公立醫(yī)院采購內部控制問題探討

劉若旖 珠海市人民醫(yī)院

引言

醫(yī)療體系變革迅速，公立醫(yī)院在不斷更新自身經營管理模式，醫(yī)院應結合市場動態(tài)創(chuàng)新管理方式，加強對自身的管理，加強采購內部控制。

一、醫(yī)療集團實施采購內部控制的必要性

醫(yī)院采購內部控制一直是醫(yī)院經營管理中的薄弱環(huán)節(jié)。由于缺少獨立的物資采購部門、未嚴格采購預算管理、采購流程不規(guī)范、采購人員專業(yè)素養(yǎng)不足、信息系統(tǒng)使用不充分、本部對集團成員管控不足、內部監(jiān)管獨立性欠缺等原因，致使我國大部分公立醫(yī)院采購環(huán)節(jié)中存在較多問題。

公立醫(yī)院要適應新時代醫(yī)療系統(tǒng)的劇烈變化，必須創(chuàng)新經濟管理方式，加強醫(yī)院內部控制，實施全面預算管理，執(zhí)行一體化或上下一致的財務模式。因此需要通過對采購流程進行風險分析、環(huán)節(jié)調整和制度更新，完善集團采購內部控制，推進集團經濟運行一體化精細化管理，保障公立醫(yī)院的公益性和促進醫(yī)院發(fā)展。

二、公立醫(yī)院采購內部控制中存在的問題

（一）組織架構不完善，缺少獨立的招標采購部門；采購崗位重復設置，未嚴格執(zhí)行歸口管理

目前為止，我國依然有很多公立醫(yī)院沒有建立物資招標采購部門，也沒有建立物資采購招標委員會。在進行采購的時候，都是以醫(yī)療設備、藥品、信息、總務、基建等各資產管理部門為單位，完成全部采購及歸檔工作。一方面，各資產管理部門均須設置采購員和檔案管理員崗位，造成人力資源的重復浪費，占用資產管理崗位配置；另一方面，資產管理部門主要職責為資產管理，相關人員采購業(yè)務能力和檔案管理能力都不足。各資產管理部門的采購人員主動與需求科室、財務部門之間的溝通銜接存在不足；公立醫(yī)院對采購人員的考核評價標準也不完善，采購人員缺乏減支控費的意識。

此外，非本資產管理部門所屬物資的采購，各部門往往相互推諉，無法執(zhí)行，最終長期擱置或由領導臨時指定采購部門，采購效率低下；而其中某些物資則由領導直接指定采購部門，未落實歸口管理。

（二）物資采購的預算管理機制不健全

由于大部分公立醫(yī)院仍未建立全面預算管理制度，醫(yī)院管理層普遍對預算管理認識不足，也不愿意嚴格執(zhí)行全面預算。因此，醫(yī)院年度采購預算編制較為粗略，除預算金額較大的醫(yī)療設備之外，其他物資采購項目未明確細分單項預算，僅為總額預算；預算外采購項目、應急性采購項目較多，對于超預算的采購沒有相應制度約束，預算調整較為頻繁、隨意。

此外，醫(yī)院對整體預算的分解、申請、批復和執(zhí)行隨意性強，預算績效考核跟進不到位。導致醫(yī)院采購業(yè)務未能按原預算精準執(zhí)行，也增加了醫(yī)院的采購成本，從成本效益角度也難以很好地實現(xiàn)醫(yī)院成本控制目標。

（三）采購流程不規(guī)范，信息化程度較低

大部分公立醫(yī)院對于使用財政資金的采購項目，基本能夠按照政府采購相關規(guī)定執(zhí)行，內控管理較為嚴格；但對于資金來源為自籌資金的采購項目，都是各醫(yī)院根據(jù)需求簡單采購，往往缺乏內部標準，采購流程不明確。除此以外，近幾年我國政府對于采購與招標限額在設置上對其標準也進行了提升，同時也給予醫(yī)院更多的權利進行自主采購，這也導致醫(yī)院可能在采購風險上存有意識不足的問題，進而就加大了采購風險。

采購流程不規(guī)范，以及缺乏相應的采購信息系統(tǒng)對流程實施控制，對采購實施整體不利：存在采購前效益分析走過場，采購后效益評價機制不健全，分析數(shù)據(jù)不準確；采購信息發(fā)布不完全，供應商參與度不足；采購前的市場調研不全面；市場競爭不充分等種種情況。

（四）內部監(jiān)管職責不明確，監(jiān)審部門流于形式

由于全國公立醫(yī)院三甲評審要求和績效考核指標體系的建立，各公立醫(yī)院都按本單位規(guī)模配置了紀檢監(jiān)察和內部審計部門，并對采購全過程審計監(jiān)管。但在實際操作中，許多醫(yī)院的監(jiān)審部門在采購過程中的職責并不清晰：采購前，參與預算管理力度不夠，也沒有實現(xiàn)制度建設，并且在預算方案的編制與管理上也沒有落實監(jiān)督職責的發(fā)揮，也從未執(zhí)行過預算審計；采購中，參與列席各種采購會議和招標評審，僅起到簽字背書的作用，未做任何實質性的審核監(jiān)管；采購后，對于簽訂合同的審核無明確標準，對于簽訂后的合同履約無后續(xù)監(jiān)管。

（五）應急采購機制缺失，緊急事項采購管控不足

在突發(fā)事件發(fā)生時，公立醫(yī)院在進行物資采購上主要面臨的風險有以下二點：

首先，在進行基本采購上，由于醫(yī)療物資的供應短缺，且在進行采購時又有時限設置，這就會導致物資無法及時供給。其次，在進行緊急物資采購時，往往市場也會伴隨著供應短缺的現(xiàn)象，這也會導致在采購時未滿足總數(shù)量的需求而使上交物資存在著質量風險問題。最后，由于市場會出現(xiàn)供不應求的問題，這也會導致價格上漲而導致緊急產品的采購與原有價格標準存在背離的情況。

三、醫(yī)療集團實施采購內部控制的具體對策

（一）成立專業(yè)的物資招標采購部門，分工明確

為了提高醫(yī)院采購效率，提高醫(yī)院經營管理水平，提高醫(yī)院經濟效益。醫(yī)院應優(yōu)化采購管理模式，建立物資招標采購管理委員會，選配專業(yè)采購人員，成立專業(yè)的物資招標采購部門，將藥品、醫(yī)療設備，信息化設備、后勤物資、衛(wèi)生材料等采購集中管理：需求部門——負責每月及時上報所需的物資明細；資產管理部門——負責組織制定統(tǒng)一的采購計劃及需求（非資產類采購由需求部門組織制定采購需求）；物資招標采購部門——負責進行招標采購，并完成采購檔案整理歸檔；財務部門負責審核支付材料并完成付款結算。

（二）強化采購預算管理工作，嚴格執(zhí)行預算管理制度

隨著《政府會計制度》全面推行，政府預算管理全面要求醫(yī)院管理層應對預算管理認識不斷更新、提升，財務部門應促進醫(yī)院著力于建立全面預算管理制度。

按照全面預算管理要求，財務部門可指導協(xié)助需求部門根據(jù)工作計劃認真如實填寫采購預算（應附有相關單項明細）交各歸口部門審核匯總，最終財務部編制醫(yī)院總體預算，經物資招標采購委員會和預算管理委員會審議通過，報院班子會和黨委會批準后形成詳細年度采購預算。

預算外采購項目或原采購項目預算發(fā)生調整時，按預算管理制度相關規(guī)定執(zhí)行申報審批；不經審批，不得新增采購項目或超預算采購。預算管理委員會應對各部門的采購預算執(zhí)行情況進行分析，納入績效考核，也為以后的采購預算編制提供相關依據(jù)。

（三）完善物資采購管理信息系統(tǒng)，規(guī)范采購流程

以大數(shù)據(jù)為依托，通過建立采購信息系統(tǒng)，并嵌入風險預警指標，規(guī)范采購流程：① 可以使用HRP系統(tǒng)，完成申請—采購—入庫—付款，申請；② 與現(xiàn)有的大型物資采購平臺合作，發(fā)布相關采購信息，讓符合要求的供應商公平參與，充分調研并獲取市場有效競爭結果；③ 在與供應商進行對接時，必須要確保對其征信進行全面跟蹤，而且要在事前、中、后的活動上實現(xiàn)對信息的收集，進而才能實現(xiàn)風險控制，并確保即使發(fā)生風險，也能將風險控制在可控范圍內，以此才能有效規(guī)避在采購環(huán)節(jié)上可能發(fā)生的損失。

（四）強化采購人員的培訓機制，健全采購監(jiān)督機制

采購人員作為醫(yī)院物資采購的執(zhí)行者必須明確自身責任，以及所處崗位的特殊性，培養(yǎng)采購人員專業(yè)能力素養(yǎng)，提高采購業(yè)務水平和能力。

此外，仍需通過紀檢監(jiān)察和內部審計的全過程監(jiān)審，控制采購風險。紀檢監(jiān)察部門應努力提高采購人員職業(yè)道德水平，幫助樹立廉潔意識，并處理相關采購投訴質疑，進行審查考核。審計部門應參與并對采購工作前、中、后、末端進行全流程控制評價：采購前，申請審批、預算核準、市場調研；采購中，采購需求、采購方式、采購文件的擬定，采購執(zhí)行和評審結果公示；采購后，合同簽訂、安裝運行、驗收付款；采購末端，合同的有效履行及采購檔案完整歸納。

（五）建立健全應急采購機制

首先，醫(yī)院應制定應急物資采購制度，明確應急物資的屬性和標準（如使用人群、使用范圍及應對事項等）；由應急指揮部審核確定是否屬于緊急采購物資，并授權給各相關采購部門執(zhí)行采購。

其次，醫(yī)院應明確應急物資的采購流程。應急物資采購執(zhí)行，必須是在采購前信息公開，采購中監(jiān)審部門參與，采購后結果公布的前提下，確保價格透明，有效避免廉政風險。同時可將應急物資采購預算和計劃管理、參數(shù)論證與市場調研環(huán)節(jié)合并，充分參考本單位同類物資的歷史采購價格和同類單位的成交價格（有相關成交合同及發(fā)票等依據(jù)），可以詢價方式直接成交，縮短采購時間，提高采購工作效率。

最后，完善供應商信用管理和遴選機制，將對供應商信用評價和考核作為緊急采購的重要參考條件，以保證采購物資的質量。

結語

綜上所述，在分析了我國公立醫(yī)院采購內部控制工作開展的必要性之后，又對其采購內部控制中存在的問題進行了全面分析，這進一步說明在醫(yī)院經營管理過程中，為了提高醫(yī)院醫(yī)療水平提高醫(yī)院經濟效益，必須加強采購內部控制。

醫(yī)院應設立專門的物資采購機構，完善采購制度，規(guī)范自籌資金采購流程；制定專業(yè)的物資采購計劃，結合市場動態(tài)開展招標采購管理工作；建立完善的采購崗位和監(jiān)審崗位責任制度，提高采購人員專業(yè)能力，將采購計劃和采購項目落實到責任人，明確監(jiān)審職責范圍；盡可能地建立物資信息采購平臺和風險分析系統(tǒng)，提高采購效率，防范采購風險；通過以上方式切實提高醫(yī)院全面成本管理，提高采購內部控制管理水平，促進醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展。