醫(yī)院采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化策略

劉元清 攀枝花市第三人民醫(yī)院

引言

采購是醫(yī)院的重要業(yè)務(wù)活動，直接影響醫(yī)院的正常運營，關(guān)系到醫(yī)院的經(jīng)營成本。在醫(yī)院的經(jīng)營管理中，醫(yī)療設(shè)備、藥品、衛(wèi)生耗材、低值易耗及其他物資采購支出，在醫(yī)院經(jīng)營總成本中占有很大比例。然而，很多醫(yī)院業(yè)務(wù)流程設(shè)計不夠合理，忽視采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制，采購內(nèi)控流于形式，無法真正發(fā)揮作用，內(nèi)部控制制度猶如一紙空文，給醫(yī)院帶來了采購風(fēng)險。因此，醫(yī)院應(yīng)積極針對實際情況，將采購業(yè)務(wù)納入內(nèi)部控制范圍，從而規(guī)范采購活動，杜絕違規(guī)采購，防范采購風(fēng)險。

一、醫(yī)院采購業(yè)務(wù)的基本情況

（一）采購品種

醫(yī)院的經(jīng)營需要消耗一定的物質(zhì)資源，為獲取經(jīng)營所需資源，就要進(jìn)行采購，醫(yī)院的采購質(zhì)量關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療水平。醫(yī)院采購具有一定復(fù)雜性，采購品類主要包括：藥品、衛(wèi)生耗材、服務(wù)、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等[1]。從藥品、衛(wèi)生耗材采購情況來看，為滿足日常需要，醫(yī)院采購的藥品、藥劑多達(dá)5萬余種，占醫(yī)院采購支出的50%以上。藥品、衛(wèi)生耗材采購，對品類、質(zhì)量、數(shù)量都有較高要求。除了要進(jìn)行藥品、衛(wèi)生耗材采購?fù)猓€需要耗巨資進(jìn)行固定資產(chǎn)采購，引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)療器械、儀器。現(xiàn)代醫(yī)療，醫(yī)療機(jī)械的精密程度直接影響醫(yī)療水平，影響醫(yī)院的競爭力。保持醫(yī)療機(jī)械設(shè)備的先進(jìn)性，醫(yī)院才能持續(xù)發(fā)展，形成良好口碑。而無形資產(chǎn)采購方面，主要是醫(yī)療技術(shù)、專利權(quán)的采購，尤其中醫(yī)方面的頂尖技術(shù)都需要相關(guān)的授權(quán)。

（二）采購形式

無論使用醫(yī)院預(yù)算資金或單位自籌資金，醫(yī)院大額采購基本都要按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)[2]。通常情況下，總價在1萬元以下的采購，由采購承辦部門，邀請最少3家具有合格資質(zhì)的企業(yè)參與競標(biāo)。若進(jìn)行低價值、數(shù)量小的零星采購，各科室則需按規(guī)定申報、審批，采購部門根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行采購。零星采購要在確保物資質(zhì)量的前提下，保證采購頻次的合理性、價格的經(jīng)濟(jì)性、渠道的正規(guī)性。

（三）采購流程

醫(yī)院具有特殊性，根據(jù)采購資金的性質(zhì)、采購金額的大小，采購過程需遵循不同程序。采購總價在5萬以內(nèi)，需求科室提出采購申請后，由醫(yī)院的OA系統(tǒng)或內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上審批，核實采購的必要性，由紀(jì)檢辦、審計辦、財務(wù)處、需求科室負(fù)責(zé)人組成采購詢價小組，進(jìn)行供應(yīng)商資質(zhì)比選、談判、詢價、議價，選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。選定供應(yīng)商后，向院長辦報備審議，審議通過后才可簽訂采購協(xié)議[3]。若采購總價大于5萬元，不僅要向院內(nèi)提交采購申請，還要向財政部門申報，報市衛(wèi)健委審批，財政局審批通過后，通過網(wǎng)絡(luò)公示招標(biāo)信息，公開組織招標(biāo)采購。

二、醫(yī)院采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的重要性

（一）幫助醫(yī)院節(jié)約采購成本

采購成本在醫(yī)院總成本中占有很大的比例，影響著醫(yī)院的凈利潤。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，醫(yī)院要想保持穩(wěn)定的發(fā)展，實現(xiàn)預(yù)期盈利目標(biāo)，就要嚴(yán)格控制采購成本，將采購成本控制在合理范圍內(nèi)，確保采購性價比。采取內(nèi)部控制措施，約束采購行為，監(jiān)督采購全過程，確保招投標(biāo)的客觀性、公正性，構(gòu)建良性競爭機(jī)制，選擇性價比最高的供應(yīng)商，合理降低采購成本，確保采購的經(jīng)濟(jì)性。

（二）防范采購風(fēng)險

采購過程中伴隨著諸多風(fēng)險，如：高價采購風(fēng)險、采購失敗風(fēng)險、合同風(fēng)險、違約風(fēng)險、買標(biāo)風(fēng)險等。另外，招標(biāo)人與其他投標(biāo)人串通或代理招標(biāo)方與其他招標(biāo)人串通，發(fā)生欺詐或惡意壓價情況，也會帶來非公平競爭風(fēng)險。此外，中標(biāo)企業(yè)不具備合同履行能力，則會誘發(fā)糾紛，給醫(yī)院的經(jīng)營帶來不確定性。例如，基建項目招標(biāo)中，若施工方無法按期完成項目，就會給醫(yī)院經(jīng)營造成負(fù)面影響。做好采購環(huán)節(jié)內(nèi)控工作，嚴(yán)格審查供應(yīng)商資質(zhì)，預(yù)判風(fēng)險重點要素，便可防范風(fēng)險。

（三）確保醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量

醫(yī)院采購的物資，主要應(yīng)用于醫(yī)療服務(wù)，事關(guān)患者的生命安全[4]。因此，從某種意義上來講，醫(yī)院采購管理與醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量密切相關(guān)。若采購的藥品、衛(wèi)生耗材不符合質(zhì)量要求，療效不理想，就會嚴(yán)重影響醫(yī)院聲譽(yù)，甚至是對患者身體健康造成威脅，引起不良的社會輿論。加強(qiáng)采購內(nèi)控，做好采購驗收，嚴(yán)把采購質(zhì)量，杜絕不合格藥品、衛(wèi)生耗材的流入，保障物資采購的質(zhì)量，便可提高醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量。

（四）維持長期的供應(yīng)關(guān)系

供應(yīng)商選擇不當(dāng)，供應(yīng)鏈不穩(wěn)定就會影響采購的成本、質(zhì)量、效益，給醫(yī)院帶來采購風(fēng)險問題。做好采購內(nèi)控工作，積極主動與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，提高供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性，便可縮短采購時間，避免資金被庫存大量占用。減少庫存成本，便可將更多的資金投入到科研活動、醫(yī)療服務(wù)中，增加競爭力。

三、醫(yī)院采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制中的問題

內(nèi)部控制是降低醫(yī)院采購成本，保障采購質(zhì)量，維護(hù)供應(yīng)關(guān)系的重要手段。為對醫(yī)院的采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制提出合理建議，本文通過以下幾點預(yù)先了解醫(yī)院采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制中存在的問題，從而為后續(xù)建議的提出奠定理論基礎(chǔ)。

（一）采購計劃編制不科學(xué)

絕大部分醫(yī)院對采購管理內(nèi)部控制不重視，所編制的采購計劃不科學(xué)、不合理，缺少對藥品使用、藥品有效期的考慮，導(dǎo)致平均庫存和周轉(zhuǎn)天數(shù)持續(xù)上升，庫存藥品占用大量流動資金，庫存成本已接近總成本的30%左右。例如，一部分醫(yī)院采購計劃編制僅參照往年慣例來編制，忽視供求關(guān)系和藥品領(lǐng)用周期，導(dǎo)致消耗量大的藥品、衛(wèi)生耗材供給不足，需求量小的則長期積壓，一部分藥品甚至過期作廢無法使用不得不銷毀。一些醫(yī)院每年在藥品、衛(wèi)生耗材銷毀方面，要耗費大量資金，資源浪費問題突出。這無疑會增加醫(yī)院運營成本，不利于醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）忽視采購成本控制

一些醫(yī)院在采購過程中，忽視對采購成本的控制，未充分考慮采購效益問題，藥品預(yù)算與藥品支出相互脫節(jié)，盲目擴(kuò)大招標(biāo)范圍，導(dǎo)致采購周期延長，需要重復(fù)投入招標(biāo)費用、時間成本、管理成本，最終造成采購活動成本增加。而采購成本的增加會直接導(dǎo)致醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)價格的上漲，出現(xiàn)“藥價虛高”的現(xiàn)象，影響患者的就醫(yī)體驗，損害醫(yī)院的口碑和社會形象，降低醫(yī)院的核心競爭力[5]。

（三）采購過程監(jiān)督不足

醫(yī)院采購活動中涉及錢和物，易發(fā)生營私舞弊，違規(guī)操作現(xiàn)象，滋生腐敗，是發(fā)生違紀(jì)違法行為的危險環(huán)節(jié)。然而，很多醫(yī)院對采購過程的監(jiān)督不足，未設(shè)置專業(yè)的驗收人員，沒有制定配套的監(jiān)管制度，未進(jìn)行權(quán)責(zé)分離控制，存在較大風(fēng)險隱患。如，一些醫(yī)院的采購負(fù)責(zé)人與醫(yī)藥代表私下達(dá)成協(xié)議，吃回扣，造成醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)損失。另如，招標(biāo)過程中采購人員忽視采購質(zhì)量，私自泄標(biāo)，大肆進(jìn)行暗箱操作，評標(biāo)流于形式，招標(biāo)結(jié)果不客觀、不公正，嚴(yán)重影響采購質(zhì)量。

（四）缺乏專業(yè)采購內(nèi)控人才

實際上，醫(yī)院采購業(yè)務(wù)具有一定專業(yè)性、特殊性，涉及的部門、科室較多，采購物資的種類、規(guī)格復(fù)雜，采購方式多種多樣，采購渠道較為復(fù)雜，涉及的供應(yīng)商、環(huán)節(jié)、人員眾多，采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制難度大，對內(nèi)部控制工作人員綜合素質(zhì)有較高要求。采購內(nèi)控人員不僅要懂專業(yè)知識，還要具備良好職業(yè)道德，能抵御利益誘惑，能進(jìn)行自我約束，能準(zhǔn)確識別采購風(fēng)險。但醫(yī)院采購內(nèi)控人員大多是文職人員或財務(wù)人員，知識結(jié)構(gòu)單一，不具備內(nèi)控經(jīng)驗，對采購風(fēng)險不敏感。

（五）供應(yīng)商資質(zhì)審核缺失

醫(yī)院供應(yīng)商數(shù)量多，渠道復(fù)雜，做好供應(yīng)商管理，加強(qiáng)供應(yīng)商資質(zhì)審查至關(guān)重要。然而，一些醫(yī)院對供應(yīng)商的管理不重視，供應(yīng)商評估不準(zhǔn)確，調(diào)查不充分，評價不客觀，供應(yīng)商業(yè)務(wù)質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量參差不齊，部分供應(yīng)商甚至不符合資質(zhì)要求，存在無證、證級較低的問題。而這些供應(yīng)商合同履行能力差，發(fā)生突發(fā)狀況時就可能無法正常提供產(chǎn)品，造成醫(yī)院庫存緊張，進(jìn)而影響醫(yī)院的正常經(jīng)營。

四、醫(yī)院采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制優(yōu)化的策略

通過前文分析可知，一些醫(yī)院在采購環(huán)節(jié)存在著諸多問題，采購環(huán)節(jié)控制不到位，采購計劃編制不科學(xué)，采購過程監(jiān)督力度小，造成采購成本偏高，難以確保采購經(jīng)濟(jì)效益、采購質(zhì)量。為提高醫(yī)院采購內(nèi)控水平，本文將通過以下幾點對醫(yī)院采購環(huán)節(jié)內(nèi)控提出合理建議，望進(jìn)一步改善醫(yī)院采購管理現(xiàn)狀。

（一）提高采購計劃編制質(zhì)量

采購內(nèi)控對醫(yī)院來講非常有必要，事關(guān)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。因此，醫(yī)院要樹立采購活動內(nèi)控意識，提高采購計劃編制質(zhì)量，明確采購定額，從源頭對采購決策進(jìn)行控制，從業(yè)務(wù)層面規(guī)范采購活動，提高采購合理性。具體來講，各科室在編制采購預(yù)算過程中，要根據(jù)實際情況，編制詳細(xì)采購清單與采購預(yù)算，交由財務(wù)科審批，確認(rèn)采購預(yù)算是否超支、是否符合規(guī)定。另外，要組建專門的采購領(lǐng)導(dǎo)工作小組，負(fù)責(zé)對各科室采購預(yù)算與采購計劃的必要性進(jìn)行審查，一切從實際需要出發(fā)，避免盲目采購。例如，在藥品、衛(wèi)生耗材采購過程中，科室提出采購申請后，要結(jié)合藥品、藥劑損失率、積壓率，盤點誤差率，檢查采購預(yù)算的合理性、合法性、經(jīng)濟(jì)性，對采購計劃進(jìn)行調(diào)整，科學(xué)確定采購規(guī)格、采購價格、采購數(shù)量，進(jìn)行采購比價分析，對比同功效藥品價格，核對無誤后，才可備案上報。

（二）加強(qiáng)采購成本控制

采購內(nèi)控目標(biāo)之一就是控制采購成本，將采購支出控制在定額范圍內(nèi)，杜絕超額采購。因此，醫(yī)院要采取相應(yīng)管控措施，增強(qiáng)自身采購成本控制能力。首先，醫(yī)院要基于成本效益視角，科學(xué)統(tǒng)籌采購工作，主動完善采購目錄，避免盲目擴(kuò)大招標(biāo)范圍。例如，每半年一次，把醫(yī)院的采購目錄公示出來，將采購目錄發(fā)給各大相關(guān)供應(yīng)商，讓供應(yīng)商對這些藥品、藥劑進(jìn)行報價，選擇最低的報價。其次，醫(yī)院可根據(jù)《中華人民共和國招投標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法》等相關(guān)法律，結(jié)合醫(yī)院實際情況，選擇適合的采購方式。對于價格在1萬元以上20萬元以下的，用競爭性談判采購，至少邀請3家以上供應(yīng)商進(jìn)行競標(biāo)。價格超過20萬元的采購需求，則要通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布采購公告，進(jìn)行公開招標(biāo)，公示招標(biāo)要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評標(biāo)方法。而且招標(biāo)過程中，要引入專業(yè)第三方機(jī)構(gòu)，如：公共資源招投標(biāo)交易中心，從而確保招標(biāo)過程的專業(yè)性。最后，選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商后，醫(yī)院要合理確定訂貨的批次，從成本角度計算訂貨批量，從而科學(xué)控制庫存成本，降低庫存在總成本中的占比，使醫(yī)院保持合理成本結(jié)構(gòu)。

（三）加強(qiáng)采購過程控制

若采購過程缺乏有效監(jiān)督，就非常容易發(fā)生商業(yè)賄賂風(fēng)險，導(dǎo)致采購質(zhì)量不合格。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)采購過程控制，正確規(guī)避采購風(fēng)險。一方面，要建立不相容崗位分離制度，嚴(yán)格劃分崗位職責(zé)，明確崗位權(quán)限，從而達(dá)到崗位相互監(jiān)督的目的。例如，采購申請與采購審批職務(wù)分離、藥品詢價與供應(yīng)商管理崗位分離；購買合同簽訂與采購驗收崗位分離。而且不得由同一部門或個人辦理采購和庫存管理全過程的業(yè)務(wù)，從而確保采購、庫存的安全，遏制采購過程中的違規(guī)行為。另一方面，要做好采購驗收，設(shè)置專職驗收人員，加強(qiáng)入庫管理。在采購驗收環(huán)節(jié)，要組織采購小組負(fù)責(zé)人、申購部門、供應(yīng)商、驗收技術(shù)員一起進(jìn)行驗收，確認(rèn)采購數(shù)量、采購質(zhì)量，必要時進(jìn)行開箱檢查，確認(rèn)物資符合規(guī)格。

（四）優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)

一直以來，醫(yī)院人才儲備大多以技術(shù)人才為主，普遍忽視管理人才的儲備。若采購內(nèi)控人員自身不能準(zhǔn)確識別采購風(fēng)險，不具備內(nèi)控工作能力，自然無法有效控制采購活動。因此，醫(yī)院應(yīng)優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)專業(yè)內(nèi)部控制管理人才。醫(yī)院在招聘時要提高要求，招聘高精尖管理人才，要求應(yīng)聘者懂業(yè)務(wù)、懂管理，具備采購內(nèi)控工作經(jīng)驗，能基于采購管控角度開展內(nèi)部控制工作。在人員招聘到崗后，要進(jìn)行思想政治教育，提高相關(guān)人員的思想覺悟，使其能夠正確認(rèn)識到采購內(nèi)控的重要性。同時，為了留住人才，還要對人才給予一定獎勵和激勵，從而增強(qiáng)人才對醫(yī)院的認(rèn)同感、歸屬感。而對于現(xiàn)有人員，要積極組織采購業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓(xùn)及繼續(xù)教育，完善現(xiàn)有人員知識體系，使其具備采購內(nèi)控工作能力。

（五）加強(qiáng)供應(yīng)商管理

加強(qiáng)供應(yīng)商管理才能確保供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性，保證采購質(zhì)量，提高采購的效益。首先，醫(yī)院要對供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格的審查，收集供應(yīng)商基本信息，充分了解供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)水平，對供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)確的評價，確認(rèn)供應(yīng)商的合同履行能力。其次，醫(yī)院可定期或不定期派遣技術(shù)員，對供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)檢查，對藥品、藥劑進(jìn)行出廠前的最終檢驗、試驗，從而直接掌握供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量狀況。最后，定期檢查時要出具客觀書面文件，若發(fā)生供應(yīng)商存在問題，要提出整改建議或終止合作，確保采購物資的質(zhì)量，避免采購不合格藥品、衛(wèi)生耗材，影響聲譽(yù)。

結(jié)語

醫(yī)院采購物資大多用于救治患者，是醫(yī)院提供醫(yī)療服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，事關(guān)患者生命安全，醫(yī)院必須做好采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制。因此，醫(yī)院要進(jìn)一步提高采購計劃編制質(zhì)量，加強(qiáng)采購過程控制，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，杜絕違規(guī)采購的發(fā)生。