淺談高校學(xué)生檔案管理工作對于學(xué)生就業(yè)的作用

文/馮巒

高校學(xué)生檔案記錄著學(xué)生在校期間考試的成績、獲得的獎項及所受處分，而學(xué)生應(yīng)聘的崗位會在學(xué)生投遞簡歷時，根據(jù)學(xué)生的檔案明確學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況，以此為依據(jù)進(jìn)行招聘工作，檔案管理工作在學(xué)生就業(yè)工作中具有較重要的作用。當(dāng)下，高校檔案管理工作依舊存在一定的問題，對相關(guān)問題進(jìn)行針對性的分析，根據(jù)分析的結(jié)果，采取針對性的管理措施，進(jìn)而提升學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，使其在學(xué)生發(fā)展與就業(yè)中發(fā)揮積極的作用。

一、高校學(xué)生檔案管理在學(xué)生就業(yè)方面存在的問題

（一）缺失學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范性

由于高校的學(xué)生檔案管理工作具備一定的服務(wù)性，不能直接提升學(xué)生的學(xué)習(xí)能力，無法提升學(xué)生的綜合素質(zhì)，不屬于學(xué)生培養(yǎng)方面的工作，導(dǎo)致高校在建設(shè)工作中并未提高對這方面工作的重視，因此未在發(fā)展過程中根據(jù)學(xué)生就業(yè)工作完善檔案管理工作的制度，導(dǎo)致管理人員在沒有管理制度的情況下形成系統(tǒng)的管理方式，使得管理工作質(zhì)量較低。由于使用紙質(zhì)版的檔案管理方式進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作，在檔案收集及查閱的過程中容易出現(xiàn)失誤，降低了學(xué)生檔案的完整性，導(dǎo)致招聘單位無法完整地獲得學(xué)生的信息，降低學(xué)生就業(yè)工作的順利性，對高校的工作產(chǎn)生一些不利的影響，限制學(xué)生在社會中進(jìn)一步發(fā)展[1]。

（二）學(xué)生檔案管理方式落后

在高校學(xué)生檔案管理工作中存在著學(xué)生檔案管理方式落后的現(xiàn)象，降低學(xué)校管理工作的水平[2]。學(xué)校使用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作，其安全性較低，有些不法分子可以通過檔案管理工作的漏洞，篡改或者獲取學(xué)生的檔案信息，而且不留痕跡，對學(xué)生的發(fā)展有著一些負(fù)面的影響，學(xué)生在校期間信息的真實性難以得到有效保障。而且，部分檔案管理人員在管理工作中忽視管理制度的重要性，管理人員不能依舊管理制度開展工作，導(dǎo)致管理工作無跡可尋，降低了工作開展的質(zhì)量，在后期學(xué)生無法根據(jù)檔案尋找自身的資料。另外，在學(xué)生就業(yè)時存在就業(yè)檔案轉(zhuǎn)移工作，而在這方面，工作的嚴(yán)謹(jǐn)性不足，導(dǎo)致出現(xiàn)資料丟失或者泄露的現(xiàn)象，使得學(xué)生無法向企業(yè)提供真實可靠的信息[3]。

（三）部分學(xué)生檔案管理呈現(xiàn)混亂現(xiàn)象

在學(xué)生檔案管理工作中，存在部分學(xué)生檔案管理工作混亂的現(xiàn)象。管理人員在學(xué)生信息搜集工作中，并沒有明確的范圍指導(dǎo)管理人員進(jìn)行學(xué)生信息的搜集，導(dǎo)致整體的管理工作受到限制，在檔案管理工作出現(xiàn)學(xué)生登記信息與企業(yè)所需要的信息不符、信息缺失的情況，使得企業(yè)在招聘的過程中不能及時全面地了解學(xué)生在校期間所獲得的成績及教師對學(xué)生的評價，導(dǎo)致學(xué)生失去一定的競爭優(yōu)勢，限制學(xué)生前往中意的企業(yè)。在檔案管理工作中，由于沒有根據(jù)學(xué)生個人發(fā)展的優(yōu)勢為學(xué)生制定個性化的檔案，導(dǎo)致學(xué)生的優(yōu)勢難以顯現(xiàn)。另外，檔案管理工作的不嚴(yán)謹(jǐn)，也使學(xué)生擅自改寫檔案的現(xiàn)象時而出現(xiàn)[4]。

（四）學(xué)生檔案的利用率低

在學(xué)生就業(yè)中，高校出現(xiàn)學(xué)生檔案利用率低的現(xiàn)象，使學(xué)生無法進(jìn)入心儀的企業(yè)。高校在檔案管理工作中較少根據(jù)學(xué)生的行為完善檔案中的信息，導(dǎo)致企業(yè)無法確定檔案內(nèi)信息的真實性。另外，在學(xué)生就業(yè)工作中，檔案管理內(nèi)的信息無法為學(xué)生就業(yè)提供一定的幫助，學(xué)校并不能對其有效地利用，在一定程度上限制了學(xué)生的發(fā)展[5]。

二、提升學(xué)生檔案管理工作在學(xué)生就業(yè)方面作用的具體對策

（一）健全學(xué)生檔案管理體制

在認(rèn)識到高校學(xué)生檔案管理工作中存在的問題后，高校領(lǐng)導(dǎo)及管理人員要不斷地推進(jìn)檔案管理改革工作，使其可以充分地為學(xué)生就業(yè)工作服務(wù)，促進(jìn)學(xué)生的快速發(fā)展，進(jìn)而提升學(xué)生的學(xué)習(xí)成績[6]。在檔案管理工作中，高校要積極地根據(jù)學(xué)生的需求及以往學(xué)生檔案管理中導(dǎo)致管理工作滯后的現(xiàn)象，合理制定檔案管理工作所需要的管理體制。在管理體制制定中，要完善責(zé)任制，明確各個管理崗位在檔案管理工作中所要背負(fù)的職責(zé)，保證其可以根據(jù)自身責(zé)任完成自身應(yīng)完成的任務(wù)。另外，管理制度要為檔案管理工作的查找及使用設(shè)置一定的權(quán)限，防止出現(xiàn)學(xué)生檔案被篡改，被盜竊的現(xiàn)象出現(xiàn)，保證學(xué)生檔案的完整性[7]。

（二）運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)提升檔案管理水平

在不斷完善檔案管理機(jī)制的情況下，也要根據(jù)社會發(fā)展的趨勢，加強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，提升檔案管理工作的信息化建設(shè)，進(jìn)而提升數(shù)據(jù)收集工作的效率。在學(xué)生檔案管理的過程中，高校要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的使用建立與信息搜集、信息處理的相關(guān)機(jī)制，保證可以快速地進(jìn)行信息搜集，保證在學(xué)生就業(yè)時，招聘企業(yè)可以通過互聯(lián)網(wǎng)獲取學(xué)生的信息。在檔案信息化建設(shè)中，要建立多樣化的電子檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理信息化，使用信息化技術(shù)完善數(shù)據(jù)搜集、處理及歸檔工作。

（三）促進(jìn)學(xué)生在就業(yè)中發(fā)揮積極的作用

管理人員要認(rèn)識到自身要通過檔案信息管理工作進(jìn)一步改善學(xué)生的學(xué)習(xí)情況及就業(yè)順利性，使其成為學(xué)生發(fā)展的基石。檔案管理人員要對學(xué)生在校期間的動向進(jìn)行全面了解，并及時進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的完善，使得檔案中數(shù)據(jù)可以真實地反映學(xué)生情況，引導(dǎo)學(xué)生明確自身不足，保證學(xué)生可以根據(jù)自身不足進(jìn)行完善[8]。這種做法可以在一定程度上實現(xiàn)對檔案管理工作的改善，降低其檔案信息管理工作滯后性的現(xiàn)象出現(xiàn)，以更好地幫助學(xué)生，保證學(xué)生可以順利就業(yè)。

（四）深入利用學(xué)生檔案

在檔案管理工作中，高校要加強(qiáng)對檔案的利用，保證相關(guān)工作更加深入，以保證檔案管理工作可以在學(xué)生就業(yè)工作中發(fā)揮積極的作用。高校要根據(jù)學(xué)生的真實情況，合理地建立信息化檔案庫，并要求就業(yè)指導(dǎo)教師通過學(xué)生檔案信息中各個學(xué)生的具體信息，明確學(xué)生的優(yōu)勢及特點，為學(xué)生制定就業(yè)計劃，保證學(xué)生可以在教師指導(dǎo)下充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，確保學(xué)生順利就業(yè)。另外，高校在企業(yè)對學(xué)生檔案了解后，要留意企業(yè)的回復(fù)，以此掌握企業(yè)用人趨勢的變化，進(jìn)而明確自身的人才培養(yǎng)方向。

（五）充實檔案管理隊伍，提升管理人員素質(zhì)

高校在檔案管理工作建設(shè)的過程中，要認(rèn)識到檔案管理隊伍對學(xué)生檔案管理工作的重要性，因此，要加強(qiáng)對檔案管理隊伍的建設(shè)。在檔案管理隊伍中存在著管理人員數(shù)量不足的現(xiàn)象，針對這種現(xiàn)象，高校要積極進(jìn)行專業(yè)人員的招聘工作，保證專業(yè)人員的數(shù)量可以保證檔案管理工作的正常運(yùn)行。另外，高校要不斷對在職人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證其具備良好的檔案管理知識，實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)性。要不斷地提升其信息化意識及其掌握的信息化技術(shù)，通過提升檔案管理工作的專業(yè)性提高檔案管理工作水平。

（六）擴(kuò)大學(xué)生檔案材料收集范圍，充實檔案內(nèi)容

在不明確企業(yè)對各個專業(yè)人才招收標(biāo)準(zhǔn)的情況下，高校在學(xué)生檔案建設(shè)及完善的過程中，要積極擴(kuò)大學(xué)生檔案材料收集的范圍，進(jìn)一步充實學(xué)生檔案的內(nèi)容，保證企業(yè)可以在學(xué)生檔案中獲取自身所需要的信息，進(jìn)而錄取學(xué)生，進(jìn)一步體現(xiàn)檔案管理工作在學(xué)生就業(yè)工作中的服務(wù)性質(zhì)。

三、結(jié)語

高校在學(xué)生檔案管理工作中要明確檔案管理工作，要隨著時代的變化而改變，要對其中存在的問題進(jìn)行有效的分析。檔案管理工作的規(guī)范性缺失、管理方式落后是檔案管理工作存在的主要問題，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理混亂、利用效率不高，不能在學(xué)生就業(yè)中發(fā)揮積極的作用，制約學(xué)生的發(fā)展。針對現(xiàn)階段高校檔案管理工作中存在的問題，管理人員要積極健全檔案管理機(jī)制、加強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)的使用、提升管理人員素質(zhì)，確保學(xué)生檔案管理工作可以在學(xué)生就業(yè)工作中發(fā)揮自身作用，為學(xué)生進(jìn)入社會奠定可靠的基礎(chǔ)。