人才服務(wù)機(jī)構(gòu)流動(dòng)人員人事檔案管理研究

文/尹淑華

現(xiàn)階段，我國(guó)流動(dòng)人員不斷增加，致使我國(guó)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案引起重視。流動(dòng)人員人事檔案所涉及的范圍較廣，很多檔案管理機(jī)構(gòu)存在不規(guī)范的問(wèn)題，以及檔案材料收集不到位的問(wèn)題等。針對(duì)這種現(xiàn)象，應(yīng)進(jìn)行深度探究，不斷進(jìn)行改善與解決，促進(jìn)人才合理流動(dòng)。

一、流動(dòng)人員人事檔案的范圍

現(xiàn)階段，我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人事制度改革不斷深化，致使我國(guó)流動(dòng)人員數(shù)量不斷增加，人員流動(dòng)的頻率也逐漸加快，流動(dòng)人員的人事檔案管理工作也隨之運(yùn)行起來(lái)[1]。根據(jù)相關(guān)的政策表明，我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案的范圍較廣，其中包括：非公有制企業(yè)以及社會(huì)組織聘用人員的檔案、被機(jī)關(guān)事業(yè)單位辭退或主動(dòng)辭職人員檔案、與企業(yè)單位解除勞動(dòng)關(guān)系的人員檔案等。很多中專(zhuān)畢業(yè)生的檔案以及還沒(méi)有就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案都可以進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案管理，以及自由職業(yè)的人員檔案都能進(jìn)行檔案管理。

二、我國(guó)現(xiàn)階段流動(dòng)人員人事檔案管理的難點(diǎn)

流動(dòng)人員應(yīng)進(jìn)行有效的人事檔案管理，才能保證其在不同的行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)進(jìn)行合理的流動(dòng)，更有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)資源的合理調(diào)配，防止流動(dòng)人員在后續(xù)過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。通常情況下，流動(dòng)人員的數(shù)量較大，在管理人事檔案時(shí)經(jīng)常面臨一些挑戰(zhàn)與困難。

（一）不規(guī)范的檔案管理機(jī)構(gòu)

在實(shí)際管理工作中，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理時(shí)會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范的管理問(wèn)題，管理機(jī)構(gòu)較多，最終導(dǎo)致檔案資料無(wú)法得到基礎(chǔ)保障[2]。通常情況下，流動(dòng)人員的人事檔案資料是由縣級(jí)以上人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，也有很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)人力資源中心對(duì)其進(jìn)行管理，同時(shí)還有少部分私營(yíng)人力資源對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行管理。最重要的是，很多沒(méi)有經(jīng)過(guò)授權(quán)處理的管理機(jī)構(gòu)也參與其中，導(dǎo)致管理問(wèn)題出現(xiàn)嚴(yán)重的混亂情況，流動(dòng)人員的人事檔案資料也因此出現(xiàn)了安全隱患，這在一定程度上擾亂了此項(xiàng)管理工作的秩序。

（二）人事檔案資料收集較難

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)主要是以服務(wù)為主的工作，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案材料進(jìn)行收集歸檔時(shí)，存在很多問(wèn)題，尤其是收集資料過(guò)程中，很多工作人員對(duì)資料的更新并不重視，造成流動(dòng)人員檔案資料長(zhǎng)時(shí)間未能更新，舊檔資料不完整與新資料無(wú)法進(jìn)行鏈接，以致很多流動(dòng)人員在今后的工作道路上想要依照個(gè)人檔案資料進(jìn)行參考時(shí)，卻因資料上沒(méi)有工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等情況而無(wú)法出具相關(guān)證明，對(duì)其造成嚴(yán)重的影響。

（三）人事檔案管理經(jīng)費(fèi)無(wú)法得到保障

從2015年開(kāi)始，我國(guó)已經(jīng)取消了對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理進(jìn)行收費(fèi)，提出人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)應(yīng)進(jìn)行免費(fèi)服務(wù)，各地應(yīng)將相關(guān)的經(jīng)費(fèi)都納入同級(jí)別財(cái)政預(yù)算當(dāng)中。但是在實(shí)際的操作工作當(dāng)中，存在經(jīng)費(fèi)不足的問(wèn)題，尤其是一些縣級(jí)機(jī)構(gòu)，在沒(méi)有經(jīng)費(fèi)保障的情況下，很難開(kāi)展人事檔案管理工作，工作無(wú)法正常運(yùn)行[3]。

（四）人事檔案作用無(wú)法發(fā)揮

流動(dòng)人員的情況屬于人與檔案分離的情況，并且人是在非公有制單位進(jìn)行工作。非公有制單位評(píng)價(jià)員工晉升標(biāo)準(zhǔn)是以員工的工作能力為主，并沒(méi)有從員工的人事檔案入手，這在一定程度上致使人事檔案的作用無(wú)法得到發(fā)揮。流動(dòng)人員對(duì)自身的人事檔案作用了解甚少，認(rèn)為檔案是可有可無(wú)的東西。很多的大學(xué)生在畢業(yè)之后沒(méi)有為自己辦理人事檔案托管工作，檔案還放在自己的手中，甚至已經(jīng)丟失，這種情況下，會(huì)造成很?chē)?yán)重的影響。也有很多人的聯(lián)系方式已經(jīng)變更但卻沒(méi)有及時(shí)到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)更改，導(dǎo)致日后出現(xiàn)與本人無(wú)法聯(lián)系的情況。

（五）人事檔案管理信息化水平較低

我國(guó)很多人才機(jī)構(gòu)在人事檔案管理方面沒(méi)有較高的信息化水平，各地區(qū)的信息化水平程度有很大的差距。有的較發(fā)達(dá)的城市在信息化建設(shè)方面起步較早，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理建立了信息平臺(tái)，將所掌握的檔案資料進(jìn)行資料共享，有的較落后的城市在信息化方面起步較晚，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理工作還沒(méi)有進(jìn)行有效開(kāi)展，影響了對(duì)流動(dòng)人員的服務(wù)水平[4]。與此同時(shí)，還影響了人才流動(dòng)的整體效率，嚴(yán)重制約了我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（六）人事檔案管理方式不一致

流動(dòng)人員人事檔案管理工作應(yīng)做到全國(guó)統(tǒng)一，如果哪一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題將影響整體的效率。尤其是人事檔案是在流動(dòng)人員不斷流動(dòng)的過(guò)程中對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞與調(diào)配，如果在此轉(zhuǎn)遞過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)導(dǎo)致檔案缺失。因此，應(yīng)當(dāng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理方式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，本人的檔案不得由他人轉(zhuǎn)借，必須本人親自領(lǐng)取以及攜帶，防止在轉(zhuǎn)借途中出現(xiàn)誤差，導(dǎo)致檔案缺失造成嚴(yán)重的影響以及損失。

三、改善流動(dòng)人員人事檔案管理的有效對(duì)策

我國(guó)應(yīng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理建立完善的管理體系，保證工作人員做好相應(yīng)的管理工作，幫助國(guó)家突破人才流動(dòng)瓶頸，更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)，讓人才能夠?yàn)樯鐣?huì)作出更大的貢獻(xiàn)。

（一）規(guī)范檔案管理機(jī)構(gòu)

根據(jù)我國(guó)相關(guān)規(guī)定，應(yīng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)行統(tǒng)一管理，制定完善的管理機(jī)制，要求人事檔案由縣級(jí)以上公共就業(yè)以及人才服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。針對(duì)一些沒(méi)有授權(quán)的管理機(jī)構(gòu)，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行依法處置，加強(qiáng)管理力度，深入調(diào)查，一定要維護(hù)好我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案資料[5]。讓管理工作井然有序地進(jìn)行，最大限度地保障流動(dòng)人員的利益。

（二）對(duì)人事檔案材料建立長(zhǎng)效歸檔機(jī)制

如果流動(dòng)人員人事檔案資料沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)更新，將導(dǎo)致此資料失去參考的價(jià)值。今后的工作單位就無(wú)法從此檔案中了解人才的真實(shí)情況，人事檔案的作用也無(wú)法得到發(fā)揮。因此，應(yīng)對(duì)人事檔案建立完善的歸檔機(jī)制，促使流動(dòng)人員與工作人員進(jìn)行密切溝通，時(shí)刻更新自己的資料與信息，才能保證流動(dòng)人員人事檔案中資料的完整性。與此同時(shí)，在收集資料的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)資料的真實(shí)性進(jìn)行判定，防止出現(xiàn)造假現(xiàn)象。

（三）保障人事檔案管理經(jīng)費(fèi)

流動(dòng)人員人事檔案在取消管理收費(fèi)之后，想要保證管理工作的順利開(kāi)展，應(yīng)確保經(jīng)費(fèi)充足。因此，公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與財(cái)政部門(mén)進(jìn)行及時(shí)溝通，相互協(xié)調(diào)，將經(jīng)費(fèi)納入自身的系統(tǒng)當(dāng)中，保障經(jīng)費(fèi)充足，在此基礎(chǔ)上才能進(jìn)行相應(yīng)的工作[6]。相關(guān)的檔案管理工作人員應(yīng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行預(yù)估，統(tǒng)計(jì)數(shù)量進(jìn)行參考，才能對(duì)經(jīng)費(fèi)數(shù)額進(jìn)行合理預(yù)估，進(jìn)一步保障流動(dòng)人員人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（四）加強(qiáng)對(duì)人事檔案作用的宣傳力度

一些非公有制企業(yè)也會(huì)要求工作人員出示個(gè)人的人事檔案以及相關(guān)工作經(jīng)歷。我國(guó)公務(wù)員考試在招錄期間就需要參照人事檔案進(jìn)行錄取，參軍時(shí)也需要依據(jù)人事檔案上的資料進(jìn)行核實(shí)。這表明人事檔案具有很大的作用，要求相關(guān)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案作用的宣傳力度，提高流動(dòng)人員對(duì)人事檔案作用的意識(shí)，讓流動(dòng)人員對(duì)其引起重視。

（五）提高人事檔案管理整體的信息化水平

應(yīng)為流動(dòng)人員人事檔案管理建立信息化平臺(tái)，將其作為檔案管理的重要手段之一。為人事檔案建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有的數(shù)據(jù)整理到一起，制定完善的體系，將所有資料整合歸檔。將各個(gè)地區(qū)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中人事檔案變得更加信息化，保證各地所有的人事檔案管理工作都能通過(guò)信息化平臺(tái)進(jìn)行鏈接，實(shí)時(shí)查詢想要了解的資料和信息，不斷提高流動(dòng)人員人事檔案服務(wù)的整體效率[7]。

（六）統(tǒng)一管理方式

各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按照流動(dòng)人員的人事檔案規(guī)章制度進(jìn)行管理，對(duì)于流動(dòng)人員的資料進(jìn)行安全保障。如果出現(xiàn)資料變更的情況，應(yīng)嚴(yán)格按照要求進(jìn)行，防止出現(xiàn)錯(cuò)誤。與此同時(shí)，如果檔案需要調(diào)動(dòng)，應(yīng)由本人自行解決，防止出現(xiàn)他人借調(diào)的現(xiàn)象，造成檔案資料丟失。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)所要做的事情應(yīng)是統(tǒng)一管理方式，時(shí)刻保障資料的安全性，在為流動(dòng)人員提供便利條件的同時(shí)，也為其提供安全支撐。

總而言之，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)時(shí)刻秉承積極的態(tài)度去完成人事檔案管理工作，找尋管理工作中存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性地解決，才能保障我國(guó)人才合理流動(dòng)。