自然資源檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

文/山東臨沂市蘭山區(qū)自然資源局 李騫

我國(guó)檔案管理信息化逐步發(fā)展成熟，各地自然資源檔案管理部門都已實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，但是在檔案管理信息化實(shí)施過程中，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自然資源檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不夠，并主要側(cè)重于信息管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理和系統(tǒng)操作上的監(jiān)管，而且在信息化建設(shè)中投入的資金和人員有限，降低了自然資源檔案的利用率，檔案服務(wù)質(zhì)量未能得到明顯的改善。

一、自然資源檔案管理信息化現(xiàn)狀

現(xiàn)階段自然資源檔案管理已經(jīng)完成了信息化建設(shè)，根據(jù)檔案管理信息化的需求，購(gòu)置了齊全的信息化管理設(shè)備，像計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、軟件、掃描儀、繪圖儀等，并且已經(jīng)初步形成了信息化管理體系。但是在實(shí)際的檔案信息化管理中，由于系統(tǒng)運(yùn)用和管理方面存在不足，導(dǎo)致檔案管理信息化程度較低，未能與地質(zhì)資料館、土地檔案館等實(shí)現(xiàn)信息共享，使得自然資源檔案不夠全面。另外，自然資源檔案部門存有大量的紙質(zhì)檔案，這些檔案需轉(zhuǎn)換為電子檔案，這就需要檔案管理部門加強(qiáng)監(jiān)管，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的信息技術(shù)培訓(xùn)，以避免人員操作失誤引起電子檔案中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤或者缺失。雖然檔案管理部門已經(jīng)進(jìn)行了信息化建設(shè)，但是部分檔案管理部門還存在著手工操作的現(xiàn)象，這主要體現(xiàn)在人工檢索和查詢上，再加上檔案管理部門工作人員數(shù)量有限，而平時(shí)的檔案管理工作內(nèi)容較多、任務(wù)繁重，沒有足夠的人手和時(shí)間進(jìn)行檔案利用工作。再加上自然資源檔案管理部門傳統(tǒng)的工作觀念和工作模式與信息化管理的實(shí)際需求相背離，對(duì)自然資源檔案管理信息化的開展有著一定的阻礙，致使自然資源檔案利用率不高、服務(wù)質(zhì)量和效率低下。

二、自然資源檔案管理信息化面臨的問題

（一）信息共享程度較低。自然資源檔案在以往的管理中只注重于檔案的管理工作，對(duì)其利用方面的重視程度不夠，使得檔案管理工作人員對(duì)檔案利用的認(rèn)識(shí)不足。他們將工作重心放在了檔案管理中，致使自然資源檔案失去了管理的價(jià)值，檔案為了保管而管理，未能實(shí)現(xiàn)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。而在信息化建設(shè)中對(duì)信息共享存在認(rèn)識(shí)偏差、疑慮和困惑，主要有以下幾個(gè)問題：首先，整個(gè)部門的重視程度不一，重視部門的業(yè)務(wù)辦理，而輕視檔案信息化管理；其次，受到資金的限制，信息化基礎(chǔ)設(shè)施較為陳舊，設(shè)備老舊現(xiàn)象較為嚴(yán)重；再次，檔案管理人員信息技術(shù)水平較差，檔案管理系統(tǒng)僅能使用常用的幾個(gè)功能，系統(tǒng)的利用率較低；最后，自然資源檔案信息共享的建設(shè)涉及多個(gè)部門和眾多的人員，在溝通和協(xié)調(diào)上存在一定的困難。自然資源檔案信息共享是信息化建設(shè)的重點(diǎn)，需要多個(gè)部門之間的密切配合以及良好的溝通和協(xié)調(diào)，并且其中還涉及相關(guān)政府部門的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。目前自然資源檔案管理部門在紙質(zhì)檔案管理中投入了大量的資源，降低了檔案信息化的管理效率，需要檔案管理部門將這些紙質(zhì)檔案以及新接收的檔案盡快轉(zhuǎn)換為電子檔案，這些工作將是檔案管理部門當(dāng)下和未來工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)。

（二）信息化管理制度存在不足。檔案管理信息化的順利實(shí)施，需要與之匹配的管理制度。受到傳統(tǒng)檔案管理模式和觀念的影響，檔案管理部門沒有及時(shí)的轉(zhuǎn)換工作思維，還在延續(xù)傳統(tǒng)的管理模式，導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)展緩慢。檔案管理方式方法不符合信息化發(fā)展需求，尤其是檔案信息安全管理制度的缺失，容易引起自然資源檔案信息丟失和泄漏問題。在檔案信息化建設(shè)中缺少長(zhǎng)效化的管理措施，管理理念較為落后，沒有按照檔案相關(guān)法律法規(guī)的要求依法治檔，造成原有的檔案管理制度存在不足，埋下了安全隱患，需要檔案管理部門在今后的檔案管理信息化中進(jìn)行逐步改進(jìn)，修補(bǔ)檔案管理信息化中的漏洞，確保自然資源檔案管理信息化的高效運(yùn)行。

（三）檔案利用率較低。自然資源檔案管理部門在實(shí)際的檔案管理信息化中，工作的重心沒有放在檔案信息化管理上，而是放在了業(yè)務(wù)辦理和系統(tǒng)操作上，檔案管理工作人員日常工作的主要任務(wù)是業(yè)務(wù)處理或者是窗口服務(wù)，對(duì)檔案的后續(xù)整理、歸檔的重視程度不夠，再加上檔案管理工作人員較少、業(yè)務(wù)能力有限，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量較差，工作人員將大部分工作時(shí)間放在了查找檔案上，而新的檔案還在逐漸積累，原有的檔案還需轉(zhuǎn)換為電子檔案，最終導(dǎo)致檔案大量積壓，未能得到充分的利用，致使檔案管理工作效率低下。自然資源檔案管理信息化建設(shè)本身起步較晚，而其又涉及不動(dòng)產(chǎn)登記、國(guó)土規(guī)劃、林地保護(hù)等多個(gè)方面的工作，如果檔案整理歸檔不及時(shí)將會(huì)影響這些工作的順利開展。在以往的檔案管理中整理歸檔的主要是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案庫(kù)存量極大，部分材料存在不完整的現(xiàn)象，給檔案管理信息化的開展造成較大的阻礙，大量紙質(zhì)檔案有待系統(tǒng)性整理，而且查找利用資料較為困難。

三、促進(jìn)自然資源檔案管理信息化發(fā)展的策略

（一）提升信息共享程度。構(gòu)建完善的信息共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案管理相關(guān)部門的信息共享，整合地區(qū)內(nèi)的自然資源檔案，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，以科學(xué)合理分類自然資源檔案的類目并注重非涉密檔案的充分利用。建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，打造功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)管轄區(qū)域內(nèi)的所有自然資源檔案，相關(guān)工作人員可借助檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的查閱和檢索。對(duì)于涉密檔案檔案管理部門需按照檔案保密法的要求，對(duì)涉密檔案進(jìn)行嚴(yán)加管理，防止人員操作失誤或者網(wǎng)絡(luò)不安全因素的影響，對(duì)檔案的信息安全產(chǎn)生威脅。

（二）增強(qiáng)服務(wù)職能。自然資源檔案管理信息化建設(shè)的主要目的是實(shí)現(xiàn)檔案的充分利用，將檔案作為社會(huì)的公共信息資源，為人民大眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自然資源檔案在土地開發(fā)、生態(tài)保護(hù)、不動(dòng)產(chǎn)登記中的職能，滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。第一，檔案管理部門應(yīng)由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，向社會(huì)積極宣傳自然資源檔案的價(jià)值，引起社會(huì)各界的關(guān)注并向社會(huì)征求對(duì)檔案管理信息化服務(wù)建設(shè)的意見，補(bǔ)齊檔案管理信息化的短板以及向人民大眾普及檔案服務(wù)的具體內(nèi)容和細(xì)節(jié)，為檔案的利用做好鋪墊；第二，以檔案管理信息化完善建設(shè)為契機(jī)，依據(jù)我國(guó)《檔案法》的要求建立自然資源檔案官方網(wǎng)站，依托于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)為群眾提供檔案服務(wù)，以及在網(wǎng)絡(luò)中宣傳和推廣自身的服務(wù)，積極拓寬服務(wù)范圍以實(shí)現(xiàn)檔案利用的最大化。

（三）加強(qiáng)信息化管理制度建設(shè)。管理制度的完善建設(shè)是開展檔案管理信息化建設(shè)的前提，針對(duì)自然資源檔案管理信息化完善建設(shè)的實(shí)際需求，建立與之匹配的長(zhǎng)效化管理機(jī)制：第一，依法治檔。依據(jù)我國(guó)《檔案法》《保密法》《中華人民共和國(guó)土地管理法》和《中華人民共和國(guó)礦產(chǎn)資源法》等的規(guī)定和要求，依法進(jìn)行自然資源檔案的管理工作；第二，貫徹執(zhí)行“八防”的要求，切實(shí)做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。嚴(yán)把收集質(zhì)量關(guān)，保證文件資料的完整、真實(shí)收集，并按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和要求，保證檔案工作的規(guī)范化；第三，檔案管理系統(tǒng)是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，在系統(tǒng)正式投入使用之前需由政府網(wǎng)絡(luò)安全管理部門進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試，以確保系統(tǒng)各項(xiàng)性能的穩(wěn)定性和安全性；第四，電子檔案的形成需經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)，并對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督管理，尤其是涉密檔案需要做好信息安全管理工作，以防止出現(xiàn)信息泄露問題；第五，面向公眾的檔案平臺(tái)實(shí)行實(shí)名注冊(cè)制，用戶只有提交真實(shí)合法的證件并審核合格后才可進(jìn)行檔案查閱和利用。

（四）構(gòu)建多渠道的檔案服務(wù)平臺(tái)。檔案管理部門需借助當(dāng)下信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)提高自身的檔案管理水平，充分利用現(xiàn)有的自然檔案資源構(gòu)建一個(gè)多渠道的檔案服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)自然資源檔案的價(jià)值。要建立多渠道的網(wǎng)絡(luò)查詢平臺(tái)，用戶可通過手機(jī)添加檔案管理部門的微信公眾號(hào)，在公眾號(hào)中可以自助查詢檔案，或者是在檔案管理部門的業(yè)務(wù)辦理區(qū)域設(shè)置檔案查詢機(jī)，以及構(gòu)建自身的檔案資源平臺(tái)，以便為用戶提供便利的檔案查詢服務(wù)。通過將檔案的各項(xiàng)服務(wù)延伸至最前沿，使用戶隨時(shí)隨地就可獲取檔案服務(wù)，簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)無須用戶專門去檔案服務(wù)窗口辦理，進(jìn)而提高用戶對(duì)自然資源檔案服務(wù)的滿意度。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息時(shí)代，各行各業(yè)管理信息化發(fā)展已成定局，在這一形勢(shì)下，自然資源檔案管理部門需認(rèn)真分析自身信息化管理中的不足，積極進(jìn)行檔案管理信息化的建設(shè)并修補(bǔ)自身管理中的漏洞，為自然資源檔案的開發(fā)利用做好準(zhǔn)備。自然資源檔案涉及的內(nèi)容較多，包括了土地管理、地質(zhì)礦產(chǎn)、地質(zhì)環(huán)境、不動(dòng)產(chǎn)登記等多個(gè)方面，關(guān)系到我國(guó)國(guó)土資源的利用，這需要在檔案管理信息化中保證檔案的真實(shí)性和有效性，以提高自然資源檔案的利用價(jià)值，發(fā)揮出其應(yīng)有的服務(wù)職能。