禮貌原則在英文商務(wù)信函中的應(yīng)用

趙紅丹

(萊西姆大學(xué)，菲律賓 八打雁 4200)

一、引言

在人們?nèi)粘＝涣髦斜揪蛷娬{(diào)禮貌這一道德規(guī)范，英文商務(wù)信函是跨國企業(yè)間進行商務(wù)往來的簡便書信，作為重要溝通渠道在書寫信函時必須十分嚴(yán)謹，符合商務(wù)信函書寫標(biāo)準(zhǔn)。禮貌原則是英文商務(wù)信函書寫必須遵循的原則之一，其強調(diào)了得體、慷慨、贊譽等準(zhǔn)則。該原則的應(yīng)用可以避免不必要問題的引發(fā)，拉近雙方關(guān)系，促進各國間有效、友善交流。

二、禮貌原則對英文商務(wù)信函的影響

(一)有利于博得好感獲得機遇

商務(wù)信函主要包括商洽函、答復(fù)函、請求函、聯(lián)系函等，雖然種類較多，但其目的均在于傳遞某種信息，商務(wù)信函往往帶有目的性。英文商務(wù)信函應(yīng)用比較廣泛，在使用時必須關(guān)注語言是否合理、禮貌。當(dāng)在利用英文商務(wù)信函對他人進行拜訪時，客戶可從信函用語中對拜訪者產(chǎn)生第一印象。如果沒有注意禮貌原則應(yīng)用，便無法博得客戶好感，使拜訪者失去拜訪、合作等機會。而禮貌原則的合理應(yīng)用則能給客戶帶來良好印象，讓客戶感受到拜訪者對自己的尊重。同時，禮貌原則也能賦予拜訪者謙遜、彬彬有禮的性格，更能取得客戶認同，從而達到交流目的。

(二)有利于促進順利溝通

由于各國文化存在差異，在兩國間利用英文商務(wù)信函溝通時難免存在溝通障礙，禮貌原則可在一定程度上減少溝通障礙產(chǎn)生。比如，中西方文化差異較大，我國在與其他國家進行商務(wù)信函溝通時，需要了解英文商務(wù)信函的禮貌原則內(nèi)容、應(yīng)用方法后進行科學(xué)應(yīng)用，遵循國外禮貌道德規(guī)范。這樣一來，才能避免引發(fā)文化誤會，促進雙方有效溝通，達到信函溝通的目的。可以看出，禮貌原則在推動國內(nèi)外商務(wù)交際中產(chǎn)生積極影響。

三、禮貌原則在英文商務(wù)信函中的具體應(yīng)用

(一)得體準(zhǔn)則的應(yīng)用

得體準(zhǔn)則是禮貌原則重要組成，其主要是指在用語上應(yīng)委婉、得體。如若向?qū)Ψ教岢鲆髴?yīng)委婉進行表達，如若拒絕對方也需得體加以回應(yīng)，得體準(zhǔn)則的應(yīng)用可避免引發(fā)不必要糾紛、矛盾，推動商務(wù)經(jīng)濟活動持續(xù)發(fā)展。有時，雖然兩句話所表達的意思是一樣的，但沒有應(yīng)用禮貌用語的話語更加直接，應(yīng)用禮貌用語的話語更加委婉得體，更能讓對方欣然接受這一結(jié)果。例如，“We have rejected your application”(我們已經(jīng)拒絕了你的申請)?！癢e regret to inform you that your application has not been successful”(我們遺憾地通知您，您的申請沒有成功)。對比兩句話便可以發(fā)現(xiàn)，后者比前者更得體，前者比較生硬，仿佛從信函中便可以看出答復(fù)方的堅決態(tài)度。而后者通過一種得體的方式進行拒絕和回復(fù)，申請者心中產(chǎn)生的不適感遠遠低于前者，也可以從中看出對申請者的尊重。

(二)贊譽準(zhǔn)則的應(yīng)用

在英文商務(wù)信函中涉及表述語時便會應(yīng)用到贊譽準(zhǔn)則，該準(zhǔn)則是指對他人進行夸獎、贊美，可以傳遞給對方積極向上的情緒，可增強溝通愉悅感。在不同目的的信函中均可通過贊譽準(zhǔn)則達到溝通效果，且可以通過贊譽準(zhǔn)則營造友善的溝通氛圍，激起對方的溝通興致。通常，可將贊譽準(zhǔn)則分成否定式和夸大式兩種方式。否定式贊譽是指間接表達自己對對方的贊美，例如，“I can tell from your conversation that all I have met today are Cultured people”(從您的談話中，我知道我今天遇到的都是有修養(yǎng)的人)?？浯笫劫澴u是指直接表達自己對對方的贊美之情，如“You said it very well”(您說得很好)。

(三)慷慨準(zhǔn)則的應(yīng)用

在利用英文商務(wù)信函與對方交流時，為了表明自我態(tài)度及與對方合作的決心，便可合理應(yīng)用慷慨原則。該原則主要是指減少自我益處，增強付出力度，該原則在許多類型的信函中都比較適用。例如，在寫賠償類商務(wù)信函時，便可在信函中明確表達自己愿意承擔(dān)損失的決心，以及對造成損失后果的歉意，讓對方通過信函能夠清晰感受到真誠態(tài)度。在表達時可以盡量應(yīng)用一些情感色彩較為鮮明的詞匯，如“willingly”(心甘情愿)、“very”(非常)等。同時，在表達自我情感時也要考慮對方立場，關(guān)注語言應(yīng)用適宜性。

(四)一致準(zhǔn)則的應(yīng)用

在英文商務(wù)信函中的一致準(zhǔn)則應(yīng)用目的，主要是為了避免雙方產(chǎn)生分歧、矛盾，促使雙方在某個問題上能夠達成共識，站在統(tǒng)一戰(zhàn)線，令雙方均可真切感知對方真實想法，這在貿(mào)易經(jīng)濟交往或合作中極為重要。在溝通時切勿過于明確地表明對方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，應(yīng)站在對方立場、環(huán)境下綜合考慮問題，以防產(chǎn)生對立現(xiàn)象。在語言表達上也應(yīng)使用一些較為緩和的語句，既表達對對方的尊重，又可促進雙方共同討論、探討，為商務(wù)合作奠定基礎(chǔ)。例如，“What do you think of this proposal”(貴方覺得這個提議如何)；“You can always make suggestions”(貴方可以隨時提出建議)等。

(五)同情準(zhǔn)則的應(yīng)用

同情準(zhǔn)則在賠償、慰問類信函中較為常見，通常為了表達自己對對方的同情感便會應(yīng)用該準(zhǔn)則。對于英文商務(wù)信函而言，在應(yīng)用同情準(zhǔn)則時應(yīng)間接表達對此事的憤怒感及對對方的同情，如果過于直接表達可能會令對方產(chǎn)生不適，使對方陷入痛苦回憶之中。因此，在應(yīng)用該準(zhǔn)則時同樣需考慮對方實際情況，可應(yīng)用一些情態(tài)動詞，盡量在書面表述中透露緩和語氣。如“could”(可以)、“will”(將)、“should”(應(yīng)該)等。

(六)謙遜準(zhǔn)則的應(yīng)用

不同企業(yè)、個人的實力各不相同，在商務(wù)溝通時只有保持謙遜才能拓寬發(fā)展視野、路徑，這既是對他人的尊重，又給自己提供了學(xué)習(xí)平臺，促使在溝通時看到對方閃光點，能在對方身上學(xué)習(xí)自己不具備的特質(zhì)。在應(yīng)用該原則時，可放大對對方的贊揚，將自己表現(xiàn)得更加謙虛、謙讓。例如，在得到對方夸獎后，可以回復(fù)“Thank you very much.I still have a lot to learn from you”(謝謝!我還有很多東西要向您學(xué)習(xí))。

四、禮貌原則在英文商務(wù)信函中的應(yīng)用注意事項

(一)充分考慮對方處境

在面對面商務(wù)交流時都會考慮到對方真實處境，這樣更利于設(shè)計出可行性較高的合作規(guī)劃。在英文商務(wù)信函溝通時對禮貌原則的應(yīng)用，同樣必須考慮對方處境才能提出可行性觀點，這也是禮貌原則的主要體現(xiàn)。在雙方交流時均對對方處境加以考慮，可令雙方合作、交流更加愉快順暢。由于各國國情不同，在展開溝通時應(yīng)站在對方立場加以考慮，充分理解和體諒對方，這是促進兩國友好交流的前提。在書寫英文商務(wù)信函時盡量以第二人稱開頭，將對方主體地位予以凸顯，在翻譯時盡量采用謙辭，將對方稱之為“貴方”“貴公司”等，將自己稱之為“我方”。

(二)關(guān)注文化差異

往往在和西方國家進行商務(wù)交流時才會使用到英文商務(wù)信函，由于各國文化差異較為明顯，在應(yīng)用禮貌原則時需充分關(guān)注該問題，確保詞匯語言應(yīng)用合理，避免產(chǎn)生文化誤會。例如，中文的竹子、菊花、梅花等不僅僅是植物，更被中國人稱為“歲寒三友”，一提到這些植物就會聯(lián)想到“高風(fēng)亮節(jié)”等含義。雖然這些詞語在商務(wù)交流中可以應(yīng)用，但在英文商務(wù)信函中卻不太適用。因為在英文詞匯中這些詞匯只是植物名，不具備其他含義。若對這些詞匯進行使用以此來體現(xiàn)禮貌原則的話，可能會出現(xiàn)因文化差異引發(fā)的交流障礙，容易削弱商務(wù)交流效果。因此，在實際應(yīng)用過程中，必須站在交流方國情、傳統(tǒng)文化等多個角度加以分析，切實體現(xiàn)禮貌原則。

(三)時刻保持客觀態(tài)度

英文商務(wù)信函的使用是建立在目的基礎(chǔ)上的，這意味著信函交流都有不同目的。為了實現(xiàn)目的在溝通時應(yīng)保持客觀態(tài)度，切勿過于明顯突出自我主體，而忽略對方情況。且態(tài)度不能過于直接、果斷，而是要應(yīng)用禮貌原則循序漸進地達到溝通目的。英文商務(wù)信函類型較多，涉及的事宜比較豐富，但無論面對任何事情都需時刻站在客觀角度考慮問題，切勿“一刀切”，不給對方留有話語權(quán)。需結(jié)合事情性質(zhì)、需求、目的合理利用禮貌原則，發(fā)揮原則作用，為雙方建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。

五、結(jié)語

綜上所述，禮貌原則在英文商務(wù)信函中十分重要，不僅有利于博得對方好感獲得機遇，還有利于促進順利溝通。文章將禮貌原則分成得體、贊譽、慷慨、一致、同情及謙遜六大準(zhǔn)則，不同準(zhǔn)則發(fā)揮出的作用及用途各不相同。在禮貌原則實際應(yīng)用過程中，需結(jié)合溝通方國籍、溝通目的、需求等多種現(xiàn)實情況合理應(yīng)用，注意詞匯語言的適宜性。同時，為了達到商務(wù)信函溝通目的，還必須充分考慮對方處境，關(guān)注中西方文化差異，時刻保持客觀態(tài)度。