探討大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理

文/河北省地礦局宣傳信息中心 姚倩倩

大數(shù)據(jù)時代背景下，信息數(shù)據(jù)的重要性得以凸顯。但從當(dāng)前事業(yè)單位工作現(xiàn)狀來看，檔案管理工作存在人員重視度不足、檔案管理信息混亂、檔案管理缺乏針對性等問題，影響了事業(yè)單位整體工作的運(yùn)行機(jī)制。因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)、思維的運(yùn)用，以大數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)為依據(jù)，升級檔案管理工作模式和人工操作方式，提升檔案管理工作質(zhì)量，提高檔案管理工作實施效率，進(jìn)而推動事業(yè)單位走向全面性、可持續(xù)性發(fā)展路徑。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理實踐現(xiàn)狀

（一）模式的陳舊。大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)信息存在傳遞快、實效性高、數(shù)據(jù)信息巨大等特點(diǎn)，對事業(yè)單位檔案管理的傳統(tǒng)管理模式形成沖擊，使檔案管理工作隨著處理信息數(shù)量的不斷增多，呈現(xiàn)出信息數(shù)據(jù)收集、歸檔管理難等工作難點(diǎn)。而從當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀來看，多數(shù)事業(yè)單位因檔案管理重視度不高，依舊沿用陳舊的檔案管理模式，使檔案管理成效難以滿足事業(yè)單位所需。例如，傳統(tǒng)的檔案管理模式對個人信息檔案的歸類整理，需要進(jìn)行信息數(shù)據(jù)和身份信息的雙重加密，很難對龐大的數(shù)據(jù)檔案信息進(jìn)行快速審核，因此，檔案管理進(jìn)行轉(zhuǎn)型與升級迫在眉睫。

（二）人員能力不足。在檔案管理工作實踐中，檔案管理人員作為落實各項工作要求的重要組成，需要對檔案信息進(jìn)行現(xiàn)代化辦公技術(shù)的準(zhǔn)確處理，以保障檔案信息數(shù)據(jù)的快速歸檔和無用信息清理安全。而當(dāng)檔案管理工作轉(zhuǎn)向技術(shù)層面時，則需要檔案管理人員存在與時俱進(jìn)的思維能力，助力于檔案管理工作的轉(zhuǎn)型規(guī)劃，推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地運(yùn)用到檔案管理體系中，進(jìn)而不斷提升檔案管理工作成效。但從當(dāng)前檔案管理工作實踐現(xiàn)狀來看，多數(shù)事業(yè)單位都能夠與時俱進(jìn)，推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理信息數(shù)據(jù)化能力、數(shù)據(jù)化思維，使檔案管理工作止步不前，影響大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的良好運(yùn)用效果。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理實踐方向

（一）檔案數(shù)據(jù)采集。從檔案管理收集層面來看，傳統(tǒng)的檔案管理收集模式，大都立足于已歸檔的檔案信息，對這些檔案管理材料進(jìn)行整理、處置。但是，依據(jù)單位業(yè)務(wù)要求來劃分檔案管理內(nèi)容，會發(fā)現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)信息存在歸檔信息記錄上的模糊。而在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理能從以往的檔案收集整理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)采集方式，依托大數(shù)據(jù)平臺，針對不同的檔案信息類型、信息來源，提供多路徑的數(shù)據(jù)信息收集獲取渠道，使信息收集更加具體化、有針對性，為檔案管理工作提供有質(zhì)量保證的原始信息。

（二）檔案數(shù)據(jù)處理。從檔案數(shù)據(jù)信息處理層面來看，傳統(tǒng)的檔案管理要經(jīng)歷兩種方式來判定檔案信息的價值：第一種，檔案信息歸檔之前對信息材料的初步判定；第二種，在檔案信息歸檔之后，對其檔案信息進(jìn)行重審，并以此判定檔案信息的價值性。而在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息數(shù)據(jù)能夠在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，自動進(jìn)行智能化判定與篩選、過濾、鑒定，以此從中判定檔案信息的價值性，便于檔案管理人員將有價值的檔案信息做好保密工作，進(jìn)一步提升檔案管理信息數(shù)據(jù)的處理效率和使用價值。

（三）檔案數(shù)據(jù)維護(hù)。從檔案信息維護(hù)層面來看，以往的檔案管理模式，大都以紙質(zhì)的檔案信息為存儲方式，來保存檔案信息數(shù)據(jù)。而大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理能夠從以往的紙質(zhì)檔案存儲保管方式向檔案數(shù)據(jù)維護(hù)模式轉(zhuǎn)變，使檔案信息以電子化數(shù)據(jù)形式呈現(xiàn)，不僅便于檔案信息的運(yùn)用、分享、存儲，還能夠提升檔案信息的管理成效，增強(qiáng)檔案信息的運(yùn)用效率。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理實踐路徑

（一）樹立新的檔案管理服務(wù)理念。在檔案管理過程中，檔案管理服務(wù)是人工操作重點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作的實踐，需要樹立新的檔案管理服務(wù)理念，以良好的理念來提升檔案管理人員服務(wù)認(rèn)知度，使其在大數(shù)據(jù)的支撐下，為事業(yè)單位各項工作的實踐提供精準(zhǔn)有效的信息數(shù)據(jù)服務(wù)。檔案管理工作要樹立新的檔案管理服務(wù)理念，本著一切為事業(yè)單位利益為準(zhǔn)的原則開展工作，并在檔案管理工作實踐中做到耐心、細(xì)心、熱心、專心，提升檔案管理工作在各項工作中的實踐力度。檔案管理人員要在工作中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)思維，不斷促進(jìn)檔案管理的精準(zhǔn)化運(yùn)作，以開放性的管理服務(wù)模式，提升檔案管理服務(wù)滿意度，并以檔案管理優(yōu)質(zhì)性服務(wù)模式，致力于事業(yè)單位的全面性發(fā)展。事業(yè)單位要增強(qiáng)人員在工作狀態(tài)中的服務(wù)意識，使他們的工作服務(wù)理念深入人心，推動檔案管理工作流程下的大數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)應(yīng)用。

（二）拓寬檔案管理途徑。大數(shù)據(jù)時代背景下，應(yīng)重視檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的關(guān)鍵性作用，推助檔案管理工作模式方式理念的升級化，并借助先進(jìn)技術(shù)的力度，進(jìn)一步拓寬檔案管理途徑，以此為事業(yè)單位各項工作的良好開展，提供豐富且有針對性的檔案信息服務(wù)。首先，在拓寬檔案管理途徑中，依托網(wǎng)絡(luò)平臺，打造檔案管理數(shù)據(jù)平臺，推出檔案管理信息化進(jìn)程，以檔案管理數(shù)據(jù)平臺為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案信息的收集、分析、處理功效，不斷提升檔案管理工作實踐質(zhì)量。其次，在拓寬檔案管理途徑中，借助微信、微博、遠(yuǎn)程技術(shù)、云端，打造微博服務(wù)、微信服務(wù)、遠(yuǎn)程服務(wù)、云服務(wù)等服務(wù)平臺，使檔案信息以多路徑、多途徑、多方式進(jìn)行收集、處理、獲取，增強(qiáng)檔案信息的有效運(yùn)用成效，滿足事業(yè)單位工作人員對檔案信息的良好運(yùn)用模式。例如：運(yùn)用微信，以微信公眾號打造檔案管理板塊，推進(jìn)檔案信息在平臺中分享流通，同時根據(jù)檔案信息的價值設(shè)定權(quán)限，在確保檔案信息安全的前提下，增強(qiáng)檔案管理工作成效。

（三）構(gòu)建檔案管理制度體系。大數(shù)據(jù)時代背景下，為檔案管理工作良好實踐提供保障而構(gòu)建的檔案管理制度體系，能為檔案管理工作的有效開展提供保障。因此，事業(yè)單位在檔案管理工作實踐中，應(yīng)重視檔案管理制度體系的構(gòu)建。在構(gòu)建檔案管理制度體系中，首先，要立足于以往檔案管理工作制度體系，使檔案管理制度體系與實踐工作相適應(yīng)、相符合。其次，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)思維在檔案管理工作中的運(yùn)用，重視檔案管理制度、檔案管理服務(wù)制度的構(gòu)建，增強(qiáng)檔案管理制度體系的運(yùn)用效能，以此推進(jìn)檔案管理工作良好的實踐與開展。最后，在檔案管理制度體系中，應(yīng)重視員工激勵制度的建設(shè)，以完善的激勵制度，達(dá)到良好的檔案管理工作實踐成效，凸顯大數(shù)據(jù)技術(shù)、科學(xué)技術(shù)思維和工作服務(wù)觀念的實際作用。

（四）提升檔案管理人員的工作能力。大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作的實踐，需要提升檔案管理人員的工作能力。事業(yè)單位在提升檔案管理人員工作能力的過程中，首先，要幫助人員樹立先進(jìn)的工作思維，比如，服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化思維、信息化檔案管理思維、技術(shù)性檔案管理思維、共享性檔案管理思維，以這些思維促進(jìn)人員檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而提升檔案管理工作實踐質(zhì)量。其次，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案管理人員實際工作效率，開展有針對性的檔案管理工作培訓(xùn)，不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)化能力、職業(yè)化素養(yǎng)。檔案管理人員也要根據(jù)單位派發(fā)的實際工作量，對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真處理，使自身工作存在崗位技術(shù)價值。

四、結(jié)語

檔案管理要立足于檔案管理過程中存在的不足，推進(jìn)新的檔案管理思維和技術(shù)應(yīng)用，升級檔案管理工作模式，發(fā)揮檔案管理人員在事業(yè)單位整體工作的重要作用，助力事業(yè)單位綜合競爭能力的提升。因此，在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中，要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理工作的實踐，明確檔案管理與各項工作的關(guān)聯(lián)，推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理應(yīng)用，構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫和工作數(shù)據(jù)信息庫，實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展模式。