中小企業(yè)全面預(yù)算管理存在的問題及對策

張攀杰

(南京財(cái)經(jīng)大學(xué)，江蘇 南京210023)

預(yù)算最開始出現(xiàn)在英國，運(yùn)用于政府部門，用來控制政府開支。19世紀(jì)末，在美國出現(xiàn)一些企業(yè)，如美國通用汽車公司，他們首先將預(yù)算運(yùn)用于廣告費(fèi)用上，用來限制支出。之后將預(yù)算管理作為一種管理方式運(yùn)用到企業(yè)，并從西方國家傳入中國，在這一百多年的時(shí)間內(nèi)，預(yù)算管理迅速發(fā)展，從萌芽階段走向成熟。隨著市場競爭的日益激烈，全面預(yù)算的作用日益顯著，全面預(yù)算在企業(yè)中得到快速發(fā)展，從只有小部分企業(yè)使用到絕大多數(shù)企業(yè)使用，從無章可循到指導(dǎo)意見、應(yīng)用指引的頒布。

全面預(yù)算是指企業(yè)為實(shí)現(xiàn)未來一定時(shí)期的經(jīng)營目標(biāo)，以貨幣和其他數(shù)量形式反映的各項(xiàng)目標(biāo)行動計(jì)劃與相應(yīng)措施的具體數(shù)量說明。全面預(yù)算管理是企業(yè)對未來整體經(jīng)營戰(zhàn)略與規(guī)劃的總體計(jì)劃安排，是一種非常重要的管理手段。全面預(yù)算管理能夠幫助企業(yè)提升管理水平，增強(qiáng)核心競爭力，并在復(fù)雜多變的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，幫助企業(yè)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)。而中小企業(yè)具有規(guī)模小、部門精簡、經(jīng)營靈活的特點(diǎn)，全面預(yù)算管理能夠明確各部門的責(zé)任，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力，加強(qiáng)部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，減少矛盾的產(chǎn)生，并有效化解已產(chǎn)生的矛盾，使各部門都以企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向，共同努力控制成本支出，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤最大化。

一、全面預(yù)算相關(guān)理論

(一)全面預(yù)算管理的含義

全面預(yù)算是指企業(yè)對一定時(shí)期的經(jīng)營活動、投資活動、籌資活動和重大事項(xiàng)等做出的預(yù)算安排。全面預(yù)算管理是指圍繞企業(yè)預(yù)算而展開的一系列管理活動，包括預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)控、預(yù)算考評等多個(gè)方面。它是一項(xiàng)重要的管理方式，能幫助管理者進(jìn)行規(guī)劃、調(diào)控和業(yè)績評價(jià)。在實(shí)施全面預(yù)算管理的過程中，企業(yè)的戰(zhàn)略經(jīng)營目標(biāo)得到明確的量化，管理制度得到規(guī)范，各責(zé)任中心的責(zé)任得到落實(shí)，考核依據(jù)也得到明確。不同于單純的財(cái)務(wù)管理，只牽涉財(cái)務(wù)部門，全面預(yù)算管理包含企業(yè)的各個(gè)部分，涉及各個(gè)部門，從銷售到生產(chǎn)，從人事到財(cái)務(wù)。全面預(yù)算的全面體現(xiàn)在三個(gè)方面：全員參與、全方位、全過程。全員參與是指在預(yù)算的制定過程要讓每位基層人員都參與，執(zhí)行時(shí)把責(zé)任分解到每位員工的工作中，使每位員工都具有全面預(yù)算管理的相關(guān)知識和成本效益的意識。這也使其他部門的員工了解預(yù)算管理不僅是財(cái)務(wù)部門的事，而是整個(gè)公司的事，從而在進(jìn)行工作時(shí)，能夠相互配合，相互協(xié)調(diào)。全方位是指全面預(yù)算不僅涉及企業(yè)的財(cái)務(wù)預(yù)算，還包括銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、成本預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、資本預(yù)算等?，F(xiàn)代企業(yè)在制定預(yù)算時(shí)，不僅要考慮企業(yè)的日常經(jīng)營活動，還要考慮企業(yè)的投資與資本運(yùn)營活動，不僅關(guān)注提高收入和控制成本，還要關(guān)注市場需求和資源、人工、動力等的協(xié)調(diào)與配置。全過程是指預(yù)算不僅僅是個(gè)形式，只停留在編制與匯總層面，僅限目標(biāo)的下達(dá)，而是要貫徹落實(shí)到執(zhí)行、調(diào)控、評價(jià)、激勵等各個(gè)層面。對企業(yè)的日常經(jīng)營活動產(chǎn)生指導(dǎo)作用，通過預(yù)算的預(yù)警功能，發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算過程中產(chǎn)生的問題，通過預(yù)算的考核與激勵功能，保證預(yù)算的順利完成。

(二)全面預(yù)算管理的意義

正如美國著名管理學(xué)家戴維·奧利所說：“全面預(yù)算管理是為數(shù)不多的幾個(gè)能把企業(yè)的所有關(guān)鍵問題融合于一個(gè)體系之中的管理控制方法之一?！比骖A(yù)算管理的作用主要表現(xiàn)在以下四方面：①規(guī)劃作用：即以企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略為導(dǎo)向，經(jīng)營目標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)一步明確各部門、各項(xiàng)目的具體任務(wù)。②溝通與協(xié)調(diào)作用：在預(yù)算管理執(zhí)行過程中，加強(qiáng)企業(yè)各部門乃至全體員工的溝通協(xié)調(diào)，提高團(tuán)隊(duì)合作能力，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。③監(jiān)督作用：在預(yù)算執(zhí)行過程中及時(shí)有效地進(jìn)行監(jiān)督，可有效提高全體員工節(jié)約盈利的意識，從而起到降低費(fèi)用作用。④績效評估作用：建立和完善預(yù)算考核制度，將考核結(jié)果直接和負(fù)責(zé)人員的利益相關(guān)聯(lián)，有效提高員工責(zé)任意識，有助于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)。

全面預(yù)算管理是以企業(yè)戰(zhàn)略為總指揮，在經(jīng)營過程中有效管理企業(yè)計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制、激勵、評價(jià)生產(chǎn)經(jīng)營狀況等體系的機(jī)制，從而有效地實(shí)現(xiàn)對公司未來的經(jīng)營活動、財(cái)務(wù)活動、投資籌資活動、重大決策等的情況進(jìn)行預(yù)期，對管理行為進(jìn)行控制，也可以隨時(shí)監(jiān)測公司的營運(yùn)狀況，發(fā)現(xiàn)問題并提出有效的解決方案。同時(shí)，全面預(yù)算管理能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部有效溝通和責(zé)任確定，為關(guān)鍵績效標(biāo)準(zhǔn)的評估和調(diào)整提供了平臺。

二、中小企業(yè)全面預(yù)算管理存在的問題

(一)預(yù)算的編制沒有全員參與

中小企業(yè)在編制預(yù)算的過程中，沒有發(fā)動全體員工參與預(yù)算的編制執(zhí)行工作，預(yù)算編制只在高層管理者和董事會之間進(jìn)行，是管理層與財(cái)務(wù)部門的工作。普通員工對于預(yù)算的感覺是，預(yù)算管理是管理層的事，和自己沒有關(guān)系，自己沒有權(quán)利參與預(yù)算的制定與執(zhí)行。企業(yè)的各部門之間沒有交流與溝通，只有管理層編制的預(yù)算具有很大的盲從性和主觀性。沒有考慮公司的實(shí)際狀況，不能發(fā)揮全面預(yù)算合理配置資源的作用。

(二)沒有專門管理預(yù)算的機(jī)構(gòu)和部門

中小企業(yè)的特點(diǎn)就是公司規(guī)模較小，沒有專門制定和控制預(yù)算的部門，一般由財(cái)務(wù)部門代替，但全面預(yù)算不僅僅是財(cái)務(wù)預(yù)算，它是以銷售預(yù)算為起點(diǎn)的一系列成本預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、收入預(yù)算，最后可以預(yù)算得到企業(yè)的利潤，不僅以貨幣為計(jì)量單位，還會以實(shí)物作為計(jì)量方式。如果在制定預(yù)算時(shí)沒有具體落實(shí)到相關(guān)部門進(jìn)行編制，就會減弱預(yù)算的合理性和對具體業(yè)務(wù)的指導(dǎo)作用，導(dǎo)致全面預(yù)算的責(zé)、權(quán)、利不匹配，進(jìn)而會影響后續(xù)的預(yù)算調(diào)控、預(yù)算監(jiān)督、預(yù)算考評工作。

(三)預(yù)算編制沒有充分考慮各因素影響

1.外部影響因素

編制預(yù)算時(shí)，不能僅依據(jù)高層管理者對未來形勢的個(gè)人預(yù)判，要結(jié)合公司具體情形，考慮市場多方面因素變化給企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn)。部分中小企業(yè)對預(yù)算的編制簡單粗糙、不嚴(yán)謹(jǐn)，只是基于以往年度的數(shù)據(jù)，沒有很好應(yīng)對新的變化，沒有充分考慮各種因素，如外部環(huán)境中的經(jīng)濟(jì)形勢、稅收政策、行業(yè)發(fā)展、企業(yè)面臨的機(jī)遇和風(fēng)險(xiǎn)等因素。

2.內(nèi)部影響因素

編制預(yù)算時(shí)除了要考慮內(nèi)部因素中的企業(yè)資源與生產(chǎn)能力、研發(fā)創(chuàng)新技術(shù)進(jìn)度、企業(yè)穩(wěn)定性之外，還要將信息系統(tǒng)的運(yùn)用考慮其中。

(四)實(shí)際執(zhí)行過程預(yù)算被拋在腦后

企業(yè)在實(shí)際的經(jīng)營活動中，并沒有密切貼緊預(yù)算方案，有的部門甚至將預(yù)算當(dāng)作擺設(shè)，編制預(yù)算時(shí)聲勢浩大，編制完成后仿佛大功告成，執(zhí)行像走過場。有些員工以領(lǐng)導(dǎo)的緊急安排為借口，工作內(nèi)容有時(shí)甚至與預(yù)算沒有關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行的脫節(jié)，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行的不準(zhǔn)確。全面預(yù)算執(zhí)行中的關(guān)鍵就是要在預(yù)算實(shí)施過程中對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和控制，進(jìn)而對資金進(jìn)行控制，完成經(jīng)營業(yè)務(wù)，達(dá)到管理的目的。如果預(yù)算發(fā)生了偏差而沒有做出調(diào)整，將會助長濫用資金的現(xiàn)象，放縱執(zhí)行者隨意的態(tài)度。對于發(fā)生的偏差，要及時(shí)分析原因，找到問題根源，是預(yù)算制定缺乏靈活性導(dǎo)致，還是預(yù)算執(zhí)行不夠嚴(yán)格，或者是財(cái)務(wù)部門審核把關(guān)松懈。

(五)預(yù)算考核規(guī)則不明確

預(yù)算想要持久保持活力和效力，就要制定清晰明確的預(yù)算考核規(guī)則，企業(yè)不僅要重視預(yù)算的編制和執(zhí)行，還要重視對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的考核，細(xì)致考核的準(zhǔn)備工作，制定詳盡且操作性強(qiáng)的考核方案。員工只有在明確規(guī)則制度的情況下，做事才有依據(jù)，才能產(chǎn)生激勵的效果。沒有明確的考核規(guī)則或制度，預(yù)算管理對員工不能起到激勵的作用。如中小企業(yè)沒有對預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)評分評級，對完成情況超額達(dá)標(biāo)的員工沒有進(jìn)行明確獎勵，對完成情況沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的員工沒有進(jìn)行追責(zé)和懲罰。這種沒有與員工實(shí)際利益相關(guān)聯(lián)的管理方式容易導(dǎo)致員工對預(yù)算的不重視，對工作的責(zé)任意識淡薄。

三、中小企業(yè)全面預(yù)算管理的對策建議

(一)設(shè)置專門的全面預(yù)算小組

對于中小企業(yè)來說，雖然在規(guī)模和資金方面無法與大企業(yè)相比，但是在規(guī)范管理方面，要向大企業(yè)看齊。因此，中小企業(yè)不能以自身規(guī)模小為借口在管理上不按照規(guī)范去執(zhí)行，甚至簡化程序或變通實(shí)施。中小企業(yè)應(yīng)該成立預(yù)算管理委員會，或者專門的預(yù)算編制小組，打牢和加強(qiáng)全面預(yù)算管理的組織基礎(chǔ)，預(yù)算小組中不僅要有總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理等核心人物，還要包含生產(chǎn)部門、銷售部門等關(guān)鍵部門的員工。在編制預(yù)算的過程中，預(yù)算編制小組的作用不是全權(quán)負(fù)責(zé)預(yù)算的編制，而是協(xié)助各部門結(jié)合自身情況制定出預(yù)算，再結(jié)合財(cái)務(wù)部門編制的財(cái)務(wù)預(yù)算進(jìn)行匯總，編制出年度預(yù)算報(bào)表，各部門對其編制預(yù)算的真實(shí)性和全面性負(fù)責(zé)。預(yù)算委員會或預(yù)算小組負(fù)責(zé)對預(yù)算進(jìn)行審核，批準(zhǔn)資金預(yù)算、業(yè)務(wù)預(yù)算。在審核過程中，預(yù)算管理委員會或預(yù)算小組可以多召開會議和職工進(jìn)行交流，吸取不同的意見和建議，經(jīng)過討論后對預(yù)算編制中不合理的部分做出調(diào)整和改進(jìn)。在預(yù)算委員會的領(lǐng)導(dǎo)下，各部門職權(quán)分明，各司其職，能夠充分調(diào)動全體員工參與預(yù)算的積極性。

(二)改進(jìn)預(yù)算編制的方法

大多數(shù)中小企業(yè)的預(yù)算是董事會拍板決定的，預(yù)算基本上是管理層根據(jù)公司未來戰(zhàn)略，給每個(gè)部門制定具體發(fā)展目標(biāo)，而各責(zé)任部門并沒有參與預(yù)算的編制工作，只能被動地接受上層下達(dá)的預(yù)算任務(wù)。由于管理層對各部門的實(shí)際情況缺乏細(xì)致了解，只能以往年數(shù)據(jù)為依據(jù)做出預(yù)測，這就會導(dǎo)致預(yù)算與實(shí)際情況偏離的現(xiàn)象。為了保證預(yù)算編制工作的合理性，中小企業(yè)應(yīng)該實(shí)行上下結(jié)合，分級編制，逐級匯總的編制方法。上下結(jié)合式結(jié)合了自上而下和自下而上兩式之長，它既可以保證高層領(lǐng)導(dǎo)從企業(yè)整體出發(fā)，有利于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，避免了自下而上制定預(yù)算時(shí)各責(zé)任部門會有“完成任務(wù)”的想法，導(dǎo)致其預(yù)算數(shù)據(jù)帶有一定短期效應(yīng)。同時(shí)預(yù)算數(shù)據(jù)又來自基層部門，實(shí)現(xiàn)了全員參與，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，貼合實(shí)際。

(三)提高員工對預(yù)算的重視程度和責(zé)任感

在領(lǐng)導(dǎo)階層重視全面預(yù)算管理的前提下，要想發(fā)揮全面預(yù)算的作用，就要從根本上解決問題，即員工對全面預(yù)算的認(rèn)識問題。最重要的是思想認(rèn)識問題，要切實(shí)提高思想認(rèn)識，充分認(rèn)識全面預(yù)算是企業(yè)資金收支管理的一個(gè)重要管理工具。在中小企業(yè)中，并非所有員工都對全面預(yù)算管理知識有所了解，所以企業(yè)要對全體員工進(jìn)行預(yù)算管理知識的普及，對員工進(jìn)行教育和培訓(xùn)，讓員工從學(xué)習(xí)中認(rèn)識到全面預(yù)算管理的重要性。只有思想認(rèn)識到位，才能指揮行動，付諸行動，組織實(shí)施全面預(yù)算管理才能得到保證。

(四)制定全面完善的考核制度并嚴(yán)格落實(shí)

績效考評是全面預(yù)算管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，考評的關(guān)鍵就是有完善的考核制度，設(shè)定科學(xué)合理的預(yù)算目標(biāo)和考核指標(biāo)，盡量周密細(xì)致，并具有可操作性，使考核有法可依。確定的考核制度會使考核明確化、規(guī)范化，也能夠得到員工的認(rèn)可。執(zhí)行時(shí)嚴(yán)格按照制度要求的流程，體現(xiàn)公開、公平、公正的原則，讓員工信服。制定規(guī)則時(shí)注意考核部門與執(zhí)行部門要相互獨(dú)立，不能自我評價(jià)。實(shí)際進(jìn)行考核時(shí)，要嚴(yán)格落實(shí)，不能走過場，對有關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行績效評價(jià)。

(五)全面預(yù)算編制結(jié)合戰(zhàn)略目標(biāo)

預(yù)算的編制要以戰(zhàn)略目標(biāo)為基礎(chǔ)，編制的全面預(yù)算是否符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃非常重要。所以把預(yù)算作為企業(yè)管理工具時(shí)，要注意預(yù)算目標(biāo)設(shè)定的科學(xué)合理性。而戰(zhàn)略中涵蓋了企業(yè)在未來發(fā)展中的方針和政策，是企業(yè)想要長久在市場中占有一席之地的關(guān)鍵。企業(yè)若僅以利潤為考核指標(biāo)，難免會出現(xiàn)一些短視行為，不利于企業(yè)的長期發(fā)展，所以編制預(yù)算時(shí)，要緊密結(jié)合戰(zhàn)略，不能僅依靠以往年度的經(jīng)營狀況，直接進(jìn)行百分比的增加，而是要以戰(zhàn)略為導(dǎo)向，緊緊圍繞企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，并且詳細(xì)調(diào)查了解企業(yè)的資金情況、生產(chǎn)能力、人力資源等情況。

四、結(jié)束語

全面預(yù)算管理在我國中小企業(yè)中雖然沒有得到規(guī)范的實(shí)施，但全面預(yù)算管理已成為國內(nèi)外企業(yè)廣泛推廣的現(xiàn)代化管理方法。中小企業(yè)必須認(rèn)真分析全面預(yù)算管理過程中存在的問題，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要給予高度重視，并大力支持，各部門要相互配合，為全面預(yù)算的順利進(jìn)行提供保障。全面預(yù)算管理的過程包括預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算考核，其間還穿插著預(yù)算的分析和調(diào)整，每個(gè)階段都有不同的問題要解決，是一個(gè)復(fù)雜的體系。各中小企業(yè)要結(jié)合自身實(shí)際情況，具體問題具體分析，采取相應(yīng)措施，才能使全面預(yù)算管理落實(shí)到位，在不斷改進(jìn)和落實(shí)的過程中，將全面預(yù)算管理的理念深入人心，穩(wěn)步促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，達(dá)成企業(yè)的經(jīng)營管理的目標(biāo)。