淺談建筑施工企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)

吳騰飛

(中鐵建設(shè)集團(tuán)有限公司，北京 100040)

一、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的重要性、必要性

自1994年財(cái)政部印發(fā)《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》以來(lái)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)正式由手工賬向電子賬轉(zhuǎn)換，可謂是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)界的一大進(jìn)步。會(huì)計(jì)電算化改變了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和賬務(wù)處理方式，使得會(huì)計(jì)工作統(tǒng)一規(guī)范，大大降低了信息成本，為基層財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)改變了賬多和賬難查、難找的問(wèn)題，大大地提高了工作效率。但自此之后，不少企業(yè)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)停留在電算化階段，缺少進(jìn)一步的深化以及研究。

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷更新，各個(gè)公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量較之前可以說(shuō)有了翻天覆地的變化。更多的信息需要收集，但與之匹配的最常用工具是Excel。Excel憑借獨(dú)有的特點(diǎn)，在一定程度上解決了數(shù)據(jù)匯總以及批量運(yùn)算的問(wèn)題。

隨著業(yè)務(wù)的擴(kuò)大，公司管理層級(jí)的增加、扁平化管理的推行，財(cái)務(wù)口徑人工匯總Excel的工作量逐步增大，表格不一致，數(shù)據(jù)口徑不一致，在人工匯總過(guò)程中出現(xiàn)了大量的偏差，消耗了大量的時(shí)間和精力，使得企業(yè)管理者等待時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。與數(shù)據(jù)匯總耗費(fèi)的時(shí)間相比，公司的決策時(shí)間時(shí)常被大量壓縮，公司決策缺乏更深一步的研究。一些影響公司的重大決策，往往需要既往業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)，但每次管理者需要數(shù)據(jù)時(shí)，均需花費(fèi)大量的時(shí)間去收集整理數(shù)據(jù)，幾上幾下，匯總、審核，占據(jù)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)口過(guò)多的精力，使得財(cái)務(wù)生產(chǎn)力較少或者是無(wú)法解放。另外，不同管理階層對(duì)本層次的管理要求的套表與上級(jí)所需要的套表存在差異，每一次數(shù)據(jù)收集都存在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的情況，每次轉(zhuǎn)換都需要大量消耗時(shí)間。于公司上層、中層、底層都是資源的消耗，卻沒(méi)有相關(guān)經(jīng)濟(jì)利益的直接流入。

其次，人才是公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的不竭動(dòng)力，是事業(yè)之本、管理之本。公司越發(fā)展，從業(yè)人員就越多，不同層級(jí)的人員在工作能力、工作態(tài)度、個(gè)人素養(yǎng)方面并不一樣。要使得不同層次的人員、不同狀態(tài)的人員共同為公司的下一步發(fā)展出力，就不得不整合業(yè)務(wù)流程，使得業(yè)務(wù)流程的開(kāi)展不隨部分人員的認(rèn)知而有所區(qū)別。在整合人員認(rèn)知時(shí)，信息化系統(tǒng)時(shí)常扮演著重要的角色。認(rèn)知能力高的人員可以在整體管理思路上填列相關(guān)數(shù)據(jù)，認(rèn)知能力稍弱的人員也可以根據(jù)系統(tǒng)提示完成指定動(dòng)作，信息化系統(tǒng)使得不同認(rèn)知能力的人員均能達(dá)到指定的要求，從而達(dá)到管理的目的。

再次，財(cái)務(wù)信息化也是企業(yè)內(nèi)控的必然要求。傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)，通常通過(guò)多層次的審批環(huán)節(jié)來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的內(nèi)部控制，所有的會(huì)計(jì)工作都是根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)逐步執(zhí)行，在開(kāi)始下一項(xiàng)工作之前要對(duì)之前的操作重新審核，工作流程十分復(fù)雜。在信息化之后，可將線下審核轉(zhuǎn)移到線上，并由相應(yīng)的軟件自動(dòng)生成，在線審批打破時(shí)空限制，可以隨時(shí)隨地地對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程審批和控制，使得審批利用時(shí)間最少、可瀏覽的流程資料最多，這些優(yōu)點(diǎn)將大大提高工作效率。

二、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能取得到的效果

(一)可減輕基層財(cái)務(wù)的工作負(fù)擔(dān)

企業(yè)在做信息化建設(shè)前需結(jié)合自身業(yè)務(wù)特征，綜合公司內(nèi)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、經(jīng)濟(jì)管理、物資管理、財(cái)務(wù)等多部門(mén)的業(yè)務(wù)流程以及公司主要領(lǐng)導(dǎo)人的管理思路、基層項(xiàng)目的業(yè)務(wù)特性，設(shè)計(jì)全面符合自己要求的成熟業(yè)務(wù)系統(tǒng)。信息化建設(shè)按照信息化架構(gòu)設(shè)計(jì)理念，將最先進(jìn)、公司能夠接受的管理思路直接套入系統(tǒng)之內(nèi)，企業(yè)基層財(cái)務(wù)只需要按照上層的管理要求，錄入相關(guān)信息，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)生成相關(guān)的數(shù)據(jù)結(jié)果?；鶎迂?cái)務(wù)不用再耗費(fèi)精力去設(shè)計(jì)、組建自己的管理思路，通過(guò)信息化建設(shè)足以解決上下認(rèn)知不同的問(wèn)題。

(二)可針對(duì)性解決管理問(wèn)題

信息化系統(tǒng)最大的優(yōu)勢(shì)就是快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及數(shù)據(jù)分析，以往公司采用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)慢、亂、錯(cuò)的情況，使用信息化系統(tǒng)能非常好地解決這個(gè)問(wèn)題。企業(yè)中間層在看到數(shù)據(jù)結(jié)果的同時(shí)，能夠更加清晰地看到部分基層財(cái)務(wù)填報(bào)的錯(cuò)誤，由此可指導(dǎo)基層人員在數(shù)據(jù)填報(bào)避免出現(xiàn)問(wèn)題，一遍又一遍，信息系統(tǒng)的真實(shí)性和可靠性會(huì)逐步加強(qiáng)，更容易形成統(tǒng)一的管理思路以及實(shí)踐方法。企業(yè)中層對(duì)相關(guān)基層數(shù)據(jù)掌握得越真實(shí)、越牢靠，才能形成針對(duì)性的方式方法解決基層管理存在的問(wèn)題。

(三)可增加財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享性

以往公司的橫向部門(mén)或者高層要采集相關(guān)數(shù)據(jù)，需要逐個(gè)單點(diǎn)地進(jìn)行匯總，這樣下來(lái)耗時(shí)耗力。采用信息化系統(tǒng)之后，相關(guān)數(shù)據(jù)在信息系統(tǒng)中能夠直接顯示，而且能夠隨時(shí)更新，也能夠按照系統(tǒng)既定的邏輯進(jìn)行加和、預(yù)警。從橫向的業(yè)務(wù)部門(mén)到縱向的公司上下，需要基層財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)時(shí)，可以直接索取，減少人力再投入，大大減少不必要數(shù)據(jù)匯總所耗費(fèi)的時(shí)間。

(四)可加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目的獨(dú)立控制

公司在系統(tǒng)初設(shè)階段，可設(shè)計(jì)相關(guān)的預(yù)警項(xiàng)，以系統(tǒng)的不可修改性，杜絕中層、基層管理者修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)，以達(dá)到企業(yè)高層想要的結(jié)果，但這種結(jié)果通常與上次的管理目的相背，信息化系統(tǒng)運(yùn)用之后，能夠更好地將企業(yè)高層的管理思路運(yùn)用到基層。例如公司基層的施工墊資已達(dá)到峰值，相關(guān)預(yù)警能夠在系統(tǒng)中清晰地看到，公司基層、中層、高層都可以同時(shí)認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目存在的問(wèn)題而去對(duì)應(yīng)關(guān)注，這樣下來(lái)會(huì)促進(jìn)問(wèn)題的快速解決。如達(dá)到墊資峰值而無(wú)人知道，繼續(xù)墊資會(huì)給公司帶來(lái)過(guò)多的負(fù)擔(dān)。

(五)可獲取大量的歷史數(shù)據(jù)

企業(yè)財(cái)務(wù)擁有大量的數(shù)據(jù)，但這種數(shù)據(jù)通常并未運(yùn)用在有效的數(shù)據(jù)分析上面。然而通過(guò)數(shù)據(jù)縱向分析、橫向分析都可明顯看出企業(yè)的發(fā)展軌跡，例如鐵路工程項(xiàng)目平均施工利潤(rùn)率、市政工程月度平均釋放產(chǎn)值、公司的年度生產(chǎn)能力、施工項(xiàng)目不同階段的付現(xiàn)成本率等數(shù)據(jù)。以歷史數(shù)據(jù)的運(yùn)用，可有效看出公司發(fā)展所必需的對(duì)應(yīng)資源，也可預(yù)測(cè)例如EPC＋F類工程施工過(guò)程中所投入的必要資源，以及不同施工模式下如何實(shí)現(xiàn)效益最大化。

(六)可串聯(lián)財(cái)務(wù)預(yù)算、核算、稅務(wù)、資金等財(cái)務(wù)功能

財(cái)務(wù)是所有管理活動(dòng)的數(shù)據(jù)中心，在財(cái)務(wù)信息化過(guò)程中，通過(guò)信息化運(yùn)算能夠及時(shí)比對(duì)同預(yù)算之間的差額，能夠核對(duì)同類業(yè)務(wù)不同板塊之間的稅負(fù)率，也可對(duì)比資金計(jì)劃與資金執(zhí)行過(guò)程存在的差異，以提高資金計(jì)劃的執(zhí)行率。財(cái)務(wù)信息化能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，對(duì)企業(yè)進(jìn)行縱向的、一體化的管理。只有在一體化管理的模式下，企業(yè)整體財(cái)務(wù)資源得到統(tǒng)籌，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的快速發(fā)展。

(七)可加強(qiáng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的緊扣性，回避風(fēng)險(xiǎn)

通過(guò)信息化，公司的內(nèi)控范圍必然有較大的擴(kuò)大，所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均在系統(tǒng)的監(jiān)控下運(yùn)行，信息化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化的處理流程也能減少舞弊、失誤問(wèn)題。例如在款項(xiàng)支付的過(guò)程中，具體依據(jù)什么數(shù)據(jù)發(fā)起，由什么職位的人員審批，由誰(shuí)去執(zhí)行支付，這些都將大大地提高業(yè)務(wù)的透明度。部分企業(yè)上線銀企直連系統(tǒng)，在審批完成之后，銀行后臺(tái)直接支付，這就節(jié)省了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)來(lái)回往返銀行的時(shí)間，也極大地保證了資金的安全。

(八)可滿足外部的監(jiān)管需求

目前國(guó)家大力推行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，源源不斷的財(cái)政資金直接撥付至各施工企業(yè)，施工企業(yè)在接受資金的同時(shí)，就必須接受?chē)?guó)家對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展、財(cái)務(wù)信息等方面的管理和監(jiān)督，而國(guó)家想了解企業(yè)的管理情況時(shí)，只看財(cái)務(wù)報(bào)表是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，外部審計(jì)單位通常要深入業(yè)務(wù)本身，經(jīng)過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)深層次的了解，才能判斷國(guó)家資金是否真正按照原有設(shè)想投入該投入的地方。因此，加快企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，也是適應(yīng)各方面監(jiān)督管理的要求，將更加有利于企業(yè)透明化經(jīng)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)與外部監(jiān)管的銜接。

(九)可推動(dòng)整個(gè)建筑行業(yè)的發(fā)展

現(xiàn)階段企業(yè)間的兼并整合日益增多，大型建筑公司不斷兼并小型建筑公司，這已經(jīng)形成建筑行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。然而這種大規(guī)模的兼并在帶來(lái)機(jī)遇同時(shí)，也加劇了同行業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)。在這種激烈競(jìng)爭(zhēng)的背景下，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式的弊端不斷顯現(xiàn)，并逐步發(fā)展成為企業(yè)發(fā)展和集團(tuán)化的障礙。充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)的現(xiàn)代化財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)逐步表現(xiàn)出強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，也將有力地推進(jìn)企業(yè)集團(tuán)化建設(shè)。

三、如何更好地推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)

(一)集合當(dāng)前的管理要求，以財(cái)務(wù)管理理念為核心，以軟件的設(shè)計(jì)架構(gòu)，促進(jìn)基礎(chǔ)工作的提升，減少低效、無(wú)效的工作內(nèi)容

信息化建設(shè)，樹(shù)立以財(cái)務(wù)管理為核心、以現(xiàn)金流控制為重點(diǎn)的經(jīng)營(yíng)理念，放眼企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，切實(shí)抓好企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理和資金監(jiān)控，繼而在設(shè)計(jì)架構(gòu)上將工作攤開(kāi)，讓基層財(cái)務(wù)人員有路可走，有路可循，可以走得快，也可以走得穩(wěn)。例如在設(shè)計(jì)架構(gòu)上自動(dòng)接入觸發(fā)點(diǎn)，自動(dòng)計(jì)算當(dāng)期應(yīng)收工程款項(xiàng)、當(dāng)期應(yīng)付款項(xiàng)、民營(yíng)企業(yè)款項(xiàng)等數(shù)據(jù)，在匯總層次，使企業(yè)的管理者更加清晰地掌握公司實(shí)際情況。

(二)接受長(zhǎng)期開(kāi)發(fā)的思想認(rèn)識(shí)，樹(shù)立分階段開(kāi)發(fā)的工作目標(biāo)

企業(yè)信息化建設(shè)不是一勞永逸，也不是一蹴而就的，需要隨著公司的管理需要、管理側(cè)重點(diǎn)的改變、管理的更深更細(xì)的要求不斷推進(jìn)、不斷變化。在初級(jí)階段系統(tǒng)的獨(dú)立性較強(qiáng)，和公司的其他業(yè)務(wù)板塊相關(guān)性較低，這能讓財(cái)務(wù)系統(tǒng)更好地靈活改變。隨著業(yè)務(wù)的不斷交融，不斷取數(shù)、不斷運(yùn)算，系統(tǒng)間的勾連性愈發(fā)增強(qiáng)，勾連性越強(qiáng)，對(duì)系統(tǒng)二次開(kāi)發(fā)的影響也就越大。故公司在信息化建設(shè)過(guò)程中，要有分層次、分階段開(kāi)發(fā)的思路，逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化、效益最大化。

(三)要培育這個(gè)系統(tǒng)，應(yīng)在系統(tǒng)的初級(jí)適應(yīng)階段更加保護(hù)這個(gè)軟件

系統(tǒng)上線，不少管理者急切需要這個(gè)信息系統(tǒng)，對(duì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)各種采集運(yùn)用，有部分運(yùn)用于獎(jiǎng)懲，這將不利于基層管理者使用這套系統(tǒng)，增加了對(duì)此套系統(tǒng)的抗拒性。例如公司在初期階段運(yùn)用此套系統(tǒng)計(jì)算逾期應(yīng)收款項(xiàng)，并將逾期應(yīng)收款項(xiàng)的處罰運(yùn)用在數(shù)據(jù)填報(bào)相關(guān)人員上面，這個(gè)就不可避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)填報(bào)混亂、錯(cuò)報(bào)的現(xiàn)象，十分不利于維持系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

(四)加強(qiáng)自有財(cái)務(wù)人員的信息技術(shù)能力

隨著信息化的不斷推廣，財(cái)務(wù)專業(yè)也必將提高自有人員的信息技術(shù)能力，信息技術(shù)遲早成為財(cái)務(wù)人員的專業(yè)技能之一。要想快速培育財(cái)務(wù)專業(yè)人才的信息技術(shù)能力，一是選派學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)扎實(shí)的財(cái)務(wù)專業(yè)人員到高等院校參加信息技術(shù)培訓(xùn)班，使財(cái)務(wù)人員盡快掌握信息技術(shù)；二是在年度招聘過(guò)程中招聘技術(shù)能力過(guò)硬的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，使其融入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，了解財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)以及運(yùn)作模式，靈活運(yùn)用到實(shí)踐工作中去，繼而強(qiáng)化信息系統(tǒng)；三是向領(lǐng)導(dǎo)灌輸財(cái)務(wù)信息化的重要性，使其有充足的認(rèn)識(shí)，重視財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展。

(五)選用較大的專業(yè)財(cái)務(wù)軟件公司

公司的信息化不是一朝一夕的問(wèn)題，知名的軟件公司，如用友、金蝶等技術(shù)公司，往往具有技術(shù)能力強(qiáng)、框架體系更加完善、售后服務(wù)到位的特點(diǎn)。不少公司為了節(jié)省軟件開(kāi)發(fā)費(fèi)用，選擇小的軟件公司，在系統(tǒng)開(kāi)通運(yùn)行一段時(shí)間之后，受原軟件公司開(kāi)發(fā)能力弱的因素影響，想要擴(kuò)展軟件功能，卻無(wú)法做到。不得不另尋其他軟件公司另行開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，這個(gè)做法極易形成系統(tǒng)不兼容、多套軟件并行的情況發(fā)生，進(jìn)而增加基層人員的負(fù)擔(dān)，增加管理成本。

綜上所述，建筑企業(yè)財(cái)務(wù)信息化是當(dāng)前行業(yè)的要求，也是企業(yè)精細(xì)化管理的必行之路，財(cái)務(wù)信息化所呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息正如汽車(chē)的儀表盤(pán)，能夠使人更加清晰地看到目前形勢(shì)，清晰資產(chǎn)負(fù)債情況的變化、有息負(fù)債的變化、非現(xiàn)金資源的變化、合同應(yīng)收款的變化等。隨著信息化的深入，財(cái)務(wù)信息化將向“儀表盤(pán)＋導(dǎo)航儀”邁進(jìn)，可根據(jù)公司既有的模式，預(yù)測(cè)在當(dāng)前的發(fā)展軌道上，未來(lái)的生產(chǎn)能力，而采用更專業(yè)的信息化公司、更專業(yè)化的管理思路融入信息化管理，無(wú)疑可激發(fā)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)創(chuàng)造價(jià)值，發(fā)揮其最大效用。