OA辦公條件下如何做好高校收文處理工作

文/建東職業(yè)技術學院 蔣瀟瀟

各個平臺收到各類文件是高校管理工作的主要渠道，對高校的教育管理工作有著重要的意義。在學校的日常管理工作中，需要以上下級部門發(fā)布的各類文件為指導。提升高校文件處理的效率，在短時間內讓領導進行批示，對于學校的經營和發(fā)展有著重要的作用。OA系統(tǒng)在實際工作中，通過信息技術應用，極大提升了文件處理效率，提升了文件的傳輸能力和運轉情況，對學校的收文處理工作有著重要的意義。

一、OA系統(tǒng)概述

OA系統(tǒng)又叫作辦公自動化系統(tǒng)，通過將計算機設備、通信等現(xiàn)代化技術運用到傳統(tǒng)的辦公業(yè)務中，形成全新的辦公方式。在文件處理工作中，將信息化設備和數(shù)據(jù)處理技術相融合，代替辦公人員的傳統(tǒng)工作方式，對涉及文件和工作信息進行高效處理，從而提高生產率，輔助領導層的決策，進而改善工作環(huán)境。

二、OA系統(tǒng)在收文工作中的特點

（一）提升文件傳播的速度。高校領導日常工作任務繁重，而且在工作中往往會因為出差和參加會議等原因，較少在辦公室固定辦公，尤其是在節(jié)假日期間，很難找到領導進行文件的批示，利用OA系統(tǒng)進行文件流轉能夠有效提升文件的處理效率，在工作形式上打破時空限制，即使領導不在辦公室等辦公地點，也能夠通過計算機或者其他移動設備進行文件的批示，而且通過OA系統(tǒng)的使用能夠實現(xiàn)多人同時批示文件，不需要相關人員將文件進行逐一批示和閱覽。這種數(shù)據(jù)化的辦公模式不僅提升了文件流轉的效率，而且當遇到緊急情況的時候，能夠在最短的時間內找到領導。

（二）規(guī)范操作流程。傳統(tǒng)的工作模式下，收文流程主要由登記、協(xié)辦、閱批、交辦、反饋等方式進行，而OA系統(tǒng)在工作中能夠通過計算機和信息技術的應用，將文件操作流程進行有效規(guī)范，保證工作流程的全面性。文件在OA系統(tǒng)內部進行流轉的過程中，必須要完成所有流程之后，才能夠將文件歸檔。所以，OA系統(tǒng)進行收文處理過程中，工作流程能夠得到規(guī)范操作。

三、OA系統(tǒng)在實際應用過程中面對的問題

（一）工作人員觀念陳舊。高校文件管理人員觀念陳舊，在工作中對文件流通工作重視程度不夠，甚至一些學校沒有設立專職的文件處理崗位和機要部門，秘書除了要處理文件之外，還要完成許多行政工作，導致工作任務繁重，不能保證文件處理工作的質量。

（二）文件管理制度落后。許多高校的文件管理制度內容落后，主要是以人工方式為主，這種工作方式和文件處理工作，無法適應當下OA辦公條件，制度的落后，對文件管理工作造成了一定影響。

（三）宣傳工作不到位。在文件處理工作中，缺乏對OA系統(tǒng)的廣泛宣傳，在高校中，往往只有秘書和少數(shù)領導能夠熟練掌握OA工作系統(tǒng)，高校年齡較大的工作人員，不能夠馬上適應這種工作方式，在學習理解方面存在著一些困難。

四、OA系統(tǒng)在文件處理工作中的具體應用

（一）設立專門的機要文件處理部門。高校文件管理工作對于學校管理而言是非常重要的工作，為保證文件管理工作的效率和質量，高校需設立專業(yè)的機要部門，并和其他工作部門在工作上形成明顯的劃分，從而保證文件處理工作的質量和效率。機要部門安排專職人員，能夠有效減少文件泄密的概率，保證重要文件的安全性。

（二）完善相關制度。文件流轉過程中，歸檔的方式發(fā)生了重大變化，傳統(tǒng)的文件管理方式無法有效應對復雜的學校管理環(huán)境。為了應對學校文件管理工作的新形勢，在傳統(tǒng)的文件管理工作中，將OA系統(tǒng)進行妥善應用，需在學校新環(huán)境的背景下，建立健全文件管理制度，保證文件的正常流轉。文件流轉工作效率提升，主要影響因素是秘書的能力水平，所以在實際工作中，秘書需改善自身工作理念，摒棄傳統(tǒng)工作理念，在工作中運用OA系統(tǒng)，采用靈活的歸檔方式。機要秘書在工作中需培養(yǎng)保密意識，對重要文件做好保密工作，避免在文件收發(fā)的過程中出現(xiàn)泄密問題。機要秘書由于位置特殊，所以在工作中不僅要做好文件處理工作，還要具備一定的政治素養(yǎng)和交流的能力，確保在文件處理工作中將文件直接上傳到OA系統(tǒng)，機要秘書將文件上傳到OA系統(tǒng)，需要先預覽全文，對文件的內容有一個初步的判斷，是針對學校的哪一項工作和哪一個部門，再將文件呈送給相關部門的領導，校領導和分管領導作出批示之后，機要秘書需對文件進行審查，是否存在批錯的現(xiàn)象，待文件確保無誤之后，將文件下發(fā)，并和工作的相關部門和辦理人員進行溝通，保證上級文件批示得到較好的落實。高校為保證文件傳輸工作的流暢性，需重視對機要秘書的培養(yǎng)，提供給秘書工作人員培訓的平臺和機會，提高其專業(yè)素質，才能夠保證其適應崗位要求。

（三）做好對涉密文件的處理工作。隨著信息技術的廣泛應用，辦公自動化設備和智能手機在現(xiàn)代辦公中應用廣泛，所以工作人員在使用過程中需重視文件的保密性和安全性，避免因為網絡和移動設備的應用導致重要文件泄密。OA系統(tǒng)的使用過程中，機要秘書需增強自身保密意識，加強對保密方面法律法規(guī)的學習，而且在互聯(lián)網和其他公共信息網絡中采取相應的保密措施，保證有線和無線通信環(huán)境安全。機要秘書的工作特殊，在實際工作中要時刻注意信息安全和文件傳輸環(huán)境的保密性，定期對OA系統(tǒng)傳輸路徑進行檢查。

（四）文件歸檔工作。在OA系統(tǒng)應用的辦公背景下，秘書將重要的文件上傳之后，不能對文件的下一步走向不管不問，認為自己的工作已經完成。秘書在日常工作中對自己上傳的文件需給予時刻關注，并將文件的動態(tài)進行記錄，通過電話和其他方式通知相關的工作人員，及時對文件進行查看與辦理。在OA系統(tǒng)應用條件下，文件的傳輸效率雖然進一步提升，文件不需要以紙質的形式在各部門來回流轉，但傳統(tǒng)的文件歸檔工作不能夠適應現(xiàn)代的文件傳輸模式，為應對現(xiàn)代復雜的行政辦公環(huán)境，秘書對信息化文件的歸檔工作需進行深入研究，對數(shù)字化文件的歸檔在實際工作中需要采用更加靈活的方式，主要是通過OA系統(tǒng)將文件數(shù)字化處理，然后進行分類和儲存，如果遇到緊急情況時，針對重要的文件，需要通過紙質儲存的方式對涉密文件進行妥善保管。文件歸檔數(shù)字系統(tǒng)的建立，極大提升了高校對文件處理和歸檔的效率和質量，通過計算機對文件進行歸檔和分類，對于之后文件調取和應用有著重要的意義，有效避免人工歸檔工作過程中出現(xiàn)的紕漏，方便之后對文件的調取。

（五）OA系統(tǒng)的開發(fā)和應用。OA系統(tǒng)功能的產生和應用，主要是傳統(tǒng)的文件處理方式不足以應對現(xiàn)代高效復雜的辦公環(huán)境，在實際操作過程中，不斷發(fā)現(xiàn)新的問題，根據(jù)使用者的實際需求進行改進和維護，而秘書的專業(yè)能力對于工作效率而言有著重要的作用，一些秘書在實際工作中專業(yè)能力匱乏，導致文件處理效率偏低，而通過OA系統(tǒng)的輔助，能有效提升工作效率。在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術在應用過程中需不斷更新和發(fā)展，才能夠滿足實際工作的需求，高校文件管理工作任務重，涉及文件內容比較多，開展工作需要秘書的專業(yè)能力和各個部門的配合，對OA系統(tǒng)進行不斷完善和提升，為之后的文件管理工作作出貢獻，對系統(tǒng)的維護工作給予相應的重視，延長系統(tǒng)的使用壽命和處理信息的準確程度，通過對功能模塊的研發(fā)，提升工作效率和質量。

五、結語

高校收文處理工作，傳統(tǒng)的工作方式主要是靠人為記錄，這種形式不僅效率低，不能夠應對現(xiàn)在高校發(fā)展復雜的形式，而且人工操作往往會發(fā)生紕漏，給文件管理工作帶來巨大的影響。通過OA系統(tǒng)的應用，加強高校機構建設和文件處理速度，并且在培訓工作和系統(tǒng)開發(fā)工作中，起到了重要的作用。針對OA系統(tǒng)的應用，高校負責文件管理的秘書，需努力提升專業(yè)水平，在實際工作中靈活運用信息化技術，提升文件傳輸效率和質量。