創(chuàng)新辦公理念發(fā)揮職能優(yōu)勢— 高校辦公室行政管理實踐

鄧稀元 重慶財經(jīng)職業(yè)學(xué)院

辦公室的工作涉及了黨政、人力、財務(wù)、后勤保障等多方面的事務(wù)，需要與不同院校進(jìn)行對接與反饋。由于信息不完整、人員數(shù)量不足、任務(wù)繁多等現(xiàn)實因素，在實際執(zhí)行時面臨著十分嚴(yán)重的低效率問題，事務(wù)雜亂，沒有系統(tǒng)的規(guī)劃。為了增強辦公室部門的工作成效，提高辦公速度，高校對辦公室管理提出了創(chuàng)新理念的新要求。從而改變辦公室人員的工作思路，構(gòu)建具有創(chuàng)造力的工作環(huán)境，讓高校辦公室的管理更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)。

一、在高校辦公室的管理中面臨的問題

（一）管理規(guī)范不完善

在管理制度上，高校辦公室的設(shè)立還存在著一定的不足。職能描述不明確，會出現(xiàn)工作重合的狀況，進(jìn)而產(chǎn)生相互推諉、做事拖延、不做實事的不良風(fēng)氣。高校辦公室作為行政部門，同樣有一定“官僚化”的問題存在。由于管理規(guī)范不完善，人們對任務(wù)歸屬不夠明確，會出現(xiàn)延誤工作的情況，嚴(yán)重影響辦公效率。

（二）辦公形式較為傳統(tǒng)

通常高校在高科技設(shè)備上的應(yīng)用十分普遍，但是在辦公室的工作中信息化設(shè)備往往并沒有得到有效地利用，而將紙質(zhì)文件作為主要的辦公方式，影響了工作速度，無法得到快速的反饋。而信息的多次修改與會議的各種通知都會造成辦公信息的冗余，影響整體的工作氛圍，不利于辦公室工作的有效開展。

（三）辦公理念較為落后

在許多高校辦公室的工作中，往往還是以領(lǐng)導(dǎo)指示為主要工作內(nèi)容，行政人員工作態(tài)度不積極。這種辦公方式會讓工作內(nèi)容浮于表面，降低了辦公的實效。而領(lǐng)導(dǎo)的延遲反饋或者反復(fù)意見也會降低實際的辦公效率。

（四）工作人員能力不足

工作人員的辦公能力是建設(shè)高校辦公室的重要影響因素，在現(xiàn)代化的發(fā)展下，辦公人員應(yīng)熟練掌握辦公軟件的操作。有一定的溝通水平，工作能力強。而管理人員也應(yīng)當(dāng)具備科學(xué)的管理觀念，對事務(wù)能夠進(jìn)行合理地安排。如果工作人員對辦公軟件無法進(jìn)行相應(yīng)的操作，會極大的影響工作效率。管理人員的不合理安排也會影響到辦公室人員的情緒，增加工作煩瑣程度。此外，部分人員在工作時執(zhí)行力不強，做事聽一步做一步，效率低下，弱化了辦公效果。

二、創(chuàng)新辦公理念，加強行政管理

（一）完善辦公室工作制度，更新管理理念

為高校辦公室設(shè)立相應(yīng)的管理制度，能夠有效規(guī)范工作內(nèi)容，減少事務(wù)重復(fù)。制度的完善也能夠讓工作任務(wù)更加明確，提高工作的條理性。在制度的制定中，要首先從辦公室的實際工作出發(fā)，將工作內(nèi)容進(jìn)行明確的劃分。確定各個崗位的職責(zé)，為公章管理、財務(wù)記錄、公文寫作等方面制定準(zhǔn)則，在實際工作中讓人們能夠有例可循。保證每項工作都有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，明確權(quán)責(zé)，在有問題出現(xiàn)時也能夠迅速找到錯誤發(fā)生的環(huán)節(jié)。

在當(dāng)前的高校環(huán)境中，傳統(tǒng)的管理方式無法滿足辦公室工作的需求。管理人員應(yīng)積極吸收先進(jìn)的管理理念，提出更有創(chuàng)新性的管理方式。以培養(yǎng)學(xué)生為目標(biāo)，實現(xiàn)辦公任務(wù)的高效管理，要求管理人員以科學(xué)的工作方式完成相應(yīng)的任務(wù)。與其他部門保持溝通，了解工作進(jìn)度，及時更新信息。定期總結(jié)工作內(nèi)容，對已經(jīng)結(jié)束的工作進(jìn)行備份保存，了解部分事務(wù)超出期限未完成的原因，并組織討論，提高工作的實效性。對辦公室的各項工作進(jìn)行系統(tǒng)的管理，簡化工作流程，提高效率。

（二）提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)，確立以服務(wù)為主的工作方向

注重辦公室人員的素質(zhì)培養(yǎng)，加強培訓(xùn)，組織人員學(xué)習(xí)辦公軟件的操作，并加強實踐。對現(xiàn)代化設(shè)備的操作方式形成系統(tǒng)認(rèn)知，了解如何使用多媒體設(shè)備、計算機、打印機等，提高辦公效率。豐富辦公室人員的文化知識，讓他們在工作中更加游刃有余。提升工作人員的溝通能力，要求他們在與領(lǐng)導(dǎo)、同事或者其他部門交流時能夠準(zhǔn)確、完整地傳達(dá)信息，保障工作的順利開展。將經(jīng)驗豐富的工作人員與新人組成小組，形成一帶一的工作模式，讓新人能夠迅速熟悉工作，營造和諧的工作氛圍。在繁雜的工作中，辦公室人員應(yīng)注重心態(tài)的平和，以良好的工作態(tài)度解決問題。

同時高校辦公室應(yīng)加強自身的服務(wù)意識，無論是為校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行學(xué)校事項的規(guī)劃，還是為教師與學(xué)生查詢信息，工作人員都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行積極地落實。加強服務(wù)觀念，充分調(diào)動學(xué)校各個部門的力量，合力解決問題。辦公室內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)注重信息的統(tǒng)計，讓人們都能夠參與到辦公室的工作中來。保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，全身心投入到工作中來，提高工作的精確性。規(guī)范服務(wù)方式，在與他人打交道時不能懈怠，優(yōu)化辦公質(zhì)量。

（三）科學(xué)轉(zhuǎn)化辦公室工作職能

推進(jìn)信息化職能的轉(zhuǎn)變，建立自動化的工作模式。完善線上系統(tǒng)，及時更新辦公室工作信息。讓工作人員能夠了解目前的進(jìn)度，做到心中有數(shù)。在下一步的工作中可以迅速找到切入點，實現(xiàn)工作目標(biāo)。及時了解學(xué)校動態(tài)，提高獲取信息與傳遞信息的效率，展開深入分析。協(xié)調(diào)管理工作，與學(xué)校其他部門保持緊密地聯(lián)系。加強信息化與辦公自動化的結(jié)合，構(gòu)建全面的工作信息網(wǎng)絡(luò)。

在高校中，辦公室往往需要對不同部門進(jìn)行工作的協(xié)調(diào)，擔(dān)負(fù)著指揮、規(guī)劃等多項職責(zé)。因此要注重加強辦公室工作的統(tǒng)籌意識，在工作規(guī)劃時對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的考慮，保證每個細(xì)節(jié)符合活動要求。對每一項工作形成基本的認(rèn)知，做事有先有后，沉穩(wěn)細(xì)致。兼顧到師生、學(xué)校、各個部門的情況，完成紐帶的關(guān)聯(lián)作用。在出現(xiàn)矛盾狀況時，要以學(xué)校師生的利益為重，對矛盾進(jìn)行深入地了解并積極解決，保證學(xué)校教學(xué)活動與各項工作的順利推進(jìn)。

保證辦公的公平性，嚴(yán)格依據(jù)學(xué)校的管理條例，規(guī)范辦公流程。辦公室是學(xué)校行政工作的主要執(zhí)行部門，是學(xué)校與領(lǐng)導(dǎo)的管理助手。辦公室人員在遇事時要平和對待，擺正自身的位置，不能越過個人所擁有的職權(quán)，更不可濫用。做事要符合章程，保證辦公流程的透明化，讓他人信服。

（四）做好部門協(xié)調(diào)，優(yōu)化辦公方案

辦公室在高校的管理中起到了重要的樞紐作用，核心的工作內(nèi)容就是做好學(xué)校、部門、師生之間的協(xié)調(diào)工作。這對于工作人員的能力提出了較高的要求。在工作安排時要有縝密的思維，主動思考問題，創(chuàng)新工作形式，有意識地提高工作效率。不能僅僅聽從他人指揮，要發(fā)揮自身的動力，積極完成任務(wù)。遇到問題時也要主動尋找解決問題的方法，對工作進(jìn)行及時的總結(jié)，減少重復(fù)現(xiàn)象的發(fā)生。在這樣的工作模式下，工作人員能夠更快地積累經(jīng)驗，與其他部門形成良好的合作關(guān)系，獲得教師與學(xué)生們的信任，在之后的工作中也就會更加游刃有余。時刻牢記辦公室的服務(wù)職能，在工作時不能以個人的主觀想法進(jìn)行判斷，要根據(jù)學(xué)校的規(guī)定選擇處理方式，不能急功近利。在學(xué)校會議結(jié)束后，要及時整理會議記錄，對會議中的重點要求進(jìn)行傳達(dá)。同時也要了解其他人對于會議的想法，加強上下雙方的溝通，進(jìn)一步解決高校中存在的問題。

創(chuàng)新能力是現(xiàn)代高校工作中的重要要求，加強辦公室管理人員與行政人員的創(chuàng)新性能夠為行政工作提供更多的可行方案，從多角度展開對辦公室工作的探討，擴(kuò)展視角，追求高效的辦公環(huán)境。組織頭腦風(fēng)暴等活動，挖掘員工的創(chuàng)造力，提出具有創(chuàng)新性的意見。發(fā)揮團(tuán)隊作用，優(yōu)化工作方式。在不斷地改進(jìn)下，提升辦公室的工作動力。

（五）緊跟時代需求，完善工作環(huán)節(jié)

作為教育的重要組成部分，高校應(yīng)緊隨時代的變化，轉(zhuǎn)變教育觀念，從而加強學(xué)生的培養(yǎng)。而辦公室作為重要的行政部門，管理人員也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到自身的重要責(zé)任。提升思想意識，關(guān)注政策變化，加強自身的使命感。圍繞時代的變化與需求，改良工作環(huán)節(jié)。不能完全依賴過去的經(jīng)驗，要有大局觀。以高校的實際情況為重要參考，大膽探索，打破桎梏。工作人員要在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，改變以往被動的工作方式，主動參與到高校的發(fā)展中來。

圍繞師生的根本需求展開工作，深入解決問題。對學(xué)校發(fā)表的政策給予合理的解釋，減少異議，避免在落實的過程中發(fā)生矛盾。在決策實施之前，辦公室人員應(yīng)對決策內(nèi)容進(jìn)行全面的推演，進(jìn)一步細(xì)化。上下統(tǒng)一，發(fā)揮學(xué)校各個部門的團(tuán)隊力量，踏實完成每個工作環(huán)節(jié)。讓任務(wù)能夠完成得更加圓滿，符合時代需求，從而實現(xiàn)高校的發(fā)展目標(biāo)。

（六）以人為本，深化工作內(nèi)涵

教育是一個國家的根本，也是高校的主要工作內(nèi)容。辦公室應(yīng)關(guān)注教師與學(xué)生的實際需求，關(guān)注他們的成長空間，注重未來發(fā)展。開展教育、培訓(xùn)等工作，豐富師生的精神生活。了解師生的生活品質(zhì)，收集相應(yīng)的意見，對宿舍、食堂、教室等環(huán)境進(jìn)行合理的調(diào)整。制定科學(xué)的考核制度，促進(jìn)教師個人的發(fā)展，讓每個學(xué)院都能獲得教學(xué)上的提升，進(jìn)而督促學(xué)生完成學(xué)習(xí)任務(wù)，實現(xiàn)個人規(guī)劃。

三、高校辦公室行政管理的未來展望

作為高校內(nèi)部重要的行政部門，辦公室的管理人員與普通行政人員都應(yīng)當(dāng)積極規(guī)范自身行為。將學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)作為自身的努力方向，提升辦公室工作的服務(wù)質(zhì)量。促進(jìn)學(xué)校教育的不斷發(fā)展，提高學(xué)校的競爭力。在工作時應(yīng)對事務(wù)進(jìn)行清晰的分類，急事急辦，對于一些特殊的事項采取特殊方案，不拘泥于常規(guī)。在任務(wù)較多時也要保持冷靜的心態(tài)，按照輕重緩急依次處理，對每一項工作都不能疏忽，要保證工作的完成效果。在舉辦一些重大的會議或者活動時，要對工作流程進(jìn)行全面的安排，不放過每個細(xì)節(jié)，使活動達(dá)到預(yù)期效果。要對辦公室的工作進(jìn)行平衡，站在學(xué)校的角度上，圍繞師生面臨的問題進(jìn)行妥善的管理與解決。實時跟蹤教育政策的動態(tài)，并進(jìn)行文字資料的整理，進(jìn)而形成對學(xué)校發(fā)展的建議。合理分配行政工作，每個崗位都應(yīng)當(dāng)盡到相應(yīng)的責(zé)任，有利于辦公室工作的合理安排。

四、結(jié)束語

高校辦公室的工作與學(xué)校、教師、學(xué)生、校內(nèi)各個部門都有著緊密地聯(lián)系，提高工作質(zhì)量才能為學(xué)校提供更好的服務(wù)，實現(xiàn)高校的發(fā)展。因此辦公室應(yīng)緊跟時代的步伐，創(chuàng)新辦公理念，發(fā)揮職能優(yōu)勢，對工作進(jìn)行合理有序地安排。提升管理人員與工作人員的辦公能力，將信息化、自動化的辦公流程融入辦公室的工作中。將管理方式向服務(wù)型靠攏，加強細(xì)節(jié)調(diào)整。要求工作人員以耐心、細(xì)致的工作態(tài)度對待日常事務(wù)，完善工作效果。根據(jù)教育發(fā)展的方向調(diào)整辦公室工作內(nèi)容，完善工作環(huán)節(jié)。為高校提供更加具有創(chuàng)造力的教育規(guī)劃，提高整體的工作效率。促進(jìn)學(xué)校競爭力的提升，為社會輸出更多優(yōu)秀的高素質(zhì)人才。