文檔一體化管理策略探究
——基于公文處理與檔案管理的工作銜接性視角

文/中國(guó)科學(xué)院昆明動(dòng)物研究所 張微

一、公文處理與檔案管理的關(guān)聯(lián)和銜接

在一個(gè)單位的行政管理工作中，公文處理和檔案管理之間有著密不可分、千絲萬縷的聯(lián)系。公文是指用來傳達(dá)政令政策、處理公務(wù)、協(xié)調(diào)各方以促進(jìn)活動(dòng)的體制性和應(yīng)用性公務(wù)文書。檔案是現(xiàn)行文件在一定條件下通過轉(zhuǎn)化而來的保存載體。公文處理工作是在國(guó)家相關(guān)制度、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，對(duì)公文的形成、收發(fā)、傳閱以及保管的一系列全過程的管理工作。檔案管理工作是對(duì)單位行政管理和專項(xiàng)業(yè)務(wù)等活動(dòng)中直接形成的具有歷史意義和保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔及保管等一系列工作。文件是公文處理和檔案管理的核心基礎(chǔ)，公文處理是檔案管理的工作前提。公文處理運(yùn)行流程的結(jié)束意味著檔案管理工作的開始，檔案管理工作依附著公文處理工作的運(yùn)行而開展。公文的文本質(zhì)量直接影響著檔案的歸檔質(zhì)量，公文的運(yùn)轉(zhuǎn)情況直接關(guān)聯(lián)著檔案工作的管理情況，公文處理人員的文檔意識(shí)深刻影響著文檔管理工作的發(fā)展。因此，高水平的檔案管理以高效化的公文處理為基礎(chǔ)，公文處理與檔案管理之間具有緊密的工作關(guān)聯(lián)性和銜接性。

二、文檔工作銜接性發(fā)展中存在的問題

（一）文檔管理工作銜接機(jī)制不完善。公文管理是一個(gè)全過程全周期動(dòng)態(tài)體系，主要包括公文的收發(fā)、登記、傳閱、辦理以及歸檔等工作。在公文管理過程中，公文處理與檔案管理之間缺乏有效的銜接性工作機(jī)制，兩個(gè)工作環(huán)節(jié)聯(lián)系不緊密，造成文檔工作的脫節(jié)現(xiàn)象。加之部分單位公文實(shí)體生成部門和檔案部門分設(shè)，公文處理人員和檔案管理人員在工作中不可避免地被多頭指揮，業(yè)務(wù)工作聯(lián)系上缺少有效溝通，出現(xiàn)銜接斷口，導(dǎo)致工作無章可循、各自為政，弱化了公文處理和檔案管理工作之間的關(guān)聯(lián)性和銜接性。另外，單位文書工作和檔案工作前重后輕的狀態(tài)也是制約因素之一。公文處理和辦文水平體現(xiàn)著一個(gè)單位的行政工作效率，一定程度上代表著單位的形象。因此，公文處理較檔案工作而言單位領(lǐng)導(dǎo)重視度較高，顯示度較強(qiáng)。而檔案工作的性質(zhì)決定了檔案管理一般退居幕后，在各項(xiàng)工作中相對(duì)邊緣化，單位人財(cái)物投入力度不夠。這種認(rèn)識(shí)的偏見和做法嚴(yán)重影響了檔案工作的開展，制約著文檔一體化發(fā)展進(jìn)程，從而影響著單位行政工作效率。

（二）公文處理質(zhì)量影響歸檔質(zhì)量。擬稿人是公文處理的開始環(huán)節(jié)。擬稿人在公文擬稿時(shí)體現(xiàn)的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)在很大程度上決定了文本質(zhì)量，重點(diǎn)體現(xiàn)在對(duì)公文內(nèi)容、邏輯、文種和格式的把握上。在單位行政工作中，部分管理人員缺乏公文素養(yǎng)，不注重公文行文邏輯與規(guī)范，在工作中僅僅將起草公文看成是一種被動(dòng)的應(yīng)付式的文字工作，在公文擬稿時(shí)也沒有按照黨和國(guó)家公文標(biāo)準(zhǔn)以及單位行文要求，出現(xiàn)亂用文種、不注重格式、正文與附件不符等現(xiàn)象，當(dāng)公文形成檔案時(shí)，嚴(yán)重影響了檔案本身的質(zhì)量。另外，部分單位在行政工作中未能避免“文山會(huì)海”現(xiàn)象，公文數(shù)量過多，公文類別繁雜，公文的敏銳度差，沒有實(shí)質(zhì)性提升單位行政公務(wù)的活動(dòng)效率，反而導(dǎo)致工作疲于應(yīng)付，從而加大了文檔工作人員的工作負(fù)擔(dān)，公文處理質(zhì)量難以保證。環(huán)環(huán)相扣，檔案質(zhì)量達(dá)不到相應(yīng)的規(guī)范性和真實(shí)性，檔案信息的應(yīng)用效率降低，對(duì)行政工作的效率、服務(wù)管理能力等均有影響。

（三）人員文檔管理銜接性意識(shí)不強(qiáng)。公文生成、處理到歸檔管理的整個(gè)過程中參與人數(shù)較多，這是公文處理中最不好控制的環(huán)節(jié)。當(dāng)文件流轉(zhuǎn)到各個(gè)業(yè)務(wù)部門辦理時(shí)，整個(gè)公文處理的重心轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)部門，辦公室文書人員很難對(duì)每一份文件處理進(jìn)度和結(jié)果進(jìn)行精確跟蹤。然而，業(yè)務(wù)部門工作人員在文件事項(xiàng)辦理過程中，對(duì)文件歸檔缺乏概念性判斷，歸檔意識(shí)淡薄，大多只關(guān)心事項(xiàng)的辦理完成度，而忽略工作過程的記錄和重要文件材料的收集，只重視結(jié)果以及結(jié)果帶來的顯示效應(yīng)，所以公文流程隨著事項(xiàng)處理結(jié)束而結(jié)束，很多文件不能有效進(jìn)入收集、保管和歸檔環(huán)節(jié)，使重要文件材料得不到及時(shí)歸檔處理，嚴(yán)重影響了檔案材料收集的完整和齊全，由此造成文書檔案歸檔率無法得以保證。殘缺的檔案只能不完整地記錄文檔工作的發(fā)生情況，關(guān)聯(lián)性及其緊密的文檔工作隨著人員淡薄的銜接性意識(shí)而緩慢發(fā)展，長(zhǎng)此以往，文檔工作可能走上畸形發(fā)展的道路。

三、文檔一體化管理的策略

文檔工作屬于單位行政管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性而又相對(duì)專業(yè)性的工作，為單位工作的有序開展發(fā)揮著承上啟下、統(tǒng)籌全局、協(xié)調(diào)各方、聯(lián)動(dòng)內(nèi)外的中樞作用。將公文處理和檔案管理工作有效銜接起來，使二者相輔相成，相互交融，要從管理機(jī)制、質(zhì)量把控和人員意識(shí)上下功夫，不斷促進(jìn)文檔規(guī)范管理一體化，有效提升單位行政管理水平。

（一）完善管理機(jī)制，提倡文檔全過程管理。不斷健全文檔管理工作機(jī)制，提倡文檔全過程管理是實(shí)現(xiàn)公文處理與檔案管理工作銜接密切的有效途徑之一。多措并舉建立文檔全過程管理機(jī)制，實(shí)施步驟如下：一是需要構(gòu)建合理的文檔工作銜接制度。理順文檔管理機(jī)制，制定行之有效的文檔管理制度和規(guī)范工作程序，積極探索文檔管理的相關(guān)規(guī)律，以制度為綱，模范執(zhí)行，加強(qiáng)精細(xì)化管理；二是建立一支過硬的且相對(duì)穩(wěn)定的文檔銜接管理隊(duì)伍。組織文檔管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)制度，熟練掌握文檔管理工作各項(xiàng)流程，為文檔全過程管理提供專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、素質(zhì)高、意識(shí)強(qiáng)的人員保障，從而實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案管理工作的有效銜接；三是完善工作獎(jiǎng)懲機(jī)制。對(duì)文檔管理提出工作關(guān)聯(lián)性和銜接性指標(biāo)要求，對(duì)工作業(yè)績(jī)進(jìn)行有效的績(jī)效考核和評(píng)價(jià)，有依據(jù)性地給予相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰。獎(jiǎng)懲機(jī)制的實(shí)施能有效消除工作人員等待觀望態(tài)度，提升人員工作的積極性。

（二）加強(qiáng)質(zhì)量把控，保證文檔工作有質(zhì)有量。質(zhì)變決定量變。在實(shí)際文檔工作中，關(guān)口前移，把好公文處理工作的文件質(zhì)量關(guān)，是促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的先決條件。為有效提升公文及檔案的質(zhì)量，應(yīng)嚴(yán)格參照國(guó)家《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及單位自身制定的一些規(guī)章制度要求，建立符合文檔工作實(shí)際的監(jiān)督辦法，完善文檔管理監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格落實(shí)文檔質(zhì)量把控。另外，工作人員的文檔質(zhì)量意識(shí)也直接決定著文檔規(guī)范化管理的質(zhì)量和效率，應(yīng)采取多種方法和途徑增強(qiáng)工作人員的質(zhì)量意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，推動(dòng)文風(fēng)改進(jìn)，提升辦文素質(zhì)。同時(shí)，結(jié)合單位工作實(shí)際情況，適當(dāng)減少公文數(shù)量，重視公文制發(fā)質(zhì)量，要求公文處理人員對(duì)公文的規(guī)范、格式及標(biāo)點(diǎn)等細(xì)節(jié)認(rèn)真擬稿和核稿，在保證公文質(zhì)量的基礎(chǔ)上提高文書歸檔質(zhì)量，從而進(jìn)一步提升行政工作效率與單位形象。

（三）強(qiáng)化意識(shí)，推行文檔一體化管理模式。文檔一體化管理模式要求在公文處理和檔案管理工作中運(yùn)用好文件生命周期理論，將文件的形成、流轉(zhuǎn)、處理、保管與檔案的收集、整理、鑒定、編目、檢索、立檔和利用有機(jī)地聯(lián)系在一起，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施全面控制和有效管理，從而達(dá)到消除或減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率和工作質(zhì)量的目的。單位應(yīng)結(jié)合體制和行政管理工作實(shí)際，有效建立和推行公文處理和檔案管理一體化工作模式，對(duì)文檔管理從組織形式到工作流程進(jìn)行通盤考慮，精心設(shè)計(jì)文檔一體化流程，對(duì)部門和人員分工進(jìn)行統(tǒng)一布局，統(tǒng)一指揮，合理分工，在公文處理環(huán)節(jié)不僅做好公文現(xiàn)時(shí)流轉(zhuǎn)等工作，同時(shí)兼顧公文的預(yù)立卷和整理等工作，有效服務(wù)于檔案的后期歸檔工作。另外，文檔銜接工作意識(shí)是實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的主觀力量，這要求相關(guān)工作人員之間加強(qiáng)溝通聯(lián)系，保證文書歸檔的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，強(qiáng)調(diào)文檔工作銜接的關(guān)聯(lián)性和必然性。工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)文檔工作觀念，關(guān)口前移，在公文處理中融入檔案管理，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的前端控制。不僅要致力于當(dāng)前的文書工作，還要站在歷史的高度推進(jìn)文書處理與檔案管理的有效銜接工作，最終使文檔管理工作真正科學(xué)化、合理化、高效化。

四、結(jié)語

公文處理和檔案管理工作之間相互關(guān)聯(lián)、有機(jī)銜接的特點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了文檔工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，文檔一體化管理模式是行政管理工作必然的發(fā)展趨勢(shì)。不斷優(yōu)化文檔管理的銜接機(jī)制，將文件、檔案納入一個(gè)統(tǒng)一的工作管理運(yùn)行模式之中，相輔相成、協(xié)調(diào)發(fā)展。同時(shí)，強(qiáng)化工作人員文檔意識(shí)，助其樹立一種大文本格局和文檔專業(yè)視野，透視到文檔工作背后去深入研究行政管理工作，在提升公文質(zhì)量和運(yùn)行效率的基礎(chǔ)上，有機(jī)銜接檔案管理工作的開展，最終促進(jìn)單位行政效率的不斷提升和管理水平的革新優(yōu)化。