物業(yè)企業(yè)成本控制的常見問題與改進對策

北京招商局物業(yè)管理有限公司

引言

企業(yè)之間的競爭實質(zhì)上是管理水平的競爭，成本控制水平就是管理水平的表現(xiàn)之一。我國物業(yè)企業(yè)的成本控制經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)形成了一套較為完善的系統(tǒng)，但是隨著市場競爭壓力的增強，物業(yè)企業(yè)還應(yīng)當進一步擯棄過去那種粗獷式經(jīng)營模式，過渡到精細化管理，對成本控制系統(tǒng)加以完善，保持企業(yè)活力，提高企業(yè)發(fā)展質(zhì)量，增強市場競爭水平，下面將針對成本控制的常見問題進行探究，并給出合理的改進對策。

一、物業(yè)企業(yè)運行成本

在進行物業(yè)成本控制常見問題分析之前，應(yīng)當對物業(yè)運行中主要的成本進行簡單分析。首先，由于物業(yè)行業(yè)是典型的人力資源密集型服務(wù)行業(yè)，因此，人力成本在物業(yè)企業(yè)運行總成本中占比最高，調(diào)查顯示在物業(yè)企業(yè)成本構(gòu)成中人力資源成本占總成本的60%左右，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，人力成本還有持續(xù)上升的趨勢。其次，設(shè)備維護運行費也是物業(yè)企業(yè)成本中占比較大的一項支出，物業(yè)企業(yè)每年都需要對在管項目的設(shè)備設(shè)施進行維護和修理，隨著使用年限的增加，物業(yè)公司對設(shè)備設(shè)施維護、維修的成本也在逐年遞增。能源支出也是伴隨著物業(yè)企業(yè)的一項重要成本，設(shè)備設(shè)施用電、保潔和綠化用水等已經(jīng)是物業(yè)企業(yè)運行中的一項剛性支出。最后，由于物業(yè)企業(yè)自身經(jīng)營的特點，避免不了一些專業(yè)工作的分包。由于專業(yè)工作分包的不可替代和采購規(guī)模等問題，通常對供方的議價能力相對較弱，導致采購成本居高不下。這些成本是造成物業(yè)企業(yè)利潤較低的突出問題。針對這些問題物業(yè)企業(yè)管理人員應(yīng)當加強成本控制，來獲得更大的利潤空間[1]。下面將針對物業(yè)企業(yè)成本控制的常見問題進行探究。

二、成本控制的常見問題

通過物業(yè)企業(yè)的運行成本分析可以得知，物業(yè)企業(yè)的主要運行成本分為人力成本、設(shè)備維護成本、能耗成本和采購成本四類，下面將針對這四類成本控制的常見問題進行探究。

（一）人員成本逐年攀升

物業(yè)企業(yè)屬于典型的人力資源密集企業(yè)，通過前文的分析可以得知，人力成本占總成本的一半比例，經(jīng)過統(tǒng)計可得知，人力成本投入占據(jù)企業(yè)物業(yè)總投入的60%左右，并且隨著人力成本的提升，這一數(shù)字占比還將持續(xù)增加。導致人力成本居高不下的原因有三點，一是勞動力市場中人工價格的增長，這種增長是伴隨著我國經(jīng)濟不斷發(fā)展產(chǎn)生的，是物業(yè)企業(yè)無法改變的一種成本增加的原因。二是由于物業(yè)企業(yè)是一種人力資源密集型企業(yè)，所以物業(yè)企業(yè)中的人員流動性較大，人員流動性較大則導致物業(yè)企業(yè)工作人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)參差不齊，加大了企業(yè)對于新員工培養(yǎng)的成本，致使我國物業(yè)企業(yè)的人力成本占比居高不下[2]。三是企業(yè)人力資源的配置不合理也是人力成本高的一個重要因素，比如部門設(shè)置分工過細導致人力資源浪費，在不同物業(yè)管理項目重復設(shè)置相同部門等等。我國物業(yè)企業(yè)在進行崗位設(shè)置過程中存在崗位設(shè)置不合理的現(xiàn)象，一部分物業(yè)企業(yè)存在單一部門人員冗雜的現(xiàn)象，工作人員多但工作效率較差，無法及時地對業(yè)主訴求進行解決。物業(yè)企業(yè)人員成本占比如此之高，若想進行合理的成本控制，人員成本將是首要解決的問題。

（二）維修成本失控

在調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)，有些物業(yè)企業(yè)對設(shè)備設(shè)施采用粗獷型的管理模式，并沒有建立完善的設(shè)備設(shè)施管理體系，甚至有些物業(yè)企業(yè)對設(shè)備設(shè)施采取不壞則不修的管理方式。由于對設(shè)備操作不當、未按期保養(yǎng)維修而導致設(shè)備加速老化、安全隱患頻發(fā)的情況出現(xiàn)。這樣的管理方式一旦出現(xiàn)問題則有可能就是大問題，將會直接導致物業(yè)企業(yè)設(shè)備維修、更換的成本突增。還有一些設(shè)備設(shè)施在運營中由于自然或不可抗力等原因損壞、損毀，物業(yè)企業(yè)不得不采取維修甚至更換方案，這也會增加運營成本，給企業(yè)運營造成負擔。

（三）能耗成本估計不足

日常運行設(shè)備設(shè)施所耗能源費用也是物業(yè)企業(yè)支付的主要成本之一。由于每個樓宇、小區(qū)設(shè)備設(shè)施的能耗狀況各不相同，甚至會因為中央空調(diào)能否分段控制、項目設(shè)備是否為變頻設(shè)備、公區(qū)照明燈具是否為節(jié)能燈具等原因能耗成本相差巨大，這些信息在物業(yè)接管前是無法全面進行評估的，一旦接手的項目能耗超過預(yù)計的能耗成本，就會加大物業(yè)企業(yè)的運行成本，擠占利潤空間。

（四）采購管理制度不嚴格

物業(yè)企業(yè)在日常運營中，會產(chǎn)生大量設(shè)備、零件等物品、分包工作的采購費用，物業(yè)企業(yè)通常以一個在管項目作為一個成本中心獨立核算，從而獨立采購。但這樣則會因為采購規(guī)模較小，導致對供方的議價能力下降。另外，很多物業(yè)企業(yè)由于采購流程不規(guī)范或采購管理監(jiān)督措施不足，導致部分采購人員利用制度漏洞，通過采購工作竊取了公司的一部分利潤，造成公司資金受損的現(xiàn)象產(chǎn)生[4]。物業(yè)企業(yè)由于采購規(guī)模不大、采購工作的管理力度不足等原因造成采購成本居高不下。

三、解決對策

通過物業(yè)企業(yè)成本控制常見問題分析可以得知，物業(yè)企業(yè)在成本管理中存在人力成本較高，維修成本失控、能耗成本估計不足、采購管理制度不嚴格這四類突出問題，下面將針對這四類問題提出合理的解決對策。

（一）降低人力成本對策

通過物業(yè)企業(yè)常見的成本控制問題的解析可以得知，我國物業(yè)企業(yè)的成本大多來自人力成本，所以在進行物業(yè)企業(yè)成本控制的過程中，降低人力成本成為物業(yè)企業(yè)成本控制最重要的工作之一，降低人力成本可以通過三方面進行：① 根據(jù)問題分析來看，由于我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，人力資源的成本也在隨之上漲，這是一種不可被更改的因素，雖然這種因素無法被解決但是物業(yè)企業(yè)在進行人力資源成本控制的過程中可以針對不同的人群進行篩選劃分工作。② 隨著物業(yè)企業(yè)服務(wù)要求的提升，物業(yè)企業(yè)在招聘工作人員時，招聘對象應(yīng)當以大學生為主，大學生雖然單人人力成本較高，但是由于大學生擁有更高的自身及專業(yè)素養(yǎng)，服務(wù)意識、溝通能力較強，能夠有效提高物業(yè)企業(yè)工作人員的整體構(gòu)成水平，保障了人員構(gòu)成的穩(wěn)定性，減少了物業(yè)企業(yè)工作人員的流動性，從而降低了企業(yè)培訓的資金投入，降低物業(yè)企業(yè)的人力成本投入[5]。③ 隨著我國科技化水平日益增高，物業(yè)企業(yè)還可以利用先進的設(shè)備代替一部分物業(yè)人員的工作，例如安裝車輛識別系統(tǒng)以節(jié)約人力的運用；將一些線下報修、繳費工作轉(zhuǎn)為線上APP自助服務(wù)。物業(yè)企業(yè)還可以將本公司所管類似項目成立運營中心統(tǒng)一管理，這樣既可以統(tǒng)一管理尺度又可以減少后臺管理部門層級。這些方式都能夠在一定程度上節(jié)約物業(yè)企業(yè)的運營成本，達到降低人力成本的目的。

（二）控制維修成本

維修成本日常保養(yǎng)、老損零配件更換和機械設(shè)備損壞維修這三大塊，物業(yè)企業(yè)應(yīng)建立完善的設(shè)備設(shè)施管理制度，梳理每項設(shè)備設(shè)施臺賬，還應(yīng)當詳細掌握設(shè)備的老化情況，并對設(shè)備的損耗情況進行詳細的清點盤查，合理地制定維修保養(yǎng)計劃，包括日常運行記錄和大中修計劃。建立并實施設(shè)備的日常養(yǎng)護制度，將工作落實到日常，這是一種最佳的設(shè)備維護成本控制措施，有資料顯示，保養(yǎng)設(shè)備所花的錢僅僅相當于大、中修維修費用的1/5左右。增加智能化設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)，對設(shè)備運行數(shù)據(jù)進行全方位監(jiān)控，這樣可以在第一時間發(fā)現(xiàn)設(shè)備工作異常情況，盡早解決故障。物業(yè)企業(yè)還應(yīng)對設(shè)備設(shè)施投保，用風險轉(zhuǎn)移的方式給予物業(yè)企業(yè)資金上的保障。一旦出現(xiàn)人為操作失誤導致設(shè)備損壞或者限定自然災(zāi)害給企業(yè)造成的損失，則由保險公司承擔。

（三）努力推進節(jié)能設(shè)計或改造

物業(yè)企業(yè)如能參與施工建設(shè)前期設(shè)計方案的討論，應(yīng)積極建議開發(fā)商設(shè)計節(jié)能方案、使用節(jié)能設(shè)備。如物業(yè)企業(yè)接管的是已建成的物業(yè)項目，則應(yīng)盡快對所管項目設(shè)備設(shè)施能耗情況進行梳理，找出突出能源消耗點，盡可能地對所管項目進行節(jié)能改造，如對管轄區(qū)域內(nèi)的公共照明設(shè)備進行節(jié)能建設(shè)，例如走廊、消防通道內(nèi)應(yīng)當進行聲控燈的安裝，降低能耗的使用，從而節(jié)約能耗消費，降低物業(yè)企業(yè)的運行成本。

（四）加強采購管理制度建設(shè)

物業(yè)企業(yè)對物品的采購費用較多，所以在進行成本控制的過程中，要十分重視采購成本的控制。首先應(yīng)該有一套采購決策機制，采購項目是外購還是自修要形成書面的事前決策控制制度。其次要建立一套規(guī)范的采購流程，具體來說就是應(yīng)當借鑒制造企業(yè)采購流程控制程序，每項外購商品或服務(wù)都搜集三家以上的供應(yīng)商進行考察、比較或競標，選擇合適的供應(yīng)商并簽訂較長時間的定期供應(yīng)合同以獲得更高的價格折扣從而降低采購成本。再次還應(yīng)當設(shè)立起一套完整的采購制度，在采購前應(yīng)當對采購的物品數(shù)量、價格進行預(yù)算，并根據(jù)預(yù)算價格將資金交付采購人員進行物品采購工作，對于采購價格超過預(yù)算的情況，其業(yè)務(wù)也應(yīng)當進行核實調(diào)查，保障物品采購環(huán)節(jié)的透明度，對于利用職務(wù)之便竊取公司財產(chǎn)的行為應(yīng)當予以追查，對違規(guī)人員應(yīng)當進行清退，確保采購管理制度的落實力度，加強物業(yè)企業(yè)對成本的控制。最后，建議物業(yè)企業(yè)將相同工作的采購統(tǒng)籌起來，制定一攬子采購計劃，在采購達到一定數(shù)量之后，企業(yè)物業(yè)便能夠與對方進行議價從而降低了企業(yè)物業(yè)的采購成本。

結(jié)語

通過物業(yè)企業(yè)成本控制的常見問題與改進對策商討可以得知，物業(yè)企業(yè)應(yīng)當降低人力成本，控制維修成本，努力推進節(jié)能設(shè)計或改造，加強采購管理制度建設(shè)，從而提高物業(yè)企業(yè)成本控制的質(zhì)量。