縣級(jí)干部人事檔案工作問題之我見
——以交城縣干部人事檔案工作為例

文/交城縣人力資源和社會(huì)保障局 許曉宇

一、干部人事檔案的重要性

干部人事檔案是組織、人事管理活動(dòng)中形成的，記錄個(gè)人德、能、勤、績(jī)的檔案材料。干部人事檔案從履歷、自傳、考核、學(xué)歷學(xué)位及專業(yè)技術(shù)職務(wù)、政審、黨團(tuán)、表彰、懲處、工資任免及其他材料保證真實(shí)準(zhǔn)確、全面規(guī)范、鮮活及時(shí)地反映干部個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、政治站位、獎(jiǎng)懲情況及社會(huì)關(guān)系等方面情況，以期在選拔任用干部、政治審查、考核人才、退（離）休等方面提供服務(wù)。

二、理論意義

（一）干部人事檔案數(shù)字化的理論意義。干部人事檔案數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)，將紙質(zhì)載體的干部人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字文本，并以特定的形式存儲(chǔ)及提供利用，確保與紙質(zhì)檔案一致，保證數(shù)字檔案真實(shí)完整、安全可用。干部人事檔案服務(wù)周期長(zhǎng)，受保管條件、紙張因素、所用顏料等外部因素和頻繁查、借閱的內(nèi)部原因雙重影響，經(jīng)年累月，原始檔案紙質(zhì)變得脆弱易損。由此干部人事檔案的數(shù)字化應(yīng)運(yùn)而生，降低原始檔案的利用率，實(shí)為保護(hù)原始檔案不受損害，進(jìn)而延長(zhǎng)服務(wù)年限。

（二）干部人事檔案政策培訓(xùn)的理論意義。檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是提高檔案人員業(yè)務(wù)理論和專業(yè)技能水平的有效手段。檔案培訓(xùn)工作要適應(yīng)新形勢(shì)，及時(shí)調(diào)整工作思路，創(chuàng)新教育方式，更新培訓(xùn)內(nèi)容。通過積極的干部人事檔案工作培訓(xùn)，能夠深入貫徹執(zhí)行《干部人事檔案工作條例》，傳達(dá)落實(shí)中央、省、市各級(jí)干部人事檔案工作會(huì)議精神，便于各管檔單位深入了解當(dāng)前檔案工作形勢(shì)，查找自身檔案工作問題，及時(shí)學(xué)習(xí)更新工作方式，提升檔案管理人員的理論水平和業(yè)務(wù)能力，著眼真實(shí)準(zhǔn)確，把檔案審核好管理好；提高服務(wù)效率，堅(jiān)持有效用檔，做好檔案信息資源的開發(fā)與利用工作。

（三）干部人事檔案收集環(huán)節(jié)的理論意義。干部人事檔案收集環(huán)節(jié)是干部人事檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。收集干部檔案材料，充實(shí)干部檔案內(nèi)容，為組織歷史地、全面地考察了解和正確選拔、使用干部提供依據(jù)，是干部檔案工作的根本任務(wù)。扎實(shí)做好干部人事檔案收集，才能更好地開展下一步工作。

干部人事收集工作的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案發(fā)揮作用的大小，影響到全面、客觀地了解使用干部。干部人事檔案材料收集工作要求：檔案材料內(nèi)容必須真實(shí)準(zhǔn)確、材料數(shù)量必須豐富、材料來源必須可靠、材料必須完整系統(tǒng)、材料收集歸檔必須及時(shí)。收集歸檔工作要做到隨辦、隨收、隨審、隨歸,從而保證干部人事檔案的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性、規(guī)范性。

（四）干部人事檔案專項(xiàng)審核的理論意義。干部人事檔案專項(xiàng)審核工作近年來層層開展，各組織人事部門對(duì)保所管干部人事檔案逐一審核，進(jìn)行“三齡兩歷一身份”認(rèn)定，除所保管干部人事檔案外，干部人事檔案工作要求“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，即對(duì)提拔、錄用、調(diào)動(dòng)、人才引進(jìn)、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)的干部，嚴(yán)格按照政策要求，及時(shí)規(guī)范做好干部人事檔案審核。

為推動(dòng)專項(xiàng)審核工作常態(tài)化、制度化、規(guī)范化，檔案工作人員要認(rèn)真把好材料真實(shí)關(guān)、審核認(rèn)定準(zhǔn)確關(guān)，鞏固審核工作成果，推動(dòng)干部人事檔案工作制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。

（五）建設(shè)專業(yè)檔案人才隊(duì)伍的理論意義。建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó)是對(duì)新形勢(shì)下推進(jìn)檔案事業(yè)進(jìn)入新境界，適應(yīng)建設(shè)社會(huì)主義文化強(qiáng)國(guó)的必然要求，也是對(duì)檔案工作者的新要求，新期待。建設(shè)檔案強(qiáng)國(guó)，必須有強(qiáng)大的專業(yè)人才隊(duì)伍。組織人事部門應(yīng)當(dāng)選配政治素質(zhì)好、專業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)正派的干部從事干部人事檔案工作。

三、存在的問題

（一）干部人事檔案數(shù)字化范圍窄。以交城縣為例。交城縣委組織部、人社局、教育局三家主體管檔單位及其他相對(duì)規(guī)模較小管檔單位，僅交城縣委組織部開展干部人事檔案數(shù)字化工作。究其原因：其一，縣級(jí)財(cái)政緊張，數(shù)字化涉及資金數(shù)額較大，審批困難，僅能優(yōu)先縣委組織部檔案數(shù)字化；其二，歸口縣委各單位干部及副科級(jí)（含）以上領(lǐng)導(dǎo)的干部人事檔案較受重視，而歸口縣政府各單位干部或非領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案未受到各級(jí)足夠重視。

（二）干部人事檔案政策培訓(xùn)不及時(shí)。針對(duì)縣級(jí)干部人事檔案工作的培訓(xùn)較少，多采取集中授課形式，與上級(jí)單位溝通少，無定期培訓(xùn)，與兄弟單位之間的溝通交流少。培訓(xùn)只是相關(guān)政策學(xué)習(xí)的開始，不應(yīng)僅對(duì)干部人事基本信息認(rèn)定和日常管理業(yè)務(wù)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，而未在政策落實(shí)后，開展集中答疑。這就導(dǎo)致對(duì)干部人事檔案管理政策的理解不到位、不透徹，甚至難免有閉門造車之嫌，同時(shí)對(duì)上級(jí)單位、兄弟單位的優(yōu)秀做法、寶貴經(jīng)驗(yàn)不能及時(shí)學(xué)習(xí)，以致多走彎路，耗費(fèi)人力物力財(cái)力。

（三）干部人事檔案短缺材料收集困難。檔案材料收集環(huán)節(jié)是干部人事檔案工作的基礎(chǔ)。干部人事檔案短缺材料情況統(tǒng)計(jì)反饋各單位后，反響小，配合差。其一，各單位不重視，未督促干部及時(shí)補(bǔ)充材料；其二，干部個(gè)人不重視，未認(rèn)識(shí)到干部人事檔案材料齊全的重要性；其三，作為平行單位，并無權(quán)限要求各單位積極配合，全憑自覺。綜上所述，導(dǎo)致干部人事檔案短缺材料收集困難，工作滯后。

（四）干部人事檔案專項(xiàng)審核“回頭看”工作進(jìn)程緩慢。干部人事檔案專項(xiàng)審核涉及眾多歷史遺留問題，牽涉人數(shù)廣，問題紛繁，多數(shù)問題集中在出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、干部身份五個(gè)方面。原因如下：1.年代久遠(yuǎn)。涉及出生時(shí)間的戶籍材料及佐證材料、涉及學(xué)歷的原始招聘及分配材料、涉及工作材料的原始考核及工資材料、涉及干部身份的分配文件等因年代久遠(yuǎn)、間隔時(shí)間長(zhǎng)導(dǎo)致查找難度大。2.關(guān)聯(lián)范圍廣。出生時(shí)間的查證與公安部門關(guān)聯(lián)；參加工作時(shí)間、工作經(jīng)歷與各單位關(guān)聯(lián)，學(xué)歷與教育部門關(guān)聯(lián)，久遠(yuǎn)干部身份的證明與各級(jí)人民政府關(guān)聯(lián)。這就需要各級(jí)各部門高度配合。3.變化內(nèi)容多。時(shí)隔多年，現(xiàn)在解決的實(shí)為歷史遺留問題，經(jīng)辦管理相關(guān)人員變化大，有的已離開原單位或已退休，工作政策變動(dòng)大，工作交接是否規(guī)范，單位已撤銷或合并，材料或已銷毀等等使得查證過程緩慢進(jìn)行。

（五）檔案工作人員積極性不夠。1.思想負(fù)擔(dān)重。作為一名干部人事檔案管理員，責(zé)任重大，不僅要對(duì)干部人事檔案進(jìn)行合理合規(guī)保管，而且對(duì)干部出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、干部身份等涉及干部切身利益的認(rèn)定要慎之又慎。2.人手不足。檔案工作不僅有常規(guī)業(yè)務(wù)性工作，更有專項(xiàng)性工作。兩項(xiàng)工作均耗時(shí)耗力，又要認(rèn)真細(xì)致，這就要求干部人事檔案管理員在效率高的同時(shí)，要保證準(zhǔn)確率。（1）業(yè)務(wù)性工作繁雜：干部人事檔案的收集、整理、鑒定、編碼、裝訂、歸檔、排架工作；提供查借閱服務(wù)；接收職稱考試、后取學(xué)歷、勞動(dòng)合同、黨員材料等零散材料并入檔；審核并接收新調(diào)入人員干部人事檔案；轉(zhuǎn)遞辭職調(diào)動(dòng)干部人事檔案等等。（2）專項(xiàng)性工作要求高。干部人事檔案專項(xiàng)審核工作要求嚴(yán)，耗時(shí)長(zhǎng)，工作量大，卻面臨檔案專職人員少的問題。長(zhǎng)此以往，面對(duì)繁瑣工作，疲于應(yīng)對(duì)日常工作，無力鉆研更高效率檔案工作方法。3.職稱問題?？h級(jí)檔案人員副高職稱評(píng)審困難，針對(duì)副高職稱評(píng)審所需業(yè)績(jī)，對(duì)于縣級(jí)檔案人員難度大，并且利好文書檔案管理人員，對(duì)干部人事檔案人員更是難上加難。

四、措施

（一）聯(lián)合行動(dòng)，持續(xù)發(fā)力。針對(duì)數(shù)字化范圍窄、政策培訓(xùn)不及時(shí)、干部人事檔案短缺材料收集困難、人手不足、干部人事檔案審核緩慢問題，涉及大額財(cái)政資金撥付、上級(jí)部門組織培訓(xùn)和宣傳教育、各級(jí)單位提高檔案認(rèn)知，組織專職化檔案員招聘等，非各管檔單位能以一己之力解決，而需各級(jí)各單位切實(shí)樹立檔案意識(shí)，明晰干部人事檔案的重要性，將各管檔單位干部人事檔案數(shù)字化提上日程，上級(jí)及時(shí)開展干部人事檔案培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，各單位切實(shí)提高配合度、保障檔案材料及時(shí)完整收集，引進(jìn)專業(yè)化檔案人才等，聯(lián)合發(fā)力，久久為功。

（二）自我提高，立足服務(wù)。針對(duì)檔案管理人員積極性問題。眾所周知，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位從事干部人事檔案管理工作，政治面貌必須是中共黨員。對(duì)這一條硬性規(guī)定，從最初的不解到認(rèn)識(shí)到認(rèn)同。因?yàn)橹挥泻细竦闹泄颤h員，在具備一定的政治素養(yǎng)時(shí)才會(huì)高度重視干部人事檔案。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案的原始記錄性、保密性等特性，要求檔案管理人員守紀(jì)律、講規(guī)矩、知敬畏、存戒懼、守底線，習(xí)慣在受監(jiān)督和約束的環(huán)境中工作生活。作為一名檔案管理員，應(yīng)著力解決工作標(biāo)桿不高的問題，立足本職，潛心學(xué)習(xí)、思考，開創(chuàng)性開展工作，提高業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)履職能力，積累工作經(jīng)驗(yàn)，沉淀知識(shí)內(nèi)涵，創(chuàng)造業(yè)績(jī)，練好看家本領(lǐng)，用創(chuàng)新的思維和辦法應(yīng)對(duì)解決工作中的新情況、新問題，以更好地服務(wù)社會(huì)。