石油企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑

文/陜西延長石油（集團(tuán)）銷售公司榆林分公司 王睿

文書檔案管理作為石油企業(yè)開展信息化管理的主要環(huán)節(jié)，為保障石油企業(yè)科學(xué)合理利用內(nèi)外部資源提供重要的信息來源，更是石油企業(yè)全方位掌握企業(yè)綜合狀況的信息參考庫。所以，文書檔案管理成效對石油企業(yè)的整體管理質(zhì)量與發(fā)展運(yùn)行起著關(guān)鍵作用。然而，目前我國石油企業(yè)傳統(tǒng)的文書檔案管理呈現(xiàn)發(fā)展滯后的特征，文書檔案管理存在諸多不足。該文針對石油企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑的研究，具有一定的社會價值與意義。

一、石油企業(yè)文書檔案管理創(chuàng)新研究的必要性

（一）文書檔案管理踏入現(xiàn)代化發(fā)展的必然選擇?，F(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)的同時，給石油企業(yè)帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。包括文書檔案管理在內(nèi)，石油企業(yè)的管理模式與運(yùn)營機(jī)制都發(fā)生了巨大變化。數(shù)字化、智能化與信息化已成為發(fā)展的必然趨勢，也是提升石油企業(yè)整體競爭力的必然選擇。所以，石油企業(yè)文書檔案管理模式的完善和創(chuàng)新，不但是實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，還是促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理水平持續(xù)提高，實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵之舉。

（二）文書檔案管理充分發(fā)揮信息參考價值的可行路徑。文書檔案管理部門是石油企業(yè)的服務(wù)部門，幫助石油企業(yè)了解與掌握所有經(jīng)營信息，為石油企業(yè)發(fā)展決策提供有價值的信息數(shù)據(jù)參考。而石油企業(yè)文書檔案管理模式的完善和創(chuàng)新，旨在通過優(yōu)化文書檔案的方式方法，增強(qiáng)服務(wù)意識，借助現(xiàn)代化高新技術(shù)與工具，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的高效化，從而更好地為石油企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

（三）文書檔案管理創(chuàng)新是促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新的重要載體。文書檔案管理工作作為石油企業(yè)運(yùn)作的重要環(huán)節(jié)之一，其工作理念、工作模式與工作方式的選擇，直接影響著石油企業(yè)的整體發(fā)展與運(yùn)作狀態(tài)。尤其是目前傳統(tǒng)的文書檔案管理模式無法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，針對文書檔案管理存在的不足進(jìn)行針對性改善，實(shí)際上是推動石油企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要載體。

二、目前石油企業(yè)文書檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理制度。石油企業(yè)為了加強(qiáng)和規(guī)范文書檔案管理工作，使檔案更有效地為公司管理、經(jīng)營等各項工作服務(wù)，根據(jù)國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》以及地方省市的檔案條例，來制定公司檔案管理辦法、企業(yè)檔案工作規(guī)范、企業(yè)檔案實(shí)施細(xì)則等等。通過建立健全管理制度來嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔、收集、整理、保管、查閱、統(tǒng)計等常規(guī)工作，對于底圖檔案保管與更改、基建工程檔案驗收、復(fù)制、保密、鑒定銷毀等工作，也不斷完善操作細(xì)則，使檔案管理準(zhǔn)確、真實(shí)、高效。

（二）文書檔案接收與查閱流程。文書檔案接收流程一般包括提交檔案移交單、核對移交檔案目錄與內(nèi)容是否相符、辦理檔案交接手續(xù)、整理歸檔并打印檔案目錄、檔案裝訂并編號上架這幾個主要流程。在此過程中，如發(fā)現(xiàn)已交檔案目錄與內(nèi)容不符，則退回相應(yīng)科室作修正處理，再進(jìn)行下一環(huán)節(jié)。通過這一流程，確保文書檔案接收高質(zhì)量。

文書檔案查閱與利用則分為內(nèi)部人員查閱和外部人員查閱兩種。公司內(nèi)部人員查閱一般檔案，只需要檔案室負(fù)責(zé)人同意，進(jìn)行查閱和借閱登記即可，后續(xù)需歸還檔案，填寫利用效果登記表，以幫助檔案室進(jìn)一步改進(jìn)工作；機(jī)密檔案和重要檔案則需要經(jīng)過檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)同意。公司外部人員查閱檔案，則需要出具身份證明和主管部門介紹信，經(jīng)過檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)同意，才能夠進(jìn)行查閱。

（三）文書檔案管理存在的不足。一是對文書檔案管理的認(rèn)知不夠全面。部分企業(yè)將文書檔案與其他檔案合并式管理，導(dǎo)致檔案資料查閱難度增加，利用率降低。檔案管理工作者片面認(rèn)為文書檔案就是資料存放的場所，對于工作尚未予以應(yīng)有的重視，一定程度上阻礙了文書檔案管理高質(zhì)高效開展，局限了文書檔案在企業(yè)運(yùn)營中的功能發(fā)揮。二是文書檔案管理制度不夠細(xì)化。大部分石油企業(yè)現(xiàn)行的文書檔案管理制度缺乏合理性與可操作性，導(dǎo)致文書檔案信息不完整、材料內(nèi)容不全面等狀況十分常見。當(dāng)前多數(shù)石油企業(yè)的文書檔案內(nèi)容都是一些基礎(chǔ)性的行政管理信息，對于黨群管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、科研開發(fā)類動態(tài)性信息，沒有予以及時收集與歸檔。導(dǎo)致文書檔案內(nèi)容存儲不完整，難以客觀全面地反映企業(yè)整體發(fā)展情況，從而使文書檔案的參考價值大打折扣，一定程度上弱化了對企業(yè)重大決策提供信息支持的功能性作用。三是文書檔案管理隊伍、管理設(shè)備與技術(shù)均比較薄弱。文書檔案管理繁瑣且復(fù)雜，要求工作者必須對檔案管理流程相當(dāng)熟悉與了解，能夠及時對檔案進(jìn)行補(bǔ)充或調(diào)度。但由于檔案從業(yè)人員數(shù)量不多，且流動性大，致使文書檔案管理工作缺乏連續(xù)性，在理論知識、實(shí)操技能等方面，均無法滿足新時代文書檔案管理的崗位要求。再加上部分企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不足，設(shè)施配備落后，影響了文書檔案管理效率的提升。

三、石油企業(yè)加強(qiáng)文書檔案管理創(chuàng)新的路徑

（一）樹立正確的文書檔案管理理念。首先，石油企業(yè)應(yīng)該加大對文書檔案相關(guān)知識的宣傳力度，讓企業(yè)內(nèi)部的員工，尤其是從事文書檔案管理工作的人員掌握必要的檔案常識，對文書檔案管理工作有更為明確的認(rèn)識與定位，進(jìn)而自覺肩負(fù)起文書檔案管理的責(zé)任與義務(wù)。其次，石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變思想觀念，高度重視文書檔案管理工作，將文書檔案管理工作放在企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略中，肯定文書檔案管理工作的關(guān)鍵地位，從環(huán)境方面營造重視文書檔案管理的工作氛圍，從人員和資金方面提供充足的資源保障，支持文書檔案管理工作不斷優(yōu)化。最后，石油企業(yè)文書檔案管理的工作人員必須突破傳統(tǒng)思想觀念的束縛，用現(xiàn)代化、科學(xué)化的眼光正視文書檔案管理工作，充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，不斷加強(qiáng)自身專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，并以此指導(dǎo)工作實(shí)踐。

（二）逐步完善文書檔案管理制度。首先，石油企業(yè)要創(chuàng)建完善的文書檔案收集制度，一方面要將企業(yè)行政方面的基本信息進(jìn)行歸檔，另一方面還要對企業(yè)的黨群工作、經(jīng)營資料、科技進(jìn)步、項目實(shí)施等動態(tài)性信息進(jìn)行及時歸檔，確保檔案收集的全面性、客觀性與時效性。其次，石油企業(yè)要制定完善的文書檔案借閱制度，對檔案借閱人員進(jìn)行嚴(yán)格的個人信息登記，最大限度降低文書檔案信息泄露或者資料丟失的概率。最后，石油企業(yè)還需要建立健全文書檔案管理制度，將文書檔案予以專門管理，定期對檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充或更新，不僅僅要確保文書檔案全面與完善，而且還要全面反映出企業(yè)過去的歷程與現(xiàn)在的情況。

（三）加快文書檔案管理隊伍的建設(shè)。文書檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)，直接決定石油企業(yè)文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率。所以，加強(qiáng)專業(yè)化的隊伍建設(shè)，是充分發(fā)揮文書檔案管理工作職能價值，增強(qiáng)企業(yè)綜合實(shí)力的重要舉措之一。首先，石油企業(yè)要加大文書檔案管理人才的引進(jìn)力度，提高招聘門檻，通過高校招聘會、社會人才選拔等多個渠道，吸納高學(xué)歷、專業(yè)化、綜合能力強(qiáng)的人才加入企業(yè)文書檔案管理隊伍中，不斷壯大文書檔案管理隊伍。其次，石油企業(yè)要強(qiáng)化對現(xiàn)有文書檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期組織文書檔案管理人員到高校、兄弟企業(yè)或者其他主管部門去參與會議、探討學(xué)習(xí)、培訓(xùn)進(jìn)修，不斷增強(qiáng)其理論水平與專業(yè)素養(yǎng)。最后，石油企業(yè)要加強(qiáng)文書檔案管理隊伍的考評工作，制定強(qiáng)針對性的獎懲激勵機(jī)制，對于工作表現(xiàn)突出、創(chuàng)新能力強(qiáng)的工作人員予以物質(zhì)性獎勵與精神性獎勵，對于工作消極、態(tài)度懶散的工作人員進(jìn)行必要的懲處，以此激發(fā)檔案工作人員對工作的主觀能動性，提升石油企業(yè)文書檔案管理的工作質(zhì)量。

（四）實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理。首先，石油企業(yè)應(yīng)該加大對文書檔案管理工作的資金支持力度，提高硬件設(shè)施的配備水平，滿足現(xiàn)代化文書檔案管理所需，為文書檔案管理工作提供堅強(qiáng)的硬件保障。其次，石油企業(yè)還要加大對文書檔案管理技術(shù)研發(fā)的支持力度，塑造濃厚的檔案管理技術(shù)和爭先創(chuàng)優(yōu)的良好環(huán)境，鼓勵檔案管理人員投入一定的時間與精力不斷創(chuàng)新管理優(yōu)化方案，不斷突破技術(shù)瓶頸，切實(shí)推進(jìn)文書檔案管理技術(shù)邁入新臺階。最后，石油企業(yè)要構(gòu)建完善的信息化系統(tǒng)，將文書檔案管理向現(xiàn)代化的方向推動，做到信息錄入、信息調(diào)閱、信息更新等工作數(shù)據(jù)化，提升文書檔案管理的工作效率。

四、結(jié)語

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，石油企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷壯大，文書檔案管理的復(fù)雜程度也與日俱增。目前來看，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已無法滿足新時代石油企業(yè)的發(fā)展所需，無法充分發(fā)揮文書檔案的價值與作用。針對文書檔案管理的實(shí)際情況，必須通過觀念、制度、人才、技術(shù)等方面的強(qiáng)化建設(shè)，來實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的創(chuàng)新。這是現(xiàn)代化石油企業(yè)堅持科學(xué)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的基礎(chǔ)與前提。