關(guān)于企業(yè)開展全面預(yù)算管理信息化建設(shè)的思考

伍燕銘 工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新中心（上海）有限公司

引言

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，企業(yè)種類及數(shù)量越來越多，企業(yè)無時無刻都面臨著來自各方的壓力和風(fēng)險。有效降低企業(yè)的運(yùn)營風(fēng)險，保障企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，成為各類企業(yè)發(fā)展的共識，而全面預(yù)算管理作為風(fēng)險管控的有效抓手，在各行各業(yè)被廣泛使用并取得一定成效。

一、全面預(yù)算管理的內(nèi)涵

全面預(yù)算管理是指通過預(yù)算的手段對企業(yè)的內(nèi)部資源進(jìn)行合理分配，經(jīng)過一系列的管理措施，實現(xiàn)企業(yè)的管理目標(biāo)。全面預(yù)算管理通過對各預(yù)算項目的過程管控，實現(xiàn)對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的全程把控，進(jìn)而達(dá)成年度預(yù)算目標(biāo)，最終落實企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。

相關(guān)預(yù)算管理工作人員需要對于接下來一段時間某一環(huán)節(jié)或者企業(yè)整體運(yùn)轉(zhuǎn)所需要耗費的成本、人力、資金、時間等進(jìn)行綜合考量，通過對接下來一段時間內(nèi)企業(yè)所需要支出的成本預(yù)算來分析企業(yè)應(yīng)當(dāng)如何開展接下來的項目或者活動，并且制定相應(yīng)的考核制度、控制制度和員工制度等，有效地將項目落實到實踐操作當(dāng)中，保障最終實際成本控制在預(yù)期成本范圍內(nèi)，達(dá)成預(yù)期收益。

二、企業(yè)在全面預(yù)算管理中的問題

（一）缺乏對預(yù)算核心價值的認(rèn)識

全面預(yù)算管理是企業(yè)戰(zhàn)略管理不可或缺的組成部分，是實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化的一種管理模式。在預(yù)算工作的開展過程中，企業(yè)往往把自己孤立于預(yù)算工作的核心價值之外，即預(yù)算編制游離于戰(zhàn)略管理之外，忽視預(yù)算管理的價值。企業(yè)全面預(yù)算管理過于形式化；預(yù)算的有效性和策略性與財務(wù)管理缺乏統(tǒng)一性；預(yù)算管理與全面預(yù)算管理的同化，使全面預(yù)算管理失去了真正的價值。同時，全面預(yù)算管理過于單薄，造成財務(wù)部門單打獨斗的局面，導(dǎo)致預(yù)算內(nèi)容不全面。全面預(yù)算的全面性是指預(yù)算指標(biāo)體系的結(jié)構(gòu)，體系的結(jié)構(gòu)需要以多部門、多機(jī)構(gòu)、科學(xué)完整的全面預(yù)算為基礎(chǔ)。

（二）缺乏實質(zhì)的戰(zhàn)略指向

全面預(yù)算管理在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中具有導(dǎo)向性，對企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)具有保障作用。全面預(yù)算管理的戰(zhàn)略導(dǎo)向體現(xiàn)在預(yù)算的編制和執(zhí)行上，特別是全面預(yù)算管理的實施，是優(yōu)化產(chǎn)能結(jié)構(gòu)和管理機(jī)制的重要方面。企業(yè)忽視全面預(yù)算管理的戰(zhàn)略導(dǎo)向，相當(dāng)于缺乏對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的支撐。預(yù)算編制具有長期性，但目前企業(yè)的預(yù)算管理是基于短期目標(biāo)，缺乏長期的戰(zhàn)略導(dǎo)向。全面預(yù)算管理為企業(yè)戰(zhàn)略實施服務(wù)，其實施的空洞性直接導(dǎo)致了企業(yè)管理體制與生產(chǎn)能力結(jié)構(gòu)的脫節(jié)。

（三）缺失全面預(yù)算管理的有效性，尤其是預(yù)算的精準(zhǔn)性

全面預(yù)算管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，其管理項目涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、市場規(guī)劃等方方面面，沒有統(tǒng)一的量化標(biāo)準(zhǔn)，管理項目本身的不確定性較大，這給全面預(yù)算管理帶來了很大的阻力，比如，全面預(yù)算管理缺乏有效的市場調(diào)研，就會導(dǎo)致預(yù)算數(shù)據(jù)缺乏動態(tài)分析。因此，目前企業(yè)全面預(yù)算管理的短期效果明顯，但在規(guī)模大或周期長的情況下，其有效性就會受到質(zhì)疑。

三、全面預(yù)算管理信息化建設(shè)的必要性

具備一定規(guī)模的企業(yè)，生產(chǎn)經(jīng)營復(fù)雜，財務(wù)數(shù)據(jù)眾多，給預(yù)算管理帶來了挑戰(zhàn)。通過信息化手段，解決預(yù)算問題，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的高效融合，成為未來財務(wù)管理的大趨勢。

（一）多渠道獲取數(shù)據(jù)

現(xiàn)今時代是信息化時代，信息時代的優(yōu)勢和特長就是方便人們溝通和交流以提高信息獲取的能力。全面預(yù)算管理信息化建設(shè)符合時代的特征，通過信息化建設(shè)可以更好地將時代的優(yōu)勢發(fā)揮出來，相關(guān)工作人員可以通過多種渠道來獲取信息。

在全面預(yù)算編制的過程當(dāng)中所需要的資料是相對較多的，物質(zhì)資料、人力資源的相關(guān)資料都需要充分地考慮在內(nèi)，尤其是物質(zhì)資料數(shù)據(jù)往往會因為形勢的發(fā)展而發(fā)生一定程度的變化，這時信息系統(tǒng)的作用就可以較好地體現(xiàn)出來。相關(guān)的預(yù)算管理工作人員可以通過信息系統(tǒng)及時地了解市場當(dāng)中的數(shù)據(jù)，實時地更新數(shù)據(jù)信息。同時也可以通過企業(yè)的內(nèi)部信息系統(tǒng)，及時地了解現(xiàn)階段企業(yè)的內(nèi)部資源使用情況和企業(yè)內(nèi)部的人力變動情況，對企業(yè)有更加深入的了解，對于市場有更加深刻的認(rèn)知，這樣在全面預(yù)算以及分析控制的過程當(dāng)中也可以更加精準(zhǔn)更加高效，獲取的信息也更加全面。

（二）實現(xiàn)部門聯(lián)動

全面預(yù)算管理并非各部門各自為戰(zhàn)，而是要對企業(yè)各個部門的資源進(jìn)行整合，實現(xiàn)部門聯(lián)動管理。相關(guān)工作人員需要調(diào)查、了解、分析各個部門的資源應(yīng)用情況，采取措施進(jìn)行有效的管理。操作過程中涉及專業(yè)領(lǐng)域的問題，需要及時地與各個部門的領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行溝通，這樣才可以保證全面預(yù)算管理的預(yù)算更具可行性，信息化建設(shè)可以使相關(guān)工作人員與企業(yè)各個部門之間的溝通和交流變得更加方便，提高溝通效率和溝通質(zhì)量，在預(yù)算分析、預(yù)算控制的過程當(dāng)中充分采納各個部門人員的意見和想法，以更加綜合、更加全面、更加科學(xué)的角度對企業(yè)進(jìn)行全面預(yù)算管理。除了全面預(yù)算管理的相關(guān)工作人員與各個部門之間的領(lǐng)導(dǎo)人員加強(qiáng)聯(lián)系以外，各個部門之間的領(lǐng)導(dǎo)人員相互之間也可以通過內(nèi)部系統(tǒng)加強(qiáng)聯(lián)系，及時地了解項目開展過程當(dāng)中遇到的問題和解決的方案，綜合更多人的智慧和想法，這樣可以較好地促進(jìn)部門與部門之間的聯(lián)動，發(fā)揮人力資源和物力資源的最大效益。

（三）提高工作效率

全面預(yù)算管理對于企業(yè)的平穩(wěn)運(yùn)營會產(chǎn)生至關(guān)重要的影響，有效合理的全面預(yù)算管理可以更好地降低企業(yè)的運(yùn)營風(fēng)險，提高企業(yè)的利潤獲取空間，同時讓企業(yè)更好地實現(xiàn)資本積累和規(guī)模擴(kuò)張。但是全面預(yù)算管理所涉及的內(nèi)容相對較多，所需參考的資料也相對較多，這樣全面預(yù)算管理的工作量相對較大，相關(guān)工作人員在預(yù)算管理、預(yù)算分析的過程當(dāng)中需要獲取數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)并將數(shù)據(jù)有效地整合，提出相對應(yīng)的意見和風(fēng)險降低方法，這也就使得全面預(yù)算管理對于人力的依賴相對較大，也給相關(guān)工作人員帶來較大的工作負(fù)擔(dān)。通過信息化建設(shè)無論是在資料獲取還是在資料分析上都可以為相關(guān)工作人員提供更大的便利，相關(guān)工作人員可以用最短的時間達(dá)成最高的工作效率和工作質(zhì)量，既減輕了相關(guān)工作人員的工作負(fù)擔(dān)又提高了相關(guān)工作人員的工作效率。

四、預(yù)算管理信息化對于企業(yè)的影響

（一）對預(yù)算編制的影響

預(yù)算編制在企業(yè)預(yù)算管理的過程當(dāng)中占據(jù)著十分重要的地位，是預(yù)算控制、預(yù)算分析的基礎(chǔ)。大多數(shù)企業(yè)在預(yù)算編制過程中采用的是自上而下或自下而上抑或是上下結(jié)合的方法，這樣能更好地論證預(yù)算數(shù)據(jù)的合理性，但是卻耗時較長且過程相對繁瑣，而信息化系統(tǒng)的建立為便捷地編制預(yù)算提供了有力支撐。通過信息系統(tǒng)，企業(yè)的各部門之間可以高效地完成信息溝通和交流，各類表格數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系更加清晰。

（二）對預(yù)算控制的影響

預(yù)算控制是全面預(yù)算管理過程中的核心環(huán)節(jié)，是推動企業(yè)業(yè)績提升的關(guān)鍵抓手。但是傳統(tǒng)的預(yù)算管理方法在預(yù)算控制上存在著一定的局限性，僅通過Excle預(yù)算表格控制，不僅數(shù)據(jù)更新有延遲，而且管控過程比較僵化，使得傳統(tǒng)的預(yù)算管理方法難以有效把控企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程，從而導(dǎo)致預(yù)算管理流于形式。通過預(yù)算管理信息化，可提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶崟r性，將企業(yè)內(nèi)部審批流程與預(yù)算管控流程融合，形成有效的預(yù)算管控體系，將預(yù)算過程管理貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營的全過程。

（三）對預(yù)算分析的影響

傳統(tǒng)的預(yù)算分析方法在時效性和靈活性上較為欠缺，相關(guān)工作人員在數(shù)據(jù)管理的過程當(dāng)中難以有效地掌握更加全面的數(shù)據(jù)資料，同時也難以第一時間有效地更新數(shù)據(jù)資料，這就會導(dǎo)致在數(shù)據(jù)分析的過程當(dāng)中所參考的數(shù)據(jù)不夠全面且針對性不足，并不能將預(yù)算分析的最大效應(yīng)發(fā)揮出來，而信息系統(tǒng)可以有效地改善這一困境，通過信息系統(tǒng)的建設(shè)，企業(yè)的相關(guān)工作人員可以及時地通過網(wǎng)絡(luò)平臺來了解各方面的數(shù)據(jù)，并進(jìn)行有效的分析，同時也可以將執(zhí)行數(shù)據(jù)與預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，如果出現(xiàn)差距則可以通過進(jìn)一步的分析找出存在差距的主要原因，在信息系統(tǒng)的支撐下，全面預(yù)算管理的信息分析更加靈活且高效。

五、如何實現(xiàn)全面預(yù)算管理的信息化建設(shè)

（一）提升企業(yè)對于全面預(yù)算信息化管理的了解和重視

想要更好的落實全面預(yù)算管理的信息化建設(shè)，需要提高對于全面預(yù)算管理信息化建設(shè)的重視和了解，認(rèn)識到全面預(yù)算信息化建設(shè)的影響、優(yōu)勢和必要性?，F(xiàn)階段仍有不少企業(yè)對全面預(yù)算管理的重視程度不高，導(dǎo)致對于全面預(yù)算管理信息化建設(shè)給予的重視程度也相對較低，這就致使企業(yè)全面預(yù)算管理工作出現(xiàn)走形式的現(xiàn)象，為此就需要對企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層以及相關(guān)的全面預(yù)算管理工作人員強(qiáng)化意識，通過調(diào)查走訪、參觀學(xué)習(xí)或案例培訓(xùn)等手段使相關(guān)工作人員以及企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層體會到全面預(yù)算管理的優(yōu)勢，對于企業(yè)而言，可以更好地降低企業(yè)的運(yùn)營成本以提高企業(yè)的利潤空間。讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和相關(guān)工作人員重視全面預(yù)算管理信息化的落實，同時在工作開展的過程當(dāng)中約束自己的工作方法和工作技術(shù)，更加規(guī)范科學(xué)的展開全面預(yù)算管理。

（二）選擇合適的信息管理軟件全員參與預(yù)算

全面預(yù)算管理信息化建設(shè)首先就需要選定相對應(yīng)的信息管理軟件，只有以軟件為依托才可以更好地傳遞信息、溝通信息，并且對業(yè)務(wù)的開展進(jìn)行有效的運(yùn)作和控制，通過合理的信息化管理軟件應(yīng)用讓每一個員工都可以參與到全面預(yù)算管理的過程當(dāng)中。

戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)不是僅憑企業(yè)的一個或者幾個中高層人員的努力就可以實現(xiàn)的，企業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展與基層員工的工作效率和工作質(zhì)量息息相關(guān)，而基層員工對于企業(yè)了解得不夠，也會導(dǎo)致面對判斷和決策的時候難以做出正確的選擇。為此，企業(yè)在制定預(yù)算的過程中應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)全員參與的方式，從戰(zhàn)略視角出發(fā)，根據(jù)企業(yè)本身的運(yùn)營狀況，讓各個部門分析在接下來一段時間內(nèi)的發(fā)展目標(biāo)，然后再根據(jù)各個部門所提出的發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行綜合得出整個企業(yè)未來的發(fā)展方向，通過信息管理軟件進(jìn)行信息的溝通和數(shù)據(jù)的傳達(dá)，這樣企業(yè)的全體員工都參與到企業(yè)的預(yù)算管理和戰(zhàn)略管理的過程當(dāng)中，對企業(yè)的發(fā)展方向和發(fā)展規(guī)劃有更加深刻的理解。在日常工作中也可以更好地做出判斷，有效地推動戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。

為了有效地推動全員參與的全面預(yù)算管理工作落實進(jìn)而推動企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)，企業(yè)可以根據(jù)自身的市場定位、相關(guān)員工的工作特點選擇具備較高針對性和實用性的信息化軟件，加強(qiáng)企業(yè)各層員工之間的相互交流和溝通，上到企業(yè)中高層領(lǐng)導(dǎo)，下到企業(yè)的基層員工，對企業(yè)的成本控制和成本預(yù)算都熟稔于心，促進(jìn)全面預(yù)算管理工作的有效落實。

（三）利用信息系統(tǒng)細(xì)化預(yù)算分析

預(yù)算分析的準(zhǔn)確性、科學(xué)性是指導(dǎo)預(yù)算提升措施、提升企業(yè)業(yè)績的重中之重。企業(yè)管理人員可以根據(jù)預(yù)算分析掌握企業(yè)收入、成本的達(dá)成情況，掌握哪些預(yù)算科目實際執(zhí)行數(shù)與年度預(yù)算編制數(shù)存在較大差異，進(jìn)而抽絲剝繭找到問題癥結(jié)所在，對癥下藥，提出解決問題的舉措并通過推動舉措落地，逐步改善企業(yè)業(yè)績表現(xiàn)。

在細(xì)化預(yù)算分析的過程當(dāng)中，為了保證信息更加明確、計算更加精準(zhǔn)，企業(yè)的系統(tǒng)平臺可以根據(jù)各個部門的主要工作職能設(shè)定不同的工作系統(tǒng)，然后由全面預(yù)算管理相關(guān)工作人員進(jìn)行整體的分析整合和數(shù)據(jù)計算，當(dāng)各部門的工作人員遇到新的問題或成本價位發(fā)生變化的時候，也可以及時地通過數(shù)據(jù)系統(tǒng)更新信息，而全面預(yù)算管理分析的相關(guān)工作人員也可以通過信息數(shù)據(jù)的變更及時地調(diào)整全面預(yù)算管理的手段和方法，提高全面預(yù)算管理的實效性和針對性。

（四）完善指標(biāo)體系

在上文中也有所提及企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)以及企業(yè)的預(yù)期目標(biāo)實現(xiàn)從很大程度上依賴于員工的工作效率和工作質(zhì)量，而員工的工作效率和工作質(zhì)量從很大程度上受到員工的主觀因素影響，為了更好地保障預(yù)算目標(biāo)的有效落實，進(jìn)而推動戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)，企業(yè)就需要充分地調(diào)動員工的主觀能動性，讓員工主動地參與到預(yù)算工作當(dāng)中，提高自身的工作效率和工作質(zhì)量，同時也不斷地優(yōu)化自己的技術(shù)和方法，進(jìn)而推動預(yù)算目標(biāo)的有效落實。為此企業(yè)經(jīng)營者應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的考核指標(biāo)體系，通過考核指標(biāo)體系的確立來明確所有員工的工作內(nèi)容和工作范疇，超額完成任務(wù)的員工將會獲得企業(yè)的獎勵，可以是資源傾斜也可以是晉升空間的提高，通過獎勵機(jī)制的設(shè)立充分調(diào)動員工工作積極性，而對于未完成預(yù)算任務(wù)的員工要給予一定的懲罰，可以是獎金的扣除也可以是休息日的減少等，通過懲罰機(jī)制的設(shè)立來為相關(guān)員工設(shè)立底線，使相關(guān)員工明確自身的基本任務(wù)，并且有效地開展，這樣就可以有效地落實企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)，甚至有余力可以進(jìn)一步地提升，獲取更多的利潤空間。

考核指標(biāo)的確定也可以有效的發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，在企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)當(dāng)中公布考核的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，同時在選拔、評價員工的過程當(dāng)中進(jìn)行有效的信息披露，這樣一方面可以保證員工評價考核更加公平公正，提高員工對于企業(yè)的歸屬感和認(rèn)同感，另一方面也可以為相關(guān)工作人員提供更多的工作優(yōu)化方向，明確企業(yè)對于員工的訴求，轉(zhuǎn)變工作方法、工作技術(shù)和工作態(tài)度。

結(jié)語

全面預(yù)算管理對于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展會產(chǎn)生至關(guān)重要的影響，通過全面預(yù)算管理這一財務(wù)管理工具并配以信息化手段，提升企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理深度，進(jìn)而推動企業(yè)業(yè)績提升及風(fēng)險管控，為企業(yè)的規(guī)范化管理夯實基礎(chǔ)。