劉元清 攀枝花市第三人民醫(yī)院
采購(gòu)是醫(yī)院的重要業(yè)務(wù)活動(dòng),直接影響醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng),關(guān)系到醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)成本。在醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理中,醫(yī)療設(shè)備、藥品、衛(wèi)生耗材、低值易耗及其他物資采購(gòu)支出,在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)總成本中占有很大比例。然而,很多醫(yī)院業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)不夠合理,忽視采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制,采購(gòu)內(nèi)控流于形式,無(wú)法真正發(fā)揮作用,內(nèi)部控制制度猶如一紙空文,給醫(yī)院帶來(lái)了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。因此,醫(yī)院應(yīng)積極針對(duì)實(shí)際情況,將采購(gòu)業(yè)務(wù)納入內(nèi)部控制范圍,從而規(guī)范采購(gòu)活動(dòng),杜絕違規(guī)采購(gòu),防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。
醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)需要消耗一定的物質(zhì)資源,為獲取經(jīng)營(yíng)所需資源,就要進(jìn)行采購(gòu),醫(yī)院的采購(gòu)質(zhì)量關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療水平。醫(yī)院采購(gòu)具有一定復(fù)雜性,采購(gòu)品類主要包括:藥品、衛(wèi)生耗材、服務(wù)、固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)等[1]。從藥品、衛(wèi)生耗材采購(gòu)情況來(lái)看,為滿足日常需要,醫(yī)院采購(gòu)的藥品、藥劑多達(dá)5萬(wàn)余種,占醫(yī)院采購(gòu)支出的50%以上。藥品、衛(wèi)生耗材采購(gòu),對(duì)品類、質(zhì)量、數(shù)量都有較高要求。除了要進(jìn)行藥品、衛(wèi)生耗材采購(gòu)?fù)?,還需要耗巨資進(jìn)行固定資產(chǎn)采購(gòu),引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)療器械、儀器?,F(xiàn)代醫(yī)療,醫(yī)療機(jī)械的精密程度直接影響醫(yī)療水平,影響醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。保持醫(yī)療機(jī)械設(shè)備的先進(jìn)性,醫(yī)院才能持續(xù)發(fā)展,形成良好口碑。而無(wú)形資產(chǎn)采購(gòu)方面,主要是醫(yī)療技術(shù)、專利權(quán)的采購(gòu),尤其中醫(yī)方面的頂尖技術(shù)都需要相關(guān)的授權(quán)。
無(wú)論使用醫(yī)院預(yù)算資金或單位自籌資金,醫(yī)院大額采購(gòu)基本都要按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)[2]。通常情況下,總價(jià)在1萬(wàn)元以下的采購(gòu),由采購(gòu)承辦部門,邀請(qǐng)最少3家具有合格資質(zhì)的企業(yè)參與競(jìng)標(biāo)。若進(jìn)行低價(jià)值、數(shù)量小的零星采購(gòu),各科室則需按規(guī)定申報(bào)、審批,采購(gòu)部門根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行采購(gòu)。零星采購(gòu)要在確保物資質(zhì)量的前提下,保證采購(gòu)頻次的合理性、價(jià)格的經(jīng)濟(jì)性、渠道的正規(guī)性。
醫(yī)院具有特殊性,根據(jù)采購(gòu)資金的性質(zhì)、采購(gòu)金額的大小,采購(gòu)過(guò)程需遵循不同程序。采購(gòu)總價(jià)在5萬(wàn)以內(nèi),需求科室提出采購(gòu)申請(qǐng)后,由醫(yī)院的OA系統(tǒng)或內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上審批,核實(shí)采購(gòu)的必要性,由紀(jì)檢辦、審計(jì)辦、財(cái)務(wù)處、需求科室負(fù)責(zé)人組成采購(gòu)詢價(jià)小組,進(jìn)行供應(yīng)商資質(zhì)比選、談判、詢價(jià)、議價(jià),選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。選定供應(yīng)商后,向院長(zhǎng)辦報(bào)備審議,審議通過(guò)后才可簽訂采購(gòu)協(xié)議[3]。若采購(gòu)總價(jià)大于5萬(wàn)元,不僅要向院內(nèi)提交采購(gòu)申請(qǐng),還要向財(cái)政部門申報(bào),報(bào)市衛(wèi)健委審批,財(cái)政局審批通過(guò)后,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)公示招標(biāo)信息,公開組織招標(biāo)采購(gòu)。
采購(gòu)成本在醫(yī)院總成本中占有很大的比例,影響著醫(yī)院的凈利潤(rùn)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,醫(yī)院要想保持穩(wěn)定的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)預(yù)期盈利目標(biāo),就要嚴(yán)格控制采購(gòu)成本,將采購(gòu)成本控制在合理范圍內(nèi),確保采購(gòu)性價(jià)比。采取內(nèi)部控制措施,約束采購(gòu)行為,監(jiān)督采購(gòu)全過(guò)程,確保招投標(biāo)的客觀性、公正性,構(gòu)建良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商,合理降低采購(gòu)成本,確保采購(gòu)的經(jīng)濟(jì)性。
采購(gòu)過(guò)程中伴隨著諸多風(fēng)險(xiǎn),如:高價(jià)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)失敗風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、違約風(fēng)險(xiǎn)、買標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)等。另外,招標(biāo)人與其他投標(biāo)人串通或代理招標(biāo)方與其他招標(biāo)人串通,發(fā)生欺詐或惡意壓價(jià)情況,也會(huì)帶來(lái)非公平競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)。此外,中標(biāo)企業(yè)不具備合同履行能力,則會(huì)誘發(fā)糾紛,給醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)帶來(lái)不確定性。例如,基建項(xiàng)目招標(biāo)中,若施工方無(wú)法按期完成項(xiàng)目,就會(huì)給醫(yī)院經(jīng)營(yíng)造成負(fù)面影響。做好采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)控工作,嚴(yán)格審查供應(yīng)商資質(zhì),預(yù)判風(fēng)險(xiǎn)重點(diǎn)要素,便可防范風(fēng)險(xiǎn)。
醫(yī)院采購(gòu)的物資,主要應(yīng)用于醫(yī)療服務(wù),事關(guān)患者的生命安全[4]。因此,從某種意義上來(lái)講,醫(yī)院采購(gòu)管理與醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量密切相關(guān)。若采購(gòu)的藥品、衛(wèi)生耗材不符合質(zhì)量要求,療效不理想,就會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院聲譽(yù),甚至是對(duì)患者身體健康造成威脅,引起不良的社會(huì)輿論。加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)控,做好采購(gòu)驗(yàn)收,嚴(yán)把采購(gòu)質(zhì)量,杜絕不合格藥品、衛(wèi)生耗材的流入,保障物資采購(gòu)的質(zhì)量,便可提高醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量。
供應(yīng)商選擇不當(dāng),供應(yīng)鏈不穩(wěn)定就會(huì)影響采購(gòu)的成本、質(zhì)量、效益,給醫(yī)院帶來(lái)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。做好采購(gòu)內(nèi)控工作,積極主動(dòng)與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,提高供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性,便可縮短采購(gòu)時(shí)間,避免資金被庫(kù)存大量占用。減少庫(kù)存成本,便可將更多的資金投入到科研活動(dòng)、醫(yī)療服務(wù)中,增加競(jìng)爭(zhēng)力。
內(nèi)部控制是降低醫(yī)院采購(gòu)成本,保障采購(gòu)質(zhì)量,維護(hù)供應(yīng)關(guān)系的重要手段。為對(duì)醫(yī)院的采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制提出合理建議,本文通過(guò)以下幾點(diǎn)預(yù)先了解醫(yī)院采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題,從而為后續(xù)建議的提出奠定理論基礎(chǔ)。
絕大部分醫(yī)院對(duì)采購(gòu)管理內(nèi)部控制不重視,所編制的采購(gòu)計(jì)劃不科學(xué)、不合理,缺少對(duì)藥品使用、藥品有效期的考慮,導(dǎo)致平均庫(kù)存和周轉(zhuǎn)天數(shù)持續(xù)上升,庫(kù)存藥品占用大量流動(dòng)資金,庫(kù)存成本已接近總成本的30%左右。例如,一部分醫(yī)院采購(gòu)計(jì)劃編制僅參照往年慣例來(lái)編制,忽視供求關(guān)系和藥品領(lǐng)用周期,導(dǎo)致消耗量大的藥品、衛(wèi)生耗材供給不足,需求量小的則長(zhǎng)期積壓,一部分藥品甚至過(guò)期作廢無(wú)法使用不得不銷毀。一些醫(yī)院每年在藥品、衛(wèi)生耗材銷毀方面,要耗費(fèi)大量資金,資源浪費(fèi)問(wèn)題突出。這無(wú)疑會(huì)增加醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本,不利于醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
一些醫(yī)院在采購(gòu)過(guò)程中,忽視對(duì)采購(gòu)成本的控制,未充分考慮采購(gòu)效益問(wèn)題,藥品預(yù)算與藥品支出相互脫節(jié),盲目擴(kuò)大招標(biāo)范圍,導(dǎo)致采購(gòu)周期延長(zhǎng),需要重復(fù)投入招標(biāo)費(fèi)用、時(shí)間成本、管理成本,最終造成采購(gòu)活動(dòng)成本增加。而采購(gòu)成本的增加會(huì)直接導(dǎo)致醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)價(jià)格的上漲,出現(xiàn)“藥價(jià)虛高”的現(xiàn)象,影響患者的就醫(yī)體驗(yàn),損害醫(yī)院的口碑和社會(huì)形象,降低醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力[5]。
醫(yī)院采購(gòu)活動(dòng)中涉及錢和物,易發(fā)生營(yíng)私舞弊,違規(guī)操作現(xiàn)象,滋生腐敗,是發(fā)生違紀(jì)違法行為的危險(xiǎn)環(huán)節(jié)。然而,很多醫(yī)院對(duì)采購(gòu)過(guò)程的監(jiān)督不足,未設(shè)置專業(yè)的驗(yàn)收人員,沒(méi)有制定配套的監(jiān)管制度,未進(jìn)行權(quán)責(zé)分離控制,存在較大風(fēng)險(xiǎn)隱患。如,一些醫(yī)院的采購(gòu)負(fù)責(zé)人與醫(yī)藥代表私下達(dá)成協(xié)議,吃回扣,造成醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)損失。另如,招標(biāo)過(guò)程中采購(gòu)人員忽視采購(gòu)質(zhì)量,私自泄標(biāo),大肆進(jìn)行暗箱操作,評(píng)標(biāo)流于形式,招標(biāo)結(jié)果不客觀、不公正,嚴(yán)重影響采購(gòu)質(zhì)量。
實(shí)際上,醫(yī)院采購(gòu)業(yè)務(wù)具有一定專業(yè)性、特殊性,涉及的部門、科室較多,采購(gòu)物資的種類、規(guī)格復(fù)雜,采購(gòu)方式多種多樣,采購(gòu)渠道較為復(fù)雜,涉及的供應(yīng)商、環(huán)節(jié)、人員眾多,采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制難度大,對(duì)內(nèi)部控制工作人員綜合素質(zhì)有較高要求。采購(gòu)內(nèi)控人員不僅要懂專業(yè)知識(shí),還要具備良好職業(yè)道德,能抵御利益誘惑,能進(jìn)行自我約束,能準(zhǔn)確識(shí)別采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。但醫(yī)院采購(gòu)內(nèi)控人員大多是文職人員或財(cái)務(wù)人員,知識(shí)結(jié)構(gòu)單一,不具備內(nèi)控經(jīng)驗(yàn),對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)不敏感。
醫(yī)院供應(yīng)商數(shù)量多,渠道復(fù)雜,做好供應(yīng)商管理,加強(qiáng)供應(yīng)商資質(zhì)審查至關(guān)重要。然而,一些醫(yī)院對(duì)供應(yīng)商的管理不重視,供應(yīng)商評(píng)估不準(zhǔn)確,調(diào)查不充分,評(píng)價(jià)不客觀,供應(yīng)商業(yè)務(wù)質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量參差不齊,部分供應(yīng)商甚至不符合資質(zhì)要求,存在無(wú)證、證級(jí)較低的問(wèn)題。而這些供應(yīng)商合同履行能力差,發(fā)生突發(fā)狀況時(shí)就可能無(wú)法正常提供產(chǎn)品,造成醫(yī)院庫(kù)存緊張,進(jìn)而影響醫(yī)院的正常經(jīng)營(yíng)。
通過(guò)前文分析可知,一些醫(yī)院在采購(gòu)環(huán)節(jié)存在著諸多問(wèn)題,采購(gòu)環(huán)節(jié)控制不到位,采購(gòu)計(jì)劃編制不科學(xué),采購(gòu)過(guò)程監(jiān)督力度小,造成采購(gòu)成本偏高,難以確保采購(gòu)經(jīng)濟(jì)效益、采購(gòu)質(zhì)量。為提高醫(yī)院采購(gòu)內(nèi)控水平,本文將通過(guò)以下幾點(diǎn)對(duì)醫(yī)院采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)控提出合理建議,望進(jìn)一步改善醫(yī)院采購(gòu)管理現(xiàn)狀。
采購(gòu)內(nèi)控對(duì)醫(yī)院來(lái)講非常有必要,事關(guān)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。因此,醫(yī)院要樹立采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)控意識(shí),提高采購(gòu)計(jì)劃編制質(zhì)量,明確采購(gòu)定額,從源頭對(duì)采購(gòu)決策進(jìn)行控制,從業(yè)務(wù)層面規(guī)范采購(gòu)活動(dòng),提高采購(gòu)合理性。具體來(lái)講,各科室在編制采購(gòu)預(yù)算過(guò)程中,要根據(jù)實(shí)際情況,編制詳細(xì)采購(gòu)清單與采購(gòu)預(yù)算,交由財(cái)務(wù)科審批,確認(rèn)采購(gòu)預(yù)算是否超支、是否符合規(guī)定。另外,要組建專門的采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)工作小組,負(fù)責(zé)對(duì)各科室采購(gòu)預(yù)算與采購(gòu)計(jì)劃的必要性進(jìn)行審查,一切從實(shí)際需要出發(fā),避免盲目采購(gòu)。例如,在藥品、衛(wèi)生耗材采購(gòu)過(guò)程中,科室提出采購(gòu)申請(qǐng)后,要結(jié)合藥品、藥劑損失率、積壓率,盤點(diǎn)誤差率,檢查采購(gòu)預(yù)算的合理性、合法性、經(jīng)濟(jì)性,對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整,科學(xué)確定采購(gòu)規(guī)格、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)數(shù)量,進(jìn)行采購(gòu)比價(jià)分析,對(duì)比同功效藥品價(jià)格,核對(duì)無(wú)誤后,才可備案上報(bào)。
采購(gòu)內(nèi)控目標(biāo)之一就是控制采購(gòu)成本,將采購(gòu)支出控制在定額范圍內(nèi),杜絕超額采購(gòu)。因此,醫(yī)院要采取相應(yīng)管控措施,增強(qiáng)自身采購(gòu)成本控制能力。首先,醫(yī)院要基于成本效益視角,科學(xué)統(tǒng)籌采購(gòu)工作,主動(dòng)完善采購(gòu)目錄,避免盲目擴(kuò)大招標(biāo)范圍。例如,每半年一次,把醫(yī)院的采購(gòu)目錄公示出來(lái),將采購(gòu)目錄發(fā)給各大相關(guān)供應(yīng)商,讓供應(yīng)商對(duì)這些藥品、藥劑進(jìn)行報(bào)價(jià),選擇最低的報(bào)價(jià)。其次,醫(yī)院可根據(jù)《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》等相關(guān)法律,結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況,選擇適合的采購(gòu)方式。對(duì)于價(jià)格在1萬(wàn)元以上20萬(wàn)元以下的,用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu),至少邀請(qǐng)3家以上供應(yīng)商進(jìn)行競(jìng)標(biāo)。價(jià)格超過(guò)20萬(wàn)元的采購(gòu)需求,則要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布采購(gòu)公告,進(jìn)行公開招標(biāo),公示招標(biāo)要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)方法。而且招標(biāo)過(guò)程中,要引入專業(yè)第三方機(jī)構(gòu),如:公共資源招投標(biāo)交易中心,從而確保招標(biāo)過(guò)程的專業(yè)性。最后,選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商后,醫(yī)院要合理確定訂貨的批次,從成本角度計(jì)算訂貨批量,從而科學(xué)控制庫(kù)存成本,降低庫(kù)存在總成本中的占比,使醫(yī)院保持合理成本結(jié)構(gòu)。
若采購(gòu)過(guò)程缺乏有效監(jiān)督,就非常容易發(fā)生商業(yè)賄賂風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致采購(gòu)質(zhì)量不合格。因此,醫(yī)院要加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程控制,正確規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。一方面,要建立不相容崗位分離制度,嚴(yán)格劃分崗位職責(zé),明確崗位權(quán)限,從而達(dá)到崗位相互監(jiān)督的目的。例如,采購(gòu)申請(qǐng)與采購(gòu)審批職務(wù)分離、藥品詢價(jià)與供應(yīng)商管理崗位分離;購(gòu)買合同簽訂與采購(gòu)驗(yàn)收崗位分離。而且不得由同一部門或個(gè)人辦理采購(gòu)和庫(kù)存管理全過(guò)程的業(yè)務(wù),從而確保采購(gòu)、庫(kù)存的安全,遏制采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為。另一方面,要做好采購(gòu)驗(yàn)收,設(shè)置專職驗(yàn)收人員,加強(qiáng)入庫(kù)管理。在采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié),要組織采購(gòu)小組負(fù)責(zé)人、申購(gòu)部門、供應(yīng)商、驗(yàn)收技術(shù)員一起進(jìn)行驗(yàn)收,確認(rèn)采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)質(zhì)量,必要時(shí)進(jìn)行開箱檢查,確認(rèn)物資符合規(guī)格。
一直以來(lái),醫(yī)院人才儲(chǔ)備大多以技術(shù)人才為主,普遍忽視管理人才的儲(chǔ)備。若采購(gòu)內(nèi)控人員自身不能準(zhǔn)確識(shí)別采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),不具備內(nèi)控工作能力,自然無(wú)法有效控制采購(gòu)活動(dòng)。因此,醫(yī)院應(yīng)優(yōu)化人才結(jié)構(gòu),培養(yǎng)專業(yè)內(nèi)部控制管理人才。醫(yī)院在招聘時(shí)要提高要求,招聘高精尖管理人才,要求應(yīng)聘者懂業(yè)務(wù)、懂管理,具備采購(gòu)內(nèi)控工作經(jīng)驗(yàn),能基于采購(gòu)管控角度開展內(nèi)部控制工作。在人員招聘到崗后,要進(jìn)行思想政治教育,提高相關(guān)人員的思想覺(jué)悟,使其能夠正確認(rèn)識(shí)到采購(gòu)內(nèi)控的重要性。同時(shí),為了留住人才,還要對(duì)人才給予一定獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì),從而增強(qiáng)人才對(duì)醫(yī)院的認(rèn)同感、歸屬感。而對(duì)于現(xiàn)有人員,要積極組織采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓(xùn)及繼續(xù)教育,完善現(xiàn)有人員知識(shí)體系,使其具備采購(gòu)內(nèi)控工作能力。
加強(qiáng)供應(yīng)商管理才能確保供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性,保證采購(gòu)質(zhì)量,提高采購(gòu)的效益。首先,醫(yī)院要對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格的審查,收集供應(yīng)商基本信息,充分了解供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)水平,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)確的評(píng)價(jià),確認(rèn)供應(yīng)商的合同履行能力。其次,醫(yī)院可定期或不定期派遣技術(shù)員,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)檢查,對(duì)藥品、藥劑進(jìn)行出廠前的最終檢驗(yàn)、試驗(yàn),從而直接掌握供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量狀況。最后,定期檢查時(shí)要出具客觀書面文件,若發(fā)生供應(yīng)商存在問(wèn)題,要提出整改建議或終止合作,確保采購(gòu)物資的質(zhì)量,避免采購(gòu)不合格藥品、衛(wèi)生耗材,影響聲譽(yù)。
醫(yī)院采購(gòu)物資大多用于救治患者,是醫(yī)院提供醫(yī)療服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ),事關(guān)患者生命安全,醫(yī)院必須做好采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制。因此,醫(yī)院要進(jìn)一步提高采購(gòu)計(jì)劃編制質(zhì)量,加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程控制,加強(qiáng)供應(yīng)商管理,杜絕違規(guī)采購(gòu)的發(fā)生。