護,資產(chǎn)卡片上的責任人離職或調(diào)離時,卡片信息未及時更新。
1.實物資產(chǎn)取得時間較早,但是資產(chǎn)管理部門未通知財務驗收,未及時將發(fā)票拿到財務入賬,財務入賬時間晚于實物進廠時間或達到預定可使用狀態(tài)時間。
2.部分資產(chǎn)卡片數(shù)量錄入錯誤,未按實物數(shù)量錄入。
3.因資產(chǎn)未貼銘牌或者未及時張貼銘牌,導致資產(chǎn)卡片與實物很難一一對應。
4.實物已報廢,但未及時進行資產(chǎn)處置,特別是電子類辦公設備;部分資產(chǎn)實物已調(diào)撥,但NC系統(tǒng)因調(diào)撥手續(xù)不全未辦理。
5.部分技改項目,驗收后應增加原資產(chǎn)原值,但部分企業(yè)新增了資產(chǎn)卡片,虛增資產(chǎn)數(shù)量。
1.大多企業(yè)設備管理員是上線時項目組臨時指定,且因平時較少去操作系統(tǒng),導致人員變更時未作為工作職責交接。
2.實物資產(chǎn)管理部門管理不到位,未進行系統(tǒng)維護;新增資產(chǎn)、資產(chǎn)變動時,由財務人員用實物資產(chǎn)管理部門人員的賬號直接操作系統(tǒng)。
針對集團企業(yè)目前資產(chǎn)管理現(xiàn)狀,為保障資產(chǎn)合理購置、有效使用、合規(guī)處置、資產(chǎn)全流程安全性,提高資產(chǎn)使用效益,A集團公司堅持統(tǒng)一制度、分級管理、責任到人、物盡其用的原則,采取以下三點措施,資產(chǎn)管理水平顯著提升:
加強制度建設,把制度落到實處。集團企業(yè)母子公司統(tǒng)一制度,嚴格按制度進行資產(chǎn)管理,做到有章可循。
集團企業(yè)母子公司分級實行財務部門、實物資產(chǎn)管理部門、使用部門的綜合分級管理。明確職責,強化管理效能。
1.資產(chǎn)價值管理明確由財務部門負責,同時把控投資風險,確保投資資金充足;做好資產(chǎn)的各項基礎管理工作;對于資產(chǎn)的購置、處置、調(diào)撥進行監(jiān)督與審核,對資產(chǎn)的增減、修理、技術(shù)改造、折舊和減值準備的計提等進行會計核算;資產(chǎn)保險業(yè)務的統(tǒng)一管理;負責資產(chǎn)的財務監(jiān)管、審計監(jiān)督、監(jiān)控、核算、稅務籌劃等財務工作。
2.資產(chǎn)實物管理明確由實物資產(chǎn)管理部門負責,包括資產(chǎn)實物臺賬的建立、資產(chǎn)盤點的定期組織、資產(chǎn)的安全、資產(chǎn)驗收和登記等工作;負責辦理取得、調(diào)出、報廢資產(chǎn)的登記工作;負責監(jiān)督檢查和登記資產(chǎn)的使用、維護、保養(yǎng)、修理情況;負責整理和保管資產(chǎn)檔案;資產(chǎn)管理人員調(diào)動時,做好實物、臺賬移交工作。
3.資產(chǎn)保管、安全保衛(wèi)及日常保養(yǎng)工作明確由資產(chǎn)使用部門負責。使用人應做好資產(chǎn)的日常管理,如有損壞、丟失等情況及時報告資產(chǎn)管理部門。
1.臺賬管理
資產(chǎn)由實物資產(chǎn)管理部門按一卡一物原則,在驗收錄入資產(chǎn)管理模塊時自動編號。每一項資產(chǎn)的設備編號都是唯一、固定不變的。實物資產(chǎn)管理部門負責統(tǒng)一制作銘牌,固定在資產(chǎn)的顯著位置。
財務部門根據(jù)實物資產(chǎn)管理部門錄入的設備卡片在賬套中生成《資產(chǎn)卡片》。包括資產(chǎn)的名稱、型號、生產(chǎn)(建造)單位、原值及其增減變化、入賬日期、驗收日期、使用月限、凈殘值率、月折舊率、使用部門、轉(zhuǎn)移記錄、停用及恢復使用記錄、技術(shù)改造和大修理記錄、處置原因及結(jié)果等。
實物資產(chǎn)管理部門按資產(chǎn)類別設置《資產(chǎn)實物臺賬》,根據(jù)資產(chǎn)編號,分部門、分工序按項反映資產(chǎn)的增減變化。月末,實物資產(chǎn)管理部門將資產(chǎn)實物臺賬與財務部門的資產(chǎn)卡片對賬,保證賬實相符。
租入、租出的資產(chǎn)也應在系統(tǒng)中做好資產(chǎn)租賃臺賬備查。
2.資產(chǎn)安全管理
公司實行資產(chǎn)投保制度,由財務部門會同實物資產(chǎn)管理部門根據(jù)資產(chǎn)的性質(zhì)和特點,確定資產(chǎn)投保范圍和政策,防范和控制資產(chǎn)的意外風險。如發(fā)生保險事故,立即成立由相關(guān)部門和人員組成的理賠小組,積極配合保險公司,做好現(xiàn)場查勘、事故損失認定等相關(guān)工作,收集證據(jù)材料,制定理賠方案,將財產(chǎn)損失減少到最低程度。
3.資產(chǎn)盤點管理
資產(chǎn)每年至少盤點一次,年底之前由財務部門牽頭進行全部盤點。制定盤點方案,組成盤點小組。財務部門在盤點前做好核對工作,保證資產(chǎn)實物臺賬與資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)明細賬核對一致;如果核對有差異,須查明原因。盤點時,以財務賬為主要載體。財務部門根據(jù)實際盤點結(jié)果,逐項填寫《資產(chǎn)盤點報告表》。
資產(chǎn)如發(fā)生盤盈、盤虧,由資產(chǎn)使用部門和實物資產(chǎn)管理部門查明原因,編制處理意見,報總經(jīng)理審批,財務部門和實物資產(chǎn)管理部門根據(jù)審批意見及時調(diào)整臺賬,使其反映資產(chǎn)的實際情況,賬實相符。如存在使用人變動、使用狀況變動等情況,也應及時調(diào)整臺賬,解決資產(chǎn)使用過程中的各種不及時更新信息的問題。
企業(yè)實物資產(chǎn)管理部門于每年年末的盤點工作中,對資產(chǎn)狀況進行分析,統(tǒng)計閑置資產(chǎn)并報至總部實物資產(chǎn)管理部門,總部匯總分析綜合考慮后,做好調(diào)撥工作。
盤點過程中發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)存在毀損、閑置等減值跡象,應計提減值。減值測試由技術(shù)人員負責,必要時可聘請外部第三方機構(gòu)執(zhí)行。
4.資產(chǎn)的取得與驗收
根據(jù)資產(chǎn)上一年的使用情況,以及本年經(jīng)營目標,編制資產(chǎn)投資預算,按規(guī)定程序?qū)徟3鲱A算的資產(chǎn)采購,上報預算外審批流程。
資產(chǎn)購置應由實物資產(chǎn)管理部門填制《資產(chǎn)申購審核流程單》,由實物資產(chǎn)管理部門、財務部門和負責人審核。
日常生產(chǎn)經(jīng)營中購入的資產(chǎn)辦理資產(chǎn)驗收交接,建立資產(chǎn)卡片,辦理資產(chǎn)增加手續(xù)?;üこ?、技改項目等,根據(jù)工程竣工決算和驗收報告,填制資產(chǎn)移交清單,在資產(chǎn)模塊中錄入卡片。
取得資產(chǎn)時,由實物資產(chǎn)管理部門牽頭,使用部門和財務部門一起辦理驗收登記手續(xù)。驗收移交時,由相關(guān)部門填制《資產(chǎn)驗收交接單》。驗收部門將實物與《資產(chǎn)申購審核流程單》、合同、發(fā)貨單、投資、捐贈、工程結(jié)算單等資料進行核對,對產(chǎn)品說明書、合格證及相關(guān)技術(shù)資料的完整性進行檢查,對于自行建造的工程項目要求施工單位提供完整的施工圖。驗收合格,相關(guān)部門在《資產(chǎn)驗收交接單》簽字。驗收時張貼臨時簡易銘牌。業(yè)務部門在取得資產(chǎn)當月及時將發(fā)票等資料交財務辦理入賬。財務部門根據(jù)《企業(yè)會計準則》規(guī)定,依據(jù)資產(chǎn)明細清單,及時確認資產(chǎn)的購買或建造成本,及時張貼正式銘牌,替換臨時簡易銘牌。從源頭杜絕資產(chǎn)信息不全的問題。
5.資產(chǎn)的處置
資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓時,完成評估后履行審批手續(xù),再通過拍賣等公開方式進行。資產(chǎn)達到報廢條件時,履行審批程序報廢。資產(chǎn)處置后及時在資產(chǎn)模塊中做資產(chǎn)減少處理,保證賬實相符。
出租、出借資產(chǎn)由實物資產(chǎn)管理部門完成《資產(chǎn)出租(出借)審核流程單》的審批,資產(chǎn)租賃(出借)協(xié)議的簽訂。履行實物、資料、使用情況的交接手續(xù),取得租用、借用單位接收的書面手續(xù),并妥善保管。租賃、出借協(xié)議到期,驗收后收回資產(chǎn)。
公司內(nèi)部調(diào)撥資產(chǎn),由調(diào)撥企業(yè)實物資產(chǎn)管理部門填制《資產(chǎn)調(diào)撥審核流程單》,明確資產(chǎn)名稱、賬面凈值、調(diào)撥價格、調(diào)撥原因等。審批后辦理調(diào)撥手續(xù)。使用人、存放地點等各種情況變動時,資產(chǎn)卡片要及時登記變動情況。
利用日新月異的信息化技術(shù),建立符合水泥企業(yè)實際管理需求的資產(chǎn)管理系統(tǒng),對水泥企業(yè)的資產(chǎn)信息進行精確的維護,有效管控,高效服務,從而減輕資產(chǎn)管理部門信息處理和分析的工作量,提高工作質(zhì)量和效率,實現(xiàn)資產(chǎn)可視化管理。
避免同一事項“多地”重復處理。利用信息化系統(tǒng),設計統(tǒng)一規(guī)范的制度、流程、表單,將資產(chǎn)申購、處置等各種業(yè)務的審批流程固化。如資產(chǎn)處置,OA流程已有審批流程,則NC不宜再設置類似流程,應將OA流程寫入到NC系統(tǒng),避免重復操作。
所有資產(chǎn)信息全部錄入到系統(tǒng)中,并且增加資產(chǎn)的圖片、二維碼,掃描二維碼即可實時查看資產(chǎn)詳細信息、存放地、圖片等,可參考房產(chǎn)交易業(yè)務中的在線看房、VR技術(shù),獲得身臨其境效果,實現(xiàn)資產(chǎn)可視化管理。具體來說,可接入電子權(quán)證信息,實時查看某項房產(chǎn)是否已辦理權(quán)證。一些可移動的資產(chǎn)運用了此種技術(shù),可實時查看資產(chǎn)實時存放地點,便于資產(chǎn)管理及盤點工作。生產(chǎn)線資產(chǎn)的使用情況也一目了然,是否存在跑冒滴漏,是否需要維修,是否需要更換配件,都能通過可視化系統(tǒng)實時監(jiān)測。接入能源管理系統(tǒng),可加強能耗管理。比如可看到某子公司空調(diào)當前度數(shù),某個設備是否在空轉(zhuǎn)。
A集團公司下屬子公司資產(chǎn)卡片近3萬條,要考慮怎么挖掘卡片價值,服務于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、設備運行,側(cè)面提升業(yè)務部門使用“渴望”和主動性。各子公司要考慮如何盤活資產(chǎn),例如某子公司閑置的資產(chǎn)可調(diào)撥到其他子公司使用,使得集團企業(yè)整體資產(chǎn)利用率得以提高。利用信息化技術(shù)為集團企業(yè)資產(chǎn)管理服務,提升集團企業(yè)整體資產(chǎn)管理水平。通過信息化技術(shù)重塑集團企業(yè)資產(chǎn)管理流程,提高管理效率,從而擴大集團企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)的監(jiān)管范圍。利用高質(zhì)量的實時數(shù)據(jù)分析各子公司資產(chǎn)分布情況、資產(chǎn)保養(yǎng)、能耗等使用狀況,資產(chǎn)租賃合同管理等資產(chǎn)有關(guān)工作,從而為資產(chǎn)管理決策提供有力支持。