大學(xué)財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)的建設(shè)

張冠墨

（長春中醫(yī)藥大學(xué) 計(jì)財(cái)處，長春 130022）

0 引言

大學(xué)信息化建設(shè)過程中，有很多是涉及財(cái)務(wù)管理職能方面，當(dāng)下很多大學(xué)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)的信息化建設(shè)，以新形式的財(cái)務(wù)系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的手工記賬形式，優(yōu)化財(cái)務(wù)管理效率，進(jìn)一步提升學(xué)校財(cái)務(wù)管理能力與資產(chǎn)的使用效率，為大學(xué)的快速發(fā)展奠定基礎(chǔ)。基于此，筆者對(duì)大學(xué)財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)的建設(shè)方面做出下面幾點(diǎn)探究。

1 財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展的歷程

1.1 半手工、半信息化階段

自20 世紀(jì)80 年代到90 年代的中期，財(cái)務(wù)管理的信息化技術(shù)還不夠成熟，還不能完全通過信息技術(shù)來完成財(cái)務(wù)工作。此階段的高校財(cái)務(wù)管理還是以人工處理為主，如日常經(jīng)費(fèi)報(bào)賬多是手工操作，即人工填寫原始憑證，然后工作人員將記賬憑證錄入電腦，電腦進(jìn)行匯總與儲(chǔ)存數(shù)據(jù)。整個(gè)過程中人工工作還很多。

1.2 財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展的起步階段

自1998 年開始，很多高校開始自行研發(fā)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，并開始嘗試實(shí)踐使用。自此開始了全面使用計(jì)算機(jī)錄入形式進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的階段，自此財(cái)務(wù)人員的工作量降低，只需要將報(bào)銷憑證及時(shí)錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。然后對(duì)上傳憑證進(jìn)行核對(duì)與復(fù)核，最終生成財(cái)務(wù)報(bào)表。另外，信息化系統(tǒng)還可進(jìn)行簡單的財(cái)務(wù)科研項(xiàng)目管理，即可確保資金考量與管理過程中的準(zhǔn)確性［1］。任意一個(gè)科研項(xiàng)目，一級(jí)項(xiàng)目都可在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)中有分項(xiàng)把控，但是要關(guān)注的是，總項(xiàng)目有關(guān)的分支子項(xiàng)目與明細(xì)收支的處理仍要人工處理。運(yùn)行一段時(shí)間后，基于高?？蒲屑夹g(shù)有限，自行開發(fā)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足財(cái)務(wù)管理需求。所以開始引進(jìn)專業(yè)軟件公司研發(fā)的財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)，借此實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與報(bào)銷系統(tǒng)等多個(gè)模塊的更新，符合高校經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。雖然借助新版財(cái)務(wù)軟件不能改變學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作流程，但是卻能提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算效率，可助會(huì)計(jì)報(bào)表的信息更加規(guī)范，特別是對(duì)處理學(xué)校教職工薪酬問題有很大的幫助。

2 大學(xué)財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)建設(shè)的必要性

2.1 財(cái)務(wù)收支逐漸提升

分析近幾年我市高校財(cái)務(wù)收支情況，得知各項(xiàng)收入有較大程度的提升，大學(xué)資產(chǎn)規(guī)模也日益增大，各項(xiàng)支出以剛性增長狀態(tài)發(fā)展。在龐大資金支出的背后，是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)量的急速提升，促使財(cái)務(wù)管理難度增加［2］。高校財(cái)務(wù)管理工作量不斷提升，但一直增加財(cái)務(wù)工作人員數(shù)量并不是好的解決方法。因此大學(xué)在將來的財(cái)務(wù)管理工作中，需要用到更多的辦法。如今大學(xué)快速發(fā)展，無論是資金總量，還是科研預(yù)算，都在不斷增多，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算的工作量也在增加?？傮w來說，大學(xué)近幾年的財(cái)務(wù)收支逐漸提升。

2.2 新舊會(huì)計(jì)制度的更替，提升財(cái)務(wù)管理要求

新會(huì)計(jì)制度落實(shí)后，大學(xué)財(cái)務(wù)管理也發(fā)生了很多變化。例如增加了財(cái)政應(yīng)返還額度與零余額賬戶用款額度、累計(jì)折舊、待處理資產(chǎn)損益等項(xiàng)目。單以核算系統(tǒng)來說，對(duì)新增加的固定資產(chǎn)要先通過手工錄入，然后系統(tǒng)登記，最后才能進(jìn)行資產(chǎn)管理，由于需要記錄的兩個(gè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)不同，所以財(cái)務(wù)部門與資產(chǎn)部門無法對(duì)賬，便會(huì)產(chǎn)生新的系統(tǒng)。如果對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行全面的盤點(diǎn)，登記新增的固定資產(chǎn)，會(huì)加大工作量，難以推進(jìn)?；诖巳嫱七M(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。需要財(cái)務(wù)人員凝神聚氣，群策群力，做好本職工作的同時(shí)，發(fā)揮信息技術(shù)的作用，增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理工作，統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)發(fā)揮資金的使用效益，為大學(xué)的“雙一流”建設(shè)提供財(cái)務(wù)保障。

3 大學(xué)財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)建設(shè)的優(yōu)化建議

3.1 運(yùn)行預(yù)算管理系統(tǒng)，在大學(xué)全面推進(jìn)預(yù)算信息化管理

當(dāng)下部分大學(xué)預(yù)算管理的信息化水平還不高，借鑒財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展過程的管理思路，可與軟件公司合作，借助現(xiàn)代科技，盡量取代人工操作環(huán)節(jié)，加快預(yù)算管理的信息化進(jìn)程。校內(nèi)啟動(dòng)預(yù)算網(wǎng)上申報(bào)審核系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)預(yù)算與核算信息的共享，幫助財(cái)務(wù)人員及時(shí)了解并掌握預(yù)算執(zhí)行情況，才能更科學(xué)地編制與執(zhí)行。此可迎合大學(xué)對(duì)預(yù)算管理的需求，進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)工作效率，增強(qiáng)大學(xué)對(duì)預(yù)算經(jīng)費(fèi)的使用績效。另外，借鑒信息化預(yù)算管理模塊使用模式，大學(xué)內(nèi)部很多與預(yù)算有關(guān)的工作都可通過信息技術(shù)完成。各部門的負(fù)責(zé)人可以在線申請(qǐng)預(yù)算項(xiàng)目，利用數(shù)據(jù)庫儲(chǔ)存預(yù)算項(xiàng)目與編制預(yù)算計(jì)劃相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。然后設(shè)計(jì)預(yù)算分析表，通過撥款明細(xì)賬和輸出總表的編制，對(duì)各屬性的匯總表進(jìn)行處理，將整個(gè)預(yù)算流程進(jìn)行數(shù)字化處理。財(cái)務(wù)人員通過網(wǎng)絡(luò)在線查詢各個(gè)項(xiàng)目中的申報(bào)與預(yù)算計(jì)劃，獲得預(yù)算編制數(shù)據(jù)后，進(jìn)行評(píng)析與審批，最后做出預(yù)算草案建議書。

財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)中預(yù)算管理系統(tǒng)的建立，將大學(xué)中各個(gè)部門與責(zé)任主體和財(cái)務(wù)部門相連，這樣做最大的優(yōu)點(diǎn)就是只需要進(jìn)行一次的數(shù)據(jù)錄入，就可實(shí)現(xiàn)使用者共享，降低員工工作量，還能避免不同部門表格形式的差異而出現(xiàn)審核數(shù)據(jù)傳輸失?。?］。另外信息化管理平臺(tái)中的預(yù)算系統(tǒng)往往還具有分析與統(tǒng)計(jì)的功能，可根據(jù)供求主體分析計(jì)算，提升預(yù)算編制制作的合理性，最大限度地提升預(yù)算管理水平。預(yù)算管理系統(tǒng)建設(shè)后，在使用過程中與財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)審核系統(tǒng)相連，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互。結(jié)合部門項(xiàng)目預(yù)算提供的數(shù)據(jù)，就可進(jìn)行數(shù)據(jù)的核算，做好執(zhí)行進(jìn)度的查詢。借助對(duì)項(xiàng)目支出、預(yù)算數(shù)據(jù)的對(duì)比分析，得到預(yù)算項(xiàng)目的執(zhí)行與進(jìn)度分析。這兩個(gè)系統(tǒng)的結(jié)合實(shí)現(xiàn)了預(yù)算數(shù)據(jù)間的同步更新，幫助財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)中找到對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，依據(jù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的項(xiàng)目明細(xì)，避免數(shù)據(jù)的更新與修改過程中出現(xiàn)信息使用錯(cuò)誤問題，達(dá)到預(yù)算項(xiàng)目隨時(shí)跟進(jìn)的目的，提升數(shù)據(jù)分析成果的可行性與可用性。

3.2 通過網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)簡化大學(xué)報(bào)銷流程

財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)的建設(shè)中，要發(fā)揮會(huì)計(jì)核算模塊的作用，從其包含的幾部分進(jìn)行分析，即報(bào)賬、核算、資金支付、檔案收集與規(guī)整存檔等。此流程中任何一個(gè)環(huán)節(jié)都不能缺少，以此保證會(huì)計(jì)核算工作的順利進(jìn)行。近幾年，隨著大學(xué)招生規(guī)模、辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，辦學(xué)經(jīng)費(fèi)也在不斷增加，有的學(xué)校已經(jīng)是以億計(jì)。因此大學(xué)原有的財(cái)務(wù)人員數(shù)量已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在持續(xù)增加的工作量，但受編制的限制，大學(xué)的財(cái)務(wù)人員不能再增加，這樣面對(duì)如此龐大的資金量，已經(jīng)不能再依賴財(cái)務(wù)人員的手工操作。如果在財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)中加入報(bào)銷系統(tǒng)，就可以大大減少財(cái)務(wù)人員工作量，將更多精力放在其他地方。

報(bào)銷系統(tǒng)即是報(bào)銷制度的電子化與規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)銷數(shù)據(jù)、借款報(bào)銷等常規(guī)財(cái)務(wù)報(bào)銷的統(tǒng)一，各部門在網(wǎng)絡(luò)中填寫申報(bào)，上傳到信息化平臺(tái)，由財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一處理，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷流程數(shù)據(jù)化。在網(wǎng)絡(luò)中引入報(bào)銷系統(tǒng)，極大增強(qiáng)了財(cái)務(wù)報(bào)銷環(huán)節(jié)的處理效率，節(jié)省財(cái)務(wù)人員與報(bào)銷人員的人力成本，保障人員無需多次奔波于財(cái)務(wù)部門，只要通過網(wǎng)絡(luò)填寫材料即可。圖1為Z 老師的報(bào)銷處理流程，利用網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，只需在制證時(shí)，錄入信息然后進(jìn)行支付即可，此過程中的核算人員可借助掃描技術(shù)，掃描報(bào)賬人提供的票據(jù)，然后錄入系統(tǒng)即可，無須報(bào)賬人員到財(cái)務(wù)部上交憑據(jù)，大大減少了制證會(huì)計(jì)的工作量。將原有會(huì)計(jì)審計(jì)流程與網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)相結(jié)合，可精簡流程項(xiàng)目，簡化工作方式，提升工作效率，從根本上解決報(bào)銷繁瑣的難題。

3.3 擴(kuò)展財(cái)務(wù)信息查詢渠道與范圍

現(xiàn)在大學(xué)為了滿足學(xué)校與學(xué)生獲取財(cái)務(wù)信息的需求，財(cái)務(wù)部門運(yùn)用了財(cái)務(wù)信息化管理平臺(tái)，從多方面跟進(jìn)服務(wù)［3］。大學(xué)可建設(shè)自己的部門網(wǎng)站，發(fā)布財(cái)務(wù)部門的行政信息，提供支持服務(wù)的信息等，供師生查詢。如河南大學(xué)在2018 年投入使用新型財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)，在校在職工作人員可登錄財(cái)務(wù)平臺(tái)，查詢個(gè)人工資與報(bào)銷的情況。財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)中的信息綜合查詢系統(tǒng)集綜合為一體，整合工資數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)賬目與收費(fèi)明細(xì)等環(huán)節(jié)，是財(cái)務(wù)管理新系統(tǒng)的窗口。特別是優(yōu)化后的財(cái)務(wù)信息查詢系統(tǒng)，可清楚顯示對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的處理情況。如通過報(bào)銷單結(jié)果的查詢，知道此賬目是否提交、資金的報(bào)銷是否到賬等。此財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)的運(yùn)用還可減少因?yàn)樾畔⒉粚?duì)等而產(chǎn)生的誤差，經(jīng)費(fèi)使用者可充分了解資金的運(yùn)用情況，科學(xué)開展教學(xué)、科研工作。財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)中各個(gè)流程都可加入提示與推送功能，助資金使用者隨時(shí)通過移動(dòng)終端，對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行掌握。業(yè)務(wù)核算完成后，可通過財(cái)務(wù)信息化管理平臺(tái)將本次報(bào)銷的實(shí)際情況，如資金支付日期、金額等，會(huì)計(jì)核算人制定保障格式，通過微信或者短信的形式向個(gè)人推送，代替之前報(bào)賬人利用指令查詢信息的形式，極大地方便經(jīng)費(fèi)使用者，同時(shí)還增強(qiáng)了大學(xué)財(cái)務(wù)信息的透明度。

4 結(jié)論

我國大學(xué)基于現(xiàn)實(shí)情況與財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展的歷程，對(duì)大學(xué)建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)進(jìn)行深入研究，優(yōu)化信息化平臺(tái)中的部分功能。以此實(shí)現(xiàn)大學(xué)雙一流建設(shè)的各項(xiàng)需求，經(jīng)過科學(xué)高效的管理，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)，在財(cái)務(wù)管理信息化平臺(tái)構(gòu)建的優(yōu)化下，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)外部資源的整合，幫助校領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)的決策。