ERP系統(tǒng)在管理會(huì)計(jì)的拓展應(yīng)用探討
——以CK公司為例

葉 冰

（重慶建設(shè)車用空調(diào)器有限責(zé)任公司，重慶 400050）

0 引言

隨著全球命運(yùn)共同體得到越來越多的國(guó)家和企業(yè)認(rèn)同并參與，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)上升為供應(yīng)鏈競(jìng)爭(zhēng)。ERP 系統(tǒng)核心思想正是基于供應(yīng)鏈管理，通過業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)高度融合集成，將供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)共享于企業(yè)部門中，達(dá)到企業(yè)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。系統(tǒng)開放性、集成性使各業(yè)務(wù)部門參與管理緊密度加深，財(cái)務(wù)信息控制范圍擴(kuò)大。ERP 系統(tǒng)具有的優(yōu)越性，讓不少企業(yè)和財(cái)務(wù)人員認(rèn)可，已得到廣泛使用。但財(cái)務(wù)人員在深度應(yīng)用系統(tǒng)的思維及方法上仍不成熟，未能充分發(fā)揮管理和指導(dǎo)職能。目前，財(cái)務(wù)人員正不斷探索如何拓展ERP 系統(tǒng)應(yīng)用，提升財(cái)務(wù)管理能力，更好地為企業(yè)服務(wù)。

CK 公司是一家在中國(guó)境內(nèi)上市企業(yè)的全資子公司，主要生產(chǎn)汽車零部件。近年來，隨著海內(nèi)外汽車產(chǎn)業(yè)穩(wěn)步增長(zhǎng)，CK公司抓住機(jī)遇，著力推進(jìn)產(chǎn)業(yè)領(lǐng)先發(fā)展，構(gòu)建具有國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的一流汽車零部件企業(yè)。為此，公司在信息管理化方面作出決定，摒棄原有生產(chǎn)管理系統(tǒng)PB 軟件及財(cái)務(wù)軟件，在2014 年5月公司引進(jìn)美國(guó)ORACLE EBS 電子商務(wù)套件軟件 （ERP 系統(tǒng)）。依據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，結(jié)合同行業(yè)優(yōu)秀企業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)，開發(fā)完成一套客制化ERP 系統(tǒng)。系統(tǒng)運(yùn)行五年以來，公司在組織結(jié)構(gòu)、物流管理、成本費(fèi)用管控等方面得到飛躍發(fā)展，財(cái)務(wù)人員拓展思路，深化應(yīng)用系統(tǒng)，充分實(shí)施財(cái)務(wù)管理職能，提升管理會(huì)計(jì)能力?，F(xiàn)對(duì)ERP 系統(tǒng)應(yīng)用拓展，助推財(cái)務(wù)管理能力提升進(jìn)行總結(jié)分析，力爭(zhēng)為需要應(yīng)用ERP 系統(tǒng)在管理會(huì)計(jì)方面進(jìn)行拓展研究的單位提供借鑒和參考。

1 ERP 系統(tǒng)在管理會(huì)計(jì)應(yīng)用拓展目的

1.1 ERP 系統(tǒng)財(cái)務(wù)應(yīng)用現(xiàn)狀

ERP 系統(tǒng)以事務(wù)處理方式（Transaction）將會(huì)計(jì)賬戶信息、核算科目與核算方式和業(yè)務(wù)結(jié)合做為整體事務(wù)，當(dāng)某一事務(wù)處理通過賬名別名類別產(chǎn)生物流信息的同時(shí)，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算分錄，保證財(cái)務(wù)信息與物流信息同步記錄和數(shù)據(jù)一致。以財(cái)務(wù)信息追溯到事務(wù)發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，改變財(cái)務(wù)信息滯后于物料信息的情形，體現(xiàn)業(yè)務(wù)的“整體性、實(shí)時(shí)性、可追溯性”。應(yīng)用系統(tǒng)減輕財(cái)務(wù)人員核算工作量，財(cái)務(wù)管理時(shí)效性增強(qiáng)，業(yè)務(wù)脈絡(luò)清晰，財(cái)務(wù)工作效率及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確精度提高。實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)人員雖已接受系統(tǒng)操作方式，但思維仍是傳統(tǒng)模式，對(duì)系統(tǒng)邏輯了解程度不深，系統(tǒng)信息利用程度較差，與業(yè)務(wù)融會(huì)貫通程度不夠，因而財(cái)務(wù)人員的系統(tǒng)應(yīng)用分析能力欠缺。

1.2 拓展ERP 系統(tǒng)財(cái)務(wù)應(yīng)用的目標(biāo)

ERP 系統(tǒng)是整合企業(yè)信息管理平臺(tái)，具有及時(shí)性、集成性、存儲(chǔ)性、動(dòng)態(tài)性、互動(dòng)性等優(yōu)勢(shì)。財(cái)務(wù)人員應(yīng)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，將系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)植入業(yè)務(wù)管理中，運(yùn)用戰(zhàn)略法、歸類法等分析方法提煉分析系統(tǒng)數(shù)據(jù)，實(shí)地了解業(yè)務(wù)發(fā)展，綜合判斷分析數(shù)據(jù)合理性，發(fā)現(xiàn)管理中存在的盲區(qū)，理清根源。配合業(yè)務(wù)部門找到解決方法，結(jié)合自身財(cái)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，協(xié)助、指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門管理改善。強(qiáng)化ERP 系統(tǒng)應(yīng)用能為財(cái)務(wù)人員提供多方位翔實(shí)可靠的數(shù)據(jù)，擴(kuò)展管理思路，提出最全面完善的管理建議，體現(xiàn)財(cái)務(wù)人員專業(yè)價(jià)值。

2 拓展ERP 系統(tǒng)財(cái)務(wù)應(yīng)用的意義

2.1 轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)人員管理思維模式

首先，財(cái)務(wù)人員從思想上改變，樹立構(gòu)建事務(wù)處理整體框架意識(shí)。了解ERP 系統(tǒng)運(yùn)行基礎(chǔ)原理，研究在財(cái)務(wù)模塊中業(yè)財(cái)相關(guān)數(shù)據(jù)，知悉財(cái)務(wù)模塊數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)關(guān)系，保證系統(tǒng)信息無誤。其次財(cái)務(wù)人員必須理解ERP 系統(tǒng)邏輯并熟悉公司業(yè)務(wù)流程及事項(xiàng)，研析系統(tǒng)各類報(bào)表內(nèi)容及用途，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門溝通，才能從事務(wù)處理信息中發(fā)現(xiàn)問題，分析問題成因并總結(jié)歸納，才能指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門改善問題。建立管理思維模式是核算會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型的標(biāo)志，能提升財(cái)務(wù)人員的綜合分析和管理能力。

2.2 提升ERP 系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊應(yīng)用水平

2.2.1 加強(qiáng)產(chǎn)品價(jià)值工程管理

CK 公司將財(cái)務(wù)工作向產(chǎn)品開發(fā)階段延伸。根據(jù)公司產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目流程及辦法，在項(xiàng)目初期將ERP 系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)、PDM 系統(tǒng)相結(jié)合，財(cái)務(wù)以ERP 系統(tǒng)價(jià)格數(shù)據(jù)庫和多級(jí)清單為目標(biāo)成本測(cè)算基準(zhǔn)，參與零件開發(fā)設(shè)計(jì)，擬定出合理的產(chǎn)品目標(biāo)成本。ERP 系統(tǒng)與產(chǎn)品價(jià)值工程互補(bǔ)方式在公司得到很好的運(yùn)用。

2.2.2 強(qiáng)化銷售風(fēng)險(xiǎn)管控

ERP 系統(tǒng)的及時(shí)性、整體性使銷售預(yù)算及應(yīng)收款項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)管理從事后管理提至日?；⑦^程化，由被動(dòng)性管理向參與性轉(zhuǎn)變。CK 公司作為配套單位，完全受汽車主機(jī)廠生產(chǎn)計(jì)劃影響，若以年初銷售目標(biāo)來分解預(yù)算，會(huì)出現(xiàn)實(shí)際與目標(biāo)數(shù)據(jù)差異較大，對(duì)資金安排及生產(chǎn)準(zhǔn)備帶來誤導(dǎo)。ERP 系統(tǒng)使用后，銷售部按季、月及周動(dòng)態(tài)銷量數(shù)據(jù)錄入，生產(chǎn)及財(cái)務(wù)時(shí)時(shí)讀取，采用滾動(dòng)預(yù)算方法，對(duì)各項(xiàng)測(cè)算更為準(zhǔn)確，資金和生產(chǎn)安排更合理。

在應(yīng)收賬款管理方面，前端在系統(tǒng)銷售模塊中維護(hù)客戶商務(wù)政策、信用等級(jí)等基礎(chǔ)信息，銷售部生成銷售訂單，系統(tǒng)自動(dòng)傳遞到財(cái)務(wù)生成到應(yīng)收憑證形成應(yīng)收賬款。財(cái)務(wù)通過銷售訂單查詢客戶基礎(chǔ)信息、產(chǎn)品銷售信息和往來金額明細(xì)，能隨時(shí)提取應(yīng)收賬款賬齡及逾期賬款，減少人為因素錯(cuò)誤。財(cái)務(wù)利用數(shù)據(jù)及時(shí)性特點(diǎn)，能保證月初召開風(fēng)險(xiǎn)客戶評(píng)估會(huì)，督促銷售部收款工作，控制物流部發(fā)貨。針對(duì)逾期客戶，財(cái)務(wù)對(duì)銷售部出具客戶風(fēng)險(xiǎn)警示書。通過系統(tǒng)展開應(yīng)收風(fēng)險(xiǎn)管控工作，嚴(yán)控公司應(yīng)收賬款的無效增加，減少壞賬發(fā)生概率。

2.2.3 推動(dòng)成本精益管理

ERP 系統(tǒng)的成本核算是以標(biāo)準(zhǔn)成本方式，產(chǎn)品成本是按工單推式自動(dòng)發(fā)放、生產(chǎn)、完工結(jié)轉(zhuǎn)。財(cái)務(wù)模塊與MRP 系統(tǒng)連接生成產(chǎn)品工單，工單每一步操作同時(shí)生成成本信息，財(cái)務(wù)通過創(chuàng)建通知，查看到當(dāng)月生產(chǎn)的所有產(chǎn)品信息，產(chǎn)成品明細(xì)及成本構(gòu)成，生產(chǎn)單位領(lǐng)用明細(xì)等數(shù)據(jù)。定期查看生產(chǎn)單位領(lǐng)用明細(xì)情況，可防止車間超標(biāo)領(lǐng)用，增加無效成本。對(duì)正常產(chǎn)品及翻箱產(chǎn)品成本發(fā)生混淆問題，系統(tǒng)以生產(chǎn)類別形成獨(dú)立工單，通過單獨(dú)指令和獨(dú)立核算，區(qū)分成本賬務(wù)信息。在定期成本分析中，綜合運(yùn)用成本模塊與采購、質(zhì)量模塊，對(duì)產(chǎn)品工單、線邊物料結(jié)存、物料報(bào)廢檢查，發(fā)現(xiàn)是否結(jié)轉(zhuǎn)差異、存貨數(shù)量異常、報(bào)廢超量等情況。

ERP 系統(tǒng)庫存管理是實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)顯示，物流部按計(jì)量單位管理出入庫物料，財(cái)務(wù)按庫存金額監(jiān)督動(dòng)態(tài)存貨。通過系統(tǒng)監(jiān)控物料類別及庫齡、庫存金額。財(cái)務(wù)在審核采購部購買需求訂單時(shí)，利用現(xiàn)有結(jié)存量功能，查看庫存數(shù)量以判定是否存在超量采購。還能通過采購訂單和領(lǐng)用情況，分析庫齡檢查采購人員是否存在無效采購情況。在此基礎(chǔ)上延伸對(duì)采購訂單進(jìn)行跨年分析，發(fā)現(xiàn)存在一物多碼、同物價(jià)差過大、大量無效物料未使用等情況，針對(duì)存在問題，財(cái)務(wù)主動(dòng)找管理及使用部門查問題，討論解決辦法，修改完善管理文件和流程。并指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門審視物料安全庫存量設(shè)置合理性。

財(cái)務(wù)人員必須掌握公司生產(chǎn)過程，擴(kuò)大查詢了解范圍，才能從成本結(jié)轉(zhuǎn)細(xì)節(jié)中發(fā)現(xiàn)存在的問題，以保證成本數(shù)據(jù)質(zhì)量準(zhǔn)確。ERP 系統(tǒng)成本精確計(jì)算有助于產(chǎn)品定價(jià)決策及成本價(jià)值鏈工作開展。

2.2.4 嚴(yán)控采購風(fēng)險(xiǎn)管理

供應(yīng)商評(píng)價(jià)信息，商務(wù)政策等作為基礎(chǔ)資料維護(hù)在系統(tǒng)采購模塊中。采購模塊接收物流模塊傳輸過來的物料需求量，生成采購訂單，質(zhì)檢部門按采購訂單進(jìn)行檢驗(yàn)入庫，同時(shí)生成入庫信息及應(yīng)付憑證。在應(yīng)付方面自動(dòng)化減少人為干擾。每條物料對(duì)應(yīng)唯一采購訂單號(hào)及入庫信息，避免重復(fù)入庫，采購與入庫不匹配等情況。采購信息化可以保證采購數(shù)據(jù)清楚，去向可追溯性，采購金額可查詢。對(duì)于采購價(jià)波動(dòng)較大物料，自動(dòng)匹配采購時(shí)間與價(jià)格對(duì)應(yīng)，減少掛賬金額誤差，不精確。系統(tǒng)最大優(yōu)勢(shì)在于財(cái)務(wù)監(jiān)督到采購與入庫信息匹配，嚴(yán)控預(yù)付長(zhǎng)時(shí)間未入庫情況。同時(shí)，通過采購數(shù)據(jù)庫監(jiān)督雙軌物料價(jià)差及供貨比例問題。對(duì)采購業(yè)務(wù)信息化應(yīng)用擴(kuò)展，能及時(shí)對(duì)采購部門提出風(fēng)險(xiǎn)警示，保證采購風(fēng)險(xiǎn)控制在零風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)。

2.2.5 加強(qiáng)費(fèi)用合理支出監(jiān)督

公司實(shí)行費(fèi)用報(bào)銷電子化管理，將協(xié)同化辦公報(bào)銷流程與ERP 系統(tǒng)總賬模塊連接，從出差申請(qǐng)到會(huì)計(jì)憑證、出納付款自動(dòng)在兩平臺(tái)間傳遞。系統(tǒng)根據(jù)財(cái)務(wù)設(shè)置要求生成費(fèi)用分析報(bào)表，財(cái)務(wù)人員能快速按費(fèi)用類別分析，找出不合理費(fèi)用，提醒考核業(yè)務(wù)部門。在系統(tǒng)中設(shè)置了稅票代碼檢查功能，避免電子稅票重復(fù)報(bào)銷。人工智能方式大幅減輕財(cái)務(wù)人員日常煩瑣核算工作量，讓財(cái)務(wù)人員有更多時(shí)間和精力進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。

3 結(jié)論

財(cái)務(wù)人員必須掌握系統(tǒng)運(yùn)行邏輯，才能高效發(fā)揮管理工具分析作用，而不是將其作為記錄、儲(chǔ)存平臺(tái)。財(cái)務(wù)人員應(yīng)開拓思維，運(yùn)用不同分析法對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)深化應(yīng)用，提升發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的效率。主動(dòng)引導(dǎo)業(yè)務(wù)部門優(yōu)化管理方式，構(gòu)建成本文化平臺(tái)，讓企業(yè)朝智能制造方向發(fā)展。業(yè)財(cái)一體化需求財(cái)務(wù)人員必須充分融入企業(yè)管理過程中，只有這樣提供的數(shù)據(jù)分析才能更準(zhǔn)確，提出的意見才更有參考性，才能真正為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。財(cái)務(wù)工作向信息化方向推進(jìn)是重大的變革，運(yùn)用好ERP 系統(tǒng)，為企業(yè)管理助力是管理會(huì)計(jì)進(jìn)一步發(fā)展的目標(biāo)。