新時(shí)期辦公室檔案管理的有效性研究

文/陜西省榆林市米脂縣環(huán)境衛(wèi)生所 常茸茸

在對(duì)辦公室檔案開(kāi)展管理工作時(shí)，應(yīng)分別從企業(yè)運(yùn)作、企業(yè)經(jīng)營(yíng)、各部門管理環(huán)節(jié)中，完成檔案資料的處理。處理方式包括資料收集整理、資料類別劃分、資料歸檔存儲(chǔ)等。在檔案處理完成時(shí)，以高效的查詢形式，為檔案調(diào)取資料流通提供便利條件，以提升企業(yè)運(yùn)作發(fā)展的決策準(zhǔn)確性，助力企業(yè)健康運(yùn)作，彰顯檔案管理的積極作用。

一、辦公室檔案管理的基本理念

（一）靈活性與約束性并存。企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)結(jié)合自身檔案管理需求，建設(shè)內(nèi)容完整的管理制度，同時(shí)保障制度內(nèi)容設(shè)計(jì)的靈活性，嘗試提升檔案管理約束性，保障檔案管理工作進(jìn)展能效，提高檔案管理的規(guī)范性。

（二）保障檔案管理制度的執(zhí)行效果。企業(yè)檔案管理工作，應(yīng)結(jié)合自身管理需求、檔案管理的運(yùn)作發(fā)展實(shí)情，有效完善檔案管理體系，保障制度設(shè)計(jì)的合理性、全面性，以增強(qiáng)檔案管理制度的可操作性，便于高效執(zhí)行檔案管理工作。在制度執(zhí)行期間，結(jié)合企業(yè)實(shí)情加以優(yōu)化，促使檔案管理工作有序完成。

（三）兼顧責(zé)任與管理效益。企業(yè)應(yīng)建設(shè)較為完善的管理責(zé)任體系，明確各方人員的工作權(quán)責(zé)，保障檔案工作完成的高效性，提升檔案流通帶來(lái)的效益。同時(shí)，如若檔案管理工作有偏差問(wèn)題時(shí)，比如存檔失誤、調(diào)取檔案與錄入信息不一致等，應(yīng)及時(shí)確定責(zé)任人，進(jìn)行檔案管理工作的修正，減少管理不到位的情況。

二、檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題

（一）缺乏重視。在經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)展迅速的環(huán)境中，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系與日俱增。在此種背景下，個(gè)別企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的側(cè)重點(diǎn)，放置在經(jīng)濟(jì)效益創(chuàng)造層次，尚未確定檔案管理的重要地位。單位內(nèi)檔案管理從業(yè)人員，對(duì)于檔案管理工作的理解存在局限性，僅能完成信息收集、資料保存等基礎(chǔ)類檔案工作，并未切實(shí)發(fā)揮檔案管理的內(nèi)在價(jià)值，有礙于企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。

（二）機(jī)制不完善。1.企業(yè)檔案管理制度存在內(nèi)容不固定的情況，比如前一天規(guī)定的檔案存儲(chǔ)方式，后一天對(duì)存儲(chǔ)工作進(jìn)行調(diào)整，引起檔案管理工作重復(fù)進(jìn)行的問(wèn)題，難以有序推進(jìn)檔案工作。2.檔案管理制度內(nèi)容形式化，制度與工作實(shí)情不符，無(wú)法有序落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，削弱了檔案管理工作能效。3.檔案管理人員，在資料分類、資料編碼存儲(chǔ)等方面，專業(yè)技能欠佳，難以保障檔案存儲(chǔ)的有效性，降低了檔案運(yùn)作效率。

（三）方法不健全。在檔案管理運(yùn)作期間，管理人員專業(yè)性欠佳，是阻礙檔案管理工作發(fā)展的關(guān)鍵因素。結(jié)合國(guó)內(nèi)現(xiàn)階段檔案管理運(yùn)作情況，辦公室檔案配套方面，尚未全面完成建設(shè)工作，在管理信息化層次上，無(wú)法順應(yīng)檔案管理需求。在檔案資金投入量較少的情況下，無(wú)法提升管理方法的先進(jìn)性、全面性，落后的管理方法，難以保障檔案管理工作效率。

（四）人員專業(yè)性欠佳。1.檔案管理人才引進(jìn)的門檻較低，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理團(tuán)隊(duì)整體學(xué)歷較低的現(xiàn)象。2.檔案管理專業(yè)學(xué)習(xí)、技能培訓(xùn)的機(jī)會(huì)不多，無(wú)法有效提升管理人員的崗位專業(yè)性，難以實(shí)質(zhì)性建設(shè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，削弱了檔案管理的運(yùn)作能效。

三、檔案管理的有效措施

（一）加強(qiáng)檔案管理的重視程度。1.單位管理人員，應(yīng)明確檔案管理工作執(zhí)行的重要性，同時(shí)開(kāi)展管理人員技能建設(shè)工作，以保障檔案管理工作有序完成。2.單位檔案管理人員，針對(duì)檔案管理工作，應(yīng)開(kāi)展有效的宣傳活動(dòng)，采取宣傳欄、會(huì)議通知、廣播等形式，提升檔案宣傳力度，便于全員確定檔案管理的重要地位，積極配合檔案管理工作，保障檔案管理各項(xiàng)工作有序完成。3.加強(qiáng)檔案配套設(shè)施完善。新時(shí)期環(huán)境中，單位管理人員應(yīng)有效完善設(shè)施建設(shè)，投入一定量的專用資金，引入相應(yīng)的信息化設(shè)施，改善檔案管理環(huán)境條件。用于檔案管理的設(shè)施，應(yīng)進(jìn)行階段性運(yùn)維管理，確保問(wèn)題發(fā)現(xiàn)的及時(shí)性，提升問(wèn)題解決效果，保障檔案管理工作運(yùn)行的平穩(wěn)性。

（二）完善管理機(jī)制。1.檔案管理工作員，應(yīng)進(jìn)行制度完善工作。在制定檔案管理機(jī)制時(shí)，應(yīng)結(jié)合企業(yè)檔案管理需求，合理確定檔案管理項(xiàng)目，維護(hù)檔案管理制度設(shè)計(jì)的可操作性。2.應(yīng)結(jié)合相關(guān)工作規(guī)定內(nèi)容，提升檔案管理機(jī)制設(shè)計(jì)的完整性，同時(shí)保障檔案管理制度處于靈活調(diào)整狀態(tài)，對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行完善與優(yōu)化，預(yù)留多重便利空間，以保持檔案管理機(jī)制的運(yùn)作能效。3.加強(qiáng)檔案管理考核制度建設(shè)，準(zhǔn)確設(shè)定檔案管理各環(huán)節(jié)指標(biāo)，以此作為評(píng)價(jià)檔案管理成果的標(biāo)準(zhǔn)，有效激發(fā)員工檔案管理工作的主動(dòng)性。4.提升檔案安全管理能效，保障電子、紙質(zhì)各類檔案文件的完整性。采取信息技術(shù)輔助方式，設(shè)定檔案管理權(quán)限。檔案管理權(quán)限設(shè)計(jì)為兩級(jí)：一級(jí)為普通用戶具有檔案查詢權(quán)限，另一級(jí)為管理用戶具有對(duì)檔案進(jìn)行各項(xiàng)操作（比如增刪改查等）的權(quán)限。

（三）豐富管理方式。1.單位在開(kāi)展檔案工作時(shí)，應(yīng)全面落實(shí)硬件設(shè)施配置工作，保障計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)施等設(shè)施配置的全面性，合理建設(shè)檔案團(tuán)隊(duì)，提升檔案管理運(yùn)作的有序性。2.單位檔案管理工作，應(yīng)結(jié)合自身檔案管理需求，保證管理軟件開(kāi)發(fā)的先進(jìn)性，開(kāi)展電子檔案管理工作，保障檔案管理的有效性。3.檔案管理人員，應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案管理的先進(jìn)性技術(shù)，以豐富檔案管理形式，保障檔案管理形式的多樣化，以期確定最優(yōu)管理方式，保障檔案管理的有效性。4.規(guī)范檔案管理程序。在檔案管理運(yùn)作期間，管理程序作為提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)性的關(guān)鍵依據(jù)，直接關(guān)聯(lián)著檔案管理工作品質(zhì)。檔案管理程序，表現(xiàn)出流程繁雜、內(nèi)容多樣化等特點(diǎn)，包括檔案價(jià)值評(píng)估、檔案資料整編、檔案資料統(tǒng)計(jì)等。此類檔案工作之間具有較高的關(guān)聯(lián)性，如若某個(gè)環(huán)節(jié)檔案管理工作存在失誤，對(duì)其他檔案管理環(huán)節(jié)將會(huì)造成不利作用。

比如，H單位在檔案分類時(shí)，將移動(dòng)垃圾箱的項(xiàng)目資料，歸類在日常辦公用品資料中，在后續(xù)項(xiàng)目運(yùn)作時(shí)，無(wú)法成功調(diào)取相關(guān)資料，形成工作銜接問(wèn)題。因此，加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范性，能夠提升其他工作的銜接效果，保障工作運(yùn)行能效。

（四）建設(shè)管理人員專業(yè)性。在單位辦公區(qū)，有序運(yùn)作檔案工作時(shí)，要求工作人員具備復(fù)合型技能，比如信息化操作能力、紙質(zhì)化轉(zhuǎn)電子化等，使其能夠在信息化環(huán)境中有序落實(shí)檔案管理工作。1.管理人員專業(yè)性建設(shè)。檔案人員信息技能的建設(shè)工作，是使其能夠完成掃描儀、計(jì)算機(jī)各項(xiàng)信息化設(shè)備的正確操作，促使管理人員能夠逐步增強(qiáng)自身管理技能，積極完成檔案知識(shí)學(xué)習(xí)。2.加強(qiáng)人才引進(jìn)管理。在人才引進(jìn)、人員選拔時(shí)，適當(dāng)抬高條件，嚴(yán)格審查管理人員學(xué)歷，分別從管理人員檔案管理專業(yè)性、業(yè)務(wù)處理技能等視角，確定管理人員的工作綜合實(shí)力。必要時(shí)，企業(yè)可與相關(guān)高校建立合作關(guān)系，從計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)等專業(yè)中，甄選管理意識(shí)較強(qiáng)的優(yōu)秀人才，開(kāi)展校企聯(lián)合人才培養(yǎng)工作，提升人才檔案管理的復(fù)合專業(yè)性。3.檔案人員激勵(lì)管理。企業(yè)針對(duì)檔案管理工作，應(yīng)加強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制建設(shè)，對(duì)于工作能力優(yōu)異的員工，給予適當(dāng)鼓勵(lì)，以激發(fā)員工檔案管理創(chuàng)新潛能，減少人才流失，保持檔案管理工作的連續(xù)性。4.人才進(jìn)修管理。在校企聯(lián)合時(shí)，為企業(yè)在職檔案管理人員，爭(zhēng)取專業(yè)進(jìn)修的機(jī)會(huì)，采取階段性技能強(qiáng)化的方式，提升管理人員學(xué)習(xí)能力，使其能夠熟練掌握先進(jìn)性的檔案管理技術(shù)，增強(qiáng)單位整體檔案管理實(shí)效性。同時(shí)每月開(kāi)展一次思想教育工作，保證檔案管理人員具有較強(qiáng)的檔案管理責(zé)任意識(shí)，以減少檔案資料丟失、整編失誤等問(wèn)題，提升檔案管理的準(zhǔn)確性。

（五）引入先進(jìn)管理方法。單位在落實(shí)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)關(guān)注信息技術(shù)的建設(shè)，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)，全面提升檔案管理品質(zhì)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)先進(jìn)性輔助作用下，有效提升了檔案資料的采集全面性，以數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為出發(fā)點(diǎn)，提升了檔案資料分類的準(zhǔn)確性，以期獲取高效的檔案管理成果，發(fā)揮檔案管理工作價(jià)值。1.在檔案管理期間，使用大數(shù)據(jù)技術(shù)完成紙質(zhì)版檔案的電子信息存儲(chǔ)。2.使用精密性的算法，提升檔案分類、整編的準(zhǔn)確性，減少人為失誤的可能性。3.大數(shù)據(jù)技術(shù)，保障檔案資料采集的全面性，提升了檔案資料存儲(chǔ)的有效性，為相關(guān)工作發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

在大數(shù)據(jù)技術(shù)引入的同時(shí)，在檔案存儲(chǔ)環(huán)境引入先進(jìn)性的檔案管理技術(shù)，比如溫度、煙感傳感器等，在存儲(chǔ)室有火災(zāi)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，及時(shí)報(bào)警，維護(hù)檔案資料安全。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期環(huán)境中，企業(yè)以檔案資料為方向開(kāi)展的管理工作，面臨著多種管理發(fā)展機(jī)會(huì)。在檔案管理工作高效運(yùn)行時(shí)，管理人員應(yīng)以先進(jìn)性管理思想，提升檔案管理機(jī)制，增強(qiáng)管理制度的完善性，保障檔案管理有序運(yùn)作，助力企業(yè)健康發(fā)展。